Net Conference avec Cisco WebEx Meeting Center

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Guide de l'utilisateur : Net Conference avec Cisco WebEx Meeting Center
GUIDE DE L'UTILISATEUR
Net Conferencing
T
h
l
i
M
ti
C
t
Net Conference avec
Cisco WebEx Meeting Center
Ce Guide de l'utilisateur Cisco WebEx Meeting Center explique comment accéder au service Cisco WebEx Meeting Center
directement depuis le site WebEx et décrit l'intégration au service d'audioconférence Instant Meeting et l'interaction
correspondante avec WebEx Hosted Net Replay. Il est conçu en complément des guides de l'utilisateur Cisco WebEx. Veuillez
consulter le document WebEx Meeting Center User Guide for Hosts, Presenters and Participants (Guide de l'utilisateur de
WebEx Meeting Center pour les hôtes, les présentateurs et les participants), disponible via votre site WebEx, pour plus de détails
sur les fonctionnalités de Cisco WebEx Meeting Center.
Comment accéder à la conférence Web
Pour accéder à la conférence Web, accédez directement à l'URL à partir de vos Favoris et connectez-vous.

https://<nom_société>.webex.com
Configuration de votre profil
My WebEx (Mon WebEx)
Utilisez l'onglet My WebEx (Mon WebEx) pour configurer ou modifier votre profil, les informations de votre compte audio, vos
contacts et d'autres fonctions. Il vous permet également de démarrer vos réunions, d'accéder à vos rapports, de participer à des
formations ou même de demander une assistance. My WebEx (Mon WebEx) contient les catégories suivantes dans la marge
gauche :
My Profile (Mon profil)
My Profile (Mon profil) contient vos informations de compte personnel. Vous pouvez sélectionner la fonction de rappel et
indiquer quel téléphone vous utiliserez pour rejoindre la partie téléconférence de votre réunion.
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My Audio (Mon audio)








My Audio (Mon audio) vous permet de configurer votre abonnement d'audioconférence Instant Meeting avec
WebEx Meeting Center :
Cliquez sur Add teleconferencing account (Ajouter un compte de téléconférence).
Saisissez les informations relatives à votre abonnement d'audioconférence Instant Meeting.
Saisissez ce qui suit : Toll-free call-in number (Numéro d'appel gratuit), Toll call-in number (Numéro d'appel
payant), Host access code (Code d'accès de l'hôte) et Attendee access code (Code d'accès du participant).
My Audio (Mon audio) vous permet de saisir 3 numéros Instant Meeting différents qui seront enregistrés en tant
que comptes distincts.
Remarque : si vous ne disposez pas d'un numéro payant, saisissez votre numéro gratuit. Ne laissez pas le
champ Toll Call-in number (Numéro d'appel payant) vide.
Sélectionnez le type de numéro d'appel à utiliser pour le numéro de rappel de l'enregistrement.
(REMARQUE : l'enregistrement basé sur WebEx Hosted Net utilise uniquement des ponts audio
américains, quel que soit votre emplacement.)
Cliquez sur OK.
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Configuration du compte de téléconférence à utiliser avec WebEx Hosted Net Replay pour les comptes Instant
Meeting américains
•
Dans My Audio (Mon audio), configurez au moins un compte de téléconférence avec un numéro Instant Meeting
américain gratuit à utiliser avec l'enregistreur WebEx. Si vous avez déjà effectué cette opération dans le cadre de
la configuration normale de votre compte de téléconférence, vous n'avez rien d'autre à faire.
–
Sélectionnez le pays/la région et saisissez le numéro gratuit américain dans Call-in toll-free number
(Numéro d'appel gratuit).
–
Sélectionnez le pays/la région et saisissez le numéro payant local dans Call-in number (Numéro d'appel).
»
Si vous ne disposez pas d'un numéro payant, saisissez votre numéro gratuit. Renseignez l'un
de ces champs, sinon un message d'erreur s'affichera.
–
Saisissez le code secret de l'abonné et celui du participant.
–
Sélectionnez le numéro d'appel gratuit pour le numéro de rappel de l'enregistrement.
–
Cliquez sur OK si vous ajoutez un nouveau compte ou sur Update (Mettre à jour) pour modifier un compte
existant.
Numéro gratuit
américain
Ajoutez des numéros
sans tiret ni signe plus
Configuration du compte de téléconférence à utiliser avec WebEx Hosted Net Replay en dehors des ÉtatsUnis
•
•
•
Dans My Audio (Mon audio), configurez un compte de téléconférence à utiliser avec l'enregistreur WebEx.
Vous pourrez sélectionner ce compte de téléconférence durant le processus de planification.
Configurez au moins un compte de téléconférence avec un numéro Instant Meeting américain gratuit à utiliser avec
l'enregistreur WebEx.
–
Sélectionnez le pays/la région et saisissez le numéro gratuit américain dans Call-in toll-free number
(Numéro d'appel gratuit).
–
Sélectionnez le pays/la région et saisissez le numéro payant local dans Call-in number (Numéro d'appel).
»
Si vous ne disposez pas d'un numéro payant, saisissez votre numéro gratuit. Renseignez l'un
de ces champs, sinon un message d'erreur s'affichera.
–
Saisissez le code secret de l'abonné et celui du participant.
–
Sélectionnez le numéro d'appel gratuit pour le numéro de rappel de l'enregistrement.
–
Cliquez sur OK si vous ajoutez un nouveau compte ou sur Update (Mettre à jour) pour modifier un compte
existant.
Numéro gratuit
américain
Ajoutez des numéros sans
tiret ni signe plus


Le compte 1 est un exemple de compte Instant Meeting britannique normal configuré avec des numéros payants et
gratuits britanniques.
Le compte 2 est un exemple de compte Instant Meeting britannique configuré avec un numéro gratuit américain à
utiliser avec l'enregistreur WebEx.
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Numéro gratuit
américain
My Reports (Mes rapports)
Des rapports d'utilisation remontant jusqu'à trois mois sont disponibles pour vos réunions.
Formation



Vous trouverez les didacticiels Cisco WebEx à l'adresse suivante :
https://www.mymeetings.com/custom/res/content/crc/guides.php
Vous trouverez les didacticiels Cisco WebEx How Do I à l'adresse suivante :
https://support.webex.com/MyAccountWeb/howDoI.do?root=Tools&parent=How%20Do%20I
Des formations supplémentaires sont également disponibles auprès de WebEx University à l'adresse suivante :
http://university.webex.com/training/student/content/login.do?action=autoLogin
Saisissez votre nom
d'utilisateur, votre mot
de passe et votre
URL du site WebEx
pour accéder à
WebEx University
Assistance
L'aide sur les produits Cisco WebEx est disponible à l'adresse suivante :
https://www.mymeetings.com/custom/res/content/resNumbers.php
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Page d'accueil de WebEx Meeting Center
Dans la page d'accueil de Meeting Center, vous pouvez configurer des préférences de réunion, obtenir une assistance et
héberger une réunion. Chaque section propose des options supplémentaires pour personnaliser davantage vos paramètres. Le
reste de ce guide de l'utilisateur fournit une présentation générale des fonctionnalités de Meeting Center et des détails relatifs à
l'intégration de votre abonnement d'audioconférence Instant Meeting avec Meeting Center.
Veuillez consulter le document WebEx Meeting Center User Guide for Hosts, Presenters and Participants (Guide de
l'utilisateur de WebEx Meeting Center pour les hôtes, les présentateurs et les participants), disponible via votre site WebEx, pour
plus de détails sur les fonctionnalités de Cisco WebEx Meeting Center.
Set Up (Configuration)
Configurez les options de personnalisation et de consultation de rapports à l'aide de fonctionnalités telles que :

Meeting Manager/Meeting Center - Pour participer à une réunion, vous devez configurer le logiciel WebEx
Meeting Manager sur votre ordinateur. Une fois que vous avez planifié, démarré ou rejoint une réunion pour la
première fois, votre site Web de service de réunion lance le processus de configuration. Toutefois, pour gagner
du temps, vous pouvez configurer Meeting Manager à tout moment avant de planifier, démarrer ou rejoindre une
réunion.

Preferences (Préférences) - Vous permet de personnaliser vos préférences pour votre page d'accueil et votre
fuseau horaire.

My Profile (Mon profil) - Vous permet de personnaliser vos informations personnelles, votre texte de bienvenue
et vos informations d'audioconférence.
Host a Meeting (Hébergement d'une réunion)





Cette fonctionnalité propose trois options pour simplifier la planification de vos réunions :
Schedule a Meeting (Planifier une réunion) – Comprend un planificateur rapide et un planificateur avancé pour
planifier et démarrer des réunions.
My Meetings (Mes réunions) - Fournit la liste complète de vos réunions.
One-Click Meeting (Réunion en un seul clic) - Vous permet de configurer un raccourci vers votre réunion à
utiliser depuis cette page, votre Bureau ou Microsoft® Office.
My Recorded Meetings (Mes réunions enregistrées) vous permet d'accéder à votre réunion enregistrée. Cette
rubrique est traitée plus en détail dans la suite de ce guide.
Schedule a Meeting (Planifier une réunion)

Schedule a Meeting (Planifier une réunion) comprend un planificateur rapide et un planificateur avancé pour
planifier et démarrer des réunions.
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
Cliquez sur Schedule a Meeting (Planifier une réunion) sous la section Host a Meeting (Héberger une réunion).
Quick Scheduler (Planificateur rapide) :
Saisissez :

Sujet de la réunion

Mot de passe (doit comprendre au moins 6 caractères)

Date et heure avec le fuseau horaire

Noms des participants invités

Sélectionnez vos informations audio.

Cliquez sur Change audio option (Modifier l'option audio) pour configurer les paramètres audio.

Cliquez sur START NOW (DÉMARRER MAINTENANT).
Change audio option (Modifier l'option audio)


Vous pouvez modifier la façon dont les participants rejoignent la partie audio de la réunion et changer les informations
relatives à votre compte audio.
Sinon, les paramètres par défaut de My Audio (Mon audio) s'appliqueront.
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Courrier électronique du participant
Une fois que l'organisateur a planifié la réunion, les participants reçoivent un courrier électronique contenant les détails
appropriés.
Advanced Scheduler (Planificateur avancé) :
Cette fonctionnalité propose des options de réunion supplémentaires, notamment :

champ d'informations obligatoire ;

paramètres de date et heure ;

options de téléconférence ;

invitation de participants ;

inscription ;

options d'ordre du jour et d'accueil ;

options de réunion ;

privilèges des participants ;

révision.
Dans l'onglet Schedule a Meeting (Planifier une réunion), cliquez sur Advanced Scheduler (Planificateur avancé).
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Informations obligatoires





Vous devez indiquer un sujet et un mot de passe de réunion pour pouvoir accéder à la page Date & Time (Date
et heure).
Vous pouvez également saisir votre code de suivi interne.
Tant que vous ne modifiez pas la date et l'heure, le bouton du bas affiche toujours Start Now (Démarrer
maintenant).
Si vous choisissez de cliquer sur le bouton Start Now (Démarrer maintenant), votre réunion démarre
immédiatement.
Pour planifier une réunion à une date ultérieure, cliquez sur le bouton Date & Time (Date et heure).
Date & Time (Date et heure)








Cette fonction vous permet de saisir la date et l'heure de votre réunion et une durée estimée. Les fonctions de
configuration sont les suivantes :
Meeting Time (Heure de la réunion) – Sélectionnez l'heure de la réunion et AM ou PM. Le fuseau horaire de
l'organisateur est le paramètre par défaut.
Sélectionnez Plan meeting time zones (Planifier les fuseaux horaires des réunions). Sélectionnez les fuseaux
horaires des participants et cliquez sur Select Time (Sélectionner l'heure).
Estimated Duration (Durée estimée) - Sélectionnez la durée de la conférence en heures et en minutes.
Recurrence (Récurrence) - Cette option permet de planifier une réunion tous les jours, toutes les semaines, tous
les mois ou tous les ans. La valeur par défaut est None (Aucune) pour une réunion ponctuelle.
Attendee join time (Moment auquel rejoindre la réunion) - Sélectionnez à quel moment les participants peuvent
rejoindre la session. La valeur par défaut est cinq minutes.
E-mail reminder (Rappel par courrier électronique) - Demandez l'envoi d'un rappel par courrier électronique à
tous les participants.
Une fois tous les paramètres sélectionnés, cliquez sur Next (Suivant).
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Teleconference Settings (Paramètres de téléconférence)



Sélectionnez la case d'option Teleconferencing Service (Service de téléconférence) pour utiliser votre numéro
d'audioconférence Instant Meeting pour la réunion.
Si vous n'avez pas encore ajouté votre numéro d'audioconférence Instant Meeting, via My Audio (Mon audio) ou
un appel précédent, un bouton intitulé Add teleconference account (Ajouter un compte de téléconférence)
s'affiche.
Cliquez dessus. Dans la nouvelle fenêtre qui s'affiche, vous pouvez saisir vos informations audio.
Add Teleconferencing Account (Ajouter un compte de téléconférence)




Saisissez votre numéro d'abonnement d'audioconférence Instant Meeting. Vous devez saisir votre numéro
d'appel payant et votre numéro gratuit.
Le code d'accès de l'hôte est le code secret de l'organisateur et le code d'accès du participant est son code
secret.
Cliquez sur OK pour enregistrer.
La fenêtre se ferme et votre numéro de compte s'affiche dans l'onglet Teleconference Settings (Paramètres de
téléconférence).
Ajoutez vos numéros d'abonnement
d'audioconférence Instant Meeting
Dans les paramètres de téléconférence, vous pouvez sélectionner :


Attendees call in (Les participants appellent) – Les participants composent le numéro d'audioconférence publié.
Attendees receive a call back (Les participants reçoivent un rappel) – Le pont audio appelle les participants et
synchronise les sessions audio et Web dans la console de réunion.
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



Allow access to teleconference via global numbers (Autoriser l'accès à la téléconférence via des numéros
mondiaux) – Les participants ont accès à la liste des numéros d'accès mondiaux qu'ils peuvent composer pour
une session d'audioconférence.
Une fois que vous avez saisi votre numéro d'audioconférence Instant Meeting dans cette page Teleconference
Settings (Paramètres de téléconférence) ou dans My Audio (Mon Audio), il s'affiche dans l'onglet Teleconference
Settings (Paramètres de téléconférence).
Si vous avez saisi plusieurs comptes, vous pouvez les sélectionner dans Teleconference Settings (Paramètres
de téléconférence) en cliquant sur la case d'option en regard des comptes appropriés. Si les informations sont
incorrectes ou doivent être mises à jour, vous pouvez les modifier en cliquant sur le bouton Edit (Modifier) en
dessous des informations audio.
Une fois que vous avez sélectionné les paramètres de téléconférence, cliquez sur Next (Suivant).
WebEx Hosted Net Replay - Planification de comptes de téléconférence pour les États-Unis
•
•
•
WebEx Hosted Net Replay utilise uniquement des ponts audio américains, quel que soit votre emplacement.
À moins d'avoir une configuration de compte 1 liée à un numéro différent du numéro gratuit américain, utilisez
uniquement le compte 1 lorsque vous planifiez des appels pour lesquels vous comptez utiliser l'enregistreur WebEx.
Sélectionnez ce compte de téléconférence pour l'utiliser lorsque vous planifiez votre réunion dans le planificateur
rapide ou le planificateur avancé. Ainsi, l'enregistreur WebEx utilisera le compte de téléconférence Verizon
approprié.
Numéro gratuit
américain
Invitation par courrier électronique
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
Vous pouvez modifier le
courrier électronique envoyé
aux participants pour y inclure
d'autres instructions
permettant de rejoindre la
partie audio de la conférence.
Envoyez l'invitation à la réunion
d'abord à vous-même et
modifiez-la avant de l'envoyer
aux participants.


Les participants peuvent
utiliser les numéros locaux ou
gratuits, le numéro mondial ou
la fonctionnalité de rappel.
Sinon, les informations de
compte sélectionnées
figureront dans le courrier
électronique, avec notamment
le numéro d'appel gratuit
américain.
Numéro gratuit américain utilisé
pour l'enregistreur WebEx
Configuration des comptes de téléconférence à utiliser avec WebEx Hosted Net Replay en dehors des ÉtatsUnis


Le compte 1 est un exemple de compte Instant Meeting britannique normal configuré avec des numéros payants et
gratuits britanniques.
Le compte 2 est un exemple de compte Instant Meeting britannique configuré avec un numéro gratuit américain à
utiliser avec l'enregistreur WebEx.
Numéro gratuit
américain
Planification de réunions avec WebEx Hosted Net Replay pour l'extérieur des États-Unis
•
WebEx Hosted Net Replay utilise uniquement des ponts audio américains, quel que soit votre
emplacement.
•
Le compte 2 dans la capture d'écran ci-dessous est un exemple de compte Instant Meeting britannique
configuré avec un numéro gratuit américain à utiliser avec l'enregistreur WebEx.
•
Sélectionnez le compte de téléconférence qui inclut le numéro gratuit américain lorsque vous planifiez votre
réunion dans le planificateur rapide ou le planificateur avancé.
•
Cela garantit que l'enregistreur WebEx a un moyen valide de se connecter au compte de téléconférence
Verizon Instant Meeting approprié.
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Numéro gratuit
américain
Invitation par courrier électronique

Vous pouvez modifier le courrier
électronique envoyé aux participants
pour y inclure d'autres instructions
permettant de rejoindre la partie audio
de la conférence. Envoyez l'invitation à
la réunion d'abord à vous-même et
modifiez-la avant de l'envoyer aux
participants.

Les participants peuvent utiliser les
numéros locaux ou gratuits, les numéros
mondiaux ou la fonctionnalité de rappel.

Sinon, les informations de compte
sélectionnées figureront dans le courrier
électronique, avec notamment le
numéro d'appel gratuit américain.
Numéro gratuit américain utilisé
pour l'enregistreur WebEx
Invite Attendees (Inviter des participants)





Saisissez les adresses électroniques des participants dans la fenêtre Attendee (Participant) en les séparant par
une virgule ou un point-virgule.
Pour faire un choix dans une liste pré-renseignée, sélectionnez l'option Select Attendees (Sélectionner des
participants).
Le transfert du lien de confirmation par courrier électronique ou la planification de la réunion via Outlook sont
d'autres moyens d'inviter les participants.
Il existe d'autres possibilités : demander à chaque participant de vérifier préalablement son lecteur multimédia
afin de bénéficier d'une qualité optimale avant de rejoindre la réunion, exclure le mot de passe de réunion de
l'invitation par courrier électronique et demander aux participants d'avoir un compte sur ce site Web afin de
rejoindre la réunion.
Une fois que vous avez sélectionné le lien Select Attendees (Sélectionner des participants), une nouvelle
fenêtre s'affiche.
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
Le lien Select Attendees (Sélectionner des participants) vous permet de sélectionner des noms et des adresses
électroniques prédéfinis, d'ajouter de nouvelles adresses, de rechercher des noms spécifiques et d'inviter une
personne en tant que participant normal ou hôte de substitution. Pour ajouter un nouveau contact, sélectionnez
New Contact (Nouveau contact).
New Contact (Nouveau contact)




Une fois la fenêtre New Contact (Nouveau Contact) affichée, vous pouvez créer votre propre liste de contacts en
saisissant le nom et l'adresse électronique de ces derniers. Vous pouvez également ajouter un numéro de
téléphone.
Cliquez sur le bouton Add (Ajouter) pour terminer le processus.
Une fois la sélection des participants terminée, ceux-ci reçoivent un courrier électronique contenant les
informations concernant la réunion et un lien direct vers le site.
Après avoir renseigné la section Invite Attendees (Inviter des participants), vous pouvez passer à l'inscription ou
cliquer sur Next (Suivant).
Registration (Inscription)
La section Registration (Inscription) vous permet de personnaliser les informations demandées aux participants. Si None
(Aucun) est sélectionné, les participants doivent uniquement indiquer leur prénom, leur nom et leur adresse électronique.


Si vous sélectionnez Require attendee registration (Demander l'inscription du participant), vous pouvez
demander des informations complémentaires répertoriées dans le tableau ci-dessous :
Si vous cochez la case Automatically accept all registration requests (Accepter automatiquement toutes les
demandes d'inscription), tous les participants sont directement dirigés vers la réunion une fois les champs
obligatoires renseignés. Si cette option n'est pas sélectionnée, les participants sont dirigés vers la page
d'inscription depuis le lien par courrier électronique.
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
Une fois la page Registration (Inscription) renseignée, continuez en cliquant sur Next (Suivant) au bas de la
page ou sur le bouton Agenda & Welcome (Ordre du jour et accueil).
Inscription – Acceptation de participants








Une fois un participant inscrit, il reçoit un courrier électronique de confirmation et doit attendre un second
courrier émanant de l'organisateur qui lui indique le mot de passe de la réunion. Cela permet à l'organisateur de
sélectionner les personnes autorisées à rejoindre la réunion.
Pour approuver les inscriptions, les organisateurs doivent accéder à leur compte My Meetings (Mes réunions)
après avoir cliqué sur la page My WebEx (Mon WebEx).
Dans la page My Meetings (Mes réunions), la colonne comportant l'en-tête « ? » permet le suivi des inscriptions
en attente.
La colonne comportant l'en-tête √ permet le suivi du nombre de participants acceptés.
La colonne comportant l'en-tête X permet le suivi du nombre de participants refusés.
Si l'inscription n'est pas configurée pour cette réunion, la mention N/A est indiquée.
Lorsque l'organisateur clique sur le nombre indiqué dans une colonne, il accède à la liste des participants
correspondant à la catégorie concernée.
Pour approuver la présence d'un participant, l'organisateur doit cocher la case en regard du nom de ce
participant dans la liste en attente. Le participant reçoit alors un lien lui permettant de rejoindre la réunion.
Message du participant
My Meetings Page (Page
Mes réunions)
Liste des
inscriptions
Agenda
& Welcome (
Ordre du jour et accueil)




La page Agenda & Customizable Welcome (Ordre du jour et accueil personnalisable) permet aux organisateurs
de personnaliser un message destiné aux participants à la réunion.
Cliquez sur Agenda (Ordre du jour) et ajoutez votre message. Cette fonction peut servir à communiquer aux
participants l'ordre du jour de la réunion, un message d'accueil ou plusieurs options qu'ils doivent connaître
avant le début de la réunion. Le nombre maximal de caractères est 2 500.
Info Tab templates (Modèles d'onglet d'informations) - Fournit des informations propres à la réunion, notamment
son numéro, des informations téléphoniques et la clé hôte qui s'affiche uniquement pour l'hôte. Ces informations
étant extraites de la planification, les organisateurs n'ont pas besoin d'en saisir d'autres.
Automatically share presentation (Partager automatiquement la présentation) - Permet aux organisateurs de
télécharger une présentation qui s'affichera pour les participants rejoignant la réunion. Cela permet à
l'organisateur de présenter des informations préliminaires qui suscitent l'intérêt des personnes se joignant à la
réunion.
Remarque : il convient de télécharger et d'enregistrer les présentations au format de fichier UCF durant une
réunion WebEx antérieure. Pour pouvoir enregistrer des fichiers au format UCF, l'organisateur doit télécharger
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



WebEx Universal Communications Format Toolkit (Kit d'outils de format de communication universel WebEx).
Le lien de téléchargement du kit d'outils se trouve sur la page Support de ce site. Le kit d'outils permet
également à l'organisateur de créer des diapositives multimédia à partager durant la réunion.
L'organisateur peut choisir de démarrer automatiquement la présentation lorsqu'un participant se connecte ou de
permettre aux participants de la contrôler. L'organisateur peut choisir de lire en continu la présentation ou de
l'arrêter lorsqu'elle est terminée.
L'organisateur peut également choisir la vitesse des diapositives, même si celles-ci ne semblent pas avancer
lorsqu'il rejoint la réunion. (Pour l'organisateur, une fenêtre permettant d'arrêter les diapositives s'affiche lorsque
la réunion doit démarrer.)
Quick Start (Démarrage rapide) - Diapositive d'information avec des raccourcis pour partager les présentations,
les applications ou le Bureau. Les participants ne voient pas cette diapositive.
Une fois vos sélections effectuées, cliquez sur Next (Suivant) ou sélectionnez Meeting Options (Options de
réunion).
Meeting Options (Options de réunion)









Ces options permettent à l'organisateur de sélectionner des options à activer lorsque la réunion commence. Une
fois la réunion commencée, l'organisateur garde la possibilité d'apporter des modifications.
Les options de réunion sont les suivantes :
Chat - Permet au participant de taper des messages à destination de l'organisateur (hôte), du présentateur (la
personne qui contrôle la présentation) et d'autres participants.
Video (Vidéo) - Permet d'intégrer la webcam à la réunion. L'organisateur a la possibilité de
sélectionner/désélectionner la vidéo haute qualité et haute définition.
o
Activation de la vidéo haute qualité

Activation de la vidéo haute définition
o
Affichage de vignettes vidéo
Notes - Ouvre un volet permettant au participant de prendre des notes et de les enregistrer sur son PC ou de les
consigner pour le groupe.
Enable closed captioning (Autoriser le sous-titrage) - Option similaire aux notes. Permet de taper les paroles
prononcées à l'intention d'une personne malentendante. Ces notes sont publiées sur le PC du participant
chaque fois que la personne qui les prend appuie sur Entrée.
File Transfer (Transfert de fichiers) - Permet aux participants de télécharger des documents depuis le PC du
présentateur.
Recording (Enregistrement) - Permet aux participants de démarrer et d'arrêter l'enregistrement de la réunion sur
leur PC.
Enable UCF rich media for attendees (Autoriser le contenu multimédia UCF pour les participants) - Permet aux
participants de partager des fichiers UCF durant une réunion. S'il est le présentateur, l'organisateur peut
partager des fichiers UCF même si cette option n'est pas sélectionnée.
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Attendee Privileges (Privilèges des participants)
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
Cette option est similaire à Meeting Options (Options de réunion). Dans la page Attendee Privileges (Privilèges
des participants), les organisateurs peuvent sélectionner les fonctionnalités à activer au début de la réunion. Une
fois la réunion commencée, l'organisateur peut modifier les fonctionnalités. Un présentateur peut affecter des
privilèges à des participants durant une réunion ou en supprimer.
Les privilèges des participants sont les suivants :
Save (Enregistrer) - Les participants peuvent enregistrer les documents, les présentations ou les tableaux blancs
partagés qui apparaissent dans leur visionneuse de contenu.
Print (Imprimer) - Les participants peuvent imprimer les documents, les présentations ou les tableaux blancs
partagés qui apparaissent dans leur visionneuse de contenu.
Annotate (Annoter) - Les participants peuvent créer des annotations sur tous les documents apparaissant sur
leur visionneuse de contenu au moyen de la barre d'outils affichée au-dessus de la visionneuse. Les annotations
d'un participant sont visibles par tous les participants.
View participant list (Afficher la liste des participants) - Les participants peuvent consulter les noms des autres
participants.
View thumbnails (Afficher les vignettes) - Les participants peuvent voir une version réduite des diapositives.
Control applications (Contrôler les applications) - Les participants peuvent demander au présentateur de leur
passer le contrôle de l'application.
View any document (Afficher tous les documents).
Participant in private chat with (Participant en conversation privée avec) - Host (leader) (Hôte (organisateur)),
Presenter (Présentateur) ou All attendees (Tous les participants).
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Review (Révision)




La page Review (Révision) fournit un aperçu de tous les éléments sélectionnés pour cette réunion. Si vous
devez apporter des modifications, sélectionnez l'onglet concerné.
Pour enregistrer ces paramètres pour des réunions ultérieures, cliquez sur le bouton Save as template
(Enregistrer comme modèle) au bas de l'écran. Le modèle apparaît sur la première page et vous évite de
recommencer ce processus pour la plupart de vos réunions ultérieures.
La configuration est terminée.
Cliquez sur le bouton Schedule Meeting (Planifier la réunion).
Confirmation de la réunion






Une fois la réunion planifiée au moyen du planificateur avancé, la fenêtre de confirmation s'affiche.
Confirmez les détails de la réunion et sélectionnez OK ou Add to My Calendar (Ajouter à mon calendrier).
La fonction Add to My Calendar (Ajouter à mon calendrier) enregistre les informations relatives à la réunion et
les envoie automatiquement par courrier électronique. Une fois le courrier électronique ouvert, les détails de la
réunion s'affichent automatiquement dans votre calendrier Microsoft Outlook®.
Si, à la réception du message, vous constatez une erreur dans les informations relatives à la réunion, vous
pouvez les modifier en revenant à l'outil de planification.
Cliquez sur Edit (Modifier) pour lancer le planificateur avancé et modifier les informations sélectionnées.
Une fois les modifications enregistrées, vous revenez à cette fenêtre et votre réunion s'affiche dans la page My
WebEx (Mon WebEx).
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Console de l'organisateur WebEx Meeting Center
La console est une interface simple qui rend extrêmement conviviale la gestion d'une réunion. Les organisateurs peuvent
choisir de n'afficher que les fenêtres les plus importantes au cours d'une réunion (liste des participants, chat, notes ou
vidéo, par exemple). Le passage d'une présentation à une autre se fait aisément au moyen d'onglets.
Barre d'outils
Chat
Enregistreur
Liste des participants
Volets Vidéo
Bouton Vidéo
Quick Start (Démarrage rapide)
La page de démarrage rapide s'affiche lorsque les organisateurs rejoignent une conférence Web et leur fournit un accès
rapide aux fonctions dont ils se servent le plus. Cette page simplifie davantage encore le partage de documents,
d'applications ou de votre Bureau avec les participants. Vous pouvez également envoyer une invitation de dernière
minute. La page de démarrage rapide propose une interface utilisateur graphique simple d'emploi permettant de partager
immédiatement des contenus avec les participants. Vous pouvez également accéder à ces fonctionnalités dans le menu
déroulant Share (Partager). Invitez les participants ou envoyez-leur un rappel par courrier électronique, messagerie
instantanée ou téléphone.
Invite and Remind (Invitation et rappel)
Une fois la réunion démarrée, vous constatez que vous avez oublié d'inviter une partie prenante ou une autre personne qui
devrait y participer.

Sélectionnez Invite & Remind (Invitation et rappel) dans la page Quick Start (Démarrage rapide).

La boîte de dialogue Invite and Remind (Invitation et rappel) s'affiche. Vous pouvez inviter quelqu'un à la réunion par :
o
o
o
o
Courrier électronique : invitation via WebEx ou votre messagerie électronique.
Téléphone : saisissez le nom et le numéro de téléphone du participant, puis sélectionnez Call
(Appeler).
Message texte (SMS) : saisissez le numéro de téléphone portable du participant et sélectionnez Call
(Appeler).
Messagerie instantanée : invitation via WebEx ou votre propre messagerie instantanée.
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Participation à une téléconférence
Les organisateurs et les participants peuvent rejoindre de plusieurs façons la partie audio d'une réunion. Ils peuvent
appeler le pont audio – Les informations sur l'audioconférence Instant Meeting s'affichent pour les participants désireux de
participer à la réunion. Les organisateurs et les participants peuvent également saisir leur numéro de téléphone pour être
rappelés.

Call into the meeting (Accès à la réunion) - Lorsque les participants accèdent à la console de réunion, les
numéros d'accès s'affichent dans l'onglet Info (Informations) et dans la section Meeting Information (Informations
sur la réunion). Parallèlement aux numéros payants et gratuits, les numéros mondiaux sont affichés. La
fonctionnalité Dial In User Merge (Fusion des utilisateurs pour l'appel) est également prise en charge en tant
qu'option de connexion. Pour plus de détails, consultez le document Dial In User Merge User Guide (Guide de
l'utilisateur de Dial In User Merge).

Rappel : les organisateurs et les participants peuvent saisir leur numéro pour recevoir un appel du service de
conférence. Les sessions audio et Web sont ainsi synchronisées, ce qui permet l'identification de chaque utilisateur
par son nom dans le volet Participants. Cela active également la fonctionnalité d'interlocuteur actif. (Voir la section
Téléphonie : identification de l'interlocuteur actif.)
Appuyer sur 1 pour rejoindre la partie audio :
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Si l'administrateur du site a activé la fonctionnalité Appuyer sur *1 pour votre site, les participants devront entrer *1
pour rejoindre la partie audio de la conférence suite à un appel du pont audio. Cela évite l'ajout par erreur de boîtes
de messagerie vocale à l'audioconférence.
La fenêtre contextuelle permettant de rejoindre la téléconférence indique d'appuyer sur 1 alors que la commande
audio demande aux participants d'appuyer sur *1.
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
Suivez l'instruction audio indiquant d'appuyer sur *1 et ignorez l'instruction demandant d'appuyer sur 1 dans la
fenêtre contextuelle de la console WebEx.
Dans une version ultérieure de WebEx, il sera possible de personnaliser le texte de la fenêtre Join Teleconference
(Rejoindre la téléconférence).
Remarque : il ne sera pas demandé à l'hôte/organisateur d'appuyer sur *1. Si l'organisateur a sélectionné l'option
permettant au premier participant de devenir présentateur, il ne lui est pas demandé d'appuyer sur *1 pour accéder à la partie
audio de la conférence.
Paramètre Site Admin (Administration du site) :
Si l'administrateur du site sélectionne Off (Désactivé) pour la fonctionnalité demandant d'appuyer sur 1, les
participants doivent entrer *1 pour rejoindre la partie audio de la conférence lorsque le pont audio les appelle.
Expérience de l'utilisateur :
Si la fonctionnalité demandant d'appuyer sur *1 est activée, les participants sont invités par le pont audio à appuyer
sur *1 pour accéder à la partie audio de la conférence lorsqu'ils utilisent la fonctionnalité de rappel.
Fenêtre Join Teleconference (Rejoindre la téléconférence) :
Une fois que vous êtes connecté à la téléconférence, l'icône Teleconference (Téléconférence) du volet Quick Start
(Démarrage rapide) est mise à jour et indique Connected (Connecté).
Téléphonie : identification de l'interlocuteur actif

L'icône d'interlocuteur actif réagit aux sons durant un appel en direct et indique à l'organisateur l'identité de la personne
en communication. Elle lui permet même de désactiver la ligne des appelants dont le bruit de fond est susceptible
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d'interrompre le bon déroulement de l'appel. Cette fonctionnalité permet également aux organisateurs d'identifier
l'interlocuteur et de s'adresser à lui par son nom.
Options vidéo du Bureau
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
La vidéo multipoint est le paramètre par défaut et il est possible d'afficher simultanément jusqu'à 6 fenêtres
vidéo.
Le présentateur peut verrouiller la vidéo et les participants peuvent mettre en pause leur propre vidéo.
Chaque participant peut sélectionner ses options personnelles et de session afin de régler les paramètres de
bande passante et la résolution.
Les webcams étant toutes différentes, suivez les instructions d'utilisation du fabricant. Vérifiez que la webcam
est branchée et activée avant le début de la session de conférence Web.
Pour activer la vidéo, sélectionnez l'icône de caméra.
Une fois sélectionnée, l'icône passe au vert pour indiquer que vous envoyez de la vidéo.
Paramétrage de la vidéo pour l'écran principal :
Sélectionnez l'étiquette de nom dans l'écran principal.
Dans la boîte de dialogue Lock Focus on a Participant (Verrouiller la focalisation sur un participant), sélectionnez l'une des
options suivantes :

L'interlocuteur actif. Il s'agit de l'option par défaut. L'affichage se focalise sur l'interlocuteur actuel et change en
fonction de l'intervenant.

Un participant spécifique. L'affichage se focalise uniquement sur le participant spécifique que vous sélectionnez.
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Définition des options de la webcam :
En règle générale, vous définissez les options des paramètres généraux comme le contraste, la netteté et la luminosité, mais
les options peuvent varier selon votre webcam.
Mode vidéo plein écran (interlocuteur actif)


Cliquez sur l'icone Full Screen (Plein écran).
L'interlocuteur actif (ou un participant spécifique) est affiché dans l'écran principal avec les vidéos de tous les autres
participants disposées sur une ligne en dessous.
Enregistrement sur le serveur
Pour commencer l'enregistrement, cliquez sur le bouton Record (Enregistrer) dans la console Quick Start (Démarrage
rapide) ou dans l'onglet Meeting (Réunion).
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L'enregistreur s'ouvre. Cliquez sur le bouton pour effectuer l'enregistrement sur le serveur.
Vous pouvez également démarrer l'enregistrement depuis la barre d'icônes flottante.
Cliquez sur le bouton REC de la barre d'icônes flottante, puis sur le bouton Record (Enregistrer) du volet de l'enregistreur.
Le message suivant s'affiche :
Une fois intégré à la réunion, l'enregistreur s'affiche en tant qu'utilisateur connecté dans le volet Participants.
Un voyant s'affiche également au bas de l'écran pour indiquer que l'enregistrement a démarré.
Vous pouvez mettre en pause ou arrêter l'enregistrement.
Affichage de l'enregistrement
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Pour afficher l'enregistrement, accédez à My Recorded Meetings (Mes réunions enregistrées) sur la page
d'accueil de Meeting Center.
Cliquez sur l'enregistrement figurant sous Topic (Rubrique) pour afficher les informations d'enregistrement.
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
Deux liens s'affichent alors : l'un pour la diffusion de l'enregistrement et l'autre pour le téléchargement de cet
enregistrement.
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Vous pouvez partager l'enregistrement avec d'autres personnes par courrier électronique en cliquant sur Send
Email (Envoyer un courrier électronique).
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Dans la zone Send to (Envoyer à), ajoutez les adresses électroniques des destinataires.
Vous pouvez également ajouter un message personnel au courrier électronique.
Vous pouvez choisir de recevoir une copie du courrier électronique.
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Les destinataires recevront un courrier électronique les invitant à visionner l'enregistrement.
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Durant la lecture de l'enregistrement, les personnes ayant assisté à la conférence et la table des matières sont
affichées.
Vous pouvez utiliser la table des matières pour naviguer dans l'enregistrement.
Quelques conseils concernant les présentations
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Téléchargez les diapositives à l'avance.
Répétez la présentation.
Munissez-vous d'un agenda et d'une liste de contrôle.
Menez la réunion dans une pièce au calme.
Utilisez un casque afin de garder les mains libres.
Utilisez des sondages pour retenir l'attention des participants.
Utilisez l'outil de questions/réponses pour permettre aux participants de poser des questions et optimiser ainsi
l'interaction entre vous.
Utilisez les outils d'annotation afin d'améliorer la présentation.
Terminaux mobiles pris en charge :
Il est possible d'utiliser différents terminaux mobiles pour rejoindre ou démarrer une réunion WebEx. Pour connaître la liste
des terminaux la plus récente et leurs fonctionnalités, consultez le site Web ci-dessous. Veuillez noter que, pour le moment,
les terminaux mobiles ne sont pris en charge que pour la partie données de la réunion WebEx. Pour rejoindre
l'audioconférence, il est recommandé d'utiliser un téléphone distinct.
http://www.webex.com/overview/mobile-meetings.html
Nous contacter
Pour bénéficier d'une assistance technique concernant Net Conferencing, contactez-nous à l'adresse
https://www.mymeetings.com/custom/res/content/resNumbers.php. Vous pouvez également nous appeler au
(866) 449-0701 (États-Unis uniquement) ou au (773) 864-4972. Notre adresse électronique :
[email protected].
Si vous souhaitez vous entretenir immédiatement avec un interlocuteur, contactez un spécialiste en conférences.
Pour programmer ou modifier une réservation, appelez votre centre de réservation le plus proche.

États-Unis : 1-800-475-5000

Europe : +44-207-950-9950

Hong Kong : +852-2802-5100

Japon : +813-5539-5100
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Australie : 1-800-505-020

Singapour : +65-6883-9144
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