Le système documentaire - Association Axe Pro Formation

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« Le système documentaire, outil de
management et de démarche qualité »
Programme de formation
Axe Pro Formation
Avenue Pasteur – C.C Le Galion - 13330 Pelissanne - 04.90.55.97.91
Siège social : 4 Bd Gambetta - 13330 Pelissanne - 04.90.50.40.76
[email protected]
Formation-Conseil-Accompagnement pour les structures et professionnels du secteur Médico-Social
www.association-axe-pro-formation.fr
Siret 410 741 581 00012 – NAF/APE - 8559A – URSSAF 130 121 067 51 22
Organisme de formation déclaré sous le N° 93 130 722 413
Habilitation ANESM N° H2011-07-779
1
Sommaire
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
PRESENTATION D’AXE PRO FORMATION .................................................................................................................... 3
METHODE PEDAGOGIQUE ET CADRE DEONTOLOGIQUE ......................................................................................... 3
LE SYSTEME DOCUMENTAIRE, OUTIL DE MANAGEMENT ET DE DEMARCHE QUALITE - INTRODUCTION ........ 4
OBJECTIFS DE LA FORMATION ..................................................................................................................................... 6
PROGRAMME DE LA FORMATION ................................................................................................................................. 7
EVALUATION DE LA FORMATION .................................................................................................................................. 9
MOYENS HUMAINS ET MATERIELS AFFECTES SPECIFIQUEMENT A LA SESSION .............................................. 10
7.2.
Moyens en matériel fournis par Axe Pro Formation .............................................................................................. 11
8. ORGANISATION DE LA SESSION ................................................................................................................................. 12
8.1.
Durée de la session .............................................................................................................................................. 12
8.2.
Taille optimale du groupe ...................................................................................................................................... 12
8.3.
Organisation des sessions-Calendrier-Horaires ................................................................................................... 12
9. ORGANISATION ET GESTION DU SAV ........................................................................................................................ 13
9.1.
Existence d’un SAV par Téléphone ou courriel avec le formateur ........................................................................ 13
9.2.
Délai d’utilisation du SAV après la fin de la session ............................................................................................. 13
10.
COUT DE LA PRESTATION ..................................................................................................................................... 13
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1.
Présentation d’Axe Pro Formation
L’association « Axe Pro Formation », régie par la loi de 1901, a été créée en Septembre
1996 pour répondre aux besoins de professionnalisation de plusieurs services d’aide et de soins à
domicile de la région PACA. Plusieurs milliers de salariés ont été formés depuis la création sur toutes
les problématiques du vieillissement, du maintien à domicile des Personnes Agées, de l’hygiène et de la
sécurité en environnement Médico-Social. Le conseil d’Administration d « ’Axe Pro Formation » est
composé de professionnels du secteur de la santé ou médico-social.
« Axe Pro Formation » intervient désormais sur l’ensemble du champ « Médico-Social »,
aussi bien pour les CCAS, SAD, SSIAD, EHPAD, EHPA, PASA, UHR, etc…
La direction de l’organisme est assurée depuis 2011 par un professionnel confirmé,
responsable d’EHPAD et d’organisme gestionnaire durant 16 ans, évaluateur externe certifié et diplômé
de niveau I. Le Directeur assure également des missions d’évaluation, de formation et
d’accompagnement sur certaines thématiques spécifiques.
Les consultants/Formateurs qui interviennent pour « Axe Pro Formation » répondent tous à
des exigences de rigueur et de compétence qui garantissent la qualité de nos prestations. Tous les
intervenants sont des professionnels expérimentés dans le domaine traité.
Bien plus qu’un simple organisme de formation ou évaluateur, « Axe Pro » se positionne
véritablement comme un partenaire qui vous accompagne dans la réussite de vos projets.
2.
Méthode pédagogique et cadre déontologique
« Axe Pro Formation » développe une approche personnalisée de la formation
professionnelle.
Chaque mission de formation fait l’objet d’une adaptation des méthodes et des supports
pour correspondre parfaitement aux attentes des participants.
Avant toute mission de formation, réalisation d’un diagnostic synthétique (entretien
physique ou téléphonique avec le ou les responsables de service) permettant de confirmer les besoins
et les attentes des futurs participants.
Les outils pédagogiques seront utilisés de manière alternée afin de respecter un rythme
adapté aux capacités des participants et conforme aux besoins du thème. Seront utilisés les moyens
suivants :
- Diaporama
- Exercices & Jeux de rôle
- Reportages vidéo
La parole de chacun est largement présente durant toutes les sessions.
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3. Le système documentaire, outil de management et de
démarche qualité - Introduction
Le système documentaire est l'ensemble des documents sur lesquels
s'appuie un organisme pour formaliser son organisation et mettre en œuvre avec succès
son système de management.
Un rôle essentiel
Le système documentaire est un élément clé de la mise en oeuvre du
système de management d'un organisme. Son rôle est essentiel pour :





énoncer et faire connaître la politique et les objectifs ;
décrire les éléments du système de management et identifier les processus
nécessaires à sa mise en œuvre ;
faire connaître les responsabilités à tous les niveaux ;
préciser les manières de faire, de vérifier et d'améliorer ce qui a été fait ;
conserver les connaissances acquises.
Plus précisément, le système documentaire contribue notamment à atteindre
les objectifs de l'organisme en :





fournissant les informations internes et externes nécessaires aux activités ;
précisant les exigences des clients et des autres parties intéressées ;
assurant la traçabilité et la répétabilité des opérations ;
fournissant des preuves tangibles des résultats obtenus ;
fournissant des données pour évaluer l'efficacité du système de management.
La valeur ajoutée
La documentation permet la communication du savoir et la cohérence des
actions. Son utilisation contribue à :
a. réaliser la conformité aux exigences des clients et l'amélioration de la
qualité ;
b. offrir une formation adaptée ;
c. assurer la répétabilité et la traçabilité ;
d. fournir des preuves tangibles ;
e. évaluer l'efficacité et la pertinence continue du système de management
de la qualité.
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Il convient que l'élaboration de documents ne représente pas une fin en soi
mais plutôt une valeur ajoutée.
L'efficacité
Pour que le système soit efficace, mais économique, il faut absolument viser :


le nécessaire : des documents utiles et rigoureux aux endroits prévus, s'il y a lieu
informatisés, répondant aux exigences essentielles des parties prenantes de
l'organisme ;
le suffisant : des documents clairs et concis : pas de « papiers » inutiles.
Le « nécessaire », c'est que, pour chaque activité identifiée, les documents
établis et tenus à jour permettent :






d'analyser les besoins et impacts (qualité, sécurité, environnement, etc.) ;
de fixer des objectifs et de planifier les activités ;
de prouver la conformité de ce qui a été fait avec ce qui a été prévu ;
de conserver la trace de ce qui a été fait ;
de donner confiance en l'application de ce qui précède ;
d'évaluer les résultats et les progrès obtenus pour améliorer le système.
Le référentiel qualité ou guide d'auto-évaluation constitue la base du système
documentaire et de ce fait, vient confirmer la nécessité d’un système documentaire
solide et cohérent, en particulier vis à vis des exigences de l’évaluation interne et externe
des ESSMS.
Cette formation est destinée aux directeurs d’organisme gestionnaire, aux
directeurs d’établissement et de service, aux chefs de service et cadres responsables
«évaluation et qualité», aux médecins coordonnateurs, infirmières référentes ainsi qu’à
tous les professionnels impliqués dans la démarche.
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4.
Objectifs de la formation
 Identifier les enjeux de la mise en place d’un système documentaire qualité
 Définir la composition du système documentaire de l’établissement et son manuel
d’utilisation
 S’approprier les outils de mise en œuvre et de gestion d’un système
documentaire qualité
 Savoir faire la différence entre une procédure, un mode opératoire, un protocole
et un enregistrement
 Faire évoluer le système documentaire vers l’efficacité et la simplification
Préparer l’informatisation du système documentaire
 D’une manière générale, être en mesure de gérer, concevoir et évaluer les écrits
professionnels nécessaires au bon fonctionnement de la structure
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Programme de la formation
5.
Module 1 – Le système documentaire – outil de management et de
démarche qualité
 Ouverture de la session
 Présentation de l’intervenant, des participants et du thème de l’accompagnement
 Réflexion commune sur le contexte règlementaire en EHPAD
 Brainstorming sur le fonctionnement des EHPAD et la démarche qualité en
ESSMS
 Quiz sur le système documentaire et la démarche qualité
Histoire de la qualité
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Le contrôle
La normalisation
Le modèle de l’assurance qualité
Le management de la qualité
La notion de conformité ou de qualité maitrisée
Le principe d’amélioration continue
Les quatre domaines de la qualité
Le système documentaire
 Le rôle, la valeur et l’efficacité du système documentaire
 Typologie des différents documents qui composent le système documentaire
 Documents d’organisation
 Document de planification
 Documents de définition
 Documents techniques
 Documents d’exécution et d’exploitation
 Documents de communication et de valorisation
La pyramide documentaire

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

Le manuel qualité ou guide de fonctionnement
Les procédures
Les protocoles ou modes opératoires
Les enregistrements
Le référentiel de « bonnes pratiques » ou guide d’auto évaluation, pierre
angulaire du dispositif qualité
 Le référentiel, un outil partagé ; le référentiel, un outil à visée opérationnelle
 Le référentiel, condition pour une appropriation des recommandations de bonnes pratiques
professionnelles diffusées par l’ANESM
 L’architecture générale d’un référentiel de bonnes pratiques professionnelles
-
Bilan de fin de journée
Question/Réponses
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Module 2 – Le système documentaire – outil de management et de
démarche qualité
-
Ouverture
Tour de table et bref rappel des éléments abordés lors de la première journée
Le système documentaire de la structure
 Identification des documents existants
 Procédures
 Protocoles
 Enregistrements
 Autres documents
L’architecture et le contenu des documents à construire





Elaboration en groupe du plan du manuel qualité ou du guide de fonctionnement
Définition de la numérotation et de la hiérarchisation des documents
Elaboration en groupe de l’architecture d’une procédure
Elaboration en groupe de l’architecture d’un protocole
Elaboration en groupe de l’architecture d’un document d’enregistrement
Exercices pratiques
 Par groupe de 3 à 4 personnes, élaboration d’une procédure, d’un protocole et d’un enregfistrement
 Présentation et correction des exercices
-
Bilan de fin de session
Question/Réponses
Evaluation de la formation
Evaluation du transfert des connaissances
Tour de table et expression libre
Expression orale des objectifs de chacun à l’issue de la formation
Personnels concernés par cette formation :


Directeur, adjoint de direction, responsable qualité, assistante de direction, Infirmière référente, médecin
coordonnateur
10 à 15 Participants
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6.
Evaluation de la formation
A la fin de chaque session, un questionnaire d’évaluation de la qualité de la formation sera
remis à chaque stagiaire. Les participants seront invités à le compléter, celui-ci pouvant rester
anonyme. Le questionnaire proposé est le suivant :
Thème évalué
Apport de cette formation à votre efficacité de
travail
Excellent
Très bon
Bon
Correct
Mauvais
Très mauvais
Enrichissement personnel
Atteinte de vos objectifs et réponse à vos
attentes
Intérêt du contenu de la formation
(activités, exercices, échanges, jeux, apports
théoriques)
Qualité du formateur
(Pédagogie, maitrise du sujet, clarté du langage,
écoute, dynamisme)
Qualité des outils pédagogiques utilisés par le
formateur
(Films pédagogiques, parole donnée, caméra,
jeux, etc...)
Méthodes pédagogiques
(explication des outils, exercices, activités,
échanges, mises en situation, etc...)
Qualité du support pédagogique
(présentation, contenu, ergonomie, exhaustivité)
Organisation et conditions matérielles
(salle, horaires, repas, etc…)
Durée du stage
(correcte, trop longue, trop courte)
Vie du groupe
(Nb de stagiaires, intérêt des échanges,
ambiance, cohésion)
Dans la semaine suivant la fin de la session, une synthèse des résultats de l’évaluation
sera adressée par « Axe Pro Formation » à l’établissement dans un rapport d’évaluation.
En complément de cette évaluation, il convient également d’évaluer le niveau de transfert des
connaissances des participants. Il s’agit là de mesurer les nouveaux acquis des stagiaires. Une fois
complété, ce questionnaire nominatif ne pourra en aucun cas être transmis à l’établissement mais les
éléments de ces questionnaires seront extraits de manière anonyme pour alimenter le rapport
d’évaluation transmis à la collectivité par « Axe Pro Formation ».
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7. Moyens humains et matériels affectés spécifiquement
à la session
7.1. Formateur chargé de l’animation de la session
Jean-Philippe BINOS (Directeur d’Axe Pro Formation)
Formation-Enseignement:
 Mastère spécialisé en management et gestion d’établissement social et médico-social et des
organisations sanitaires (Master 2, niveau 1, équivalent CAFDES)
 Master en management général, responsable administratif et financier, spécialité RH
 Evaluateur externe certifié ARAFDES-Lyon-2010
Domaine de compétences:
Mise en œuvre des principes méthodologiques de l’évaluation
Déclinaison opérationnelle de l’évaluation
Formalisation des projets évaluatifs en concertation avec l’établissement
Planification, mise en œuvre de la démarche et rédaction des rapports d’évaluation externe
Conception de référentiels de bonnes pratiques pour les EHPA
Pilotage d’établissement: projet d’établissement, évaluation interne/externe, suivi d’activité,
maîtrise des coûts, plans pluriannuels, budget prévisionnel, comptabilité analytique, démarche
qualité
 Organisation et gestion de projets: Projets de service et d’établissement, création ou
extension de service et d’établissement, développement de réseaux, évaluation des risques
professionnels
 Management et gestion du personnel: Recrutement, organisation des services, RH (droit du
travail, gestion des conflits, application CCN)
 Formation: Conception des programmes, coordination, animation






Expériences professionnelles :
 Depuis 2011: Directeur d’ « Axe Pro Formation » : Conseil, Audit, Formation, Evaluation
(EHPAD, EHPA, CAT, MAS, Services d’action sociale)
 2009/2011: Consultant/formateur pour Rh & Organisation (Paris-Lyon-Marseille)
 2004/2009: Direction d’EHPAD multi site Associatif à Salon de Provence et Arles (13):
Restructuration, démarche qualité, recrutement de l’équipe pluridisciplinaire, mise aux normes,
agrandissement et reconstruction
 1993/2004: Directeur d’EHPAD Associatif multi site (3 Ets-Dépt 47) avec double fonction de
Directeur Général Adjoint au sein de la même association sur Dépt 33 et 47.
 Membre du groupe de travail sur le référentiel V2 de certification des services (2008)
FNAQPA/SYNERPA/QUALICERT, Référent du projet Européen « Séniority » destiné à
favoriser l’utilisation des NTIC par les Personnes Agées (2005/2008), auteur d’une thèse
professionnelle sur l’insertion sociale des Personnes Agées dans la société de l’information
numérique
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 Concepteur du logiciel et référentiel d’évaluation de la qualité en Etablissement d’Hébergement
pour Personnes Agées « Qualit’Eval » : http://www.qualiteval.fr/ (plus de 150 d’EHPA &
EHPAD utilisateurs au 1er Juillet 2012).
Références récentes d’établissements accompagnés :
 EHPAD « Saint Victoire » à Aix en Provence : Evaluation interne
 SSIAD « La Clé des Ages » à Pelissanne – Evaluation interne et préparation à l’évaluation
externe
 Association des Foyers de Province à Marseille et Poitiers – 26 EHPAD : Evaluation interne
 FNADEPA du Var : Evaluation interne
 EHPAD « Maison de Fannie » à Aubagne - 13 (groupe Dolcéa) : Evaluation interne
 EHPAD « Les Amandines » à Lauris - 84 : Evaluation interne
 EHPAD « Le Bocage » à La Penne sur Huveaune – 13 (groupe Dolcéa) : Evaluation interne
 Centre Hospitalier d’UZES – 30 : Evaluation interne pour 10 structures (EHPAD-SSIAD-Accueil
de jour)
 CH Isle sur la Sorgue – 84 : Projet de vie individualisé
 Formation en session « inter » de médecins et cadres en EHPAD : « Devenir évaluateur
externe »
 Maisons Paisibles à Chateaurenard – 13 : Evaluation de la satisfaction des usagers
 Association ANAIS (6 EHPAD) à Alençon - 61 : Evaluation interne
 Association Entraide à Marseille - 13 (12 Ets) : Evaluation interne
 EHPAD L’Esterel à Salon de Provence - 13 : Evaluation interne
 EHPAD L’Estelan à Rognes - 13 : Evaluation interne
 EHPAD Beau Soleil à VALREAS - 84 : Projet d’établissement
 CCAS régions Nord, Nord-Ouest, Sud Est, Sud-Ouest : montage de dossiers de subventions
CNSA
 FAM Les Maisonnées - 84 : règlementation
 Membre du groupe de travail sur le référentiel V2 de certification des services (2008)
FNAQPA/SYNERPA/QUALICERT, Référent du projet Européen « Séniority » destiné à
favoriser l’utilisation des NTIC par les Personnes Agées (2005/2008), auteur d’une thèse
professionnelle sur l’insertion sociale des Personnes Agées dans la société de l’information
numérique, concepteur du logiciel d’évaluation interne en ESSMS « Qualit’Eval »
7.2. MOYENS EN MATERIEL FOURNIS PAR AXE PRO FORMATION
Description du matériel
-
Support de formation complet, relié et personnalisé en version « papier »
Support de formation dématérialisé sur clé USB (offert à chaque stagiaire)
Stylos & chevalets avec nom et prénom des stagiaires
Vidéo-Projecteur (relié à l’ordinateur de la formatrice)
Ecran (si nécessaire)
Paper-Board (si nécessaire)
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8.
Organisation de la session
8.1. DUREE DE LA SESSION
2 jours
8.2. TAILLE OPTIMALE DU GROUPE
10 à 15 personnes
8.3. ORGANISATION DES SESSIONS-CALENDRIER-HORAIRES
La formation se déroule en intra, dans les locaux de l’établissement demandeur aux dates
arrêtées d’un commun accord selon un calendrier prévisionnel qui pourra être modifié en fonction des
besoins de la collectivité. A cet effet, « Axe Pro Formation » s’engage à s’adapter aux contraintes
organisationnelles de la structure, notamment en mettant à disposition le calendrier annuel des
disponibilités du formateur. Les périodes de vacances scolaires de la zone dont dépend l’établissement
seront prises en compte pour organiser les sessions en dehors de celles-ci.
La journée de formation, d’une durée totale de 7 heures (14h pour l’ensemble de la session),
s’étendra entre 9H et 17H avec une pause de 15Mn en milieu de matinée et milieu d’après-midi ainsi
qu’une pause repas d’une heure.
A l’issue de chaque session, la direction de l’établissement recevra les attestations de stage
individuelles (à destination des participants) et collectives, portant les mentions utiles et à valoir.
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9.
Organisation et gestion du SAV
Le SAV concerne la possibilité pour les stagiaires d’obtenir des informations complémentaires ou des conseils dans le
champ de la session
9.1. EXISTENCE D’UN SAV PAR TELEPHONE OU COURRIEL AVEC LE FORMATEUR
« Axe Pro Formation », au-delà de la formation en elle-même, s’engage à apporter tous
les éclairages utiles aux participants sur les questionnements qui interviendraient après les sessions.
Ce suivi sera assuré par mail à l’adresse suivante: [email protected]
Dans l’hypothèse où les stagiaires n’auraient pas la possibilité d’adresser leur demande
par mail, cela pourra se faire par téléphone au 04.90.55.97.91. En cas d’absence, un répondeur
enregistrera la demande.
Les demandes, aussi bien par mail que par téléphone seront traitées dans un délai
maximum de 8 jours.
9.2. DELAI D’UTILISATION DU SAV APRES LA FIN DE LA SESSION
Le SAV précédemment présenté sera assuré tout au long des 12 mois qui suivent la
session à laquelle le demandeur a participé.
10. Coût de la prestation
Tarif net:
1800€ pour les deux journées soit 900€ net/jour. Frais de déplacement et d’hébergement en plus
calculés au plus juste selon la situation géographique de l’établissement demandeur.
Ce tarif comprend l’accès à la formation et aux documents pédagogiques dédiés. Délivrance d’une attestation de
formation pour prise en charge par votre OPCA.
La préparation de la session et les supports remis aux stagiaires sont inclus dans ce prix.
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