Fiche de poste Secrétaire de Direction
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Fiche de poste Secrétaire de Direction
FICHE DE POSTE n°2 INTITULE DU POSTE : SECRETAIRE DE DIRECTION MISSIONS GENERALES DU POSTE : Missions administratives variées : - Exécution et suivi des procédures et décisions de la Direction et notamment du Directeur du Primaire - Exécution des opérations classiques de secrétariat : frappe, photocopie, archivage, ouverture et affectation du courrier, rédaction de correspondance, filtrage des appels téléphoniques, gestion des fournitures de bureau, mise à jour des bases de données, des fichiers, reprographie. - Préparation des documents pour les enseignants : dossiers de rentrée, listes, emplois du temps, calendrier scolaire, documents divers - Participation à la communication interne et externe : réceptionner, trier, diffuser l'information (courrier, messagerie, téléphone) - Réalisation de divers travaux de bureautique et de communication (conception et mise en forme) - Gestion de l'agenda du Directeur du Primaire - Préparation et organisation des différentes réunions, manifestations, activités périscolaires, sorties et voyages scolaires : convocations, préparation des dossiers préalables, réservations... - Accueil des familles, des personnels (accueil physique et téléphonique), accueil du public avec amabilité - Gestion des stocks de fournitures, organisation et suivi de la commande de fournitures - Suivi des inscriptions et réinscriptions (saisie sur le logiciel Factos, gestion des dossiers) - Mise à jour des listes et des dossiers d'élèves (gestion des arrivées et des départs) - Contrôle des absences des enseignants et des ASEM en liaison avec le Directeur - Suivi de dossiers particuliers en liaison avec le chef d’établissement Le/la secrétaire de direction peut assurer la permanence du service de direction en l’absence du directeur. La prise d’initiatives lui revient dans les limites fixées avec son supérieur hiérarchique direct. CONDITIONS DE TRAVAIL : Temps partiel (à préciser) MOYENS NECESSAIRES : Ordinateur et imprimante Photocopieur, scanner Internet et messagerie électronique Téléphone Logiciels bureautiques et autres… RATTACHEMENT HIERARCHIQUE : CHEF D'ETABLISSEMENT et SUPERIEUR DIRECT : Directeur du Primaire COMPETENCES REQUISES : •Bonne maitrise de l’expression orale et écrite •Bonne présentation •Discrétion professionnelle, sens de la confidentialité •Goût du travail en équipe •Qualités relationnelles : sens de l’écoute, diplomatie, psychologie, patience •Gestion de situations de stress •Savoir-être avec les enfants •Maîtrise d’une ou plusieurs langues : français indispensable, portugais et anglais souhaitables •Disponibilité, autonomie et forte capacité d’adaptation : elle (il) adapte, si besoin est, son emploi du temps et ses horaires de travail aux impératifs de l’établissement. •Assiduité et respect des horaires •Sens de l’organisation, rigueur, sens des responsabilités, savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique •Réactivité, capacité à argumenter des décisions •Esprit d’initiative, anticipation, organisation, respect des délais, sens des priorités, discernement •Connaissance de l’environnement éducatif (notamment le système éducatif français) FORMATIONS ET DIPLÔMES REQUIS : •L’emploi est accessible avec une formation de niveau III : BTS assistant de direction, BTS d’assistant secrétaire trilingue, BTS assistant de manager, BTS assistant de gestion PME/PMI, DUT gestion administrative et commerciale, ou équivalent. CONTRAINTES ET RISQUES PARTICULIERS ASSOCIES AU POSTE : Travail sur écran quotidien Multiplicité des tâches Pression des familles, des supérieurs, des équipes Travail pouvant connaître des périodes plus intenses que d'autres Travail en zapping CONDITIONS D’ENGAGEMENT : Le ou la secrétaire de direction devra signer « la charte des conditions de travail pour recruté local » DEMARRAGE : novembre 2014 LIEU DE TRAVAIL : LABB REMUNERATION : voir échelon DUREE : 39h charte