December 8, 2014 Product Data and Image

Version française ci-dessous
December 8, 2014
Product Data and Image Submission Process – Effective February 5, 2015
Dear Supplier,
Over the past few years, we have been communicating the importance of using GS1 Canada services to support industry
standards and best practices in order to drive business process efficiencies. If you are a supplier that has been complying
with the agreed upon industry protocols, we would like to thank you for your continued support.
GS1/ECCnet industry protocols have been in place within the Grocery sector for over 10 years; however, we continue to
see gaps within our business processes. As a result, we have deemed it necessary to increase the rigor around
compliance in order to address these gaps.
For those suppliers that have not been complying with industry protocols and our GS1/ECCnet compliance mandate, we
will be now be requiring a GS1 Image & Validation (I&V) confirmation report along with the Article Creation Form (ACF) at
the time of product listing. Unfortunately, any new product listings, as of February 5, 2015, without a confirmation report
could jeopardize your ability to list these products with Loblaw. As per our Vendor and Carrier Standard Operating
Procedure (SOP), we require new products to be listed 12 weeks prior to in-store date. The newly created GS1 esubmission process should help to adhere to these timelines (see attached). Additionally, we require that you send us full
cases of product with a clearly marked barcode and label (as per attached new product label template) 5 weeks prior to
your planogram release date. These cases should be sent to our Planogram Lab at Unit 1 - 7535 Financial Drive,
Brampton, Ontario, L6Y 5P4 in order to help us facilitate shelf set-ups (planograms) prior to store release.
Use of ECCnet Registry, Image and Validation (I&V), Case Configuration, Item Nutritional Certification, and Product
Recall services are required to ensure the accuracy of Loblaw product listing, planogramming, e-commerce, and
marketing processes and programs (guiding stars and PC plus). We would also like to stress the importance of accurate
and up-to-date data and images; especially as we continue our Omni-channel journey where more content has become
consumer facing. Details are clearly outlined in the “Vendor and Carrier Standard Operating Procedure (SOP)” located on
the SPS Commerce Portal at http://www.spscommerce.net (username: loblawsupplier; password: spscommerce1).
Your cooperation with these critical business requirements will improve efficiencies, as well as our ability to effectively
merchandise and market your products within our stores, as well as through our digital channels. Please contact GS1 at
1-800-567-7084, or [email protected] to obtain more information, to begin the certification process now, and for support and
training details.
We appreciate your support as we take these steps to gain further business process efficiencies at Loblaw.
Sincerely,
Grant Froese
Chief Operating Officer
Loblaw Companies Limited
English version above
Le 8 décembre 2014
Processus de soumission d’images et de données sur les produits – Entrée en vigueur le 5 février 2015
Madame,
Monsieur,
Depuis quelques années, nous communiquons l’importance d’avoir recours aux services de GS1 Canada pour appuyer
les normes et les meilleures pratiques de l’industrie et, ainsi, favoriser l’efficacité des processus d’affaires. Si, en tant que
fournisseur, vous vous conformez aux protocoles de l’industrie convenus, nous vous remercions de votre appui soutenu.
Bien que les protocoles GS1/ECCnet soient en place depuis plus de dix ans dans le secteur de l’épicerie, nous
constatons encore des lacunes dans nos processus d’affaires. Par conséquent, nous jugeons nécessaire de rehausser
les exigences de conformité afin de corriger ces lacunes.
Dans le cas des fournisseurs qui ne respectent pas les protocoles de l’industrie et notre mandat de conformité à
GS1/ECCnet, nous allons dorénavant exiger un rapport de confirmation du service Images de GS1 ainsi que le
Formulaire de création d’articles au moment du référencement d’un produit. Malheureusement, tout nouveau produit créé
à partir du 5 février 2015 sans ce rapport de confirmation pourrait compromettre votre capacité à lister ces produits pour
Loblaw. Conformément à nos procédures normalisées d’exploitation pour les fournisseurs et les transporteurs, nous
exigeons que les nouveaux produits soient référencés 12 semaines avant la date en magasin. Le nouveau processus
électronique de soumission de GS1 devrait faciliter le respect de ce délai (voir la pièce jointe). De plus, afin que nous
puissions organiser la disposition des tablettes (planogramme) avant la date en magasin, nous vous demandons
d’envoyer des caisses complètes de produits, avec le code à barres et l’étiquette (conforme au nouveau modèle
d’étiquette de produit ci-joint) bien en vue à notre laboratoire des planogrammes au 7535, Financial Drive, unité 1,
Brampton (Ontario), L6Y 5P4 cinq semaines avant la date d’entrée en vigueur de votre planogramme.
L’utilisation des services Registre ECCnet, Images, Configuration de caisse, Certification nutritionnelle des articles (Item
Certification) et Rappel de produits est nécessaire pour assurer l’efficacité des processus de référencement des produits,
de planographie, de commerce électronique et de marketing, de même que des programmes (Guide-étoiles et PC Plus)
de Loblaw. Nous aimerions également souligner l’importance de disposer de données et d’images exactes et à jour,
particulièrement dans le cadre de notre offre omni canal. Des précisions sont indiquées clairement dans les procédures
normalisées d’exploitation pour les fournisseurs et les transporteurs de Loblaw, accessibles à partir du portail SPS
Commerce à l’adresse http://www.spscommerce.net (nom d’utilisateur : loblawsupplier; mot de passe : spscommerce1).
Votre coopération pour répondre à ces exigences critiques permettra d’augmenter notre efficacité à marchandiser et à
commercialiser vos produits dans nos magasins et sur nos plateformes numériques. Pour obtenir davantage de
renseignements, pour amorcer dès maintenant le processus de certification ou pour obtenir du soutien ou des précisions
sur la formation, veuillez communiquer avec GS1 au 1-800-567-7084 ou à l’adresse [email protected].
Nous apprécions votre soutien au moment où nous prenons ces mesures visant à améliorer l’efficacité des processus
d’affaires de Loblaw.
Sincères salutations,
Grant Froese
Chef de l’exploitation
Les Compagnies Loblaw limitée