AGENT ADMINISTRATIF OU AGENTE ADMINISTRATIVE, HÔPITAL

AGENT ADMINISTRATIF OU AGENTE ADMINISTRATIVE, HÔPITAL GÉNÉRAL JUIF
SOMMAIRE DU POSTE
Sous l'encadrement de l'administratrice principale du département de la planification et du
développement immobilier, la personne assume l’ensemble des tâches de soutien reliées au bon
déroulement du nouveau pavillon des soins critiques. Plus particulièrement, il ou elle sera responsable
de l’organisation et de la coordination des réunions entre les différents intervenants impliqués, surtout
au niveau gouvernemental, la rédaction, révision et mise en page de différents documents en français
ainsi qu’en anglais. Elle pourra avoir l'occasion de fournir du soutien clérical aux professionnels
(architectes, ingénieurs…) et autres membres de l’équipe principale.
TÂCHES PRINCIPALES
• Assurer la réception téléphonique et l’accueil physique des intervenants importants;
• Assurer la diffusion et le suivi de communications des intervenants selon les normes de
présentation de chaque comité, ainsi que les classer pour en assurer la conservation selon la
procédure établie ;
• Faire la liaison entre les différents intervenants et gérer leurs demandes ;
• Gérer l’agenda, envoyer les invitations (entrées d’agenda) et assurer le soutien clérical et
logistique de chaque réunion (installation des équipements, commandes auprès de la cafétéria,
préparation des dossiers, etc.) ;
• Effectuer toutes autres tâches connexes.
EXIGENCES DU POSTE
• Diplôme d’études universitaires, collégiales ou professionnelles dans un domaine pertinent
• Expérience en soutien administratif, un atout
• Maitriser les logiciels MS Office – Outlook, Word, Excel Powerpoint, ainsi que savoir utiliser et
naviguer sur Internet pour trouver de l’information facilement et rapidement ;
• Démontrer un excellente sens de diplomatie et être en mesure de communiquer dans un
français et anglais écrits et parlés de haute qualité ;
• Expérience dans le domaine de construction et / ou dans la coordination des projets, un atout
• Avoir la capacité de s’adapter aux changements, gérer plusieurs tâches concomitantes, ainsi que
gérer les priorités efficacement ;
• Démontrer de la rigueur dans les données à inscrire et à transmettre dans le respect des
échéances ;
• Être une personne responsable, aidante, polyvalente, accueillante, diplomate, discrète, et
flexible ; Être autonome, débrouillard(e) et savoir gérer son temps ;
• Être capable d’interagir avec éthique et professionnalisme avec ses interlocuteurs.
Direction: Département de la planification et du développement immobilier
Lieu de travail : Hôpital général juif, 5800 Côte-des-Neiges
Durée du contrat : 1 an (possibilité de renouvèlement)
Horaire : 35 heures par semaine
Salaire hebdomadaire : Selon l'expérience et études + avantages sociaux
[email protected]
fax : 514-316-8852
ADMINISTRATIVE AGENT, JEWISH GENERAL HOSPITAL
SUMMARY OF POSITION
Under the directions of the Assistant to the Director of Planning and Real Estate Development, the
incumbent will be responsible for all administrative tasks related but not limited to the new critical care
wing. S/he will coordinate and organize meetings between the different stakeholders, professionals and
government officials, draft, edit and format various documents in French and English. S/he may
occasionally be required to provide clerical support to the other members of the team, as well as the
professionals working on the project. Experience in a high-stress environment and ability to manage
pressure is essential.
MAIN RESPONSBILITIES
• Telephone and in-person reception of important stakeholders;
• Management of all communications related to each meeting, and proper filing of all important
documents;
• Liaison between the different stakeholders and office staff, management of requests ;
• Management of the agenda, email invites via Lotus Notes, set-up and take-down of each
meeting, and all other related tasks (equipment, orders, preparation of folders, etc.);
• All other related administrative tasks.
REQUIREM ENTS
• Graduate, collegial or professional studies in a relevant field
• Experience in administrative support, an asset
• Excellent skills in MS Office – Outlook, Word, Excel PowerPoint, Internet (asset, knowledge of
any email system, including sending invites would be required)
• Excellent sense of diplomacy, as well as strong linguistic skills in both official languages ;
• Knowledge of the construction industry and/or project management would be considered an
asset.
• Ability to adapt quickly to change, multi-task and effective prioritization skills ;
• Excellent attention to detail and ability to maintain deadlines ;
• Responsible, helpful, versatile, welcoming, diplomatic, discrete, and flexible, autonomous,
proactive and able to time-manage effectively ;
• Able to interact ethically and professionally with the people s/he will deal with.
Department: Planning and Real Estate Development
Location: Jewish general hospital, 5800 Côte-des-Neiges Length of contract: 1 year (with possibility for
renewal)
Schedule: 35 hours
Weekly salary: Based on experience and studies + fringe benefits
[email protected]
fax: 514-316-8852