Management Memo

Bye bye E-Mail?
„E-Mails sind Zeitfresser, die Kreativität unterdrücken und reaktives
Denken fördern.“, sagt Rudolph Repgen, Managing Director der
Münchner Zweigstelle der IESE Business School.
In den letzten 20 Jahren, seit der Verbreitung des Internets in
Europa, haben E-Mails vor allem in unserem Arbeitsalltag einen
wesentlichen Platz eingenommen. Angesichts der enormen
Zeitersparnis im Vergleich zur traditionellen Post, den Kostenvorteilen
im Gegensatz zu Fax und Telefon und ihrer enormen Reichweite sind
sie das ideale Kommunikationsmedium.
Kompakt:
In vielen Bereichen
wird die klassische EMail von sozialen
Netzwerken abgelöst.
Aber womit vergleicht man die E-Mail heute?
Das neue Kommunikationsmedium heißt Onlinenetzwerk. Es
funktioniert nicht schneller als die E-Mail, wenn es ums Senden geht.
Aber es bietet unzählige Funktionen, die je nach Anbieter variieren
und verschiedene Bedürfnisse befriedigen, und eben diese
Funktionen erleichtern und beschleunigen die Kommunikation. Neben
den sozialen Netzwerken, wie Facebook, Twitter und Co., etablieren
sich auch immer mehr professionelle Netzwerke. Das Bedürfnis ist
klar, die Lösung derzeit ideal: Wir wollen andere um Rat fragen,
während wir eine Datei bearbeiten, uns fließend ohne
Höflichkeitsfloskeln austauschen – die E-Mail erinnerte doch noch
sehr an einen klassischen Brief. Im Grunde wollen wir im selben
Raum arbeiten, ohne uns im selben Büro aufzuhalten. Unser Raum
ist das Netz.
Wer sich auskennt, findet online Tools, die Ordnung in seine/ihre
chaotische Informations- und Datenwelt bringt. Lösungen werden
derzeit auch immer mehr für Unternehmen maßgeschneidert. Alle
Mitarbeiter eines einzelnen Unternehmens treten dem geschlossenen
digitalen Netzwerk bei und tauschen sich darüber aus. Die individuell
gesetzten Filter versorgen die Mitglieder mit jenen Informationen, die
sie zu brauchen glauben. Regelmäßiges Aktualisieren und Anpassen
der Filter ist hierbei dringend empfehlenswert. Mit dem internen
Netzwerk ist es möglich, auch über den Suchmodus oder eine Frage
in die Runde gleich festzustellen, wer gerade woran arbeitet, wer in
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Autor:
Christian Riegler
Literatur/Quelle
„Facebook fürs Büro“
von Christoph Koch“
Brand Eins
Wirtschaftsmagazin,
Heft März 2012
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welchen Fällen zu kontaktieren ist oder wer den Druckertoner wechseln kann.
Nutzer geben außerdem an, dass weitaus weniger unnütze Informationen verbreitet werden, als
es den sozialen Netzwerken nachgesagt wird und als es über E-Mails tatsächlich geschieht.
Mit den E-Mails ist es nämlich so eine Sache. Anders als im Chat, der möglicherweise an
gewisse Aktionen geknüpft ist, geht eine E-Mail in der Mailbox schneller unter, wenn sie nicht
sofort beantwortet wird. Das führt dazu, dass E-Mails so schnell wie möglich „abgearbeitet“
werden, sodass der Empfänger dran ist, sich zu erinnern und das führt schnell zu einem
hektischen Hin und Her.
Was unsere Mailboxen aber tatsächlich überfüllt, sind die vielen cc-Mails, die Großteils, aber
nicht immer eindeutig, unnötig versendet werden. Man wird mitinformiert und weiß nicht, ob
man die Nachricht als „cc“ in Evidenz halten sollte. Im Netzwerk werden meistens mehrere
Personen gleichzeitig informiert, deren Kommentare sind nachvollziehbar, man kann beinahe
zeitlich unbegrenzt darauf zugreifen und später entscheiden, ob die Informationen für einen
selbst relevant sind.
Die Mailboxen werden auf diese Art von hauseigenem Spam weitgehend befreit. Für die
externe Kommunikation hat die E-Mail als formelleres Medium weiterhin Bestand. Im Gegensatz
zu den digitalen Netzwerken ist E-Mail-Kommunikation außerdem anbieterübergreifend möglich
und schließt niemanden vom Gebrauch aus. Ihr ergeht es demnächst einfach so, wie dem Brief,
dem Fax, der Brieftaube: ein Medium für Nostalgiker und Anlässe.
Ist es nun wirklich so einfach? Dämmen diese Onlinenetzwerke wirklich die
Informationsflut ein und vereinfachen uns so die täglich Arbeit?
Bei all diesen Potenzialen, welche diese neuen technischen Möglichkeiten bieten darf allerdings
eines nicht vergessen werden: jedes gute Werkzeug muss auch entsprechend eingesetzt
werden – und dabei spielt der Mensch die zentrale Rolle. Es stellt sich also schon die Frage,
welche Voraussetzungen geschaffen werden müssen, damit die hohen Erwartungen an solche
Systeme auch erfüllt werden.
Hier ein paar – aus meiner Sicht - mögliche Hindernisse:
Informationen „horten“ macht unentbehrlich und verleiht Macht: je besser alle relevanten
Informationen für alle Mitarbeiter zugänglich und schnell auffindbar sind, desto leichter ist jeder
Mitarbeiter ersetzbar. Da spielt nicht jeder mit.
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Zusätzlicher Möglichkeiten führen zu zusätzlichem Chaos. Das ist so wie beim Straßenbau:
mehr Straßen führen zu mehr Verkehr. Es muss schon nach gleichen Grundregeln gearbeitet
werden, ansonsten kann es passieren, dass die Informationsflut noch weiter zunimmt, da es
noch mehr Möglichkeiten gibt. Um eine effektive Vereinfachung bzw. Effizienzsteigerung zu
erzielen, sollten die Systeme insgesamt reduziert werden.
Willkürliches Handeln: solange immer noch die Mitarbeiter selbst entscheiden können, wo
welche Informationen abgelegt werden und das Kollektiv auf den „Goodwill“ des einzelnen
hoffen muss, wird sich ein System nur schwer durchgängig etablieren. Etwas „Zwang“ wird hier
wohl erforderlich sein – und dies wird nicht jedem gefallen.
Sicherheit und Verantwortung: die internen „cc“-Mails dienen hauptsächlich der Sicherheit der
Versender (wenn ich immer alle informiere, kann niemand behaupten, nichts gewusst zu
haben…..). Diese „cc“-Flut hört erst auf, wenn grundsätzlich die Bringschuld in eine Holschuld
umgedreht wird. Damit dies umsetzbar ist, muss gewährleistet sein, dass jeder Mitarbeiter ohne
großen Aufwand alle Informationen findet, welche er zur Aufgabenerfüllung braucht.
Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. eine neue Denke und Arbeitsphilosophie in der
Unternehmenskultur zu verankern, erfordert ein Ablegen von alten Gewohnheiten – dies fällt
nicht immer leicht.
Bequemlichkeit: Solange ein E-Mail versenden schneller geht als sonst irgend eine Methodik,
wird das Mailen wohl nicht so schnell „aussterben“.
Kurzfristige Vorteile vs. langfristige Vorteile: viele Systeme zeigen erst nach längerem Arbeiten
die wahren Vorteile – hier braucht es doch manchmal einen langen Atem.
Unterstützung durch die Geschäftsleitung: die Führungskräfte bzw. Verantwortlichen müssen
klar hinter einem neuen System und der damit verbundenen Arbeitsweise stehen und dies den
Mitarbeitern klar kommunizieren. Zu oft wird solchen Projekten nicht die notwendige Wichtigkeit
(„Chef-Sache“) eingeräumt, sondern die Angelegenheit der EDV-Abteilung zugeschoben.
Fazit:
So „alt“ das E-Mail auch erscheinen mag und so toll die ganzen Möglichkeiten der neuen
Onlinenetzwerke auch sein mögen – ein Umstellen sollte nicht auf die leichte Schulter
genommen werden – egal in welche Richtung man geht.
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