7 Salon Africain de l`Invention et de l`Innovation Technologi

Organisation Africaine de la Propriété Intellectuelle
(OAPI)
7ème Salon Africain de l’Invention et de l’Innovation
Technologique (SAIIT)
Bamako – Mali, 28 Octobre au 1er Novembre 2015
TERMES DE REFERENCE
PLAN DE COMMUNICATION EVENEMENTIELLE
1 – Contexte
Le Salon africain de l’invention et de l’innovation technologique (SAIIT) est une
manifestation qu’organise l’OAPI tous les deux ans dans l’un de ses Etats membres. Cette
manifestation vise à promouvoir la créativité et à offrir un cadre d’échanges de technologies
entre inventeurs, opérateurs économiques et institutions de financement.
Six éditions se sont tenues depuis que le Conseil d’Administration de l’OAPI a pris la
décision d’institutionnaliser cet évènement : la première à Dakar (Sénégal) en 1997, la
seconde à Lomé (Togo) en 2000, la troisième à Libreville (Gabon) en 2002, la quatrième à
Bata (Guinée Equatoriale) en 2005, la cinquième à Bissau (Guinée Bissau) en 2007 et la
sixième à Bamako (Mali) en 2009.
La septième édition du SAIIT se tiendra à Bamako (Mali) au mois d’octobre 2015.
Le SAIIT se veut un moyen de promotion de l’esprit inventif. A cet effet, des prix sont
attribués aux meilleurs inventeurs en guise de reconnaissance de leur mérite et
d’encouragement pour la poursuite de leurs efforts de recherche.
Pour parachever cette volonté de promouvoir l’invention, le SAIIT doit offrir des opportunités
de valorisation des œuvres qui sont présentées au public et contribuer ainsi au progrès
technologique, et donc au développement des Etats membres de l’OAPI.
À travers l’organisation de la 7e édition du SAIIT à Bamako (Mali), créer un véritable forum
d’échanges entre inventeurs et opérateurs économiques à travers des résultats de recherche de
qualité est un défi que veut relever la direction générale de l’OAPI. Pour ce faire,
l’organisation recrute une agence conseil en communication qui devra s’atteler à assurer la
promotion et la médiatisation de l’évènement tant au plan international que dans le pays hôte.
2 - Objectif général
L’objectif majeur assigné à la communication est la médiatisation, tant à l’extérieur du
territoire OAPI qu’à l’intérieur et plus spécifiquement au Mali, afin de faire connaître
largement l’événement auprès des publics cibles et susciter une participation massive du
public national.
3 - Objectifs spécifiques
La campagne de communication en vue de la promotion du salon doit permettre de :
 développer la notoriété de l’événement au plan national et international ;
 valoriser l’image de l’OAPI ;
 œuvrer de concert avec l’OAPI pour susciter la participation au salon des inventeurs
titulaire d’œuvres à fort potentiel ; en particulier les universités, grandes écoles et
centres de recherches ;
 susciter la participation massive du public de Bamako à l’événement ;
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 rechercher des sponsors pour l’évènement.
La cible est constituée de :





inventeurs et innovateurs ;
institutions de recherche et les universités ;
entreprises ayant un fort potentiel en matière d’innovation ;
opérateurs économiques ;
structures publiques et privées d’appui à l’innovation technologique et à
l’entreprenariat ;
 médias ;
 et du grand public.
4- Travail attendu du prestataire
L’expertise sollicitée devra se déployer en deux temps :
 une première campagne, au mois d’Août dont le but est de susciter l’adhésion et la
participation des inventeurs ayant des œuvres pouvant être exposées au salon.
 une deuxième campagne qui intervient environ deux semaines avant le salon dont
l’objectif est d’assurer une grande visibilité à l’évènement et une participation massive
du public cible.
Un chronogramme d’exécution de toutes les activités retenues devra être établi et remis à
l’OAPI ainsi que des rapports d’activités sur une période définie de commun accord, sur les
activités effectuées et les programmes des activités à effectuer sur la base desquels l’OAPI
exercera un contrôle sur l’Agence.
En plus du listing des tâches non exhaustives répertoriées ci-dessous, l’agence de
communication peut également faire toute autre proposition pertinente de nature à assurer un
plein succès à l’évènement.
4.1 Conception graphique des supports imprimés et sérigraphie
 création de la charte graphique de l’événement, et déclinaison sur les différents
supports ;
 suivi de la production et de la distribution des supports de promotion (affichage
routière et dynamique, pose et dépose des banderoles, etc.) ;
 suivi de la production des supports imprimés et sérigraphiques auprès des prestataires.
Ci-après, une liste non exhaustive des supports : affiche routière, autocollant, plaquette
évènementielle, dépliants, kakemonos, cartons d’invitation, badges, chèques géants, dossier
de presse, catalogue du salon, flyers, panneaux indicatifs, etc.
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4.2 Productions audio-visuelles et multimédia
 réalisation d’un spot publicitaire TV (Français et Bambara);
 réalisation des bandes annonce Radio (Français et Bambara);
Les pré-tests devront être réalisés avant validation.
4.3 Contact medias et diffusion
Le prestataire devra :
 proposer des plans support pour l’ensemble de médias retenus ;
 vérifier la disponibilité des emplacements auprès des supports ;
 négocier l’achat d’espaces auprès des supports à des coûts avantageux ;
 assurer la pige presse et en faire un rapport ;
 réaliser un press-book événementiel ;
 faire toute autre proposition pertinente en terme de choix de supports, au regard
des objectifs définis.
Télévision
Africa 24, France 24
TV5 Afrique
ORTM
Africable
Chaînes privées
MEDIAS
Radio
RFI
ORTM
Chaînes privées
Presse
Jeune Afrique
L’Essor
Presse privée nationale
Presse cybernétique
Cette liste est indicative. En fonction des critères d’audience et d’impact entre autres, l’agence
devra proposer tout autre support.
4.4 Campagne de mailing et SMS
Le prestataire devra proposer une stratégie visant à mener une campagne d’envoi massif
d’emails et de SMS au public pouvant être intéressé par l’évènement. Cette campagne
s’adresse aussi bien au public résidant dans les Etats membres de l’OAPI qu’à celui de la
diaspora.
4.5 Caravane mobile
Au cours de la période du salon, une caravane de sensibilisation sur la propriété intellectuelle
sillonnera les artères de grand trafic de la ville de Bamako. Cette activité de promotion de la
propriété intellectuelle et de l’OAPI se veut également un intermède festif et culturel devant
permettre à l’Organisation de créer un lien de proximité avec le public cible de Bamako et la
jeunesse scolaire et estudiantine en particulier.
Le prestataire est chargé de proposer un schéma d’organisation détaillé pour la mise en œuvre
de cette activité (matériel roulant, articles promotionnels, itinéraires, programme, etc.).
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4.6 Reportage photo et vidéo
Le prestataire assurera la couverture des points forts des manifestations (cérémonies
d’ouverture et de clôture, exposition, séminaires et ateliers, caravane mobile, etc.) et produira :
- des albums photos et des CD d’images
- des DVD vidéo
- un publi-reportage de 26 mn maximum sur l’ensemble de l’évènement.
4.7 Production d’articles publicitaires
Le prestataire présentera ses meilleures offres pour la fourniture des articles publicitaires :
T-Shirt, Polo, Casquette, Cartable, Stylo, Shopping bag, Clé USB, etc.
4.8 Hôtesses
Au besoin, le prestataire pourra être sollicité pour la mise à disposition des hôtesses suivant
l’opportunité. Le nombre et les détails y afférents seront indiqués en temps opportun.
4.9 Décoration
Suivant la nature des locaux, le prestataire pourrait être sollicité pour procéder à la décoration.
4.10 Régie publicitaire
L’agence sera sollicitée pour prospecter les annonceurs intéressés par les supports
publicitaires de l’évènement. Dans cette opération, l’agence retenue sera rémunérée sur la
base d’un pourcentage des ventes, dont l’offre devra indiquer les prétentions.
Pour la conclusion des différents partenariats notamment avec les supports médiatiques et les
agences de régies publicitaires (s’il y a lieu), le prestataire travaillera en tandem avec l’OAPI.
5- Evaluation post-événementielle
L’agence devra présenter une méthodologie d’évaluation aussi bien sur les actions menées
que sur la perception de l’OAPI par le public, ceci à travers :
 des instruments de mesure ;
 la procédure d’analyse et de traitement des données ;
 un rapport de synthèse ;
 des recommandations.
6 - Profil du prestataire
Les critères sur lesquels le prestataire sera retenu sont les suivants :
 présentation technique et fluidité du dossier de soumission ;
 notoriété et expérience de l’agence dans la conception et la mise en œuvre de
campagnes événementielles similaires ;
 disponibilité du prestataire.
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Rémunéré sur la base des honoraires, le prestataire devra indiquer ses prétentions et les
motiver.
7 – Constitution du dossier et critères d’évaluation
Aux offres devront être jointes les informations ci-après concernant le soumissionnaire :

L’autorisation d’exercice de la profession ;

La situation vis-à-vis de l’administration fiscale ;

La situation vis-à-vis de l’administration chargée de la Prévoyance Sociale ;

Les références techniques (travaux déjà effectués) ;

Les moyens humains et matériels (joindre les CV du personnel et les attestations
d’appartenance) ;
Le justificatif de paiement de la somme de 100.000 FCFA dans le compte de l’OAPI ouvert à
la Banque de Développement du Mali (BDM) sous le numéro 043401028256 clé 90.
Les offres devront parvenir à l’adresse : OAPI, Place de la Préfecture Nlongkak, B.P. 887
Yaoundé Cameroun, Tél. : +237 222 20 57 00, au plus tard le lundi 10 août 2015 à 15 heures.
Elles devront obligatoirement être présentées sous plis fermé portant la mention : «Appel
d’offres public pour la réalisation d’un plan de communication événementielle pour la
7ème édition du Salon Africain de l’Invention et de l’Innovation Technologique. A
n’ouvrir qu’en Commission».
L’ouverture des plis aura lieu en séance publique le même jour à 15 heures 30 à l’OAPI.
L’OAPI choisira librement l’offre du soumissionnaire qui lui paraîtra la meilleure au regard
des critères suivants :
N°
1
2
3
4
5
Critères
Présentation générale de l’offre
Compréhension des objectifs de la mission
Références professionnelles du soumissionnaire et de son personnel clé
Eléments du coût (conditions et facilités de paiement)
Chronogramme d’intervention
TOTAL
Note
/5
/20
/30
/35
/10
/100
En cas d’annulation de l’appel d’offres, les soumissionnaires ne pourront prétendre à aucune
indemnité.
La Direction Générale de l’OAPI se réserve le droit d’apporter toutes modifications
ultérieures au présent appel d’offres ou de ne lui donner aucune suite.
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