Proposal Coordinator

Proposal Coordinator
LOCATION: Montreal, QC
JOB DESCRIPTION:
Prepares proposals by determining concept; gathering and formatting information; writing drafts;
obtaining approvals.
RESPONSIBILITIES:

Determines proposal concept by identifying and clarifying opportunities and needs; studying
requests for proposals (RFPs); attending strategy meetings

Meets proposal deadline by establishing priorities and target dates for information gathering,
writing, review, and approval; entering and monitoring tracking data; coordinating
requirements with contributors; contributing proposal status information to review meetings;
transmitting proposals

Gathers proposal information by identifying sources of information; coordinating submissions
and collections; identifying and communicating risks associated with proposals

Develops
proposal
by
assembling
information
including
project
nature,
objectives/outcomes/deliverables, implementation, methods, timetable, staffing, budget,
standards of performance, and evaluation; writing, revising, and editing drafts including
executive summaries, conclusions, and organization credentials

Prepares presentation by evaluating text, graphics, and binding; coordinating printing

Maintains quality results by using templates; following proposal writing-standards including
readability, consistency, and tone; maintaining proposal support databases

Obtains approvals by reviewing proposal with key providers and project managers

Improves proposal-writing results by evaluating and re-designing processes, approach,
coordination, and boilerplate; implementing changes

Updates job knowledge by participating in educational opportunities; maintaining personal
networks

Accomplishes organization goals by accepting ownership for accomplishing new and different
requests; exploring opportunities to add value to job accomplishments

Be involved in process improvement of building and meeting proposals due dates in a timely
manner
SKILLS/QUALIFICATIONS:

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



University degree (preferably in business writing)
Must have excellent English and French writing and communication skills
Must have presentation preparation skills
Must have graphic design skills
Must have documentation layout skills
Must have problem solving skills
Must have be deadline-oriented i.e. does what it takes to get the job done and deadlines are
met
DESIRED SKILLS AND QUALIFICATIONS:






Government proposal writing experience is considered an asset
Commercial proposal writing experience is considered an asset
Technical documentation skills is considered an asset
Coordination between subject matter experts, sales lead and customer representatives
experience is considered an asset
Strategic planning experience is considered an asset
Market knowledge government and commercial Information technology and staff augmentation
is considered an asset
SALARY:
To be discussed
ELIGIBILITY:
Acosys Consulting applies the principles of employment equity and invites women, Aboriginal peoples,
members of visible and ethnic minorities and persons with disabilities to submit their application and
expressly mention their group membership status.
APPLY TO:
If interested please forward your CV, along with 3 professional references, to Tiffany Boudrias by email:
[email protected] or by calling 514-744-9433 ext. 113.
Acosys Consulting Services thanks all applicants. We advise only those who qualify for an interview will
be contacted.
Coordonateur de Propositions
LIEU: Montréal (QC)
DESCRIPTION DU POSTE:
Rédiger les appels d’offre et les propositions par priorité et pertinence, recueillir les données et
coordonner la rédaction avec les parties prenantes selon les délais établis
RESPONSABILITÉS PRINCIPALES:

Déterminer le concept des appels d’offres en identifiant et clarifiant les opportunités et les
besoins; recherche des appels d’offres; présence aux réunions stratégiques

Être capable de respecter les délais indiqués dans les propositions en établissant les priorités et
les dates clés pour recueillir les données, la rédaction des offres, l’analyse et l’appui; entrer et
analyser les suivis de données; coordonner les critères des parties prenantes; informer sur le
statut des appels d’offres aux réunions d’équipes; transmettre les demandes

Recueillir les appels d’offre et les propositions en identifiant les sources; coordonner les
soumissions; identifier et communiquer les risques associés aux propositions

Développer les propositions en recueillant l’information tel que le type de projet, les objectifs,
la mise en œuvre, les méthodes, l’horaire de temps attribué, les employés, le budget, les
standards de performances ainsi que les évaluations de performance; rédaction et révisions des
brouillions en incluant un sommaire exécutif, conclusions et organisation des lettres de
créances.

Préparer les présentations en évaluant les textes, les graphiques et la reliure; coordonner
l’impression

Maintenir la qualité des résultats en utilisant des gabarits type et en suivant les standards pour
rédiger les propositions telles que facilité de compréhension, consistance et ton; maintenir la
banque de données de toutes les propositions

Améliorer les demandes de manière à réorganiser et évaluer les méthodes et les approches
utilisées, la coordination du processus et les gabarits type; mettre en œuvre des changements

Mise à jour des connaissances de son travail en participant à des opportunités éducatives;
maintenir les réseaux.

Accomplir l’organisation des objectifs en acceptant la responsabilité d’accomplir de nouvelles et
différentes demandes; explorer les opportunités d’ajouter de la valeur aux accomplissements
au travail

Être proactif dans les processus d’amélioration pour préparer les propositions dans les délais
demandés
CAPACITÉS/QUALIFICATIONS: - ÉDUCATION / EXPÉRIENCE
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Diplôme universitaire préférablement en rédaction des affaires ou marketing
Doit avoir une bonne communication écrite et verbale en anglais et en français
Doit posséder des habilités supérieures pour créer des présentations visuelles
Soucieux des détails
Doit posséder des capacités supérieures pour créer des présentations et dans la disposition de
documents
Doit savoir résoudre des problèmes de façon semi-autonome (bon jugement)
Doit être capable de respecter les échéanciers (accomplir les tâches de manière à ce que la date
limite soit respectée)
QUALIFICATIONS:
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
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
De l’expérience en rédaction de propositions gouvernementales est considéré comme un atout
De l’expérience en rédaction de propositions commerciales est considéré comme un atout
Capacités techniques de documentation est considéré un atout
De l’expérience comme coordonnateur entre les différents intervenants tel que les experts en la
matière, les ventes et les représentants service à la clientèle est considéré comme un atout
De l’expérience en planification stratégique est considéré comme un atout
Une connaissance des marchés suivants: gouvernements provinciaux, fédéral, les TI et la
dotation de personnel est aussi considéré comme un atout
SALAIRE:
À discuter
ELIGIBILITE:
Services conseils Acosys inc. applique les principes d'égalité en emploi et invite donc les femmes, les
autochtones, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques ainsi que les personnes
présentant un handicap à soumettre leur candidature et mentionner expressément leur groupe
d’appartenance.
APPLICABLES:
Acosys Consulting Services remercier tous les candidats. Nous communiquerons uniquement avec ceux
qui se qualifient pour une entrevue seront contactées. Si vous êtes intéressé, veuillez nous faire parvenir
votre CV à long avec 3 références professionnelles à :
Tiffany Boudrias
Recruiter RH
100 Alexis-Nihon Blvd. (Suite 591)
Montreal, QC
H4M 2P1
[email protected]
Telephone: (1) 514-744-9433 ext. 113
Fax: (1) 514-744-6768