Politique sur la reddition de comptes et la transparence

10/12/13
Politique sur la reddition de comptes et la transparence | Casselman
Politique sur la reddition de comptes et la transparence
Énoncé
Définitions
Objet
Champ d’application
Exigences de la politique
Responsabilités
Surveillance/Inobservation de la politique
Fondements législatifs/administratifs
Énoncé
Le Village de Casselman encouragera la reddition de comptes et la transparence dans la gestion municipale en
se fondant sur les principes suivants :
1.
2.
3.
4.
Le processus décisionnel sera ouvert et transparent.
Les affaires municipales seront menées dans le respect de l’éthique et de la responsabilité.
Les ressources financières et les infrastructures matérielles seront gérées avec efficacité et efficience.
Afin de satisfaire aux exigences de la loi, les renseignements sur l’administration municipale seront
accessibles.
5. Une réponse à toute demande, préoccupation ou plainte sera fournie dans les plus brefs délais.
6. Les données financières, les normes de service, les rapports sur le rendement ainsi que tout autre
document de responsabilisation seront mis à la disposition des résidents, dans une langue qu’ils
comprennent, afin d’accroître les occasions d’examen du public et la participation des résidents aux
affaires municipales.
7. Toute nouvelle délégation de pouvoirs ou de fonctions sera assortie d’un mécanisme de reddition de
comptes.
Définitions
Reddition de comptes – Principe voulant que la Municipalité soit obligée de rendre publiques ses actions, ses
décisions et ses politiques, qu’elle en assume l’entière responsabilité et qu’elle puisse en répondre.
Transparence – Principe voulant que la Municipalité mène ses affaires de façon accessible, claire et visible et
que ses intervenants puissent avoir droit de regard sur ses activités.
Objet
La présente politique offre des conseils permettant au Village de Casselman de s’assurer que les affaires
municipales sont gérées de façon responsable et transparente et que l’accent est mis sur l’ouverture, le
respect de l’éthique, le rendement et la responsabilité financière.
Champ d’application
En vertu de l’article 270 de la Loi de 2001 sur les municipalités, la présente politique s’applique à l’ensemble
des activités du Village de Casselman.
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Politique sur la reddition de comptes et la transparence | Casselman
Exigences de la politique
La Municipalité témoigne de son engagement à l’égard de la reddition de comptes et de la transparence dans
ses activités en élaborant un ensemble de politiques, de procédures et de pratiques qui contribueront à créer
une administration municipale saine et durable.
La Municipalité veille à faire preuve de transparence et à rendre des comptes en se fondant sur diverses
politiques, procédures et pratiques qui ont été divisées en catégories :
1.
2.
3.
4.
5.
Exigences législatives
Responsabilité financière, surveillance et compte rendu
Mesure du rendement et établissement de rapports
Administration transparente
Responsabilité et normes éthiques internes
1. Administration transparente et exigences législatives
Le Village de Casselman fait preuve de transparence et rend des comptes aux contribuables en s’acquittant de
diverses responsabilités prévues par la loi en la matière et en divulguant l’information. La Mucinipalité gère
ses affaires publiquement, de façon transparente et en rendant des comptes conformément aux lois
provinciales suivantes :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Loi
Loi
Loi
Loi
Loi
Loi
de 2001 sur les municipalités
sur les conflits d’intérêt municipaux
sur les infractions provinciales
sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée
sur la protection des renseignements personnels sur la santé
sur la divulgation des traitements dans le secteur public
2. Responsabilité financière, surveillance et compte rendu
Le Village de Casselman fait preuve de transparence et rend des comptes aux contribuables en indiquant la
source de ses revenus et la manière dont elle les utilise pour la prestation des services. Les politiques, les
procédures et les lignes de conduite ci-dessous témoignent des pratiques exemplaires d u V i l l a g e d e
C a s s e lm a n en matière de responsabilité financière, de surveillance et de compte rendu :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Rapport du vérificateur externe
États financiers annuels et trimestriels
Plan financier à long terme
Rapports d’étape sur les immobilisations
Règlement sur la délégation des pouvoirs et rapports
Règlement sur les achats et rapports
Plan de ressources humaines
3. Mesure du rendement et établissement de rapports
Le Village de Casselman rend des comptes aux contribuables en mesurant ses progrès en matière de
rendement, le degré de réalisation de ses objectifs et le respect des normes de services au moyen de divers
outils axés sur le résultat. Il s’engage à produire des rapports qui font état de son rendement dans tous ses
domaines de responsabilité depuis la publication de l’information financière jusqu’à la gestion des ressources
humaines et la prestation de services :
1. Rapport annuel
2. Plan directeur municipal et orientations stratégiques de la Municipalité
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Politique sur la reddition de comptes et la transparence | Casselman
3. Rapports trimestriels sur le rendement soumis au Conseil
4. Participation à l’Initiative d’analyse comparative des services municipaux de l’Ontario et production d’un
rapport
5. Participation au Système de rapports sur la qualité de vie (Fédération canadienne des municipalités)
4. Administration transparente
Le Village de Casselman fait preuve de transparence et rend des comptes aux contribuables en interagissant
avec eux par la communication, la consultation et la collaboration. Les politiques, les procédures et les
pratiques suivantes garantissent que la Municipalité fait preuve de transparence dans l’administration de ses
affaires et que les résidents sont au courant de la façon dont les décisions sont prises et mises à exécution :
1. Règlement de procédure du Conseil
2. Distribution publique de l’ordre du jour des réunions du Conseil et des comités et des documents s’y
rapportant
3. Politique de nomination (recrutement et sélection des membres des comités consultatifs, des conseils,
des groupes de travail ainsi que des conseils et des organismes externes)
4. Règlement sur l’affichage public
5. Politique de bilinguisme
6. Projet pilote de livre blanc sur l’élaboration des politiques
7. Politique de participation du public
8. Politique relative aux supports multiples
5. Responsabilité et normes éthiques internes
Le Village de Casselman a établi des politiques, des procédures et des pratiques régissant la responsabilité et
les normes éthiques internes, par exemple :
1.
2.
3.
4.
Politique d'embauche et d'emploi
Politique sur l’utilisation des courriels
Politique sur l’utilisation des cartes de crédits
Politique en matière de harcèlement en milieu de travail
Le Village de Casselman établira des politiques, des procédures et des pratiques régissant la responsabilité et
les normes éthiques internes, par exemple :
5.
6.
7.
8.
9.
Code de conduite des employés
Code de conduite pour les membres de comités consultatifs
Nouvelle politique d'embauche et d'emploi de membres de la famille
Politique sur l’utilisation responsable des ordinateurs
Politique sur les ressources de nature électorale
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Accountability and Transparency Policy | Casselman
Responsabilités
Le Conseil municipal et le personnel de la Municipalité ont la responsabilité d’adhérer aux paramètres de cette
politique, de rendre compte de leurs actions et de s’assurer de la transparence des opérations municipales.
Surveillance/Inobservation de la politique
Le Directeur général, Greffier, Trésorier est chargé de recevoir les plaintes et les préoccupations ayant trait à
cette politique et de les transmettre aux personnes suivantes selon le cas :
a. Lorsqu’elles concernent un membre du personnel, le chef du service et directeur et le directeur,
Services aux employés;
b. lorsqu’il s’agit d’une réunion à huis clos, l’organisateur de la réunion;
c. lorsqu’il s’agit du Conseil, le chef du Conseil.
Fondements législatifs/administratifs
Aux termes de l’article 270 de la Loi de 2001 sur les municipalités, modifiée par le projet de loi 130, la
Municipalité est tenue d’adopter et de mettre en œuvre une politique sur la reddition de compte et la
transparence.
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Accountability and Transparency Policy | Casselman
Accountability and Transparency Policy
Policy s t atement
Definit ions
Purpos e
Applic at ion
Polic y requirements
Respons ibilit ies
Monit oring/ c ontraventions
Legis lative and adminis t rative authorit ies E
Policy statement
The Village of Casselman will promote accountable and transparent municipal governance guided by the
following principles:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Decision-making will be open and transparent.
Municipal operations will be conducted in an ethical and accountable manner.
Financial resources and physical infrastructure will be managed in an efficient and effective manner
Municipal information will be accessible so that it is consistent with legislative requirements.
Inquiries, concerns and complaints will be responded to in a timely manner.
Financial oversight, service standards and performance reporting and all other accountability documents
will be made available and accessible, in language that the public can understand, to increase the
opportunity for public scrutiny and involvement in municipal operations.
7. Every new delegation of power or authority will have a corresponding accountability mechanism.
Definitions
Accountability – The principle that the municipality is obligated to demonstrate and take responsibility for its
actions, decisions and policies and that it is answerable to the public at large.
Transparency – The principle that the municipality will conduct its business in an accessible, clear and visible
manner and that its activities are open to examination by its stakeholders.
Purpose
This policy provides guidance on how the Village of Casselman ensures municipal matters are approached in
an accountable and transparent manner, with emphasis on openness, ethics, performance outcomes and
fiscal responsibility.
Application
As required by Section 270 of the Municipal Act, 2001, this policy applies to all Village of Casselman
operations.
Policy requirements
The Municipality demonstrates its commitment to accountability and transparency by providing a framework of
policies, procedures and practices that create sound governance and sustainability.
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Accountability and Transparency Policy | Casselman
The Village of Casselman ensures accountability and transparency by way of various policies, procedures and
practices that have been divided into the following categories:
1.
2.
3.
4.
5.
Legislated requirements
Financial acc ountabilit y, oversight and reporting
Performance m eas urement and reporting
Open government
Internal acc ountabilit y and ethic al s t andards
1. Open government and legislated requirements
The Village of Casselman is accountable and transparent to taxpayers by fulfilling various legislated
responsibilities and disclosure of information. The following are provincial statutes that govern how the
Municiaplity conducts its business in a public, accountable and transparent manner:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Municipal Act, 2001
Municipal Conflict of Interest Act
Provincial Offences Act
Municipal Freedom of Information and Protection of Privacy Act
Health Information Protection Act
Public Sector Salary Disclosure Act
2. Financial accountability, oversight and reporting
The Village of Casselman is accountable and transparent to taxpayers by identifying the source of Municipal
funds and how those funds are used to deliver services. The following policies, procedures and practices
demonstrate the Village of Casselman’s best-practice financial accountability and oversight and reporting
mechanisms, including:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
External Auditor and their report
Auditor General’s Office and Annual Report
Annual and Quarterly Financial Statements
Long Range Financial Plan
Capital Status Reports
Delegation of Authority By-law and Reports
Purchasing By-law and Reports
8. Human Resources Plan
3. Performance measurement and reporting
The Village of Casselman is accountable to taxpayers by using various results-orientated tools to measure
progress on performance and the achievement of corporate service standards and goals. The Village of
Casselman is committed to producing performance information that measures how the Municipality is doing in
all areas over which it has responsibility, from financial reporting to human resource management to service
delivery, including:
1.
2.
3.
4.
5.
Annual Report
Municiapl Corporate Plan and m u n i c i p a l Strategic Directions
Quarterly Performance Reports to Council
Participating in the Ontario Municipal Benchmarking Initiative and Report
Participating in the Quality of Life Reporting System (Federation of Canadian Municipalities)
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Accountability and Transparency Policy | Casselman
4. Open government
The Village of Casselman is accountable and transparent to taxpayers by providing governance in an open
manner through communication, consultation, and collaboration. The following are policies, procedures and
practices that ensure the Municipality is transparent in its operations and residents are aware of how decisions
are made and carried out:
1. Council Procedure By-law
2. Public Distribution of Council and Committee Agenda Meeting Documentation
3. Appointment Policy (Recruitment and Selection of members of Advisory Committees, Boards and Task
Forces, and External Boards, and Authorities)
4. Public Notice By-law
5. Bilingualism Policy
6. White Paper Pilot for Policy Development
7. Public Participation Policy
8. Multiple Formats Policy
5. Internal accountability and ethical standards
The Village of Casselman has established policies, procedures and practices that govern internal accountability
and ethical standards for the Village of Casselman, including:
1.
2.
3.
4.
Hiring and Employment
Policy on email usage
Policy on the usage of Municipal credit cards
Workplace Harassment Policy
The Village of Casselman will establish policies, procedures and practices that govern internal accountability
and ethical standards for the Village of Casselman, including:
1.
2.
3.
4.
5.
Code of Conduct for City employees
Code of Conduct for Advisory Committee Members
A new Hiring and Employment of Family Members Policy
Responsible Computing Policy
Election-Related Resources Policy
Responsibilities
City Council and City staff are responsible for adhering to the parameters of this policy and for ensuring
accountability for their actions and transparency of municipal operations.
Monitoring/contraventions
The Chief Administrative Officer, Clerk, Treasurer shall be responsible for receiving complaints and/or concerns
related to this policy. Upon receipt of a complaint and/or concern, the Chief Administrative Officer, Clerk,
treasurer shall notify:
a. In the case of staff, the Department Head and Director responsible for the area and the Director,
Employee Services
b. In the case of a closed meeting, the Meeting Investigator
c. In the case of Council, the Head of Council
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Accountability and Transparency Policy | Casselman
Legislative and administrative authorities
Section 270 of the Municipal Act, 2001 as amended by Bill 130 requires that the Municipality adopt and
maintain a policy with respect to ensuring accountability and transparency. The attached matrix identifies the
legislation, policies, procedures and practices that the Municipality complies with in order to promote
accountability and transparency.
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