CHEO Research Institute Job Fact Sheet
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CHEO Research Institute Job Fact Sheet
Job Description 24-Jul-13 JOB DESCRIPTION - COMPETITION RI-13-013 Posting Period / période d’affichage: 07/22/2013 to à 07/28/2013 Position: Human Resources Intern - Part-time 15hrs / week – 1 year contract The CHEO Research Institute is currently seeking a part time Human Resources Intern. This is an entry-level HR role designed to provide a process of continual learning through the first year of work, with the potential to continue with increased part-time hours and possible conversion into a full-time position by the end of the internship. This is a great opportunity for a recent graduate / or currently enrolled student of a University or College program focusing on the Human Resources discipline, interested in a career in HR. The right individual will possess the drive to further their knowledge of Human Resources and be extremely motivated to learn. The Human Resources Intern will report to the Director of HR and work closely with the HR Coordinator and other Research Administration team members. Functions/Responsibilities • Assist with the day-to-day efficient operation of the HR department • Maintain confidential organized filing system for employee files, correspondence, and employment applications • • • • • Review new hire paperwork / employee change forms, etc. to ensure completion Advise Investigators of contracts due for renewal Update HR database / reports with new hire information / terms / changes submitted by Investigators Track RI employee vacation banks and send out updates as required Provide letters of employment as requested • Assist staff in resolving HR and payroll related problems • Answer telephone inquires including, verification of employment, and general information • • • • • • • Set up new hire orientation schedule and assemble binders Enter time into electronic time sheet system Work with Security / IT on new badge / account requests for employees Liaise with CHEO HR Provide general administrative support to Human Resources department Participate in team staff meetings Other related duties as assigned Desired Skills & Characteristics • Capacity to handle confidential information with integrity • Ability to interact with a high level of professionalism • Excellent interpersonal skills • Excellent written and verbal communication skills • Strong analytical and customer service skills • Strong initiative and high energy; ability to work effectively in a fast-paced environment • Ability to multi-task between many priorities and work activities • Proactive in looking for new ways to improve and work more efficiently • Ability to quickly and effectively acquire new knowledge and skills • Good computer skills and experience working with Microsoft Office • Research knowledge an asset Education • The preferred candidate will be a student enrolled in or a recent graduate of a program with a major concentration in Human Resources or Business Administration. Experience • Preference will be given to candidates with previous office / HR experience If you want to take the next step in your career in the field of Human Resources, we are looking forward to receiving your application with cover letter and resume to [email protected] Thank you for your interest. Please note: only those candidates selected for an interview will be contacted. Description de travail 24-Jul-13 DESCRIPTION DE TRAVAIL - CONCOURS RI-13-013 Posting Period / période d’affichage: 07/22/2013 to à 07/28/2013: Poste: Interne en ressources humaines – Temps partiel 15heures par semaine – Contrat d’un an L’institut de recherche du CHEO est actuellement à la recherche d’un ou d’une interne en ressources humaines à temps partiel. Il s’agit d’un poste de premier échelon qui fournira un processus d’apprentissage continu au cours de la première année de travail. Il pourra éventuellement voir le nombre d’heures à temps partiel augmenter et pourrait se transformer en poste à temps plein à la fin de l’internat. C’est une excellente occasion d’emploi pour une nouvelle diplômée ou un nouveau diplômé ou une étudiante/un étudiant inscrit.e actuellement à un programme collégial ou universitaire axé sur la discipline des ressources humaines et intéressé.e à faire carrière dans les RH. La personne appropriée manifestera son désir d’approfondir ses connaissances en ressources humaines et la motivation nécessaire pour apprendre. Le ou la titulaire relèvera de la directrices des RH et travaillera en étroite collaboration avec la coordonnatrice des RH et les autres membres de l’équipe administrative de l’Institut. Fonctions/Responsabilités • Aider à l’efficacité du fonctionnement quotidien du Service des ressources humaines • Organiser et maintenir un système de classement des dossiers confidentiels des employés, de la correspondance, et des demandes d’emploi • • Revoir la paperasse en lien avec les embauches / les formulaires relatifs au statut des employés en vue de les remplir correctement Aviser les enquêteurs des contrats dont la date d’échéance approche Mettre à jour la base de données des RH/ les rapports contenant les renseignements relatifs aux nouveaux employés/les employés à contrat/les changements soumis par les enquêteurs Surveiller la banque de vacances des employés de l’IR et envoyer les mises à jour au besoin Fournir les lettres d’emploi tel que requis • Aider le personnel à résoudre les problèmes de RH et de paie • Répondre aux demandes faites par téléphone, ce qui comprend les vérifications d’emploi et les renseignements d’ordre général • • • Organiser l’horaire de l’orientation des nouveaux employés et préparer les classeurs Entrer les heures dans le système électronique de feuilles de temps Collaborer avec la Sécurité/les SI pour les macarons d’identité et les demandes de comptes pour les employés Assurer la liaison avec les RH du CHEO Fournir un soutien administratif global au Service des ressources humaines Participer aux réunions d’équipe du personnel Accomplir d’autres tâches tel que requis • • • • • • • Compétences et caractéristiques recherchées • Capacité de traiter les renseignements confidentiels avec intégrité • Capacité de traiter avec autrui en manifestant un degré élevé de professionalisme • Excellent entregent • Excellentes compétences de communication verbale et écrite • Solides compétences en analyse et service à la clientèle • Forte initiative; grande énergie; capacité de travailler avec efficacité dans un milieu de travail trépidant • Capacité de jongler avec de multiples tâches au sein de priorités et d’activités multiples • Être proactif ou pro-active dans la recherche d’améliorations et de plus grande efficacité • Capacité d’acquérir rapidement de nouvelles connaissances et compétences avec efficacité • Bonne connaissance de l’informatique et expérience de travail avec Microsoft Office • Connaissance du domaine de la recherche un atout Éducation • Notre préférence ira à l’étudiante ou l’étudiant inscrit. e à ou récemment diplômé.e d’un programme avec majeur en Ressources humaines ou en administration des affaires. Expérience • La préference sera accordée aux candidates et candidats qui possèdent de l’expérience dans un bureau ou en ressources humaines Si vous voulez faire avancer votre carrière en ressources humaines, nous nous réjouissons de recevoir votre demande avec une lettre d’accompagnement et votre curriculum vitae à [email protected] Nous vous remercions de votre intérêt. Veuillez noter que nous ne contacterons que les candidates et candidats retenus pour une entrevue.