Automatiser le processus de planification, d

LIVRE BLANC
Jan_16
Automatiser le processus de planification,
d’élaboration budgétaire et de prévision
De quelle manière les directeurs financiers peuvent-ils utiliser la technologie pour
automatiser et accélérer le cycle budgétaire, dégager du temps pour l’analyse et
accroître la performance de leur organisation ?
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Automatiser le processus de planification, d’élaboration budgétaire et de prévision
Introduction
Alors que la planification, l’élaboration budgétaire et les prévisions jouent un rôle central dans la solidité
et la croissance de toute organisation, on s’aperçoit que ces processus financiers essentiels ne sont
pas toujours au cœur des préoccupations des Directions Financières. Le processus budgétaire reste
particulièrement onéreux, lent et chronophage.
Celui-ci est encore trop souvent géré sur un tableur, et une étude estime que les cadres supérieurs
consacrent entre 20 % et 30 % de leur temps au processus budgétaire, ce qui correspond à 25.000 ETP
sur une année pour les plus grands groupes.1 Une autre étude2 révèle que 89% des organisations
utilisent encore des tableurs pour la planification, l’élaboration budgétaire et les prévisions, sous une
forme ou une autre.
Et, comme si cela n’était pas suffisant, le document budgétaire est périmé dès le jour où il est finalisé,
laissant la direction de l’entreprise exposée à la volatilité du marché et incapable de piloter la
performance.
Cependant, certains groupes ont fait des progrès notables en automatisation des processus. Une
enquête parue en 2015 nous apprend que les délais moyens de reporting budgétaires ont baissé
d’environ 21% entre 2010 et 2014, avec des différences significatives entre les sociétés médianes et
celle du quartile supérieur, ces dernières ayant opté pour une technologie plus avancée.
Il semble que les Directeurs Financiers qui n’adoptent pas les technologies appropriées sont fortement
désavantagés.
De quelle manière les directeurs financiers peuvent-ils utiliser la technologie pour automatiser et
accélérer le cycle budgétaire, et dégager du temps pour l’analyse et accroître la performance de
leur organisation ?
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Automatiser le processus de planification, d’élaboration budgétaire et de prévision
L’essence même de l’automatisation
Mais cette approche présente des failles
significatives liées aux interventions manuelles,
aux possibilités d’erreur, au manque de
transparence du process et au temps requis pour
boucler le cycle.
La première façon de rendre les processus
financiers plus efficaces consiste à améliorer la
technologie, selon les professionnels de la
finance3.
Les erreurs sont en effet inévitables à partir du
moment où les utilisateurs sont amenés à
manipuler des gabarits avec lesquels ils ne sont
pas familiers, qui comportent un grand nombre de
lignes et de colonnes, dans lesquels il est
fastidieux de naviguer et qu’il est difficile de
maîtriser – et les délais imposés par le siège social
n’arrangent rien : ces contraintes de délais
peuvent en effet conduire à des erreurs et des
omissions dans les données comparatives reprises
des périodes précédentes et devant servir de
guide à la saisie des données. A cela s’ajoutent
des changements de dernière minute au niveau
des informations demandées dans le budget,
lesquels sont très difficiles à communiquer une fois
les gabarits envoyés, l’unique solution étant de
rééditer et renvoyer les gabarits modifiés.
L’exercice budgétaire devient alors plus complexe,
car il faut gérer les différentes versions, et ce, dans
un processus qui est à la base peu maniable.
L’automatisation des processus budgétaires, de
planification et de prévision passe par les 3
éléments fondamentaux suivants : (i) l’abandon
des feuilles de calcul comme méthode principale
de collecte des données en provenance des unités
d’exploitation et des responsables budgétaires (ii)
la mise en place d’un modèle centralisé et d’un
environnement unifié qui permette l’implication
de tous les utilisateurs et, (iii) l’emploi de
technologies collaboratives qui permette un suivi
des processus.
La casse-tête de la feuille de calcul
Les feuilles de calcul sont omniprésentes dans un
processus
de
planification,
d’élaboration
budgétaire et de prévision ; il est cependant
important de distinguer la manière dont elles sont
utilisées. Plus de la moitié des organisations (54%)
utilisent les feuilles de calcul comme leur principal
voire unique moyen de communication et
d’interaction lors du processus4. Les autres
organisations les utilisent de manière plus
judicieuse, comme outil de reporting disponible sur
une base de données partagée.
Et les pièges liés au processus budgétaire réalisé
sous tableur ne s’arrêtent pas ici. Une fois que les
gabarits sont créés, l’administrateur du budget n’a
plus aucune visibilité sur le process, car il
abandonne dès lors la maîtrise du calendrier aux
détenteurs de budget. Le gabarit à compléter peut
dès lors languir, dans un email oublié, mettant
potentiellement en danger les échéances du
budget et réduisant le temps prévu au Siège Social
pour consolider, analyser, interpréter et
commenter les données.
Pour la majorité des organisations, le cycle
budgétaire commence avec la création de gabarits
de feuilles de calcul, préparés au Siège Social et
envoyés par email aux responsables budgétaires
dans toute l’organisation, pour qu’ils les
complètent et les renvoient.
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Automatiser le processus de planification, d’élaboration budgétaire et de prévision
Ces diverses pressions renforcent la perception
qu’ont beaucoup de personnes du budget comme
étant un “mal nécessaire”, un exercice peu
commode de compilation de chiffres, laissant peu
de temps à une véritable collaboration entre les
diverses business units et départements de
l’organisation et la nécessité de fixer des objectifs
ambitieux. Ça peut conduire à un désengagement
et une frustration des participants, qui en viennent
à douter de la valeur ajoutée du budget et de la
base sur laquelle on mesure leur performance.
Existe-t-il une meilleure façon, une manière
automatisée de rassembler les données ?
Mais c’est le simple fait d’éliminer les feuilles de
calcul qui représente la plus grande économie de
temps dans le processus. Mon expérience
personnelle, alors que je dirigeais le service
“Performance Management” de Deloitte UK autour
de 2001, m’a montré que sur les 15 premières
implémentations
d’une
application
web
centralisée de budget, on a gagné instantanément
entre 30 et 50% de temps simplement en
supprimant les feuilles de calcul pour la collecte
des données.
Collaboration
La capacité à collaborer autour d’un modèle
centralisé permet aux responsables de budget et à
tous les participants dans le processus de visualiser
simultanément les hypothèses budgétaires et
leurs implications, sans devoir recourir à des
réunions improvisées, des échanges d’emails ou
des conférences téléphoniques, comme ça serait
le cas en travaillant avec des feuilles de calcul.
Une solution centralisée de planification,
d’élaboration budgétaire et de prévisions
Qu’elles soient installées en local ou fournies en
mode cloud, les applications modernes
d’élaboration budgétaire permettent de collecter
les données du budget, du plan et des prévisions
via un navigateur internet qui met à jour
instantanément un modèle centralisé. Et à la
différence
des
applications
budgétaires
spécialisées, les applications modernes de
planification, d’élaboration budgétaire et de
prévisions telles que Planning, forment une partie
spécifique d’une solution complète de gestion de
la performance qui combine l’élaboration
budgétaire, la planification, les prévisions mais
aussi la consolidation financière et le reporting
dans un environnement unique. En effet,
automatiser le cycle du budget et des prévisions a
un effet d’entrainement positif sur la gestion de la
performance dans la mesure où les chiffres du
budget sont rapidement rapprochés avec les
chiffres réels.
Une technologie collaborative permet d’éliminer
les barrières géographiques et organisationnelles
et d’accélérer la collecte des informations et les
validations. Et dans la dernière génération
d’applications de planification, d’élaboration
budgétaire et de prévisions, les informations
structurées et non-structurées circulent librement
tout au long du processus budgétaire, et les
utilisateurs autorisés peuvent les visualiser et
identifier les goulets d’étranglement potentiels,
avant qu’ils ne surgissent. Une architecture
centralisée permet en outre de répercuter
instantanément tout changement apporté à, par
exemple, une ligne du budget, une convention
comptable, une date limite de soumission de sorte
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Automatiser le processus de planification, d’élaboration budgétaire et de prévision
l’exactitude des prévisions est cruciale pour leur
activité, seuls 45% d’entre eux sont convaincus de
la fiabilité des prévisions de leur société. Mais
éliminer les feuilles de calcul dès le début de
l’exercice budgétaire tout en travaillant de concert
avec tous les participants permet de finaliser les
budgets avec moins de désaccords, de révisions et
d’itérations. Un fort niveau de participation dans
la construction du budget et la possibilité d’arriver
rapidement à un consensus sur les objectifs de
performance produisent des prévisions beaucoup
plus exactes – chose qui aurait été impossible sans
le support de la technologie appropriée. Non
seulement l’automatisation accélère le processus,
mais elle rend les prévisions beaucoup plus
exactes.
que tous les responsables de budget en soient
instantanément informés, ce qui fait gagner
encore plus de temps au niveau de l’entreprise.
Les organisations les plus performantes consacrent
53% de leur temps à la collecte des données,
contre 64% du temps pour les organisations au
milieu du tableau. Ces dernières auraient pu
consacrer 20% de temps en plus à l’analyse des
données5.
L’exactitude – une conséquence inattendue de
l’automatisation
En ce qui concerne l’exactitude du budget et des
prévisions, peu nombreuses sont les organisations
satisfaites de leurs résultats : si 80% des
professionnels de la finance déclarent que
Des applications centralisées, accessibles par le web, telles que l’application proposée par
Sigma Conso (incluant la technologie de prevero) plaident sérieusement en faveur du
changement. En s’appuyant sur ces nouvelles technologies, les organisations ont le pouvoir
de changer rapidement le processus budgétaire, et de réduire de plus de 50% le temps
qu’elles y consacrent (lorsque ce processus s’appuie sur des feuilles de calcul) pour allouer
plus de temps à l’analyse des données, tout en augmentant la fiabilité, la transparence et le
contrôle sur le budget. Pour finir, un modèle centralisé (avec un processus collaboratif) a
pour effet de générer une implication forte de toutes les équipes, une amélioration de la
richesse et de la qualité du budget, une plus forte adhésion aux objectifs stratégiques et
moins d’itérations dans la construction du budget, ce qui réduit considérablement le temps
requis pour arriver à un accord sur le budget.
Êtes-vous à la recherche d’une solution performante pour votre planification, élaboration budgétaire et
prévisions ? Découvrez Planning : la solution unique d’élaboration budgétaire répondant à tous les besoins
de planification d’une entreprise. Contactez-nous maintenant !
Cet article a été fourni à Sigma Conso par prevero et a été traduit de l’anglais. L’article original (« Automating the Planning,
Budgeting and Forecasting Process ») a été écrit par Gary Simon, Editeur de FSN Publishing Ltd. et Rédacteur en Chef de FSN
Newswire.
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Automatiser le processus de planification, d’élaboration budgétaire et de prévision
Bibliographie
Note1: “Beyond Budgeting Round Table”, Jeremy Hope and Robin Fraser October 2011
Note2: “Financial Planning, Budgeting and Forecasting Benchmark Survey”, Aberdeen Group 2013
Note3: “Breaking away: How leading finance functions are redefining excellence”, Finance Effectiveness benchmark
study, PwC, 2015
Note4: “Beyond Spreadsheets”, Automating the Financial Planning, Budgeting and Forecasting Process, Aberdeen
Group, Nick Castelina, June 2013
Note5: “Unlocking Potential”, Finance Effectiveness benchmark study, PwC, 2013
A propos de Sigma Conso
Sigma Conso propose des logiciels, des formations et des services dans le domaine de la
gestion de la performance des entreprises (ou CPM : Corporate Performance Management).
• Une gamme complète de solutions pour faciliter la gestion financière
des groupes : consolidation, contrôle de gestion, réconciliation intercos,
analyse de la performance, prévision financière, planification et
élaboration budgétaire
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• Des équipes de consultants spécialisés à votre disposition
• Une présence internationale et une croissance soutenue
A propos de Planning
Planning est une application d’élaboration budgétaire répondant à tous les
besoins de planification d’une entreprise : planification financière intégrée,
planification des ventes, de la production, des ressources humaines …
L’application permet différentes approches pour s’adapter à la stratégie des
groupes : approches top down, bottom up, goal seeking, what-if … Elle apporte
rigueur et flexibilité au processus, pour améliorer encore la performance
financière des groupes.
Planning est le résultat d’un partenariat entre Sigma Conso et prevero en 2014.
Sigma Conso complète son offre avec la solution de planning, d’élaboration
budgétaire et de prévisions de prevero. Il faut en outre savoir que la solution
figure dans le magic quadrant du Gartner pour les solutions CPM où elle est
qualifiée de solution visionnaire.
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