Projet VALÈ TIMOUN YO Appel à proposition de projets - Haiti

DEVELOPPEMENT SOCIAL ET HUMAIN
Projet VALÈ TIMOUN YO
Partenariat public-privé pour la protection des enfants en bandes armées et en autres cas de
violence en Haiti
Appel à proposition de projets
Référence : UE/AVSI/VTY/2015
Lignes directrices à l'intention des demandeurs
Date limite de soumission des notes succinctes de présentation:
Vendredi 18 Décembre 2015 - 15h00 (heure locale)
Avertissement
Il s'agit d'un appel à propositions restreint. Dans un premier temps, seules les notes succinctes (résume) de
présentation doivent être soumises pour évaluation. Par la suite, les demandeurs qui auront été
présélectionnés seront invités à soumettre un formulaire complet de demande (proposition de projet
complet). Après l'évaluation des formulaires complets de demande, l'éligibilité des demandeurs
provisoirement sélectionnés sera vérifiée sur la base des pièces justificatives demandées par
l'administration contractante et de la déclaration signée par le demandeur, envoyées en même temps que
la demande.
-1-
Table des matières
1. CONTEXTE ET OBJECTIFS ............................................................................................................. - 3 1.1 Contexte ............................................................................................................................................ - 3 1.2 Objectifs du programme et priorités .............................................................................................. - 3 1.3 Montant et durée des projets à financier ....................................................................................... - 5 2. RÈGLES APPLICABLES AU PRÉSENT APPEL À ROPOSITIONS .............................................. - 5 2.1 Critères d’éligibilité ......................................................................................................................... - 5 2.2 Présentation de la demande et procédures à suivre .......................................................................... - 10 2.3 Évaluation et sélection des demandes........................................................................................... - 13 2.4 Soumission des pièces justificatives pour les demandes provisoirement sélectionnées............ - 14 2.5 Notification de la décision de l'administration contractante...................................................... - 15 2.6 Conditions de la mise en œuvre après la décision de l'administration contractante d'attribution
d'une subvention ............................................................................... Errore. Il segnalibro non è definito.
3. LISTE DES ANNEXES........................................................................................................... .......... - 18 -
-2-
1. CONTEXTE ET OBJECTIFS
1.1 Contexte
La lutte contre la violence envers les enfants et les actions de protection de l’enfance sont au cœur des
actions de l'Union Européenne et d'AVSI et ils constituent l’un des fondements essentiels des actions
amenées en Haiti.
Le programme thématique de l’Union Européenne «Développement social et humain» repose sur une
approche large du développement et de la réduction de la pauvreté; il a pour objectif général d'améliorer
les niveaux de développement humain et social dans les pays partenaires. Il s'appuie sur l'article 12 du
règlement portant établissement d’un instrument de financement de la coopération au développement
(ICD) et est présenté de manière détaillée dans le Document de stratégie pour le programme thématique
2007-2013.
L’un des volets du quatrième pilier du programme – «Autres aspects du développement humain et social»
– porte sur les droits de l’enfant et plus particulièrement sur l’appui à l’identification, au partage et à la
diffusion des bonnes pratiques, en vue d’encourager les initiatives destinées à prévenir la violence à
l’encontre des enfants et à mettre en œuvre des actions efficaces pour les enfants victimes de la traite
des êtres humains, de la violence, des conflits armés et du travail.
Afin d'exécuter ce programme, AVSI a été retenu comme ONG responsable d'implémenter le projet
« Valè timoun yo », projet ayant l'objectif général de: « contribuer à déceler, prévenir et répondre à
toute forme de violence à l’encontre des enfants ainsi que à favoriser la réinsertion sociale des victimes, à
travers une action intégrée au niveau national et local en Haiti ».
Dans le but de renforcer la protection des enfants affectés par la violence à travers les ressources positives
de la communauté, le projet prévoit des appels à propositions lancés par AVSI et mis en œuvre par des
organisations de la société civile. Les appels à proposition s'insèrent dans le Résultat spécifique du projet:
« Les ressources communautaires, les associations de base et les comités des adolescents ont
renforcé leur capacité de prévention et prise en charge des enfants affectés par la violence ».
Les appels à proposition comprendront le financement de:
 Mini-projets de protection de l’enfance et réduction de la violence contre les enfants.
Le présent appel à propositions découle des principes, des actions et des secteurs d'intervention que AVSI
amène sur les deux zones d'implémentation (Cité Soleil et Martissant). Les priorités choisies reposent sur
les priorités du projet « Valè timoun yo »1 et sont reportées de façon spécifique dans le chapitre suivant.
1.2 Objectifs du programme et priorités
1
La présentation du projet Valè timoun yo est disponible sur le site: http://haiti.avsi.org/
-3-
L'objectif général du présent appel à propositions est de soutenir les Organisations Communautaires de
Base (OCB) dans l'implémentation et la gestion de projets visant la promotion des droits des enfants dans
les communautés de Cité Soleil et Martissant.
L'objectif spécifique est de financer des actions et initiatives à mettre en œuvre par les Organisations
Communautaires de Base (OCB) éligibles et visant l'amélioration de la capacité de protection et prise en
charge des enfants vulnérables et affectés par la violence et la réinsertion sociale des enfants victimes
dans les quartiers de Cité Soleil et Martissant.
Les projets soutenus doivent être en complémentarité avec l'objectif spécifique de mettre en œuvre un
système de réduction de la violence à l’encontre des enfants dans les quartiers défavorisés de la capitale
avec un focus sur le recrutement en bandes armées prévue par le projet « Valè timoun yo », projet
implémenté par AVSI et financé par l’Union Européenne.
Les actions proposées doivent concerner une ou plusieurs des axes suivants:
A. Prévention et réduction de la violence contre les enfants dans le milieu familial et
communautaire;
B. Initiatives communautaires pour la promotion des droits des enfants;
C. Accompagnement psychosocial des enfants victimes de violence et des enfants de rue.
Groupes cibles
Les propositions devraient cibler au moins l’un des groupes cibles suivants, de façon directe
(bénéficiaires directs) ou indirecte (bénéficiaires indirects):
-
enfants victimes de violence dans le foyer et leurs parents;
enfants négligés et leurs parents;
enfants ayant été victime de conflits, de bandes ou de groupes criminels organisés – ou y ayant
participé;
enfants de rue et en condition de rue ;
enfants des familles conflictuelles.
Ces énumérations ne sont pas exhaustives.
La priorité sera accordée aux actions qui:
- identifient clairement le problème à résoudre, au moyen de données qualitatives et quantitatives;
- définissent précisément la méthode proposée pour lutter contre le problème concerné, en
accordant une attention particulière aux questions de genre ;
- puissent démontrer, à travers des données quantitatifs, la prise en charge des groupes cibles et
l’amélioration de leur situation après l’intervention ;
- favorisent l’implication des ressources positives de la communauté (autorités locales, écoles,
notables, etc.).
Il est important de noter que l’ordre de présentation des priorités n’indique aucune préemption, et que
toutes les propositions reçues seront traitées de façon équitable lors de la procédure d’évaluation.
-4-
Une plus grande attention sera donnée aux projets innovants et dont les résultats concrets pourront être
appréciés tant quantitativement que qualitativement ainsi que les actions favorisant l’échange, la
concertation et la mise en réseau entre la société civile et les autorités haïtiennes locales et/ou nationales.
Eléments avec une valeur ajoutée
Une valeur ajoutée serait donnée aux propositions qui prennent en compte un ou plusieurs aspects
suivants :
-
aspects environnementaux, éducation civique, promotion de l’égalité des chances et de l’égalité
de genre, participation d'enfants et implication d’une ou plusieurs autorités nationales et/ou
locales compétentes.
Ces énumérations ne sont pas exhaustives.
1.3 Montant et durée des projets à financier
Toute demande de subvention dans le cadre du présent appel à propositions doit avoir le montant
maximum suivant :
 montant maximum : 5.000 USD
Toute demande de subvention dans le cadre du présent appel à propositions doit avoir une durée
d'implémentation maximale de 4 mois.
2. RÈGLES APPLICABLES AU PRÉSENT APPEL À ROPOSITIONS
2.1 Critères d’éligibilité
Il existe trois séries de critères d’éligibilité, qui concernent respectivement:
 le demandeur (OCB), l'entité soumettant le formulaire de demande et le responsable de
l'implémentation des actions (2.1.1.) ;
 les actions pouvant bénéficier d’une subvention (2.1.2);
 les types de coûts pouvant être inclus dans le calcul du montant de la subvention (2.1.3).
2.1.1 Éligibilité des demandeurs
Pour pouvoir prétendre à une subvention, le demandeur doit satisfaire TOUTES les conditions suivantes:
a. être une Organisation Communautaire de Base structurée, avec une reconnaissance légale de
fonctionnement ou en processus d'enregistrement;
-5-
être une personne morale, apolitique et sans but lucratif2;
être de nationalité haïtienne;
être constituée et opérante dans la commune de Cité Soleil3;
avoir la capacité financière de gérer des fonds;
avoir de l'expérience et avoir eu des résultats dans le passe dans les domaines spécifiques
mentionnée dans l'objectifs de l'appel ;
g. être directement chargée de la préparation et de la gestion de l’action;
h. être compatible avec la vision, la mission et les valeurs de AVSI4;
i. avoir la motivation et la disponibilité de travailler en partenariat constructif avec AVSI.
b.
c.
d.
e.
f.
AVSI et les comités d'évaluation se réservent le droit de demander et de vérifier à n'importe quel moment
chacun des critères sous cités à travers des documents physiques (documents légales, rapports, procès
verbaux, etc.).
2.1.2 Actions éligibles: pour quelles actions une demande de projet peut-elle être
présentée?
Une action (ou un projet) comprend une série d’activités. Les actions, pour être retenues comme éligibles,
doivent suivre les critères suivantes.
 Durée
- Comme déjà dit, la durée prévue d’une action ne peut pas excéder 4 mois.
 Couverture géographique
Les actions doivent être mises en œuvre dans la commune de Cité Soleil.
Aucune OCB constituée et opérante dehors de la commune de Cité Soleil serait admise a la
sélection des projets.
Enfin de garantir une distribution égalitaire des fonds sur tout le territoire spécifiques (Cité Soleil), la
couverture géographique des différents quartiers/zones à l’intérieur de la commune de Cité Soleil est un
des critères de sélection des différents propositions.
 Thèmes (au moins un)
 Promotion et appui à la défense des droits des enfants;
 Appui à la réduction de la violence existante dans la communauté de Cité Soleil - en ligne et en
complémentarité avec les actions déjà amenées dans la communauté par autres acteurs de
développement communautaire;
 Prévention des violations des droits des enfants et réhabilitation des victimes ;
 Sensibilisation communautaire pour la réduction de la négligence familiale ;
2
A vérifier dans le document constitutif de l'organisation
A vérifier l'Acte constitutif de l'Organisation
4
Consulter le site de AVSI: www.avsi.org
3
-6-


Lutte contre l'exploitation sexuelle des enfants et des jeunes, le travail des enfants et la
maltraitance sur les enfants ;
Protection des enfants engagés et victimes des conflits communautaires.
 Types d’action
De manière non inclusive et non exhaustive, les types d’activités éligibles qui devront permettre
d'atteindre les résultats qui auront été choisis pourront être les suivantes:
- déceler et empêcher le recrutement d’enfants dans des groupes armés, leur participation à des
conflits, à des bandes et à la criminalité organisée;
- déceler, prévenir et traiter la violence exercée à l’encontre des enfants dans le cadre domestique et
intra-familial et la résoudre ;
- sensibiliser les familles et la communauté contre la violence envers les enfants et la négligence ;
- favoriser des occasions d’expression communautaire sur la promotion des droits des enfants ;
- réinsérer les enfants ayant été victimes de conflits, de bandes ou de groupes criminels organisés –
ou y ayant participé – dans la société, dans leur famille et leur communauté;
- favoriser l’accompagnement psychosocial des enfants leur en offrant des occasions positives pour
d’acquérir les aptitudes nécessaires à la vie quotidienne ;
- favoriser l'accompagnement aux enfants de rue et en condition de rue, comme groupe entre les
plus exposé à la violence.
Les demandeurs doivent se conformer aux objectifs et priorités et garantir la visibilité du financement de
l'UE et de AVSI (se référer au manuel de communication et de visibilité pour les actions extérieures de
l'UE tel qu'établi et publié par la Commission européenne, qui peut être consulté à l'adresse suivante :
http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_fr.htm)6. Pour les OCB sélectionnés, des indications
spécifiques sur l’utilisation des outils de communication et visibilité seront données avant le début de
l’implémentation du projet.
Les types d’action suivants ne sont pas éligibles7:
 actions portant uniquement ou à titre principal sur le parrainage de la participation de particuliers
à des ateliers, séminaires, conférences et congrès;
 action à utilité personnelle et pas communautaire;
 actions portant uniquement ou à titre principal sur des bourses individuelles d'études ou de
formation;
 les actions portant sur l'organisation d'une conférence unique. Des conférences ne peuvent être
subventionnées que si elles font partie d’un champ d’activité plus large à mettre en œuvre au
cours de la durée de l’action. A cette fin, les activités préparatoires en vue d’une conférence et la
publication des actes d’une conférence ne constituent pas en elles mêmes des « activités plus
larges »;
 les actions portant sur le fonctionnement courant du demandeur;
5
Union Européenne: Ligne Directrices DSH 2012
Union Européenne: Ligne Directrices DSH 2012
7
La liste inclue des actions pas éligibles définies par l'Union Européenne: Ligne Directrices DSH 2012.
6
-7-




les actions discriminantes à l’égard de personnes ou de groupes de personnes en raison de leur
sexe, de leur orientation sexuelle, de leurs croyances religieuses (ou de l’absence de croyances
religieuses) ou de leur origine ethnique;
les actions comprenant des activités de prosélytisme;
les actions soutenant des partis politiques spécifiques ou actions partisanes;
actions à amener dehors le territoire ciblé (Cité Soleil).
Nombre de demandes et de subventions par demandeurs
Le demandeur ne peut pas soumettre plus d'une demande dans le cadre du présent appel à
propositions.
2.1.3 Éligibilité des coûts : quels coûts peuvent être inclus?
Seuls les «coûts éligibles» peuvent être couverts par une subvention. Les types de coûts éligibles et
inéligibles sont indiqués ci-dessous.
Couts éligibles
Les coûts éligibles sont les coûts réels encourus par le demandeur, qui remplissent l’ensemble des critères
suivants:
a) ils sont encourus pendant la période de mise en œuvre de l’action. Il convient de noter en
particulier ce qui suit:
(i) les coûts liés à des services et travaux doivent porter sur des activités réalisées durant
la période de mise en œuvre du projet;
(ii) tous les coûts exposés devraient être payés avant la date de la fin du projet et la
présentation des rapports finaux.
b) ils sont mentionnés dans le budget global estimé de l’action;
c) ils sont nécessaires à l’exécution de l’action;
d) ils sont identifiables et vérifiables, et notamment sont inscrits dans la comptabilité de l’OCB.
Les couts éligibles comprennent:
 les couts directs;
 les couts indirects;
Coûts directs éligibles
On définie comme couts directes: Les coûts directs éligibles sont les coûts identifiés comme des coûts
spécifiques directement liés à la mise en œuvre du projet ou du programme de travail, et qui peuvent donc
faire l’objet d’une imputation directe.
Ils sont éligibles les coûts directs suivants:
-8-
a) les coûts du personnel affecté à l’action, correspondant aux salaires bruts réels incluant les
charges sociales et les autres coûts entrant dans la rémunération; ils ne doivent pas excéder le
30% du montant total du budget demandé ;
b) les frais de voyage et transport du personnel et d’autres personnes participant à l’action (si elles
ont une liaison avec l’implémentation des activités);
c) les coûts d’achat d’équipements (neufs ou d’occasion) et de fournitures destinés
spécifiquement aux besoins de l’action ;
d) les coûts de biens consommables achetés pour l’implémentation des activités du projet;
e) les droit, taxes et toute autre taxe ou charge, y compris la taxe sur la valeur ajoutée, payés et
non récupérables par le demandeur.
Coûts indirects éligibles
On définies couts indirectes: Coûts éligibles qui ne sont pas identifiables en tant que coûts spécifiques
directement liés à la réalisation de l’action (c’est-à-dire ne pouvant pas lui être imputables directement),
mais qui peuvent être identifiés et justifiés comme ayant été encourus dans le cadre de l’action. Ils
peuvent inclure la location, le chauffage, l’électricité, le gaz, les frais de communication, les frais de
poste etc.
Les couts indirects supportés pendant la mise en œuvre de l'action peuvent être éligibles pour un
financement forfaitaire, mais le montant total ne peut excéder 7% du total estimé des coûts directs
éligibles. Les coûts indirects sont éligibles pour autant qu'ils n'incluent pas de coûts insérés dans une autre
rubrique du budget.
Tous les coûts peuvent prendre les formes suivantes:
 coûts unitaires: couvrent tout ou partie des catégories de coûts éligibles spécifiques qui sont
clairement déterminées à l'avance par référence à un montant par unité;
 montants forfaitaires: couvrent globalement tout ou partie des catégories spécifiques de coûts
éligibles qui sont clairement déterminées à l'avance.
Les recommandations d’attribuer une subvention sont toujours subordonnées à la condition que les
vérifications précédant la signature du contrat de subvention ne révèlent pas de problèmes nécessitant des
modifications du budget (par exemple, les erreurs arithmétiques, les inexactitudes, les coûts irréalistes et
les coûts non éligibles). Cette procédure de vérification peut donner lieu à des demandes de clarification
et conduire l'administration contractante à imposer des modifications ou des réductions afin de corriger
ces erreurs ou inexactitudes. Ces corrections ne peuvent pas entraîner une augmentation de la subvention
de l'AVSI/UE.
En conséquence, il est dans l’intérêt du demandeur de fournir un budget réaliste et d’un rapport coûte
efficacité convenable.
-9-
Les coûts suivants ne sont pas éligibles :
 les dettes et la charge de la dette (intérêts);
 les provisions pour pertes ou dettes futures éventuelles;
 les coûts déclarés par le demandeur et financés par une autre action ou un autre programme de
travail bénéficiant d'une subvention de l'Union Européenne;
 les achats de terrains ou d’immeubles ;
 les pertes de change;
 l’achat des véhicules ou des motocyclettes ;
 les crédits à des tiers.
2.2 Présentation de la demande et procédures à suivre
Le processus de présentation des propositions de projet à financier inclue deux phases:
 PHASE I: présentation de la note succincte (résumé du projet) (selon le contenu et le formulaire
attaché). Cette phase est ouverte à toutes les organisations reportant les critères de base
définis au chapitre 2.1.1. « éligibilité des demandeurs »
 PHASE II: présentation de la demande complète (selon le contenu et le formulaire attaché) pour
les demandeurs dont la note succincte a été présélectionné.
PHASE I:
2.2.1 Contenu de la note succincte de présentation 8
Les demandes doivent être soumises conformément aux instructions relatives à la note succincte de
présentation figurant dans le formulaire de demande de subvention annexé aux présentes lignes directrices
(annexe A).
Les demandeurs doivent soumettre leur demande en français. Les notes succinctes de présentation
manuscrites ne seront pas acceptées.
Dans la note succincte de présentation, les demandeurs doivent fournir le montant de la contribution
demandée à l'administration. Seul le demandeur invité à soumettre une demande complète dans la
seconde phase devra présenter un budget détaillé. Les éléments exposés dans la note succincte de
présentation ne peuvent pas être modifiés par le demandeur dans le formulaire complet de demande.
Des éclaircissements ne seront demandés que lorsque les informations fournies ne sont pas claires et
empêchent donc l'administration contractante de réaliser une évaluation objective.
Il est à noter que seule la note succincte de présentation sera évaluée. Il est par conséquent très important
que ce document contienne TOUTES les informations pertinentes concernant l’action. Aucune annexe
supplémentaire ne doit être envoyée.
8
Le contenu principal de ce chapitre suive la "Ligne Directrices DSH 2012" de l'Union Européenne.
- 10 -
2.2.2 Où et comment envoyer la note succincte de présentation
La note succincte de présentation doit être soumise dans une enveloppe unique en un original et 2 copies
en format A4, reliés séparément. La note succincte doit être accompagnée par les documents suivants :
- déclaration de demander concernant la note succincte de présentation (partie A, section 3, du formulaire
de demande de subvention)
- Documents comprouvant l’existence de l’OCB, tels que : reconnaissance légale, acte constitutif, statut,
NIF de l’OCB, etc.
L’enveloppe extérieure doit porter le numéro de référence (UE/AVSI/VTY/2015) pour permettre a AVSI
d’identifier le contenu de l’enveloppe et l'intitulé de l’appel à propositions, la dénomination complète et
l'adresse du demandeur, ainsi que la mention «Ne pas ouvrir avant la séance d’ouverture».
Les notes succinctes de présentation doivent être soumises dans une enveloppe scellée, envoyée par
recommandé ou par messagerie express privée ou remise en main propre (un accusé de réception signé et
daté sera délivré au porteur dans ce dernier cas), à l’adresse indiquée ci-dessous:
Adresse postale et pour remise en main propre:
AVSI en Haiti
17, rue Jacob (Route de Frères)
BP 15540
Port-au-Prince
Les notes succinctes de présentation envoyées par d’autres moyens (par exemple par télécopie ou courrier
électronique) ou remises à d’autres adresses seront rejetées.
Les demandeurs doivent s’assurer que leur note succincte de présentation est complète. Les notes
succinctes de présentation incomplètes peuvent être rejetées.
Les demandeurs peuvent envoyer leurs questions par courrier électronique, de la date de publication de
cet appel jusqu'à le 30 Novembre, à l’adresse figurant ci-après, en indiçant clairement la référence de
l’appel à propositions :
Adresse de courrier électronique : [email protected]
AVSI n’a pas l’obligation de fournir des éclaircissements sur des questions reçues après cette date.
Afin de garantir l’égalité de traitement des demandeurs, AVSI ne peut pas donner d’avis préalable
sur l’éligibilité des demandeurs, ni sur des actions ou des activités spécifiques.
2.2.3 Date limite de soumission de la note succincte de présentation
La date limite de soumission des notes succinctes de présentation est fixée au:
18 Décembre 2015
- 11 -
telle que prouvé par la date d'envoi, le cachet de la poste ou la date de l'accusé de réception. En cas de
remise en main propre, l'heure limite de réception est fixée à 15h00 heure locale telle que prouvée par le
reçu signé et daté. Toute note succincte de présentation soumise après la date limite sera rejetée.
PHASE II:
Les demandeurs présélectionnes et donc appelés à soumettre la demande complète, seront contactés
directement par l'institution contractante par lettre, téléphone et ou courrier aux contacts indiqués dans le
formulaire de la note succincte. Si le demandeur n'est pas joignable aux contacts fournis, la demande
pourra être rejetée.
2.2.4 Formulaires complets de demande
Seulement les demandeurs présélectionnes seront invités à soumettre un formulaire complet, selon le
formulaire en annexe (Annexe B). Les demandeurs doivent respecter scrupuleusement le format du
formulaire de demande et compléter tous les paragraphes dans l’ordre.
Les demandeurs doivent soumettre leur proposition complète en français. Les demandes manuscrites ne
seront pas acceptées.
Les éléments énoncés dans la note succincte de présentation ne peuvent pas être modifiés par le
demandeur dans le formulaire complet de demande.
Les demandeurs doivent remplir le formulaire complet de demande aussi soigneusement et clairement que
possible afin de faciliter son évaluation.
Toute incohérence majeure dans le formulaire complet de demande (incohérence des montants repris dans
les feuilles de calcul du budget, par exemple) peut conduire au rejet de la demande.
Des éclaircissements ne seront demandés que lorsque les informations fournies ne sont pas claires et
empêchent donc l'administration contractante de réaliser une évaluation objective.
Il est à noter que seul le formulaire complet de demande et les annexes publiées qui doivent être
complétées seront transmis aux évaluateurs:
-budget;
- chronogramme;
- éventuelle autre documentation requise- documentation OCB, tel que : statut, reconnaissance légale, NIF
de l’OCB, acte constitutif, etc.
Il est par conséquent très important que ces documents contiennent TOUTES les informations pertinentes
concernant l’action. Aucune annexe supplémentaire ne doit être envoyée.
2.2.5 Où et comment envoyer les formulaires complets de demande
Les demandes doivent être soumises dans une enveloppe scellée, envoyée en recommandé ou par
messagerie express privée ou remise en main propre (un accusé de réception signé et daté sera délivré au
porteur dans ce dernier cas), à l’adresse indiquée ci-dessous:
- 12 -
Adresse postale et pour remise en main propre:
AVSI en Haiti
17, rue Jacob (Route de Frères)
BP 15540
Port-au-Prince
Les demandes envoyées par d’autres moyens (par exemple par télécopie ou courrier électronique) ou
remises à d’autres adresses seront rejetées.
Les demandes doivent être soumises en un original et 2 copies en format A4, reliées séparément.
La déclaration du demandeur (partie B, section 7, du formulaire de demande de subvention) doivent être
agrafées séparément et jointes dans l’enveloppe.
L’enveloppe extérieure doit porter le numéro de référence (UE/AVSI/VTY/2015) et l'intitulé de
l’appel à propositions, la dénomination complète et l'adresse du demandeur, ainsi que la mention «Ne
pas ouvrir avant la séance d’ouverture».
Les demandeurs doivent s’assurer que leur demande est complète. Les demandes incomplètes
peuvent être rejetées.
2.2.6 Date limite de soumission des formulaires complets de demande
La date limite de soumission des demandes sera communiquée aux demandeurs dont la demande a été
présélectionnée aux contacts envoyée dans le formulaire de la note succincte.
Si le demandeur n'est pas joignable aux contacts fournis, la demande pourra être rejetée.
2.2.7 Autres renseignements sur les formulaires complets de demande
Pour les demandeurs présélectionnés, AVSI en collaboration avec la délégation de l'Union Européenne en
Haiti, organisera une séance informative afin d'accompagner les demandeurs dans la compilation de la
demande complète et dans le processus de soumission. La date, le lieu et l'horaire sera communiqué avec
la communication de pre-sélection des notes succinctes.
2.3 Évaluation et sélection des demandes
Les demandes seront examinées et évaluées par l’administration contractante avec la création de un
Comite Interne de Sélection et d’Approbation des Projets (CISAP), composé par le Représentant
Pays, le Chef de Projet, le Manager Opérationnel. Les choix du CISAP seront évaluées et ratifiées pat un
Comite Externe de Ratification des Projets (CERP), composé par un Représentant de l’Union
Européenne, les Représentants des Partenaires officiels du projet, un Représentant des Autorités Locales.
Aucun membre staff de terrain de AVSI de Cité Soleil ne serait impliqué dans la procédure de
sélection et le choix des projets à financier. Aucun membre staff de terrain de AVSI dispose des
informations supplémentaires par rapport aux dispositions établies dans le présent appel d’offre.
- 13 -
Toutes les actions soumises par les demandeurs seront évaluées selon les étapes et critères décrites ciaprès. Si l'examen de la demande révèle que l'action proposée ne remplit pas les critères d'éligibilité
décrits aux sections 2.1, la demande sera rejetée sur cette seule base.
1ère ÉTAPE: OUVERTURE, VÉRIFICATION ADMINISTRATIVE ET ÉVALUATION DES
NOTES SUCCINCTES DE PRÉSENTATION
Les éléments suivants seront examinés:
 La date limite de soumission a été respectée. Si la date limite n’a pas été respectée, la demande
sera automatiquement rejetée.
L'évaluation des notes succinctes de présentation ayant rempli les prescriptions administratives couvrira
la pertinence et la conception de l'action.
La note succincte de présentation se verra attribuer une note globale sur 50 points conformément à la
ventilation fournie dans la grille d'évaluation ci-après. L'évaluation doit également vérifier la conformité
avec les instructions contenues dans les conseils d'élaboration de la note succincte de présentation. Les
critères d'évaluation sont divisés par rubriques et sous-rubriques. Chaque sous-rubrique se verra attribuer
une note (ou score) comprise entre 1 et 5, conformément à l’échelle d'appréciation suivante: 1 = très
insuffisant; 2 = insuffisant; 3 = moyen; 4 = bon; 5 = très bon.
Grille d’évaluation
Note
1. Pertinence de l’Action
Sous note
1.1 Dans quelle mesure la proposition est-elle pertinente par 15
rapport aux objectifs, types d’action et priorités de l'appel à
propositions?
Note: La note maximum ne sera attribuée que si la proposition
répond spécifiquement à toutes les priorités indiquées dans la
section 1.2 (Objectifs du programme) de ces lignes directrices.
1.2 Dans quelle mesure les parties impliquées (bénéficiaires
finaux, groupes cible) sont-elles clairement définies et choisies de
manière stratégique? Leurs besoins ont-ils été clairement définis et
sont-ils convenablement abordés dans la proposition?
1.3 La proposition contient-elle des éléments spécifiques apportant
une valeur ajoutée, tels que des aspects environnementaux,
éducation civique, promotion de l’égalité des chances et de
l’égalité de genres, la participation d'enfants et l'implication d’une
ou plusieurs autorités nationales et/ou locales compétentes
mentionnés dans la section 1.2 des lignes directrices?
2. Conception de l’action
2.1 Dans quelle mesure est cohérente la conception générale de
l'action? En particulier, reflète-t-elle l'analyse des problèmes, tient-
30
10
5
Sous note
10
20
- 14 -
elle compte des objectifs général du projet « Valè timoun yo », tel
que décrit au point 1.1?
2.2 L'action est-elle faisable et logique par rapport aux objectifs et 10
résultats escomptés?
NOTE GLOBALE
Une fois les notes succinctes de présentation évaluées, une liste sera établie les classant selon leur note
globale. En premier lieu, seules les notes succinctes de présentations qui ont atteint la note minimum de
30 points seront considérées pour la présélection.
Suite à l'évaluation des notes succinctes de présentation, l’administration contractante contactera par
lettre, téléphone ou courrier aux contacts indiqués dans le formulaire de la note succincte tous les
demandeurs, spécifiant si leur demande a été soumise avant la date limite, les informant du numéro de
référence qui leur a été attribué et si leur note succincte de présentation a été évaluée ainsi que les
résultats de cette évaluation. Les demandeurs présélectionnés seront ensuite invités à soumettre une
demande complète.
2) 2ème ÉTAPE: ÉVALUATION DES DEMANDES COMPLÈTES
En premier lieu, il convient d'évaluer les points suivants:
 La date limite de soumission a été respectée. Si la date limite n’a pas été respectée, la demande
sera automatiquement rejetée.
Ensuite, une évaluation de la qualité des demandes, y compris le budget proposé et la capacité du
demandeur, sera réalisée sur la base des critères d’évaluation de la grille d’évaluation reproduite ci-après.
Les critères d’évaluation se décomposent en critères de sélection et critères d’attribution.
Les critères de sélection visent à évaluer la capacité financière et opérationnelle du demandeur en
s’assurant qu’il :
 dispose d'une structure administrative fiable pour la régulière gestion des actions et des fonds
reçus
 dispose de la capacité de gestion et des compétences et qualifications professionnelles requises
pour mener à bien l’action proposée.
Les critères d’attribution permettent d’évaluer la qualité des demandes soumises au regard des objectifs
et priorités fixés, et d’octroyer les subventions aux actions qui maximisent l’efficacité globale de l’appel à
propositions. Ils permettent de retenir les demandes qui assurent à l’administration contractante le respect
de ses objectifs et priorités. Ils concernent notamment la pertinence de l’action et sa cohérence avec les
objectifs de l’appel à propositions, la qualité, l’impact attendu, la durabilité de l’action ainsi que son
efficacité par rapport aux coûts.
Les critères d’évaluation se subdivisent en rubriques et sous-rubriques. Pour chaque sous-rubrique, il est
attribué une note (ou score) comprise entre 1 et 5, conformément à l’échelle d’appréciation suivante: 1 =
très insuffisant ; 2 = insuffisant ; 3 = moyen ; 4 = bon ; 5 = très bon.
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Grille d’évaluation
Rubrique
1. Capacité financière et opérationnelle
1.1 Le demandeur possède-il une expérience en
gestion de projets suffisante ?
1.2 Le demandeur possède-il une expertise technique suffisante?
(notamment, une connaissance des questions/points à traiter)
1.3 Le demandeur possède-il une capacité de
gestion adéquate? (notamment au regard du personnel, des équipements
et de la capacité à gérer le budget de l’action).
2. Pertinence de l’action
Report de la note obtenue lors de l'évaluation de la note succincte
3. Efficacité et faisabilité de l'action
3.1 Les activités proposées sont-elles appropriées, pratiques et
cohérentes avec les objectifs et résultats escomptés?
3.2 Le plan d'action est-il clair et faisable?
3.3 La demande contient-elle des indicateurs objectivement vérifiables
pour évaluer les résultats de l'action? Une évaluation est-elle prévue?
4. Durabilité de l’action
4.1 L’action est-elle susceptible d’avoir un impact tangible sur les
groupes cibles?
5. Budget et rapport coût-efficacité de l'action
5.1 Les activités sont-elles convenablement reflétées dans le budget?
5.2 Le ratio entre les coûts estimés et les résultats escomptés est-il
satisfaisant?
Total note globale
Note maximum
20
10
5
5
30
30
20
5
5
10
10
10
20
10
10
100
3ème ÉTAPE: VÉRIFICATION DE L'ÉLIGIBILITE DES DEMANDEURS
La vérification de l’éligibilité, basée sur les pièces justificatives demandées par l’administration
contractante (voir section 2.4), sera réalisée pour les demandes qui ont été provisoirement sélectionnées
en fonction de leur note et dans les limites de l’enveloppe financière disponible.
 La conformité entre la déclaration du demandeur (Partie B, section VII du formulaire de demande
de subvention) et les pièces justificatives fournies par ce dernier sera vérifiée. Toute pièce
justificative manquante ou toute incohérence entre la déclaration du demandeur et les pièces
justificatives pourra conduire sur cette seule base au rejet de la demande.
 L’éligibilité du demandeur et de l’action sera vérifiée sur base des critères établis aux sections
2.1.1, 2.1.2 et 2.1.3.
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Suite à l’analyse ci-dessus et si nécessaire, toute demande rejetée sera remplacée par la première demande
la mieux placée sur la liste de réserve qui se trouve dans les limites de l’enveloppe financière disponible
et qui fera alors l’objet d’une vérification de l’éligibilité de son demandeur.
2.4 Soumission des pièces justificatives pour les demandes provisoirement sélectionnées
Les demandeurs qui ont été provisoirement sélectionnés ou inclus dans la liste de réserve seront informés
par écrit par l’administration contractante. Il leur sera demandé de fournir les documents suivants de
manière à permettre à l’administration contractante de vérifier l’éligibilité des demandeurs lorsque leur
demande a été provisoirement sélectionnée.
Pièces justificatives requises pour le demandeur :
1. Les statuts ou articles d'association de l'organisation demandeur.
Ces documents doivent prouver que l'organisation en question satisfait à tous les critères d'éligibilité
requis, indiqués au point 2.1.1 ci-dessus. Ils doivent porter le cachet de l'autorité nationale adéquate
(ministère, notaire, etc.) ou être accompagnés d'un certificat d'enregistrement ou autre document adéquat.
2. Une copie de la certification bancaire et l’extrait du compte bancaire ;
3. Les documents légales de l’OCB, tels que :
-Statut, acte constitutif, reconnaissance légale, NIF de l’OCB, etc.
Conditions applicables à toutes les pièces justificatives:
Si ces pièces justificatives ne sont pas fournies avant la date limite fixée dans la demande de soumission
des pièces justificatives envoyée par l’administration contractante au demandeur, la demande pourra être
rejetée.
2.5 Notification de la décision de l'administration contractante
2.5.1 Contenu de la décision
Les demandeurs présélectionnes et donc appelés à soumettre la demande complète, seront contactés
directement par l'institution contractante par lettre, téléphone et ou courrier aux contacts indiqués dans le
formulaire de la note succincte. Si le demandeur n'est pas joignable aux contacts fournis, les demandes
pourront être rejetées.
Les demandeurs présélectionnés dont les demandes complètes seront acceptées pour financement, seront
contactés par l'administration contractante au sujet de sa demande et, en cas de rejet, des raisons de cette
décision négative.
2.5.2 Calendrier indicatif
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Etapes de soumission
Requête à AVSI d'information sur le processus de
déposition des demandes par courrier électronique
Date limite de soumission des notes succinctes de
présentation
Invitations à soumettre le formulaire complet de
demande pour les notes succinctes sélectionnées
Date limite de soumission du formulaire complet
de demande
Signature du contrat
Date
Heure
30 Novembre 2015
18 Décembre 2015
15h00
Au plus tard le 30 Janvier
2016
29 Févriers 2016
15h00
Avril 2016
2.6 Conditions de la mise en œuvre après la décision de l'administration contractante d'attribution
d'une subvention
À la suite de la décision d’attribution d’une subvention, il sera proposé de l'administration un contrat basé
sur le modèle de contrat de subvention de l'administration. Par la signature du formulaire de demande
(annexe A des présentes lignes directrices), les demandeurs accepte, si la subvention lui est attribuée, les
conditions contractuelles du modèle de contrat de subvention.
3. LISTE DES ANNEXES
A. model de note succincte
B. model du formulaire complet de demande (narratif, chronogramme)
C. model du budget
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