TERMES DE REFERENCE DE LA FOURNITURE ET DE L

Organisation Africaine de la Propriété Intellectuelle
(OAPI)
TERMES DE REFERENCE
DE LA FOURNITURE ET DE L’INSTALLATION
DE L’EQUIPEMENT TELEPHONIQUE
DU NOUVEAU SIEGE DE L’OAPI
Novembre 2013
OAPI B.P. 887 Yaoundé – Cameroun – Tél : (237) 22 20 57 00 – Fax : (237) 22 20 57 27
Email : [email protected] – Site web : www.oapi.int
1
1- Objectifs et besoins
Le présent marché a pour objet l’acquisition, l’installation et la mise en place
d’équipements téléphoniques pour le siège de l’Organisation Africaine de la
Propriété Intellectuelle (OAPI) ainsi que la maintenance associée.
L’OAPI souhaite renouveler le système téléphonique qu’elle utilise pour son siège.
La proposition devra porter sur le remplacement de l’ensemble de
l’infrastructure PABX existante et la fourniture de combinés téléphoniques en
remplacement total des combinés existants soit 130 postes.
Le prestataire devra veiller à la compatibilité de sa proposition technique avec
l’infrastructure existante, notamment concernant le câblage. Les câblages
physiques horizontal et vertical ne seront pas modifiés dans le cadre de ce
marché.
Les matériels livrés par le prestataire sont neufs et en état de sortie d’usine.
Toutes les précautions nécessaires devront être mises en œuvre en cours de
travaux pour assurer le parfait état de conservation des matériels tant pendant
le stockage que durant le montage.
En complément des indications données dans les paragraphes précédents, le
périmètre de la prestation comprend au minimum :
la fourniture et l’installation d’un PABX ;
la fourniture de 130 postes téléphoniques IP ;
la fourniture et le déploiement d’un logiciel de taxation ;
la fourniture de quatre (4) passerelles pour la téléphonie mobile ;
la fourniture d’une station d’énergie de deux (2) heures d’autonomie ;
le raccordement des installations aux réseaux CAMTEL, Orange et MTN ;
la migration des paramétrages de l’ancien matériel vers le nouveau de
manière la plus transparente possible, incluant la reprise de l’ensemble des
données correspondantes et notamment l’annuaire ;
 les aménagements éventuellement nécessaires de l’infrastructure de
réseau téléphonique ;
 la fourniture d’une documentation détaillée du système ;
 la garantie des équipements d’un an (après réception) effectuée
gratuitement pour remplacement des pièces, main d’œuvre, déplacements.
La prestation inclue également :
 les matériels, logiciels et accessoires (même s’ils ne sont pas
expressément mentionnés aux présents termes de référence) nécessaires







OAPI B.P. 887 Yaoundé – Cameroun – Tél : (237) 22 20 57 00 – Fax : (237) 22 20 57 27
Email : [email protected] – Site web : www.oapi.int
2





pour que les installations soient en ordre de marche au jour de la mise en
service ;
l’étiquetage et la mise en ordre de marche de terminaux téléphoniques
numériques ;
les essais et mises au point nécessaires pour mettre les installations en
parfait état de fonctionnement et les livrer conformes aux spécifications
des présents termes de référence ;
tous les travaux nécessaires à la circulation et la fixation des câbles et de
leurs supports ;
les opérations de nettoyage en fin de chantier ;
toutes relations de coordination avec les services opérationnels de l’OAPI
et de CAMTEL, ainsi que d’éventuelles formalités administratives relatives
aux travaux.
Une visite du site devra être effectuée. Aucun devis supplémentaire lié à la
méconnaissance des locaux ou des installations présentes ne sera accepté.
2- Câblage
Le pré-câblage banalisé cat. 7 existant sera utilisé. Il appartient au
soumissionnaire de s’assurer de sa conformité.
Le câblage existant se compose de :
 160 prises murales RJ45 chacune reliée à une baie de brassage secondaire
par un câble SFTP de catégorie 7 ;
 8 baies de brassage secondaires qui devront être équipées d’un Switch 24
ports POE avec module Transceiver SFP ;
 Chacune des baies secondaires sera reliée à la baie principale par une
dorsale en fibre optique ;
 La baie principale comprendra entre autres : 1 Switch CISCO 3750, 1
Module GLC-T RJ45 CISCO et 1 Switch 4948 CISCO.
3- Caractéristiques techniques minimales de l’autocommutateur
L’autocommutateur proposé sera de structure entièrement numérique. Il
sera de type CISCO Business Edition 6000 ou équivalent. Il devra pouvoir
disposer, dès la mise en service, de la faculté de SDA (Sélection Directe à
l’Arrivée).
OAPI B.P. 887 Yaoundé – Cameroun – Tél : (237) 22 20 57 00 – Fax : (237) 22 20 57 27
Email : [email protected] – Site web : www.oapi.int
3
Ses modules d’exploitation et de gestion sauront gérer, (de base sans addition de
cartes ou achat de logiciel supplémentaire), des accès multi-opérateurs avec
notamment la fonction de routage des appels au moindre coût ainsi que la
messagerie vocale.
En outre, l’autocommutateur sera de format type Rack avec kit d’installation
adapté à la baie réseau existante (42U). Il devra être Full IP et permettre une
évolutivité vers :
 une messagerie unifiée
 l’intégration d’un module d’optimisation des coûts d’acheminement des
communications
Son administration devra pouvoir se faire depuis une ou plusieurs stations
distantes (PC sous Windows) reliées au réseau interne de l’Organisation. Les
stations distantes sont exclues du présent marché.
Fonctionnalités
Le prestataire décrira en détail toutes les facilités offertes par son système et
mises à la disposition des utilisateurs.
La description précisera en plus du mode d’emploi, les éventuelles limitations
quantitatives ou de simultanéité ainsi que les incompatibilités.
Par ailleurs, une distinction très nette devra être faite entre les facilités
disponibles de base et celles nécessitant un développement logiciel spécifique
et/ou une extension particulière.
Les fonctionnalités suivantes doivent être disponibles obligatoirement pour tous
les postes :





Renvoi (commandé, immédiat, sur non réponse, etc…)
Verrouillage de poste
Conférence à 3 ou plus
Rappel automatique sur non réponse
Messagerie en cas d’absence
Des fonctions complémentaires d’exploitation doivent également être disponibles
pour certains postes, selon un paramétrage modifiable :
OAPI B.P. 887 Yaoundé – Cameroun – Tél : (237) 22 20 57 00 – Fax : (237) 22 20 57 27
Email : [email protected] – Site web : www.oapi.int
4
 Groupement de postes (prise d’appels possible depuis plusieurs postes
faisant partie d’un même groupement)
 Musique de garde personnalisable
 Gestion de la configuration, des incidents et des alarmes
 Gestion de la taxation et observation du trafic
Les fonctions d’administration, à réaliser depuis un ordinateur de type PC fourni
par l’Organisation indépendamment du présent marché, doivent inclure au
minimum :
 Administration de l’annuaire
 Administration de la configuration des postes
Station d’énergie
Une station d’énergie devra permettre une autonomie de 2 heures minimum sans
altérer l’exploitation normale des machines. La puissance des batteries sera
déterminée en fonction de la capacité maximale des équipements.
Standard
Un standard téléphonique composé d’un poste est à prévoir. Ce standard doit
permettre de :
 recevoir des appels extérieurs et les transmettre à tous les postes
téléphoniques internes
 mettre en garde individuellement une ou plusieurs lignes
 intervenir en tiers sur une communication, donner des renseignements,
router différents appels, plus toutes les autres fonctions traditionnelles
d’un standard
L’équipement du poste du standard inclut un casque combiné. Le poste du
standard pourra inclure un logiciel fonctionnant sur un ordinateur de type PC
existant fourni par l’Organisation et non exclusivement dédié au standard.
4- Combinés téléphoniques
Les combinés téléphoniques doivent répondre aux caractéristiques suivantes :
 afficheur numérique
 4 touches personnalisables au minimum
OAPI B.P. 887 Yaoundé – Cameroun – Tél : (237) 22 20 57 00 – Fax : (237) 22 20 57 27
Email : [email protected] – Site web : www.oapi.int
5
prise de ligne sans décrocher
possibilité d’appel mains-libres
répertoire de numéros abrégés personnels
un switch incorporé permettant la connexion d’un pc directement au
téléphone
 possibilité de configurer des VLAN (pour différencier les réseaux PC et
téléphonie)




Le prestataire proposera trois (3) modèles différents allant du plus sophistiqué
au moins sophistiqué répartis comme suit :
 Modèle 1 : 3 postes
 Modèle 2 : 40 postes
 Modèle 3 : 87 postes
Les combinés téléphoniques devront tous être fournis avec pour chacun un
cordon réseau catégorie 7 de 3m minimum permettant de le relier à une prise
réseau RJ45.
5- Réalisation des travaux
Le prestataire fournira son calendrier définitif de réalisation lors de la
notification du marché. Ce calendrier définitif est en cohérence avec le planning
prévisionnel remis dans son offre.
Les travaux seront réalisés en site occupé et devront s’effectuer de façon à
entrainer une gêne aussi réduite que possible. Le prestataire prendra les
dispositions nécessaires pour que les interruptions de service de téléphonie
soient planifiées et réduites au strict minimum, et qu’elles aient lieu de
préférence en dehors des jours ouvrés.
6- Recette
L’OAPI procédera au contrôle technique des installations avant la mise en
service. La recette provisoire sera prononcée après un ensemble de contrôles
sur site. A la suite des essais, et compte tenu d’une qualité de service minimum
qui sera à déterminer, la mise en service pourra être décidée.
OAPI B.P. 887 Yaoundé – Cameroun – Tél : (237) 22 20 57 00 – Fax : (237) 22 20 57 27
Email : [email protected] – Site web : www.oapi.int
6
A l’issue de la recette un procès-verbal de recette provisoire sera établi. Ce
procès-verbal comportera les réserves éventuelles de non conformité aux
spécifications techniques prévues.
Si les résultats ne sont pas satisfaisants, un ajournement sera prononcé et
notifié au soumissionnaire. Le soumissionnaire sera tenu d’effectuer à ses frais,
et dans un délai de 15 jours calendaires maximum à compter de la notification,
tous remplacements, modifications, réparations, adjonctions ou mises au point
nécessaires.
Après exécution complète des travaux imposés, il sera procédé à de nouveaux
essais, à la demande du soumissionnaire. Tous les frais liés aux essais et
contrôles supplémentaires effectués, en cas d’ajournement, seront directement
supportés par le soumissionnaire.
La recette définitive sera prononcée lorsque les installations auront fonctionné
pendant une période probatoire de un (1) mois et après la levée des réserves
mentionnées lors du contrôle sur site.
La recette définitive entraînera le transfert de propriété et le début de la
période de garantie qui sera d’un an minimum.
7- Documentation
Document technique
La documentation est à fournir et comporte au minimum les éléments suivants :
 schémas synoptiques des installations mentionnant l’équipement effectif,
la capacité câblée et les capacités d’extensions ultérieures
 schémas de câblage et autres plans de brassage utilisés
 schémas d’implantation des organes
 toutes notices d’utilisation d’éléments manipulables, notamment : postes
opérateurs, terminaux de relation homme-machine
 guides opératoires des dialogues homme-machine décrivant, exemples à
l’appui, toutes les possibilités offertes et notamment : annuaire
téléphonique, gestion des postes numériques,
gestion des lignes
principales et autres circuits extérieurs, utilisation des programmes de
test, possibilités d’observation et mesure du trafic
 notices de maintenance en particulier le calendrier d’entretien préventif
et les procédures d’intervention et dépannage.
OAPI B.P. 887 Yaoundé – Cameroun – Tél : (237) 22 20 57 00 – Fax : (237) 22 20 57 27
Email : [email protected] – Site web : www.oapi.int
7
Les schémas et notices explicatives associées seront fournis en un exemplaire
papier.
L’ensemble
de
la
documentation
sera
également
proposé
sur
support
électronique.
Notices utilisateurs
Le soumissionnaire fournira au titre du marché des notices utilisateurs, en
nombre d’exemplaires au moins égal au nombre de postes en capacité câblée :
La présentation et le contenu des diverses notices seront soumis à l’approbation
de l’OAPI sur conseil du soumissionnaire et devra tenir compte des plans de
numérotation spécifiques aux installations.
8- Garantie
Les garanties apportées par le prestataire sont celles normalement en usage
pour des fournitures et travaux de même type et pour de tels marchés.
En aucun cas la durée de garantie ne peut être inférieure à un an à dater de la
mise en service.
9- Maintenance du système
Formation du personnel
Le prestataire assurera la formation :
 des assistants de direction (10)
 des standardistes (2)
 et du personnel chargé de l’administration de l’autocommutateur (3).
La formation des personnes désignées par le maître de l’ouvrage à l’utilisation
des installations fait partie du marché.
OAPI B.P. 887 Yaoundé – Cameroun – Tél : (237) 22 20 57 00 – Fax : (237) 22 20 57 27
Email : [email protected] – Site web : www.oapi.int
8
Cette formation devra durer le temps nécessaire pour que ces personnes soient
à mesure de maîtriser les installations et user d’un savoir-faire sans assistance
de la part du prestataire.
Contrat de Maintenance
L’entreprise remettra lors de sa soumission, un projet de contrat des
prestations de maintenance du système de sécurité incendie. Le soumissionnaire
devra proposer dans son offre:
 l’entretien complet des installations pendant la période de garantie fixée à
un an minimum ;
 il devra également faire une proposition pour la réalisation de ces
prestations après la période de garantie.
Pendant la période de garantie, en plus des visites mensuelles d’entretien
préventif, le prestataire devra procéder aux réparations y compris les pièces de
rechange.
10- Constitution du dossier et critères d’évaluation
Les offres devront contenir :
 une copie certifiée conforme de l’extrait d’inscription au registre de
commerce ;
 la situation vis-à-vis de l’administration fiscale ;
 la situation vis-à-vis de la Caisse Nationale de Prévoyance Sociale ;
 la soumission faisant connaître les noms, prénoms, qualité, domicile,
nationalité du soumissionnaire, la dénomination et le siège du bureau, s’il
s’agit d’une personne morale ;
 les moyens humains et matériels (joindre les CV du personnel et les
attestations d’appartenance) ;
 les références techniques, nature des travaux déjà réalisés, dates, lieux
et preuves ;
 les agréments de représentation s’il y a lieu
 le justificatif de paiement des frais de participation à l’appel d’offres d’un
montant de 100.000 FCFA versé dans le compte de l’OAPI ouvert à
ECOBANK sous le numéro 10029000200110132600051802 clé 25.
OAPI B.P. 887 Yaoundé – Cameroun – Tél : (237) 22 20 57 00 – Fax : (237) 22 20 57 27
Email : [email protected] – Site web : www.oapi.int
9
Les offres devront parvenir à l’adresse : OAPI, Place de la Préfecture Nlongkak,
B.P. 887 Yaoundé-Cameroun, Tél. +237 22 20 57 00, au plus tard le jeudi 19
décembre 2013 à 12h00.
Elles devront obligatoirement être présentées sous plis fermés portant
uniquement la mention : «Appel d’offres public en vue du choix d’une
entreprise chargée de la fourniture et de l’installation de l’équipement
téléphonique du nouveau siège de l’OAPI à Yaoundé. A n’ouvrir qu’en
commission) ».
L’OAPI choisira librement l’offre du soumissionnaire qui lui paraîtra la meilleure
suivant les critères ci-après :
N°
Critères
Note
1
Présentation générale de l’offre
/5
2
Compréhension des objectifs de la mission
/20
3
Références professionnelles du soumissionnaire et de son
/30
personnel clé.
4
Eléments du coût (conditions et facilités de paiement)
/35
5
Chronogramme d’intervention
/10
TOTAL
/100
L’ouverture des offres aura lieu le jeudi 19 décembre 2013 à 12 heures 30 au
siège de l’OAPI.
Les résultats du présent appel d’offres seront publiés à l’adresse : www.oapi.int.
En cas d’annulation de l’appel d’offres, les soumissionnaires ne pourront
prétendre à aucune indemnité.
OAPI B.P. 887 Yaoundé – Cameroun – Tél : (237) 22 20 57 00 – Fax : (237) 22 20 57 27
Email : [email protected] – Site web : www.oapi.int
10