Assemblée Générale et VIII ème Congrès Mondial Réunions du
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Assemblée Générale et VIII ème Congrès Mondial Réunions du Conseil d’Administration Dubrovnik, Croatie 26 - 30 mai 2009 - Informations pratiques Version provisoire 7 novembre 2008 Date limite d’inscription des participants : vendredi 23 janvier 2009 VIIIe Congrès Mondial de l’AMSEP Assemblée Générale Réunions du Conseil d’Administration Dubrovnik, Croatie, 26 – 30 mai 2009 Chers membres et collègues de l’AMSEP, Le Secrétariat Exécutif, en collaboration avec HZZ, le Service Public d’Emploi de Croatie, est heureux de vous transmettre quelques informations pratiques en vue de l’Assemblée Générale de notre Association, du VIIIe Congrès Mondial à venir, ainsi que des deux réunions du Conseil d’Administration. Toutes les informations ont été rassemblées très soigneusement et seront mises à jour si nécessaire. L’AMSEP ne peut garantir si celles-ci sont totalement complètes ou exactes. Il revient à chaque participant de s’assurer que ses informations sont les plus pertinentes. Sur les pages suivantes, qui sont également disponibles sur notre site web, nous aimerions vous informer des points suivants : Sommaire Sommaire Page Page 1. Calendrier des événements 3 9. Logement 2. Contenu 4 10. Documents de voyage/visas 8 3. Langues / Interprétation 4 11. Subventions 9 4. Lieu des réunions 4 12. Exposition 9 5. Se rendre sur place 5 13. Suivi 10 6. Climat / Fuseau horaire 6 14. Informations de contact 10 7. Inscription 6 15. Liens utiles 10 8. Coût 6 7 A la fin de ce document, nous avons également joint quatre (4) documents importants : •Formulaire d’inscription aux événements, à l’hôtel et à l’exposition de demande de subvention •Procédures de visa •Formulaire officiel de demande de visa •Formulaire Vous trouverez séparément les programmes préliminaires du Congrès Mondial de l’AMSEP et de l’Assemblée Générale. Les membres du Conseil d’Administration recevront quant à eux l’ordre du jour préliminaire des réunions les 26 et 27 mai. Les délais importants à garder en mémoire sont : 23 janvier 2009 30 mars 2009 • Inscription événement, hôtel et exposition • Demande de subvention • Frais de participation • Frais pour personne supplémentaire (si d’application, voir chapitre 8) N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou si vous avez besoin d’informations complémentaires. Nous serons heureux de pouvoir vous aider ! PI-Nov07-FR.odt 2/10 VIIIe Congrès Mondial de l’AMSEP Assemblée Générale Réunions du Conseil d’Administration Dubrovnik, Croatie, 26 – 30 mai 2009 1. CALENDRIER DES ÉVÉNEMENTS Retour au sommaire Mardi 26 mai Arrivées dans la matinée 09:30 – 11.30 Visite optionnelle du bureau du SPE local 11:00 – 15:00 Réunions régionales à l’initiative des Vice Présidents 15:00 – 18:00 Réunion du Conseil d’Administration 1 19:00 – 21:00 Réception cocktail sur la Terrasse des Palmiers de l’Hôtel Excelsior Mercredi 27 mai 09:00 – 12:30 Assemblée Générale partie I 12:30 – 14:30 Déjeuner Réunion du Conseil d’Administration 2 14:30 – 18:00 Assemblée Générale partie II 19:00 – 21:00 Dîner à l’Hôtel Excelsior 09:00 – 10:00 Jeudi 28 mai Jeudi 28 mai Ouverture du Congrès Mondial 10:00 – 10:30 Discours d’ouverture 10.30 – 12.30 Sous-thème du Congrès Mondial : Les services SPE à leur clientèle « Employeurs » 12:30 – 14:30 Déjeuner 14:30 – 18:00 Sous-thème du Congrès Mondial : Les services SPE à leur clientèle « Demandeurs d’emploi fragilisés » 19:00 – 21:00 Dîner de gala Vendredi 29 mai 09:00 -12:30 Sous-thème du Congrès Mondial : Exigences des processus efficaces d’intermédiation 12:30 – 14:30 Déjeuner 14:30 – 16:30 Sous-thème du Congrès Mondial : Services d’information sur le marché du travail 18:30 – 21:00 Visite guidée de la ville Samedi 30 mai Départs Activité sociale PI-Nov07-FR.odt 3/10 VIIIe Congrès Mondial de l’AMSEP Assemblée Générale Réunions du Conseil d’Administration Dubrovnik, Croatie, 26 – 30 mai 2009 2. CONTENU Retour au sommaire Le Conseil d’Administration (le 26 mai) : • Préparera une proposition pour les élections devant avoir lieu pendant l’Assemblée Générale ; • Décidera de la proposition concernant le Plan Général pour l’Avenir ; • Proposera des changements de statut. L’Assemblée Générale (27 mai): • Elira un Président de l’AMSEP, les Auditeurs Internes ainsi que les Membres du Conseil d’Administration ; • Approuvera un nouveau Plan Général pour la période 2009-2012 Le nouveau Conseil d’Administration (le 27 mai) décidera : • Des Vice Présidents des Régions ; • Du Trésorier et du pays accueillant le Secrétariat Exécutif, y compris le Secrétaire Exécutif. Le Congrès Mondial (28 et 29 mai) se concentrera sur les “Services d’Emploi Publics qui font la différence” et s’articulera sur : • Des présentations par des orateurs de premier plan et de haut niveau ; • Des interventions spécifiques suivies de discussions avec l’audience sur des exemples intéressants portant sur les fonctions essentielles des SPE traduites en termes de services opérationnels. Orientés vers la performance et souvent innovants, ceux-ci permettent de réaliser un grand nombre d’objectifs en matière de politique d’emploi nationale et gestion du marché de l’emploi. 3. LANGUES / INTERPRETATION Retour au sommaire Une interprétation simultanée dans les langues officielles de l’AMSEP (anglais, français et espagnol) sera fournie ainsi qu’en croate. 4. LIEU DES REUNIONS Retour au sommaire Les réunions auront lieu à Dubrovnik, Comté de Dubrovnik-Neretva, République de Croatie. Desservie par un aéroport international (DBV), Dubrovnik est facilement accessible aux voyageurs internationaux. Dubrovnik est une ville qui a une histoire politique et culturelle unique. Depuis 1979, Dubrovnik est inscrite auprès de l’UNESCO en tant que Patrimoine Mondial protégé en raison de son patrimoine monumental et de sa beauté, mondialement célèbres. Les murs de Dubrovnik entourent un complexe parfaitement préservé de bâtiments publics et privés, sacrés et séculaires représentant toutes les périodes de l’histoire de la ville, en commençant par sa fondation au VIIème siècle. Elle est devenue une République avec ses propres statuts à partir de 1272. Dubrovnik est l’une des villes les plus attrayantes et les plus populaires de la Méditerranée, avec une offre touristique exceptionnellement étendue. Elle attire les voyageurs à toute époque de l’année car c’est une ville d’hôtels, de paysages magnifiques et aux normes écologiques enviables (orientée vers le tourisme). Toutes les réunions se tendront à l’ « Excelsior Hotel & Spa Dubrovnik » : PI-Nov07-FR.odt 4/10 VIIIe Congrès Mondial de l’AMSEP Assemblée Générale Réunions du Conseil d’Administration Dubrovnik, Croatie, 26 – 30 mai 2009 Excelsior Hotel & Spa Dubrovnik Frana Supila 12, HR-20000 Dubrovnik, Croatie Téléphone + 385 20 353 353 Fax + 385 20 353 555 Site Web : http://www.hotel-excelsior.hr L’Hôtel Excelsior est parfaitement situé, près de l’ancienne ville de Dubrovnik, à 5 minutes de marche seulement du centre culturel et patrimonial de la ville. Cet hôtel 5 étoiles, qui a ouvert en 1913, a subi d’importantes rénovations et des réaménagements stylés pour devenir l’un des hôtels les plus luxueux de la Méditerranée, offrant au total 158 chambres. C’est dans cet hôtel qu’auront lieu toutes les conférences, toutes les sessions de travail et l’exposition. C’est également là que plusieurs chambres ont été réservées pour les participants . 5. SE RENDRE SUR PLACE Retour au sommaire L’aéroport de Dubrovnik est situé à environ 20km du centre-ville, où se trouve l’hôtel Excelsior. Il est desservi par plusieurs compagnies aériennes. Parmi celles-ci, certaines se rendent directement à Dubrovnik: Croatia Airlines: www.croatiaairlines.com Austrian Airlines: www.aua.com British Airways: www.britishairways.com Lufthansa : www.lufthansa.com Vous pouvez également vous renseigner auprès des compagnies aériennes suivantes : TUI Fly: www.tuifly.com Clickai:r www.clickair.com Germanwings: www.germanwings.com Norwegian Air Shuttle: www.norwegian.no Bienvenue à l’aéroport de Dubrovnik / transferts de l’aéroport A l’arrivée à l’aéroport de Dubrovnik, tous les participants seront accueillis par le Tour Opérateur officiel du Congrès Mondial/Assemblée Générale, à savoir la société HRG Croatia / O–Tours. Les arrivants seront accueillis par un représentant de O-Tours au guichet d’enregistrement et seront escortés à leurs hôtels. Le transfert de l’aéroport à l’hôtel est gratuit. Pour faciliter ce service qui vous est offert, veuillez confirmer les détails d’arrivée de votre vol dans le formulaire d’inscription. Le transport de retour entre l’hôtel et l’aéroport n’est pas gratuit et il peut être organisé sur demande pour le prix de 20,00 € par personne. Le cas échéant, veuillez vous diriger au guichet de HRG Croatia / O-Tours à l’Hôtel Excelsior pour assurer votre réservation et le paiement. Les transports publics et les services de taxi sont également disponibles. PI-Nov07-FR.odt 5/10 VIIIe Congrès Mondial de l’AMSEP Assemblée Générale Réunions du Conseil d’Administration Dubrovnik, Croatie, 26 – 30 mai 2009 6. CLIMAT ET FUSEAU HORAIRE Retour au sommaire Climat Fin mai à Dubrovnik, c’est le printemps avec une température moyenne maximale la journée de 22°C (ou 71°F) et une température moyenne minimale la nuit de 14°C (ou 57°F). Il y a 9 jours de pluie en moyenne au mois de mai. Mois Ensoleillement moyen (heures) Température Moyenne Enregistrée M i n M a x M i n M a x Inconfort lié à la chaleur et à l’humidité Humidité relative am pm Précipitations moyennes (mm) Journées humides (+0.25 mm) Avril 6 11 17 3 26 - 67 66 104 10 Mai 8 14 22 6 29 - 69 69 75 9 Juin 10 18 25 11 34 Modérée 64 66 48 6 Fuseau horaire Fuseau horaire standard : GMT/UTC + 01:00 heure Sauvegarde de l’heure de jour (Daylight Saving Time) : DST en cours +1 heure DST - Daylight Saving Time (Heure d’été) GMT - Greenwich Mean Time UTC - Coordinated Universal Time 7. INSCRIPTION Retour au sommaire Si vous souhaitez participer à un ou plusieurs événements, veuillez compléter le formulaire d'inscription ci-joint et le renvoyer au Secrétariat Exécutif de l’AMSEP pour le 23 janvier 2009 au plus tard Si vous demandez une subvention, n’oubliez pas que l’inscription doit être contresignée et visée par votre Directeur Général du SPE membre de l’AMSEP. Le Secrétariat Exécutif confirmera votre inscription et/ou demande de subvention dans les 7 jours suivant la réception du formulaire. Veuillez vérifier que vos informations de contact indiquent l’adresse e-mail la plus pertinente. Le Tour Opérateur officiel du Congrès Mondial/Assemblée Générale HRG Croatia / OTours confirmera votre réservation d’hôtel. En collaboration avec le SPE croate, il vous fera parvenir également (si nécessaire) une lettre d’invitation ainsi que la dite ‘lettre de garantie’ nécessaire pour toute demande de visa. 8. COÛT Retour au sommaire Tous les participants (à l’exception des bénéficiaires d’une subvention, voir ci- dessous) sont responsables de leurs dépenses y compris leurs déplacements et leur logement ainsi que des repas non repris pertinemment dans le « Calendrier des événements ». La participation est gratuite pour les membres de l’AMSEP dont la cotisation est à jour. PI-Nov07-FR.odt 6/10 VIIIe Congrès Mondial de l’AMSEP Assemblée Générale Réunions du Conseil d’Administration Dubrovnik, Croatie, 26 – 30 mai 2009 Les membres qui n’ont pas totalement payé leur cotisation ne pourront participer qu’à l’Assemblée Générale. Ils pourront également participer à la réunion du Conseil d’Administration s’ils sont membres de ce dernier. En ce qui concerne la participation au Congrès Mondial, les règles pour les non-membres seront également d’application (voir ci-dessous). Les non-membres pourront assister au Congrès Mondial pour un montant de 375 EUR ou 500 USD par personne. Ces frais de participation doivent être versés sur le compte en banque de l’Association* pour le 30 mars 2009. Veuillez noter que ces frais n’incluent pas les déplacements et le logement. Le paiement de ces frais vous permet de participer au Congrès Mondial et à tous les événements sociaux mentionnés au « Calendrier des événements ». Toutefois, vous n’aurez pas accès aux réunions du Conseil d’Administration, ni à l’Assemblée Générale. Conjoints ou personnes supplémentaires : Bien entendu, les accompagnants sont les bienvenus. Nous aimerions les inclure dans tous les événements sociaux et c’est pourquoi nous vous demandons de nous préciser dans le formulaire d'inscription si vous serez accompagné ou pas. Les événements sociaux comprennent le cocktail du jeudi 26 mai, le déjeuner et le dîner du 27 mai, le déjeuner et le dîner de gala du 28 mai, le déjeuner et la visite guidée de la ville le 29 mai ainsi que l’activité du samedi 30 mai. Afin de couvrir certains des frais, un montant préférentiel de EUR 175 ou USD 250 sera demandé par accompagnant. Ce montant devra être versé sur le compte en banque de l’Association* pour le 30 mars 2009. * Association Mondiale des Services d’Emploi Publics (AMSEP) : Dexia Bank, Rue de la Loi 82, 1040 Bruxelles Belgique Compte n° 778-5933444-09 IBAN : BE52 7785 9334 4409 9. LOGEMENT SWIFT : GKCCBEBB Retour au sommaire * CE PROCESSUS NE S’APPLIQUE PAS SI VOUS AVEZ DEMANDE UNE SUBVENTION. LES BENEFICIAIRES D’UNE SUBVENTION RECEVRONT DES INFORMATIONS SEPAREES. Des chambres ont été réservées provisoirement pour les délégués de l’AMSEP dans les hôtels suivants : Excelsior Hotel & Spa Dubrovnik (5*) Prix par nuit Chambre simple - 199,00 EUR Chambre double - 239,00 EUR (Suites disponibles sur demande) et Hotel Complex Babin Kuk (3*) Prix par nuit Chambre simple - 119,00 EUR Chambre double - 148,00 EUR (Navette gratuite à destination et en provenance du lieu des événements) PI-Nov07-FR.odt 7/10 VIIIe Congrès Mondial de l’AMSEP Assemblée Générale Réunions du Conseil d’Administration Dubrovnik, Croatie, 26 – 30 mai 2009 IMPORTANT : Veuillez indiquer votre choix d’hôtel dans le formulaire d'inscription ci-joint et le renvoyer directement au Secrétariat Exécutif de l’AMSEP par e-mail ou par fax au n° +32 22 35 72 59. Toutes les réservations d’hôtels seront traitées par HRG Croatia / O-Tours exclusivement (y compris les demandes spéciales comme des arrivées anticipées, des départs tardifs ou toute réservation de suite). REMARQUES : • • • Veuillez noter que la réservation de chambres pour le Congrès Mondial commence le 25 mai et dure jusqu’au 30 mai inclus. Les arrivées avant le 25 mai et les départs après le 30 mai sont possibles sous réserve de disponibilité. Un numéro de carte de crédit valide est impérativement requis pour assurer toute réservation et garantir votre choix de chambre d’hôtel à Dubrovnik. Vous recevrez une confirmation de réservation directement de HRG Croatia / OTours par fax ou par e-mail. Si vous choisissez de séjourner dans un hôtel différent de ceux proposés ci-dessus, n’oubliez pas que l’AMSEP ne pourra pas se charger de cette réservation, ni assurer votre transport à destination ou en provenance du lieu des événements. Pour toute information touristique et pour obtenir une liste complète des hôtels de Dubrovnik, nous vous recommandons de vous rendre sur le site Web officiel de l’Office du Tourisme de Dubrovnik http://www.tzdubrovnik.hr/english qui contient des informations sur la ville, ses hôtels, ses restaurants et ses événements particuliers. 10. DOCUMENTS DE VOYAGE / VISAS Retour au sommaire Tous les visiteurs se rendant en Croatie ont besoin d’un document de voyage valide pour entrer en République de Croatie. Les informations ci-dessous expliquent le processus d’obtention d’un visa pour la Croatie. Veuillez lire soigneusement les informations ci-jointes concernant les visas également. Chaque délégué a la responsabilité de vérifier s’il a besoin d’un visa d’entrée. Veuillez vous rendre sur le site Web du Ministère des Affaires Etrangères pour déterminer si vous avez besoin d’un visa pour entrer en République de Croatie : http://www.mfa.hr/ MVP.asp?pcpid=1615 En plus de vous rendre sur le site Web, nous vous recommandons de rechercher des informations supplémentaires avant de vous rendre en Croatie auprès de la mission diplomatique ou du poste consulaire croate le plus proche. Sur le site http://www.mfa.hr/MVP.asp?pcpid=1613, vous trouverez des informations de base concernant les missions diplomatiques-consulaires croates dans le monde. Tous les étrangers ayant besoin d’un visa sont obligés d’en demander un avant d’entrer en République de Croatie auprès de la mission diplomatique/du poste consulaire croate responsable. En l’absence de mission diplomatique ou de poste consulaire croate dans le pays du demandeur, la demande de visa peut être présentée à la mission diplomatique ou au poste consulaire croate le plus proche. PI-Nov07-FR.odt 8/10 VIIIe Congrès Mondial de l’AMSEP Assemblée Générale Réunions du Conseil d’Administration Dubrovnik, Croatie, 26 – 30 mai 2009 IMPORTANT : Les demandes de visas de visiteurs doivent être déposées bien à temps avant la date de la visite. Pour garantir que le processus se déroule correctement, « Immigration Croatia » recommande que les délégués déposent leur demande longtemps avant la date de leur départ. La demande doit être complète ; veillez à ce que la lettre d’invitation (que HRG Croatia / O-Tours vous enverra de la part du SPE croate) accompagne votre demande de visa. Pour les délégués qui se rendent en Croatie avec une assistance financière (subvention) de l’AMSEP, la lettre d’invitation détaillera également ce soutien financier. La Croatie ne paie PAS les services médicaux de ses visiteurs. Les organisateurs n’accepteront aucune responsabilité en cas de blessure personnelle ou de perte ou de dommage occasionné à des biens appartenant aux participants, pendant ou en conséquence de la réunion. Nous recommandons aux délégués de prendre leur propre police d’assurance voyage. 11. SUBVENTIONS Retour au sommaire Selon les Statuts et le Règlement Financier de l’AMSEP, le Président de l’AMSEP a la prérogative d’accorder des subventions pour faciliter la participation de membres qui, autrement, rencontreraient des difficultés financières pour assister à l’Assemblée Générale et au Congrès Mondial. Les subventions ne peuvent être accordées qu’à UN DELEGUE PAR SPE MEMBRE et uniquement à condition que : - - le SPE membre ait payé régulièrement ses cotisations ; et il n’ait aucun autre moyen de financer sa participation ; et la personne en question soit le seul participant du SPE membre. La subvention couvre au total des frais de logement nécessaires, y compris le petitdéjeuner et les repas, les réceptions et les activités sociales mentionnées dans le « Calendrier des événements » pour le délégué nominé par le Directeur Général du membre participant. D’autres informations concernant l’attribution de subventions, y compris les procédures de réservation d’hôtel, sont disponibles sur demande auprès du Secrétariat Exécutif. Elles seront envoyées aux demandeurs avec accusé de réception de leur inscription. Si ainsi souhaité, les délégués dont l’inscription a été confirmée, y compris les bénéficiaires de subventions, recevront une lettre d’invitation formelle (voir 10. Documents de voyage / Visas). 12. EXPOSITION Retour au sommaire Du mercredi 27 mai au vendredi 29 mai, l’AMSEP proposera un espace d’exposition à côté de la salle de conférence. Les délégués sont invités à utiliser cet espace pour afficher leur matériel d’information. Si vous souhaitez profiter de cette opportunité, veuillez cocher la case correspondante sur le formulaire d’inscription. PI-Nov07-FR.odt 9/10 VIIIe Congrès Mondial de l’AMSEP Assemblée Générale Réunions du Conseil d’Administration Dubrovnik, Croatie, 26 – 30 mai 2009 13. SUIVI Retour au sommaire Les documents, discours, présentations ainsi qu’un rapport du Congrès Mondial seront mis à la disposition des participants en temps voulu après l’événement. 14. INFORMATIONS DE CONTACT Retour au sommaire Secrétariat Exécutif de l’AMSEP 95, rue de la Loi 1040 Bruxelles, Belgique Tél. +32-2-235.72.50 Fax +32-2-235.72.59 E-mail: [email protected] ------------------------------------------------------------------------------------------------HZZ - Service d'Emploi Croate Radnička cesta 1 HR-10000 Zagreb, Croatie Tél. +385-1-612.60.27 Fax +385-1-612.60.18 E-mail1 : [email protected] E-mail2 : [email protected] ------------------------------------------------------------------------------------------------HRG Croatia / O-Tours Gajeva 6 HR-10000 Zagreb, Croatie Tél. +385-1-4814 023 Fax +385-1-4813 010 E-mail1 : [email protected] E-mail2 : [email protected] 15. LIENS UTILES Retour au sommaire www.airport-dubrovnik.hr Aéroport de Dubrovnik www.croatiaairlines.hr Croatia Airlines www.hr/english Page d’accueil croate - informations générales www.croatia.hr Office du Tourisme National croate http://www.mfa.hr/MVP.asp?pcpid=890 Ministère des Affaires Etrangères - liens utiles www.tzdubrovnik.hr/english Site Web de Tourisme à Dubrovnik www.dubrovnik.hr Ville de Dubrovnik http://www.mfa.hr/MVP.asp?pcpid=1615 « Immigration Croatia » : passeport et réglementations pour les visas www.hrgworldwide.com HRG Croatia (représentée par O-Tours) organisateur d’événements PI-Nov07-FR.odt 10/10