Pflichtangaben im Geschäftsverkehr – Geschäftsbriefe

Merkblatt Nr. 423
Architektenkammer
Baden-Württemberg
Körperschaft
des Öffentlichen Rechts
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70182 Stuttgart
Pflichtangaben im Geschäftsverkehr
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Teil 1: Geschäftsbriefe einschließlich E-Mail
Inhalt:
Seite:
Pflichtangaben für Geschäftsbriefe einschließlich E-Mail
I. Gesetzliche Vorgaben nach EHUG
2
II. Bedeutung und Auswirkungen für Architekten
3
Hinweis:
Die inhaltlichen Anforderungen an die Prüffähigkeit der Architektenrechnung nach HOAI im
Merkblatt Nr. 42: Muster einer prüffähigen Honorarschlussrechnung
die besonderen formalen Anforderungen an die Rechnung als Sonderform des Geschäftsbriefs im
Merkblatt Nr. 422: Rechnungsstellung für Architektenleistungen
erläutert. Hinweise zu Pflichtangaben im Internet sind im
Merkblatt Nr. 424: Geschäftsverkehr im Internet – Homepage und Impressum
enthalten.
Stand: 07/2007
MB 423 AKBW – Pflichtangaben Geschäftsbrief
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Architektenkammer
Baden-Württemberg
Pflichtangaben im Geschäftsverkehr - Geschäftsbriefe einschließlich E-Mail
I.
Gesetzliche Vorgaben nach EHUG
Mit dem Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das
Unternehmensregister – EHUG – wurde ab 01.01.2007 der Begriff des Geschäftsbriefes in
vielen Gesetzen des Handels und Gesellschaftsrechts ergänzt (z. B. § 37a HGB, § 125a HGB, §
35a GmbHG). Die schon bisher in Geschäftsbriefen geforderten Pflichtangaben sind nun für
Geschäftsbriefe "gleichviel welcher Form" verbindlich vorgeschrieben, womit nun zweifelsfrei
auch die E-Mail als Geschäftsbrief anzusehen ist.
Demnach gilt für
den eingetragenen Kaufmann nach § 37a HGB:
- Angabe der Firma (Name/Bezeichnung des Unternehmens)
- Angabe der Rechtsform "eingetragener Kaufmann/Kauffrau" (Abkürzung möglich)
- Angabe des Ortes der Handelsniederlassung
- Angabe von Registergericht und Eintragungsnummer
die offene Handelsgesellschaft (OHG) nach § 26a HGB:
- Angabe der Firma (Name/Bezeichnung des Unternehmens)
- Angabe der Rechtsform offene Handelsgesellschaft (Abkürzung möglich)
- Angabe des Sitzes der Gesellschaft
- Angabe von Registergericht und Eintragungsnummer
die Kommanditgesellschaft (KG) nach § 177a HGB:
- Angabe der Firma
- Angabe der Rechtsform
- Angabe des Sitzes der Gesellschaft
- Angabe von Registergericht und Eintragungsnummer
- ausgeschriebener Vor- und Nachname des persönlich haftenden Gesellschafters
die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) nach § 35a GmbHG:
- Angabe der Firma
- Angabe der Rechtsform
- Angabe des Sitzes der Gesellschaft
- Angabe von Registergericht und Eintragungsnummer
- Angabe sämtlicher Geschäftsführer mit ausgeschriebenen Vor- und Nachnamen
- gegebenenfalls auch der Vorsitzende des Aufsichtsrates mit ausgeschriebenem Vorund Nachnamen
die GmbH & Co. KG:
- wie oben alle Angaben zur Kommanditgesellschaft
mit einer GmbH als persönlich haftendem Gesellschafter,
- und folglich auch alle Angaben zur GmbH.
Stand: 07/2007
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Baden-Württemberg
II.
Bedeutung und Auswirkungen für Architekten
Eine Architekten-GmbH ist unmittelbar von den zuvor beschriebenen Vorschriften betroffen
und hat die entsprechenden Vorgaben zu erfüllen.
Für Partnerschaftsgesellschaften gelten über die §§ 7 Abs. 5 PartGG, 125a HGB die gleichen
Vorschriften wie für die oben genannten Rechtsformen. Pflichtangaben sind demnach:
- der vollständige Name der Partnerschaftsgesellschaft in Übereinstimmung mit dem
im Partnerschaftsregister und im Partnerschaftsverzeichnis der Architektenkammer
eingetragenen Wortlaut
- die Rechtsform der Gesellschaft
- der Sitz der Gesellschaft
- das Registergericht der Gesellschaft und die Partnerschaftsregisternummer
Für baugewerblich tätige Architekten, die ihr Unternehmen in einer der unter I. genannten
Rechtsformen führen, sind die dort genannten Mindestangaben ebenfalls unmittelbar
verbindlich.
Als freiberuflich Tätige sind der Architekt mit seinem Ein-Mann-Büro oder auch mehrere
Architekten, die sich in einer GbR aus Freiberuflern zusammengeschlossen haben, nicht von
diesen gesetzlichen Regelungen des Handelsrechts berührt. Der Architekt ist in der Regel kein
Kaufmann und nicht in einem öffentlichen Handelsregister eingetragen.
Derzeit ist noch nicht abschließend geklärt, inwieweit dennoch über entsprechende Vorgaben
wie das Gesetz zur Neuregelung des Versicherungsvermittlerrechts auch für alle
Selbstständigen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, die Angaben gemäß §15b
Gewerbeordnung verbindlich und verpflichtend vorgeschrieben sind. Daher wird allen
selbständig tätigen Kammermitgliedern dringend angeraten neben ihrem Vor- und
Nachnamen immer auch eine Geschäftsadresse anzugeben:
- Familienname mit mindestes einem ausgeschriebenen Vornamen
- Anschrift des Architekturbüros mit Postleitzahl, Ort, Straße und Hausnummer
- sowie empfohlen, die Berufsbezeichnung mit anzugeben.
Die vorgenannten Pflichtangaben sind dem Empfänger auf allen Geschäftsbriefen unmittelbar
zur Kenntnis zu geben. Sofern der Geschäftsbrief per E-Mail versandt wird, ist die Einstellung
der Pflichtangaben in der Fußzeile angezeigt. Es genügt nicht, einen Link oder Hinweis auf das
Impressum der Firmenhomepage zu geben oder die Pflichtangaben in einem gesonderten
Dokument oder in Form einer Visitenkarte des E-Mail-Programms anzuhängen, da nicht
sichergestellt ist, dass der Empfänger diese, beispielsweise bei Verwendung anderer
Programme als der Absender, überhaupt öffnen oder anzeigen kann.
Der Gesetzgeber versteht unter dem Begriff "Geschäftsbrief" JEDE an einen bestimmten
Empfänger gerichtete geschäftliche Mitteilung. Die Definition ist dabei grundsätzlich sehr
weit gefasst. Auch einfache Auftragsbestätigungen und Angebote fallen bereits unter diesen
Begriff. Nur wenige, bestimmte Kommunikationsmaßnahmen fallen nicht unter diese
Regelung, wie Mitteilungen oder Berichte, die im Rahmen einer bestehenden
Geschäftsverbindung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in
denen lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden
brauchen.
Die besonderen formalen Anforderungen an die Rechnung als Sonderform des Geschäftsbriefs
sind im Merkblatt Nr. 422: Rechnungsstellung für Architektenleistungen
die inhaltlichen Anforderungen an die Prüffähigkeit der Architektenrechnung nach HOAI im
Merkblatt Nr. 42: Muster einer prüffähigen Honorarschlussrechnung erläutert.
Stand: 07/2007
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