Advanced and Customized Net Conference optimisé par Cisco

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Guide de l'utilisateur : Advanced and Customized Net Conference optimisé
par Cisco WebEx Technology Productivity Tools
GUIDE DE
Verizon Net Conferencing
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C
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Advanced and Customized Net Conference
optimisé par Cisco WebEx Technology
Installation et utilisation des outils de productivité
Pour utiliser le service de conférence Web WebEx depuis des applications utilisées quotidiennement :
Vous pouvez installer les outils de productivité WebEx, rejoindre instantanément des réunions au moyen de One-Click, Microsoft Office,
des navigateurs Web, Microsoft Outlook, IBM Lotus Notes et des programmes de messagerie instantanée ou planifier des réunions à
l'aide de Microsoft Outlook ou IBM Lotus Notes, sans devoir accéder à votre site de service WebEx. Après avoir installé les outils de
productivité WebEx, vous pouvez vous connecter et définir des options pour votre compte WebEx, vos réunions instantanées et planifiées,
définir des préférences pour le volet One-Click et sélectionner les outils de productivité à utiliser avec WebEx.
Ce guide de l'utilisateur a pour objet de vous apprendre à télécharger et utiliser le module additionnel Productivity Tools (Outils de
productivité). Le module additionnel Productivity Tools (Outils de productivité) vous permet de planifier vos conférences Web (y compris
l'intégration audio) depuis les applications que vous utilisez quotidiennement.
Remarque : suivez les instructions du document Advanced and Customized Net Conference User Guide (Guide de l'utilisateur Advanced
et Customized Net Conference) pour vous abonner à Advanced et/ou Customized Net Conference afin de planifier et d'organiser des
conférences Web depuis Manage My Meetings (Gérer mes réunions) ou votre page d'accueil WebEx.
Les outils de productivité incluent l'intégration aux services WebEx via :

Microsoft Outlook
Lotus Notes
One-Click
Programmes de messagerie instantanée :
o
Yahoo Messenger
o
Google Talk
o
Skype
o
AOL
o
Windows Messenger
o
Lotus Sametime
Applications Microsoft Office :
o
Word
o
Excel
o
PowerPoint
Microsoft Internet Explorer
Mozilla Firefox
Télachargement des outils de productivité :
Avant d'installer les outils de productivité, vérifiez que votre ordinateur est conforme à la configuration minimale requise suivante :

Microsoft Windows 2000, XP, 2003, Vista

Microsoft Internet Explorer 6.0 SP1 ou 7.0 ou Firefox 2.0 ou 3.0

Processeur Intel x86 (Pentium 400 MHz ou supérieur) ou compatible

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Pour installer les produits de productivité, suivez la procédure ci-après :

Accédez au site suivant : http://e-meetings.verizonbusiness.com

Accédez à Leader Tools (Outils de l'organisateur) et cliquez sur Net Conferencing Plug-Ins (Modules additionnels Net
Conferencing) dans le menu déroulant).

Téléchargez le module additionnel Productivity Tools :

Cliquez sur Run (Exécuter) et suivez les instructions.
1

Une fois l'installation terminée, les options d'intégration WebEx s'affichent dans Microsoft Outlook pour vous permettre de
planifier rapidement une réunion en ligne.
Le tableau suivant décrit les boutons de la barre d'outils WebEx Integration (Intégration WebEx).
Bouton
Description
One-Click Meeting (Réunion
One-Click)
Démarre une réunion One-Click. Une réunion One-Click est une réunion instantanée que vous pouvez démarrer
à tout moment sans devoir la planifier à l'avance. Pour plus de détails, consultez le document One-Click User's
Guide (Guide de l'utilisateur One-Click) sur votre site Web de service WebEx. Vous pouvez spécifier des
options pour les réunions instantanées dans l'onglet Instant Meetings (Réunions instantanées) de la boîte de
dialogue WebEx Settings (Paramètres WebEx).
Si vous cliquez sur ce bouton, la fenêtre Outlook Appointment (Rendez-vous Outlook) s'ouvre. Elle contient les
options Integration to Outlook (Intégration à Outlook) permettant de planifier une réunion en ligne. Vous
pouvez spécifier des options pour les réunions planifiées dans l'onglet Scheduled Meetings (Réunions
planifiées) de la boîte de dialogue WebEx Settings (Paramètres WebEx).
Remarque : la fenêtre Meeting (Réunion) dans Outlook contient également les options d'intégration de WebEx.
Si vous cliquez sur ce bouton, un menu proposant les options suivantes s'affiche :
Schedule Meeting (Programmer
une réunion)
WebEx Settings (Paramètres
WebEx)
My WebEx (Mon WebEx) — Vous permet d'accéder à My WebEx (My WebEx) pour gérer vos informations
de compte et les réunions planifiées, sur votre site Web de service WebEx. Pour plus de détails sur My WebEx
(Mon WebEx), consultez l'aide en ligne sur votre site.
Account Settings (Paramètres de compte) — Ouvre l'onglet Account (Compte) de la boîte de dialogue WebEx
Settings (Paramètres WebEx) et vous permet de spécifier vos informations de compte d'utilisateur WebEx (URL
de votre site Web de service WebEx, votre nom d'utilisateur et votre mot de passe). Vous pouvez également
spécifier des options supplémentaires dans la boîte de dialogue WebEx Settings (Paramètres WebEx), par
exemple des options pour les réunions instantanées et planifiées.
Meeting Templates (Modèles de réunion) — Vous permet de consulter les modèles que vous ou
l'administrateur du site avez enregistrés sur votre site Web de service WebEx. Les modèles contiennent des
paramètres de réunion. Vous pouvez sélectionner le modèle qui répond à vos besoins. Les modèles de réunion
ne sont disponibles que si l'administrateur du site autorise les hôtes à utiliser des modèles pour Outlook.
Set Scheduling Permission (Définir des autorisations de planification) — Ouvre la page My WebEx Profile
(Mon profil WebEx) qui vous permet d'affecter un délégué pour planifier ou modifier des réunions en votre
nom.
Help (Aide) — Permet de consulter des instructions pour utiliser WebEx Integration to Outlook.
About (À propos de) — Vous permet d'afficher le numéro de version et de licence ainsi que les informations de
brevet relatifs à WebEx Integration to Outlook.
Bo
Description
Configuration des outils de productivité

Accédez à la page Microsoft Outlook.

Dans la liste déroulante WebEx, sélectionnez Account Settings (Paramètres de compte).
2
Account (Compte)
Les options de compte vous permettent de vous connecter à votre site Web de service WebEx au moyen de votre nom d'utilisateur et de
votre mot de passe.

Sélectionnez l'onglet Account (Compte) dans les options WebEx Account Settings (Paramètres de compte WebEx.).
Tapez l'URL de votre serveur Advanced Net ou Customized Net conference dans le champ Site URL (URL du site).
Entrez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe Manage My Meetings (Gestion de mes réunions).
Cliquez sur Remember my password (Mémoriser mon mot de passe). Le nom d'utilisateur et le mot de passe entrés sont
enregistrés. Cela vous évite d'indiquer votre nom d'utilisateur et l'URL du site lors de la prochaine connexion.

Language (Langue). Vérifiez la langue actuellement sélectionnée pour votre site de service WebEx.
Locale (Pays/région). Vérifiez le pays ou la région actuellement sélectionnée pour votre site de service WebEx.
Time Zone.(Fuseau horaire). Vérifiez le fuseau horaire actuellement sélectionné pour votre site de service WebEx.
Change settings for WebEx service site (Modifier les paramètres pour le site de service WebEx). Ouvrez la page My WebEx (Mon
WebEx) > My Profile (Mon profil) sur votre site de service WebEx et modifiez votre profil.
Refresh (Actualiser). Actualisez le contenu de la boîte de dialogue WebEx Settings (Paramètres WebEx) avec les paramètres les plus
récents du site de service WebEx. Si vous avez déjà configuré vos paramètres préférés sur votre site WebEx Advanced ou

Customized Net WebEx, ils apparaissent dans les paramètres WebEx des outils de productivité.
Cliquez sur Apply (Appliquer), puis sur OK.
Entrez l'URL de votre serveur
Advanced Net : https://van.webex.com
Customized Net : https://<nomsociété>.webex.com
Entrez votre nom d'utilisateur et votre
mot de passe Manage My Meetings
(Gestion de mes réunions)
3
Instant Meetings (Réunions instantanées) :
Les options de réunion instantanée ont un impact sur les réunions démarrées instantanément depuis le volet One-Click, Microsoft Office, les
navigateurs, les programmes de messagerie instantanée, les menus sélectionnables avec le bouton droit et Microsoft Outlook ou IBM Lotus
Notes.

Les options Instant Meeting (réunion instantanée) ont un impact sur les réunions démarrées instantanément depuis le volet
One-Click, Microsoft Office, les navigateurs, les programmes de messagerie instantanée, les menus sélectionnables avec le
bouton droit et Microsoft Outlook ou IBM Lotus Notes.

Service type (Type de service) - Sélectionnez le type de service pour vos réunions instantanées dans le menu déroulant.

Meeting Topic (Sujet de la réunion) Meeting Password (Mot de passe de la réunion) sont des champs obligatoires.

Audio Conference (Audioconférence) :
o
Vos informations d'audioconférence sont prérenseignées une fois que vous les avez définies dans My Audio (Mon audio)
sur la page d'accueil WebEx.
o
Sélectionnez Conference Type (Type de conférence) dans le menu déroulant.
o
L'organisateur peut sélectionner Participants receive a call back (Les Participants reçoivent un rappel).
o
L'organisateur peut sélectionner Allow access to global numbers (Autoriser l'accès aux numéros mondiaux).
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Scheduled Meetings (Réunions planifiées) :
Les options de réunion planifiée ont un impact sur les réunions planifiées dans Microsoft Office ou IBM Lotus Notes.

Les options définies dans Scheduled Meetings (Réunions planifiée) ont un impact sur les réunions planifiées dans Microsoft
Office ou IBM Lotus Notes.

Service type (Type de service) - Sélectionnez le type de service pour vos réunions planifiées dans le menu déroulant. Cette
option répertorie uniquement les types de session disponibles pour votre site et votre compte d'utilisateur.

Meeting password (Mot de passe de la réunion). Les Participants doivent entrer le mot de passe que vous avez défini
pour rejoindre la réunion. Il se peut que votre site exige que tous les mots de passe soient conformes à des critères de
sécurité, par exemple une longueur minimale et un nombre minimal de lettres, chiffres ou caractères spéciaux.
Exclude password from email invitation (Exclure le mot de passe de l'invitation par courrier électronique). Permet
d'exclure le mot de passe de la réunion du message électronique envoyé à tous les invités à votre réunion.
List this meeting on the WebEx site (Répertorier cette réunion sur le site WebEx). Permet d'inclure cette réunion dans
les calendriers de réunions sur le site de service WebEx. Disponible uniquement pour les réunions, les réunions
commerciales, les événements et les sessions de formation.
Audio Conference (Audioconférence) :
5
Vos informations d'audioconférence sont prérenseignées une fois que vous les avez définies dans My Audio (Mon
audio) sur la page d'accueil WebEx.
o
L'organisateur peut sélectionner Participants receive a call back (Les participants reçoivent un rappel).
o
L'organisateur peut sélectionner Allow access to global numbers (Autoriser l'accès aux numéros mondiaux).
o
L'organisateur peut sélectionner Attendees can also join teleconference before starting time (Les Participants peuvent
également rejoindre la téléconférence avant l'heure de début).
Tracking Code (Code de suivi) - L'organisateur peut entrer son code de suivi à des fins de facturation. Identifiez votre
o

département, votre projet ou fournissez d'autres informations que votre entreprise veut associer à vos réunions.

Registration (Inscription) – L'organisateur peut sélectionner des options ayant un impact sur le mode d'approbation des
inscriptions des participants.
Resources (Ressources) – L'organisateur peut sélectionner des options qui contrôlent l'utilisation des ressources dans les
réunions. (L'onglet Info (Informations) et la présentation s'affichent avant l'accès de l'hôte.)

One-Click
Les options One-Click ont un impact sur les fonctionnalités du volet One-Click.

Les options One-Click ont un impact sur les fonctionnalités du volet One-Click.
Program Behavior (Comportement du programme) : (sélectionner)
o
Always stays on top of every application open on your computer (Toujours visible sur chaque application ouverte sur votre
ordinateur)
o
Start One-Click with Windows (Démarrer One-Click avec Windows)
o
Show One-click on taskbar (Afficher One-Click sur la barre des tâches)
o
Show scheduling function (Afficher la fonction de planification) – Démarre la réunion planifiée.
Default Address Book (Carnet d'adresses par défaut) :
o
Sélectionnez un programme de courrier électronique et de planification pour un carnet d'adresses par défaut (Microsoft
Outlook ou IBM Lotus Notes).
6
o

Sélectionnez le programme de courrier électronique depuis lequel obtenir les adresses électroniques de vos contacts. Si
vous cliquez sur le volet WebEx One-Click, le carnet d'adresses du programme de courrier électronique que vous
sélectionnez ici s'ouvre.
Start Meeting Options (Options de démarrage de la réunion) :
o
Sélectionnez Allow me to change meeting topic when meeting starts (Autoriser la modification du sujet de la réunion au
démarrage de celle-ci).
o
Sélectionnez Allow me to change meeting password when meeting starts (Autoriser la modification du mot de passe de
la réunion au démarrage de celle-ci).
Tools (Outils)
Les options Tools (Outils) déterminent les programmes qui incluent les intégrations et les raccourcis WebEx.

Les options Tools (Outils) déterminent les programmes qui incluent les intégrations et les raccourcis WebEx.

Email and Scheduling using Microsoft Outlook or IBM Lotus Notes (Courrier électronique et planification au moyen de
Microsoft Outlook ou IBM Lotus Notes). Affiche les boutons et les commandes WebEx pour la planification de réunions ou le

démarrage de réunions One-Click avec Microsoft Outlook ou IBM Lotus Notes au moyen des contacts et du calendrier de
Microsoft Outlook.
Microsoft applications to be used with One-Click (Applications Microsoft à utiliser avec One-Click) : Affiche les boutons
WebEx pour le démarrage d'une réunion One-Click et le partage automatique d'un document ou d'un fichier sélectionné
depuis les applications Microsoft Office suivantes :
o
o
o
Excel, PowerPoint, Word
Internet Explorer
Menus Windows accessibles avec le bouton droit (requiert une réinitialisation)
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Show button in Internet Explorer (Afficher le bouton dans Internet Explorer). Affiche un bouton WebEx permettant de
démarrer des réunions One-Click depuis la barre d'outils Microsoft Internet Explorer.
Show in Windows right-click menus (requires reboot) (Afficher dans les menus Windows accessibles avec le bouton
droit (requiert une réinitialisation)). Affiche une commande WebEx permettant de démarrer une réunion One-Click et de
partager automatiquement un fichier et un document sélectionné depuis les fenêtres accessibles avec le bouton droit
dans l'Explorateur Windows.
Instant Messengers to be used with One-Click (Programmes de messagerie instantanée à utiliser avec One-Click). Affiche
des boutons et des commandes WebEx permettant de démarrer une réunion One-Click depuis un programme de
messagerie instantanée. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs des programmes de messagerie instantanée
suivants :
o

Yahoo, Skype, AOL, Lotus Sametime, Windows Messenger, Yahoo Messenger
Show button in Firefox (Afficher le bouton dans Firefox). Affiche un bouton WebEx permettant de démarrer des réunions
instantanées depuis la barre d'outils Firefox.
Planification d'une réunion à l'aide des outils de productivité
Vous pouvez commencer à planifier des réunions via la barre d'outils Outlook.

Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur Schedule Meeting (Planifier une réunion).

Cliquez sur Add WebEx Meeting (Ajouter une réunion WebEx).
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La zone WebEx Settings (Paramètres WebEx) s'affiche avec vos paramètres Manage My Meetings (Gestion de mes
réunions) par défaut.

Sélectionner le type de service.

Entrez le mot de passe de la réunion (obligatoire).

Modifiez les paramètres par défaut pour cette réunion spécifique (le cas échéant).

Cliquez sur OK.

Vous revenez à l'invitation à la réunion.
Renseignez les lignes To (À), Subject (Objet) et Location (Emplacement).
Cliquez sur Send (Envoyer).
Votre site Web de service WebEx est contacté, la réunion planifiée est ajoutée à votre calendrier Outlook et à votre liste de
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réunions sur la page My WebEx Meetings (Mes réunions WebEx) et votre invitation à la réunion est envoyée aux
Participants.
Lancement de la réunion
Pour lancer la conférence Web, cliquez sur le rappel de la réunion figurant dans votre calendrier Outlook.

Cliquez sur le lien figurant sous To start this meeting (Pour lancer cette réunion) et connectez-vous à votre compte.

Cliquez sur Start Now (Démarrer maintenant) pour lancer la réunion.
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Accès à une réunion (Participants)

Cliquez sur le lien figurant sous To join this meeting (Pour rejoindre cette réunion) et entrez votre mot de passe de réunion.
Cliquez sur Join Now (Rejoindre maintenant) pour lancer la réunion.
Quelques conseils concernant les présentations

Téléchargez les diapositives à l’avance.
Répétez la présentation.
Ayez à disposition un agenda et une liste de contrôle.
Menez la réunion dans une pièce au calme.
Utilisez un casque afin de garder les mains libres.
Utilisez des sondages pour retenir l’attention des participants.
Utilisez l’outil de questions/réponses pour permettre aux participants de poser des questions et optimiser ainsi l’interaction entre
vous.
Utilisez les outils d’annotation afin d'améliorer la présentation.
Contactez-nous
Pour bénéficier d’une assistance technique concernant Net Conferencing, contactez-nous au (866) 449-0701 ou au (773) 864-4972.
Notre adresse électronique : [email protected].
Si vous souhaitez vous entretenir immédiatement avec un interlocuteur, contactez un spécialiste en conférences.
Pour effectuer ou modifier une réservation, veuillez contacter le centre de réservations le plus proche.

États-Unis : 1-800-475-5000

Europe : +44-207-950-9950

Hong Kong : +852-2802-5100

Japon : +813-5539-5100

Australie : 1-800-505-020

Singapour : +65-6883-9144
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marques soit des marques déposées de Microsoft Corporation aux États-Unis et/ou dans d'autres pays. Les autres marques et marques de service appartiennent à leurs propriétaires respectifs.
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