Le suivi des règlements clients

Le suivi des
règlements clients
Céline MONNIER
Rapport de stage
UE 7 – Relations professionnelles
DCG Session 2009
SOMMAIRE
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La mise en relation des parties
La facturation
Les délais de règlement
Le paiement
Les retards de paiement
Le traitement des impayés
La protection des entreprises contre l’impayé
Processus du suivi
des règlements clients
1
2
3
4
Délai de
règlement
Contrat
Facturation
commercial
ou
Paiement
immédiat
Paiement
5
6
Retard de Traitement
des
paiement
impayés
Le suivi des
règlements clients
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La mise en relation des parties
La facturation
Les délais de règlement
Le paiement
Les retards de paiement
Le traitement des impayés
La protection des entreprises contre l’impayé
La mise en relation des parties :
Le principe
Les parties mettent par écrit leur accord après
avoir discuté et négocié le prix et la chose :
l’écrit est nommé un contrat commercial.
Celui-ci donne naissance à la créance ou
dette.
La formalisation de l’accord par l’écrit permet
aux parties en cas de litige de prouver
l’existence et le montant de la créance et de
faciliter le recouvrement de celle-ci.
La mise en relation des parties :
Les règles de précaution
La confiance s’établit lors de la conclusion
du contrat.
L’entreprise doit prendre diverses précautions
pour sécuriser le paiement des créances. Celles-ci sont
les suivantes :
• Collecter des informations sur le client,
• Réduire les délais de paiement,
• Réaliser une fiche d’ouverture de compte,
• Obtenir des renseignements commerciaux,
• Demander une caution,
• Insérer des normes juridiques dans le contrat
commercial,
• Rédiger des conditions générales de vente,
• Insertion de clauses.
Le suivi des
règlements clients
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La mise en relation des parties
La facturation
Les délais de règlement
Le paiement
Les retards de paiement
Le traitement des impayés
La protection des entreprises contre l’impayé
La facturation : Le mécanisme
La facture est un document justifiant
comptablement un paiement pour le débiteur.
Une fois la vente ou la prestation de
services réalisée, l’entreprise facture celle-ci au
client et enregistre l’opération dans sa
comptabilité.
Elle est émise par le créancier et comporte
des mentions obligatoires.
La facturation :
L’enregistrement comptable
A chaque réalisation de vente ou de prestations de services,
l’entreprise doit enregistrer l’opération dans ses comptes.
Application
Processus du suivi
des règlements clients
Jusqu’au paiement intégral de la facture
par le client, le risque d’impayé existe et ne cesse
de s’accentuer dans le temps.
Source : www.huissierdejustice-hp.com
Le suivi des
règlements clients
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La mise en relation des parties
La facturation
Les délais de règlement
Le paiement
Les retards de paiement
Le traitement des impayés
La protection des entreprises contre l’impayé
DEFINITION :
Le client dispose d’une période accordée par
l’entreprise pour payer sa créance.
REGLE :
Délai < 45 jours fin de mois ou 60 jours à compter
de la date d’émission de la facture.
La réglementation préconise 30 jours.
BUT :
• Repérer les difficultés de paiement des clients en
réduisant les délais de paiement (stratégie d’entreprise),
• Eviter les risques financiers.
Le client reste libre de payer au comptant sa facture.
Application
Dans notre cas, nous pouvons observer que
l’entreprise CITROEN MINODIER AUTOMOBILES a accordé à
son client, M.X, un délai de paiement à 30 jours fin de mois.
La date de facturation étant le 1er juin 2008, M. X
devra régler sa créance au plus tard le 1er juillet 2008.
Le suivi des
règlements clients
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La mise en relation des parties
La facturation
Les délais de règlement
Le paiement
Les retards de paiement
Le traitement des impayés
La protection des entreprises contre l’impayé
DEFINITION :
Le paiement est le règlement de la dette
dans sa totalité, permettant de mettre fin à la
créance.
PRINCIPE :
Chaque jour, l’entreprise reçoit des
règlements des clients qu’elle rapproche avec les
créances dans sa comptabilité.
MODES DE PAIEMENT :
• Au comptant,
• A crédit.
MOYENS DE PAIEMENT :
• Monnaie fiduciaire,
• Monnaie scripturale.
Le paiement :
L’enregistrement comptable
Lors d’un paiement au comptant, le
comptable débitera de son compte client, le
compte « CAISSE 53 ».
Lors d’un paiement à crédit, le
comptable débitera de son compte client, le
compte « BANQUES 51 ».
En contrepartie, le comptable créditera
le compte « CLIENTS 411 ».
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règlements clients
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La mise en relation des parties
La facturation
Les délais de règlement
Le paiement
Les retards de paiement
Le traitement des impayés
La protection des entreprises contre l’impayé
DETECTION :
Les retards de paiement sont détectés lors du
rapprochement des règlements clients avec les factures
correspondantes ou lors de l’analyse des comptes clients
par le service comptable.
CAUSES DE RETARD DE PAIEMENT :
• 40 % concernant des dysfonctionnements internes à
l’entreprise,
• 40 % provenant de la mauvaise volonté du client,
• 20 % dues à des difficultés financières du client.
CONSEQUENCES :
• Augmentation des frais financiers,
• Fragilisation de la trésorerie,
• Augmentation du risque d’impayé,
• Augmentation du besoin en fonds de roulement.
Les retards de paiement
sont la première cause
de défaillance des
entreprises
Application
Le service comptable constate, à partir de la
balance client du 10 juillet 2008, que M. X n’a pas réglé sa
facture.
Par conséquent, l’entreprise constate un impayé de
la part de son client.
Elle décide de traiter cette facture impayée.
Numéro de
compte client
Nom
client
Débit
Crédit
Solde
4013000
M. X
321,72
0,00
321,72
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règlements clients
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La mise en relation des parties
La facturation
Les délais de règlement
Le paiement
Les retards de paiement
Le traitement des impayés
La protection des entreprises contre l’impayé
Après la constatation de l’impayé, l’entreprise
doit procéder à son recouvrement.
REGLES DE RECOUVREMENT :
• La créance doit être certaine,
• La créance doit être liquide,
• La créance doit être exigible,
• Le délai de prescription ne doit pas être dépassé.
MODES DE RECOUVREMENT :
• Recouvrement amiable,
• Recouvrement judiciaire.
L’impayé doit être traité avec tact, méthode et
efficacité. Le but est de conserver de bonnes relations
commerciales avec le client tout en aboutissant au
paiement de la créance.
Le provisionnement des créances
impayées
LES PRECAUTIONS:
• Ne provisionner qu’une fois un risque,
• Ne pas sous-évaluer ou surévaluer la provision pour
créance douteuse (image fidèle),
• L’enregistrement d’une provision est valable si
l’entreprise justifie de démarches de recouvrement
amiables ou contentieuses,
•
Le recouvrement amiable:
l’établissement d’un
plan de relance
Recouvrement
judiciaire
Mise en demeure
du client
Relances
téléphoniques
Analyse des
comptes clients:
Constatation
de l’impayé
Réalisation de la
1ère lettre de rappel
le 10 du mois
Réalisation de la
2ème lettre de rappel
le 20 du mois
Le recouvrement amiable:
l’échec du plan de relance
Comptablement, l’entreprise devra commencer
à provisionner le montant des créances impayées en
créances douteuses, voire irrécouvrables.
Légalement, l’entreprise devra porter le litige
devant le tribunal compétent (le plus souvent devant le
tribunal de commerce).
C’est au créancier que revient la charge de la
preuve: il devra prouver sa créance.
Le recouvrement amiable reste l’action la moins
coûteuse et la moins longue dans le temps.
Application
CITROEN MINODIER AUTOMOBILES
111, avenue de Marseille
26014 VALENCE CEDEX
Tél : 04 75 44 82 72
Fax : 04 75 44 82 85
E-mail : [email protected]
M. X
Résidence les Amandiers
L’entreprise traite l’impayé
de M. X, en respectant le
plan de relance.
26000 VALENCE
Objet : Demande de règlement
le 10 juillet 2008,
à VALENCE,
Monsieur,
Après examen de votre compte client dans nos comptes, nous nous permettons de vous
rappeler que votre compte présente, à ce jour, un solde débiteur de 399,00 €. En effet, le service
comptable a constaté que la facture n° 1818, en date du 30 mai 2008 et payable au 30 juin 2008, selon
les termes de nos accords, n’a pas encore été payée.
Nous vous demandons de bien vouloir nous faire parvenir le règlement de cette facture car le
délai de paiement est dépassé. Persuadés qu’il s’agit d’une erreur de notre part, nous vous rappelons
cependant qu’à défaut de paiement, malgré cette première relance, nous serions obligés de vous
facturer des intérêts de retard prévus dans les conditions générales de vente.
Si ce retard est volontaire de votre part, nous vous invitons à nous contacter pour en clarifier
les raisons.
Dans le cas où votre règlement nous parviendrait avant réception de ce courrier, nous vous
demandons de ne pas prendre en considération cette lettre.
Je vous prie d’agréer, Monsieur, nos salutations distinguées.
Le service comptabilité,
S.A.S au capital de 680 000 € - R.C.S ROMANS B 435 881 339 – SIRET 435 881 339 00020 – CODE APE 501 Z
Elle lui envoie une 1ère
lettre de rappel constatant
l’impayé.
La lettre rappelle au client
son obligation de payer et
les intérêts de retard qui
commencent à courir en cas
de retard de règlement.
Application
CITROEN MINODIER AUTOMOBILES
111, avenue de Marseille
26014 VALENCE CEDEX
Tél : 04 75 44 82 72
Fax : 04 75 44 82 85
E-mail : [email protected]
M. X
Résidence les Amandiers
26000 VALENCE
Objet : Mise en demeure
le 10 août 2008,
à VALENCE,
Monsieur,
Malgré les relances téléphoniques et les courriers écrits en date du 10 juillet 2008 et du 25
juillet 2008, nous avons constaté que le règlement de la facture n° 1818, arrivant à échéance le 30 juin
2008, n’a toujours pas été effectué.
Ainsi, nous vous mettons en demeure, de nous verser, à titre principal, la somme de 399,00 €.
A cette somme, s’ajoute des intérêts à taux légal, conformément à l’article 1153 du Code civil. Les
intérêts courent à compter de la réception de cette lettre.
Si aucun règlement ne nous est parvenu, dans un délai de quinze jours à compter du 10 août
2008, nous nous verrons dans l’obligation de saisir la juridiction compétente pour obtenir le paiement
de la somme susvisée.
Je vous prie d’agréer, Monsieur, nos salutations distinguées.
Le service comptabilité,
S.A.S au capital de 680 000 € - R.C.S ROMANS B 435 881 339 – SIRET 435 881 339 00020 – CODE APE 501 Z
Nous supposons que
malgré l’échec des lettres
de relance et des appels
téléphoniques non
aboutis, M. X ne nous a
toujours pas fait parvenir
de règlement.
L’entreprise décide de lui
envoyer une lettre de mise
en demeure ayant des
effets juridiques.
Le recouvrement judiciaire
Le recouvrement judiciaire intervient en cas
d’échec du recouvrement amiable.
Il est plus coûteux et demande plus de temps
que le recouvrement amiable.
ACTIONS JUDICIAIRES POSSIBLES :
• Injonction de payer,
• Référé-provision,
• Certificat de non paiement,
• Assignation en paiement,
• Recouvrement forcé.
Application
L’entreprise décide de recouvrer à l’impayé par une
injonction de payer. L’injonction de payer permettra de
contraindre le client à honorer ses engagements.
La procédure est possible car la créance résulte d’un
contrat et dont le montant est déterminé (321,72 €).
L’entreprise adresse sa requête au greffe de la
juridiction de proximité, remis par un avocat, huissier ou
mandataire.
Le juge accepte la requête car il estime qu’elle est
justifiée. Il remet une ordonnance portant injonction de payer.
Application
L’entreprise informe M. X, par huissier, de la décision
dans un délai de 6 mois à compter de la décision.
M.X se manifeste et conteste l’injonction de payer.
Le juge convoque les deux parties pour une conciliation.
L’entreprise réclame le règlement de la facture. M.X
invoque des problèmes d’argent et prétend que l’entreprise
n’a pas voulu l’écouter.
En l’espèce, l’entreprise propose à M.X un règlement
de la facture en 10 fois sans frais, par prélèvement
automatique.
M.X accepte.
Application
Le suivi des
règlements clients
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La mise en relation des parties
La facturation
Les délais de règlement
Le paiement
Les retards de paiement
Le traitement des impayés
La protection des entreprises contre
l’impayé
Certains débiteurs cherchent à
vous faire croire qu’il payeront
demain, vous y croyez encore? …
PROTEGEZ-VOUS.
COUVERTURES DE PROTECTION :
• Escompte à forfait,
• Assurance-crédit,
• Paiement anticipé,
• Cautionnement,
• Crédit documentaire,
• Lettre de crédit stand-by,
• Affacturage,
• Assistance juridique (frais de justice, de recouvrement).
Les agences de recouvrement
Il est vrai que le recouvrement amiable autant
que le recouvrement judiciaire peut s’avérer long et très
coûteux.
Toutes les entreprises n’ont pas forcément du
temps à consacrer aux traitements des factures impayées.
Aujourd’hui, il peut être intéressant de confier ce
travail à des agences de recouvrement.
SERVICES PROPOSES:
• Aident dans la rédaction des contrats et des documents
commerciaux,
• Chargent du recouvrement amiable des créances,
• Recouvrent sur demande au recouvrement judiciaire des
créances et peuvent avancer les frais de justice.
AVANTAGES:
• Gain de temps,
• Eviter la complexité des procédures,
• Apporter une image rigoureuse de l’entreprise,
• Transformer les charges fixes en charges variables,
• Se consacrer à son métier et à sa croissance,
• Sécuriser sa gestion financière,
• Optimiser sa gestion administrative.
INCONVENIENTS:
• Coûteux,
• Perte de contrôle du suivi des clients.
Courez à votre banque, il vous propose tout
simplement ce service.
Conclusion
Jadis, une poignée de main suffisait pour conclure des transactions.
Aujourd’hui, les échanges doivent être structurés et formalisés.
Les transactions sont sécurisées.
La législation établit des règles à adopter en matière commerciale entre
les parties dans le but de les protéger.
Les créances clients, représentant environ 41 % du total de bilan des
entreprises, ne sont donc pas à négliger.
Les entreprises prennent conscience de l’importance de mettre en place
une organisation pour gérer le règlement des créances clients et pour se
prévenir contre celles-ci. Elle a également la possibilité de déléguer cette
fonction à d’autres établissements.
La confiance ne suffit plus et a disparu au fils du temps.