Assistante Secrétaire de Direction V2

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ALLIER HABITAT
27 Rue Villars – CS 50706
03007 Moulins Cedex
DEFINITION DE FONCTION
Intitulé du poste :
ASSISTANTE DE DIRECTION
Assister le Directeur Général dans le montage des dossiers et assurer leur
suivi administratif
Définition de la fonction
Etre l’interface entre le reste des services, l’extérieur et le Directeur
Général
Niveau de responsabilité dans la grille de
classification actuelle
II - 1
Bac +2 et 3 ans d’expérience similaire
Niveau de formation ou expérience requise
Administratif Siège – permis de conduire requis
Environnement de travail
Assurer la prise de RDV du Directeur
Rédiger, mettre en forme les courriers, notes de synthèses, autres
documents (tableaux, graphique)
Elabore l’ensemble des supports nécessaires au CA et autres réunions
Elabore le rapport d’activité
Assister aux réunions (CA et autres) et en rédiger les comptes rendus
Hiérarchisation des missions (avec descriptif des
tâches liées à ces missions)
Rechercher des informations nécessaires au traitement des dossiers
divers, notamment via internet
Suivre divers tableaux de bord
Préparer les dossiers spécifiques liés à la fonction
Suivre des enquêtes diverses complétées par les autres Directions
Assurer, en cas d’absence, des activités d’autres agents administratifs de
l’Administration Générale
Des missions complémentaires peuvent être
demandées par
l’administration générale ou le directeur général pour nécessité de service.
Maîtrise des outils informatiques
Excellente orthographe
Connaissances requises
Disposer des connaissances de base liées à l’expertise de sa direction
(règlementations, procédures, interlocuteurs …)
Très bonne connaissance des missions et de l’organisation de sa direction
et de l’organisme
Préparer les dossiers avec rigueur et méthode
Faciliter l’organisation du travail de son directeur en intégrant ses besoins
Savoirs-faire liés à la fonction
(technique, organisationnel, relationnel)
Capacités rédactionnelles adaptées aux écrits professionnels
Capacités relationnelles pour assurer un accueil téléphonique et physique
professionnel
VALIDATION JUIN 2013
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Bonne culture générale
Aptitudes intellectuelles
Capacité à travailler en autonomie et à organiser son travail en fonction
des flux
(autonomie, compréhension)
Capacité à analyser des données, documents, et à faire des synthèses
Capacité à prendre des initiatives pour résoudre des problèmes ou des
dysfonctionnements mineurs
Aisance relationnelle, capacité à prendre des messages clairs et à
communiquer avec les interlocuteurs internes et externes
Autres aptitudes liées à la fonction (transversalité
entre les services, partenaires, interlocuteurs
externes))
Bonne présentation
Discrétion nécessaire liée à la fonction
Capacité à travailler en transversalité avec les différentes directions et
services
VALIDATION JUIN 2013
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