La LETTRE DE MISSION…désormais OBLIGATOIRE

La LETTRE DE MISSION…désormais OBLIGATOIRE !
Nouveau Code de déontologie - AR du 22/10/2013 (MB 21/11/2013)
Comme vous le savez notre code de déontologie initial1 a subi un sérieux lifting suite
à son abrogation et son remplacement par le nouvel Arrêté Royal du 22/10/20132.
Ce nouveau code de déontologie eut un impact direct sur la lettre de mission3 dès
son entrée en vigueur, le 1er/12/2013.
Lettre de mission obligatoire à compter du 1er/12/2013
L’utilisation d’une lettre de mission, déjà préalablement vivement conseillée, n’est
plus seulement un choix mais elle est devenue une obligation déontologique4 !
Aucune nouvelle mission ne peut plus désormais être entamée avant qu’une lettre
de mission n’ait été signée par le professionnel et son nouveau client.
Concernant les clients déjà existants avant le 01er/12/2013, le professionnel IPCF
externe (stagiaire ou membre) dispose d’une période transitoire de 24 mois5 jusqu’au 30/11/2015 au plus tard - pour établir une lettre de mission.
Cette lettre mission sera gardée comme l’une des pièces maîtresses du dossier
permanent, également érigé en obligation par notre nouvelle déontologie6, aux
côtés, notamment, des données d’identification du client obligatoirement
recueillies et conservées par le professionnel comptable externe dans le cadre de la
législation anti-blanchiment.
Modèle adapté
Si un modèle de lettre de mission vous avait déjà été proposé fin 20087 les
modifications -voire les nouveautés- légales ont impliqué sa révision.
Nous nous y sommes attelés !
Nous vous soumettons dès lors un texte-cadre dont le professionnel et le client
peuvent s’inspirer pour rédiger une lettre de mission adaptable en fonction du
dossier et sachant que les parties restent bien entendu responsables de son
contenu.
1
A.R. 23/12/1997- M.B. 29/01/1998
A.R. 22/10/2013 – M.B.21/11/2013- entrée en vigueur 01/12/2013
3 Code de Déontologie- art.11 §1
4 Idem
5 Idem
6 Code de Déontologie- art.11 §2
7 Conseil National 28/11/2008
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Lettre de mission – VS -Préliminaires -16092014
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-
Ce modèle de lettre de mission comporte :
un tronc de base et des modules avec des choix alternatifs.
Nous vous soumettrons également :
-
un modèle de fiche d’informations légales du professionnel conformément
aux exigences du Code de droit économique8
un modèle de procuration
un modèle de dossier permanent
un modèle d’inventaire lors d’un transfert de dossier
-
une notice explicative de la lettre de mission :
o
relative aux différents volets de la lettre de mission. En effet,
connaître le « pourquoi du comment » permet de mieux expliquer au
client l’importance de cette lettre de mission.
o qui apportera en outre un éclairage complémentaire sur :
les exigences déontologiques
certaines obligations légales comme :
•
•
en cas d’exercice en société, la désignation d’un
représentant-personne physique agréé IPCF9 comme «
titulaire » du dossier.
Les informations légales relatives au professionnel sous
l’angle du Code de droit économique, passible de sanction
pénale.
Les modes alternatifs de règlement des conflits (MARC’S):
arbitrage, conciliation, médiation …
Les taux d’intérêt de retard – taux régis légalement10
l’assurance RC professionnelle :
Attention: En cas d’acceptation d’une mission relative au
renouvellement d’un bail commercial, celle-ci doit être
préalablement et spécifiquement mentionnée dans la lettre de
mission sous peine de refus de couverture par l’assureur civile
professionnelle (cf. Pacioli n° 307)
l’assurance médiation
8 CDE -art.III 74. à III 77. dont le non respect est passible de sanction pénale de 26 à 10.000€ CDE –
art.XV-70 et XV -77-7°
9 Art.50 §1er-1° de la loi du 22 avril 1999 et Pacioli n° 309
10 Loi 2/08/2002 modifiée par la loi du 22/11/2013- M.B.10/12/2013
Lettre de mission – VS -Préliminaires -16092014
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Gestion de la période transitoire- Dossiers antérieurs au 01/12/2013
S'il est vrai que la signature d'une lettre de mission pourra parfois paraître délicate
dans le cadre de la période transitoire relative aux dossiers gérés dès avant le
1er/12/2013, il convient cependant de mettre en exergue auprès des clients, outre
l’obligation déontologique dans le chef du professionnel IPCF, l’utilité de celle-ci en
termes de transparence car elle permet de définir clairement les engagements et les
attentes réciproques de chacune des parties.
Elle constitue également un outil précieux quand les relations entre les parties
prennent une tournure difficile et permet d'éviter d'inutiles conflits.
Sous cet angle préventif, la lettre de mission est également , à n’en pas douter, l’une
des premières informations que votre assureur sollicitera de votre part pour, à
l’occasion d’une déclaration de sinistre, cadrer la relation contractuelle et, en
particulier, la mission qui vous était attribuée.
On ne saurait dès lors trop vous encourager à procéder sans attendre à cette
régularisation par la signature d’une lettre de mission qui va de pair avec la mise sur
pied du dossier permanent, lui aussi obligatoire, et l’obligation d’identification du
client requise par la législation anti-blanchiment et qui, elle, est censée déjà acquise.
N’oubliez pas que signer une lettre de mission, à savoir un contrat entre parties,
implique que vous preniez le temps de lire les différentes clauses avec le client en les
lui expliquant si besoin en est.
Transparence et compréhension sont sans nul doute les pierres de soutènement
d’une bonne lettre de mission !
Lettre de mission – VS -Préliminaires -16092014
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