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CENTRE HOSPITALIER
DE BLOIS
Quotité
Horaires
Poste de travail
Liaison hiérarchique
Liaisons fonctionnelles
Respect des règles
professionnelles
FONCTION GESTION
Gestion du personnel
Fiche de poste
RESPONSABLE :
SECRETARIAT MEDICAL ARCHIVES MEDICALES
100%
Adaptés aux besoins du service, base 35h/semaine
Situé au sein de la direction. Bureau partagé avec un cadre supérieur de santé.
Encadrement de 95 secrétaires médicales ; 3,8 TIM et 1,8 archivistes.
Direction Evaluation et stratégie
Pôle médico-Administratif « DIM-Qualité-Evaluation et stratégie »
En priorité :
Médecins
Service administratif Accueil et gestion des malades
DIM
Directions fonctionnelles
Autres cadres ou responsables
Service informatique
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Confidentialité, secret professionnel
Loi du 04/03/2002 relative aux droits du malade et à la qualité du système de santé
Décret confidentialité du 7 mai 2007
Charte régionale d’identitovigilance
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Participe au recrutement
Accueille (organisation d’un système de parrainage) et répartit le personnel
Analyse la pertinence entre les ressources disponibles et les activités des
secrétariats
• Planifie les absences
• Détermine les règles de remplacement
• Evalue et participe à la notation du personnel
• Arrête les objectifs de résultats annuels avec chaque secrétaire et les axes de
progrès professionnels
• Elabore le plan de formation
• Met en œuvre des délégations
Gestion des équipements
• Elabore le plan d’équipement annuel
• Elabore le plan « travaux » annuel
• Etablit avec le service informatique le renouvellement du matériel informatique
• Organise la maintenance des matériels
• Conçoit et propose des améliorations au niveau du fonctionnement des
secrétariats et des conditions de travail des personnels
Gestion des activités
• Construit un registre des procédures
• Veille à l’application des procédures
• Veille à la qualité des prestations fournies aux médecins et aux services
• Elabore un rapport annuel d’activité
FONCTION RELATION COMMUNICATION INFORMATION
• Se tient informé des évolutions de la profession et de la réglementation et
s’assure de la diffusion et de l’application
• Facilite les relations entre les différents personnels, s’assure que les règles de
fonctionnement sont connues et respectées par tous
• Transmet l’information nécessaire aux directions, aux personnels
Direction Evaluation et Stratégie – PE/IG – mise à jour août 2013
EVALUATION
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Evalue la qualité des services rendus par le secrétariat médical et par les
archives médicales
Participe aux audits internes
Mesure la charge de travail des secrétaires et des archivistes médicales
Suit les projets relevant du secrétariat médical et des archives
STRATEGIE
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Participe à l’élaboration des projets et du pôle
Elabore les projets de son secteur d’activité et les priorise, année après
année, en lien avec le responsable du pôle
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Juge de l’opportunité d’accueillir des stagiaires
Veille à l’encadrement des futurs professionnels
FONCTION PEDAGOGIQUE
FONCTION INSTITUTIONNELLE
• Participe aux groupes de travail, aux projets institutionnels
COMPETENCES
• Animation d’équipe
• Fixation d’objectifs et évaluation
• Conduite de réunion
• Gestion des conflits
• Conduite de projet
• Délégation de gestion
• Organisation fonctionnelle inter structures (ex : avec le bureau des
admissions)
• Audit interne
• Capacité à rendre compte au responsable du pôle
Profil du poste
Connaissances
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Attaché d’administration hospitalière
Techniques de secrétariat médical
Vocabulaire médical
Connaissance et maîtrise de l’outil informatique
Règles de conservation et de gestion du dossier médical
Droits des patients, droit hospitalier,
Socio-psychologie des organisations
Economie de la Santé
Techniques de communication
Techniques de négociation
Capacités
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Autorité
Diplomatie
Initiatives
Autonomie du fait de la délégation accordée par le responsable du pôle
Suppléance organisée
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lors des absences : gestion du planning des remplaçantes par une des
secrétaires médicales de l’équipe (information écrite, intranet et message
téléphonique pour savoir qui assure la suppléance)
Direction Evaluation et Stratégie – PE/IG – mise à jour août 2013