Anleitung - PDFSealer

PDFSealer
Benutzeranleitung
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Inhaltsverzeichnis
( * Klicken sie hier im Inhaltsverzeichnis einfach auf die entsprechende Überschrift )
Systemvoraussetzungen....................................................................................................................... 3
Vor der Installation................................................................................................................................. 4
Funktionen und Nutzen ......................................................................................................................... 5
Digitale Unterschriften (Signaturen) .................................................................................................... 6
PDF digital unterschreiben.. (I) ............................................................................................................ 7
PDF digital unterschreiben.. (II) ........................................................................................................... 8
Nicht-Sichtbare Digitale Unterschriften ............................................................................................... 9
Zertifikat-Management/Verwaltung.................................................................................................... 10
Erzeuge "Selbst-Signiertes" Zertifikat ............................................................................................... 11
Unterschriftsdarstellung/Layout... ...................................................................................................... 12
Sicherheitseinstellungen (I) ................................................................................................................ 14
Sicherheitseinstellungen (II) ............................................................................................................... 15
Registrierung/Vollversion .................................................................................................................... 17
E-Mail Versand der PDF-Datei........................................................................................................... 18
Produktsupport und Kontaktadresse ................................................................................................. 19
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Systemvoraussetzungen
PDFSealer unterstützt folgende Betriebssysteme:
- Windows 2000
- Windows XP
- und neuere Versionen
Der kostenlose Acrobat Reader 5, 6 oder neuer muss installiert sein, um die PDFDateien mit oder ohne Digitaler Unterschrift/Signatur anzeigen zu können.
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Vor der Installation
Diese folgende Benutzeranleitung ist für alle Versionen von PDFSealer gedacht. Nach dem
Download und der Installation von PDFSealer ist dies noch eine unregistrierte Testversion. Die
unregistrierte Version bietet den vollen Funktionsumfang zum Testen, allerdings wird zu jeder
digital unterschriebenen PDF-Datei ein Test-Wasserzeichen und Link hinzugefügt, wie auch beim
Verändern der Sicherheitseinstellungen.
Nachdem sie PDFSealer registriert haben, also eine Lizenz gekauft haben, wird dieses TestWasserzeichen beim digitalen Unterschreiben und Ändern der Sicherheitseinstellungen nicht mehr
hinzugefügt.
Um sich die PDF-Dateien in PDFSealer ansehen zu können, muß der Acrobat Reader bei Ihnen
installiert sein, um die PDF-Dateien mit Digitaler Signatur, oder ohne anzuschauen. Wir empfehlen
Ihnen mindestens den Acrobat Reader 5, oder 6 oder noch neuere Versionen.
Unter http://www.softwarefuture.com können sie eine Lizenz für PDFSealer bestellen und erhalten
dann von uns eine Registrierungsnummer, sowie eine Benutzer-ID. Sie können dann diese
Registrierungsnummer und BenutzerID eingeben, um PDFSealer in eine Vollversion
umzuwandeln. (Siehe Abschnitt “Registrierung” für weitere Details)
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Funktionen und Nutzen
Mit Hilfe des Programms PDFSealer können sie Ihre PDF-Dateien mit einer digitalen
Signatur/Unterschrift unterschreiben. Zudem können sie in existierenden PDF-Dateien auch die
Sicherheitseinstellungen ändern, bzw. definieren.
Anwender können PDF-Dateien mit Digital Zertifikaten versehen, die von Windows verwaltet
werden. Die Digitale Signatur (Unterschrift) ist mit dem PDF-Signatur Interchange Standard
kompatibel, welche von Acrobat Reader direkt verifiziert werden kann ( Reader 5, 6 ...).
Anwender können Signaturen/Unterschriften mehrmals hinzufügen, also in einem
Workflow/Arbeitsprozeß, z.B. Gelesen, Akzeptiert, Genehmigt. Anwender können ebenfalls
Sicherheitseinstellungen zu PDF-Dateien hinzufügen, oder existierende Sicherheitseinstellungen
verändern (wenn sie die Berechtigung, also das notwendige Berechtigungskennwort, dafür haben.
Zudem können sie als Anwender auch einfach den E-Mail Button in der Werkzeugleiste klicken,
um die aktuelle PDF-Datei einfach als E-Mailanlage zu versenden [ Siehe hier -> ].
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Digitale Unterschriften (Signaturen)
Wenn sie PDF-Dateien digital unterschreiben, benötigen sie Zertifikate mit einem sogenannten
"private key", also privaten
Schlüssel, welcher ebenfalls
direkt von PDFSealer erzeugt
werden kann.
Der große Vorteil von digitalen
Signaturen / Unterschriften ist,
daß Sie als Anwender damit
ein benutzerdefiniertes
Unterschriftslayout zu
existierenden PDF-Dateien
hinzufügen können. Der PDFReader wird die digitale
Unterschrift verifizieren und
zeigt das Resultat direkt an.
Auf diese Weise erhalten sie
dadurch einen schnellen Weg,
um Digitale Unterschriften/
Signaturen zu authentifizieren
und zu verifizieren.
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PDF digital unterschreiben.. (I)
Öffnen sie eine PDF-Datei via Datei | Öffnen im Hauptmenü von PDFSealer. Dann klicken
ebenfalls im Hauptmenü auf Digitale Unterschriften | Dokument digital unterschreiben
Daraufhin öffnet sich das folgende Programmfenster [ -> Siehe nächster Abschnitt ]
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PDF digital unterschreiben.. (II)
Daraufhin öffnet sich das folgende Programmfenster....
Hier können sie in der Liste
eine Unterschrift mit der Maus
markieren und klicken dann
entweder auf Unterschreiben
und Speichern oder den
Button Unterschreiben und
Speichern unter.
In dem Dropdownfeld unter
Eigenschaften, ob die
Unterschrift auf der ersten
Seite, der letzten Seite oder auf
einer bestimmten Seite
angezeigt werden soll.
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Nicht-Sichtbare Digitale Unterschriften
Anwender können auch "nicht-sichbare" Unterschriften/Signaturen zur PDF-Datei hinzufügen,
indem sie das Anzeigen der
Digitalen Signatur deaktivieren.
Dazu deaktivierien sie das Feld
"Unterschriftsdarstellung
anzeigen" und Speichern und
Unterschreiben die PDF-Datei
Solche Signaturen können vom
Acrobat Reader verifiziert und
angezeigt werden - durch die
Signatur-Eigenschaften.
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Zertifikat-Management/Verwaltung
Wenn sie im Hauptmenü von PDF-Sealer den Menüpunkt Digitale Unterschriften | Verwaltung
Digitale Zertifikate/IT`s wählen, öffnet sich daraufhin folgendes Dialogfenster.
PDFSealer verwendet hier ( wie auch MS Windows ) das gleiche Dialogfenster für die Verwaltung,
Suche und Auswahl der Zertifikate/DigitalenID`s. Anwender können jetzt einfach aus der Liste Ihr
eigenes existierendes Windows-Zertifikat mit privaten Schlüssel auswählen, um die PDF-Datei
digital zu unterschreiben.
Die Details zu jedem Zertifikat können
angezeigt werden, indem sie in der
Liste ein Zertifikat mit der Maus
markieren und dann darauf
doppeltklicken, oder den Button
"Vorschau" klicken. Zertifikate ohne
privaten Schlüssel werden übrigens in
dieser Liste nicht angezeigt, da diese
Zertifikate nur der Authentifizierung
und Verifizierung dienen und nicht dem
Digitalen Unterschreiben einer PDFDatei.
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Erzeuge "Selbst-Signiertes" Zertifikat
Fall sie aber kein verfügbares Zertifikat haben,
können sie mit PDFSealer auch ein sogenanntes
"Selbst-Signiertes" Zertifikat (Digitale ID) direkt aus
diesem Dialogfenster erzeugen, indem sie einfach
den Button Neu im vorhergehenden Dialogfenster
klicken und die Datenfelder ausfüllen. Am Schluß
dann den Button Erzeugen klicken.
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Unterschriftsdarstellung/Layout...
Wenn sie das Layout der Signatur bearbeiten oder verändern möchten, stehen Ihnen in diesem
Programmfenster diverse Optionen
zur Verfügung, z.B. die Definierung
von Höhe und Breite des
Unterschriftsfeldes oder via X und Y
auch die Positionierung der
Signatur/ Unterschrift.
Sie können eine Grafik importieren,
um z.B. eine eingescannte
Unterschrift oder anderen Grafiken
anzuzeigen. Im Feld Ursache und
Standort können sie Text
hinzufügen, der dann in der
Unterschrift/Signatur angezeigt
werden soll.
Eine digitale Unterschrift (Signatur)
wird ungültig, wenn Anwender den
Inhalt der PDF-Datei bearbeiten
oder verändern.
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In diesem Programmfenster können sie durch aktivieren der Felder in der Programmgruppe
Konfiguriere Text z.B. soll der Name, das Datum, die Gültigkeit, der Standort, die Ursache
angezeigt werden oder nicht. Um diese Einstellungen zu speichern, klicken sie bitte in diesem
Programmfenster den OK Button.
Anwender können auch weitere Digitale Unterschriften zur gleichen PDF-Datei hinzufügen!
Anwender können die entsprechende Funktion im Acrobat Reader nutzen, um die eigentliche
Version des unterschriebenen Inhalts der PDF-Datei zu sehen, bzw. angezeigt zu bekommen.
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Sicherheitseinstellungen (I)
PDFSealer unterstützt die Standard-Sicherheitseinstellungen, um geschützte PDF-Dateien zu
erzeugen und dabei wird 40-Bit, als auch 128-Bit Verschlüsselung unterstützt.
PDF Dateien, die durch 128-Bit Verschlüsselung geschützt sind, werden von Acrobat Reader 5.0
oder neueren Versionen unterstützt. Sie müssen die Markierbox/Checkox aktivieren, um die
Einstellungen für Sicherheit und Verschlüsselung definieren, oder ändern zu können.
Sie können also mit PDFSealer auch existierenden PDF-Dateien öffnen und deren
Sicherheitseinstellungen ändern. Öffnen sie dafür die entsprechende PDF Datei per Datei | Öffnen
und klicken dann im Hauptmenü den Menüpunkt Sicherheit | Sicherheitseinstellungen ändern.
Um existierende Sicherheitseinstellungen zu ändern, müssen sie natürlich auch die
entsprechenden Kennworte und Berechtigungen zur Änderung der Sicherheitseinstellungen haben.
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Sicherheitseinstellungen (II)
Aktivieren sie in diesem Programmfenster
z.B. die Option Kennwort erforderlich, um
das Dokument zu öffnen. Dann werden
dadurch auch die Sicherheitsoptionen
sichtbar und einstellbar, also Optionen wie
z.B. "Drucken nicht erlauben" usw.
Wenn sie das Feld "Kennwort
erforderlich, um das Dokument zu
öffnen" aktivieren, aber leer lassen, wird
beim Öffnen der PDF-Datei kein Kennwort
abgefragt, aber Optionen wie z.B. "Drucken
nicht erlauben" können trotzdem aktiv sein.
Anwender benötigen bei "fremden"
existierenden PDF-Datei das richtige und
gültige Berechtigungskennwort, um dessen
Sicherheitseinstellungen ändern zu
können. Das Hinzufügen oder Verändern
der Sicherheitseinstellungen hat keine
sofortige Auswirkung, denn erst nachdem
sie die PDF-Datei wieder speichern oder
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Speichern und digital Unterschreiben, werden die von Ihnen hinzugefügten /oder veränderten
Sicherheitseinstellungen gespeichert und damit auch wirksam.
Das Verändern der Sicherheitseinstellungen einer existierenden PDF-Datei mit Digitaler Signatur
macht damit die existierende Signatur ungültig! Grund dafür ist, daß die von Ihnen geänderten
Sicherheitseinstellungen den verschlüsselten Inhalt der PDF-Datei ebenfalls verändern.
Nutzerkennwort
Kennwort erforderlich, um die PDF Datei zu öffnen.
Benutzerkennwort
Kennwort erforderlich, um die Berechtigungen und Kennworte zu
ändern, als sozusagen ein Master-Kennwort.
Berechtigungen
40-Bit
Modus
128-Bit
Modus
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Drucken: Erlauben, Nicht erlauben
Bearbeiten: Erlauben, Nicht erlauben
Kopieren: Erlauben, Nicht erlauben
Kommentare: Erlauben, Nicht erlauben
Accessibility Support: Allowed, Not Allowed
Kopieren und Entnehmen von Inhalten: Erlauben,
Nicht erlauben
Bearbeiten: 5 x Kontrollebenen (von deaktiviert bis
vollständig erlaubt)
Drucken: 3 x Kontrollebenen
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Registrierung/Vollversion
Die unregistrierte Version (Testversion) fügt ein Test-Wasserzeichen zu allen digital
unterschriebenen PDF-Dateien hinzu und auch bei Änderungen der Sicherheitseinstellungen.
Alle andere Funktionen sind voll
funktionsfähig und nicht
eingeschränkt. Mit anderen
Worten, selbst die Testversion
bietet schon den vollen
Funktionsumfang zum Testen,
aber mit einem TestWasserzeichen.
Eine Lizenz für PDFSealer
können sie bei uns unter
www.softwarefuture.com
bestellen. Sie erhalten dann eine
Registrierungsnummer und
Benutzer-ID, um die Testversion
zur Vollversion umzuwandeln.
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E-Mail Versand der PDF-Datei
Wenn sie mit PDFSealer eine PDF Datei geändert haben (also z.B. Sicherheitseinstellungen
verändert oder definiert haben, bzw. eine Digitale Signatur/Unterschrift hinzugefügt haben) können
sie diese PDF Datei auch direkt per E-Mail versenden.
Klicken sie dafür in Werkzeugleiste von PDFSealer einfach den E-Mail Button (wie in folgender
Abbildung). PDFSealer öffnet dann Ihr Standard E-Mailprogramm ( MAPI ) und hängt die gerade
geänderte/bearbeitete PDF Datei als Dateianlage an diese neue E-Mail an.
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Produktsupport und Kontaktadresse
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Letzte Aktualisierung, 20 März2004
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