titre de la presentation - association des etudiants de l`utbm

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Réunion
Compte Rendu
01 avril 2012
Association des étudiants
de l’université de technologie de Belfort Montbéliard
Compte rendu de la réunion du 01/04/2012
Présents : Soir, Kéran, Etik, Kek, Flika, Sadé, Pital, Smoi, Ménistan, Hanté, Labeu, Souille, Klyto,
Ryst, Scott, Bisca, Dufou, Pitain’, Keum
Ordre du jour
Admissions des TC
Partenaires
FIMU
Soucis de dernière minute
Suggestion d’amélioration
Eurockéennes
Prochaine réunion
Gala
Tour de table
A faire
Admissions des TC
Les admissions des nouveaux élèves se déroulent ainsi : présentation en amphi, puis séparation
en 2 groupes ; un groupe part pour les entretiens en groupe et les autres remplissent des feuilles
puis ils switchent. Notre rôle est d’aller les voir lorsqu’ils remplissent les feuilles pour répondre à
d’éventuelles questions…il faut donc toujours avoir des plaquettes AE et des plaquettes BDS sur
soi. Ces plaquettes seront stockées devant le bureau AE.
@ Keum : demander des plaquettes BDS et AE pour les poser à côté de la boîte SMEREB.
Pour la semaine prochaine, les admissions auront lieu mardi et vendredi matin et après-midi :
Mardi matin : Ménistan
Mardi aprem (14h30-15h30) : Keum
Vendredi matin : Kek ou kéran
Vendredi aprem : personne
Kéran va tenir au courant M.Iste (son bureau est en P238).
Partenaires
Mobilibre
On a reçu la convention avec Mobilibre : ils viendraient aux soirées tenir un stand SAM, et en
contre partie, on leur laisserait un espace pour leur stand.
Association des Etudiants de l’UTBM Contact : [email protected]
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De leur côté, Mobilibre s’engage à venir à 3 évènements dans les 6 mois qui vont venir.
On s’engage à mettre deux bénévoles au stand SAM et on les laisse afficher leur affiche de
prévention pendant les soirées.
Pour info : En fin de soirée, ils notifient le taux le plus élevé relevé de la soirée sur l’éthylotest
dans leur rapport) à la préfecture : donc ATTENTION, il ne faut pas s’amuser à battre des records
de taux d’alcoolémie.
Pendant les soirées, on a le droit de garder la clé lorsque les personnes donnent leur clé et qu’ils
veulent repartir bourrés…il y aura donc des conventions à signer à l’entrée.
Il faudra renouveler la convention avec Mobilibre tous les 6 mois.
L’AE doit payer une cotisation de 50 euros à l’année à Mobilibre si jamais on veut que leur stand
soit là en soirée.
De plus, une convention quadripartite essaye d’être mise en place (UTBM, Mobilibre, AE,
préfecture) concernant la sécurité, ce qui serait un gros avantage pour le Gala !
Le logo SAM devra donc être apposé sur les affiches des soirées où le stand SAM fait une action
et tient un stand (à la MdE lors de l'Intégration ou la SDM par exemple, ou à la salle des fêtes...).
Le logo SAM est disponible dans les fichiers de la com' mais n'apparaît pas dans le bandeau des
partenaires. Les gens vont être prévenus en formation com'.
Après être tombés d’accord, Soir compte signer la convention.
Société Générale
Tous les responsables de clubs doivent y aller pour confirmer leur identité et leur statut au sein
de l’AE.
Il y a eu une réunion entre l’AE et le club Welcome pour rappeler qu’il faut faire en sorte au
maximum que les ouvertures de compte se fassent à la Société Générale.
L’année dernière, le bureau AE n’a pas donné les factures pour obtenir une partie des 4500 € de
subvention de la Société Générale, donc on va essayer de récupérer cet argent.
GE Energy
Soir rassemble toutes les infos pour mardi car Soir, Kéran, Dufou et M. Jouffroy ont rendez-vous
avec GE pour parler d’éventuelles subventions.
Flika va regarder les avantages des subventions données aux associations.
SMEREB
Mardi en début d’après-midi, Soir va voir la SMEREB pour faire une convention papier car il n’y
en a jamais eu jusqu’à présent. Normalement nous recevons de leur part 1500 € de subventions.
Le journal des Grandes écoles
Voir s’il y a un partenariat possible pour le Gala et le Congrès…à en discuter avec M. Jouffroy
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FIMU
C’est bon les boîtes avec les fiches bénévoles ont été installées.
Soucis de dernière minute
Club Zik
Mme. Ricord a dit à Soir qu’une pétition est partie contre le club Zik car ils font trop de bruit le
mardi de 20h à 22H. Paulin (responsable du Club Zik) va essayer de mettre des moquettes du
Gala pour mieux isoler. Soir a également proposé à Paulin de sensibiliser les gens de la ME en
leur rappelant qu’il y a des clubs de l’AE qui « vivent » à la ME. Pour ce faire, nous allons mettre
une affiche dans l’entrée du bâtiment A en disant qu’il y a des clubs à la ME et que si jamais ils
posent des soucis, les habitants n’hésitent pas à nous contacter.
Pour info : Il faut contacter l’employée de Néolia pour réussir à contacter celle de Belfort, étant
donné que celle de Belfort travaille est toute seule et est donc souvent surmenée.
Repas GMC
Le jeudi 19 avril, il y a les répétitions du Big band de 20h à 21h (comme chaque semaine) mais il y
a également le repas GMC qui souhaiterait avoir la MdE aux mêmes horaires ...Voir si c’est
possible d’avoir la P227, ou le RU pour le repas GMC.
Suggestion d’amélioration
Ce serait bien de créer un dossier auto-modéré sur le site AE comme une dropbox pour
s’échanger de lourds fichiers dans le bureau AE, ainsi la com n’aurait plus qu’à faire glisser les
fichiers à la bonne place par la suite.
Eurockéennes
Nous devons trouver des idées concours pour promouvoir les Eurockéennes. Voici l’ensemble
des propositions :
- Jeu blind test avec les chansons des Eurock
- Jeu concours sur Superflux
- Jeu en ligne sur Tournikoti(gestionnaire de tournois en ligne)
- Pourquoi pas combiner un jeu blind test au foyer, un jeu concours sur Superflux et un jeu
concours dans la Bohème , et gérer le classement des vainqueurs de chacun de ces jeux à
l’aide de Tournikoti
- Chifoumi géant
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Trouver des slogans par rapport à des affiches ou des images
« Où est Charlie ? » géant avec des indices sur les ondes de Superflux et sur les journaux
de la Bohème
Kéran va envoyer un mail pour exposer toutes nos idées aux Eurockéennes.
Prochaine réunion
Mardi 10 avril de 20h à minuit : envoyer un mail à tout le monde pour confirmer l’horaire
Gala
Il faudrait voir le maire de Sèvenans et relancer la préfecture.
L’ancien responsable sécurité du Gala a été remboursé de l’argent qu’il avait avancé pour la boîte
aux lettres.
Tour de table
Flika :
 Elle a reçu la réponse du monsieur d’Optymo, il essaye de faire une convention au plus
vite.
 Flika va refaire un dossier pour faire les demandes de partenariat.
 Pour GE, il faudrait faire un Powerpoint avec les clubs existants et mettre en avant tous
les projets qu’on pourrait réaliser avec des subventions de leur part.
 Flika va essayer de voir si c’est possible d’avoir des partenariats avec des auto-écoles.
Ménistan :
 Il faudrait que l’AE remplisse la fiche d’adhésion pour faire la cotisation au BNEI.
 Ménistan va recevoir les affiches de l’UTAdventure Race dans le courant de la semaine,
et va les dispatcher sur les sites.
 Il y a le Trib’UT dans deux semaines !!!
Pitain’ : Il doit donner les sous des Artishows à la Trésorerie Générale.
Hanté : La déclaration de vol par rapport au plat traiteur va être faite demain au commissariat.
Labeu : Il va relancer les mails aux gens qui ne sont pas venus à la formation trésorerie.
Scott :
 Il a mis des pancartes pour indiquer l’emplacement des objets dans le bureau AE de
Belfort et tient à ce qu’elles soient respectées.
 Scott a envoyé les contacts à Soir pour M. Blunier mais il faut attendre le feu vert de M.
Bouquain pour l’envoyer à la famille.
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Bisca & Mennek : dans 15 jours elles ont une réunion avec M. Sagot.
Dufou :
 Il y aura une formation com les 2 prochains jeudis.
 Elle va également envoyer les messages de condoléances pour M. Blunier à Soir et à
Kéran.
 Elle va commencer à faire de la com pour le FIMU.
Souille :
 On peut s’inscrire au FIMU sur le site AE…attendre que Smoi confirme pour l’activer.
 L’infrastructure va être refaite avec le nouveau serveur. Pour ce faire, Souille a proposé
comme chargé de mission : Lopar, élu à l’unanimité avec 2 abstentions.
 A la fin du semestre, il va faire une belle présentation avec tout ce que l’équipe
informatique aura réalisé.
 Pour le semestre prochain, il faut trouver un remplaçant car Souille part faire un semestre
à l’étranger.
 Il va également mettre en place une redirection des mails pour les VPI avec la création
d’une adresse VPI.
A faire
Faire passer le mot à Dygne : quand il y a l’alarme, il faut évacuer la MdE.
@ tout le bureau AE : mettre le Wiki à jour.
Reprévoir des dates pour les formations info avec Souille.
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