Secrétaire de direction m/f

Secrétaire de direction m/f
FICHE METIER
1. Définition
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La responsabilité de l’emploi est lié directement à la fonction de devoir soutenir
plusieurs conseillers de direction (5) et coordinateurs (2) dans leurs domaines
respectifs.
Le candidat est amené à s’occuper de l’organisation du service de secrétariat, c'est-àdire d’encadrer l’équipe en place (0,75 ETP + 1 stagiaire).
Suivant les fonctions dévolues aux membres de direction, le/la secrétaire de direction
est susceptible d’intervenir sur l’ensemble des affaires courantes, sur les aspects
administratifs, organisationnels et d’échanges avec l’extérieur liées au travail de son
responsable.
Son travail se situe en amont de la prise de décision qu’elle (il) vise à faciliter, et en
aval pour permettre sa mise en œuvre. La prise d’initiatives lui revient si son supérieur
lui laisse une marge de manœuvre et d’action assez grande. Elle (il) a la plupart du
temps des responsabilités importantes inscrites dans le cadre de l’administration des
services. Elle (il) détient donc un poste clé dans le fonctionnement administratif.
2. Lieux d’activité
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Le poste de travail se situe à Luxembourg (12,bvd Joseph II). Il n’est pas exclut qu’à
l’avenir pour des besoins de service, les bureaux soient transférés à un autre endroit
sur le territoire du Grand-Duché.
3. Formation requise
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L’emploi est accessible avec une formation de niveau BTS assistant de direction, BTS
d’assistant secrétaire trilingue, BTS assistant de manager, BTS assistant de gestion,
DUT gestion administrative et commerciale
Formation complémentaire dans un domaine (DEUG littéraire, de droit, d’économie...)
La maîtrise des 3 langues du pays est indispensable (luxembourgeois, français,
allemand). La connaissance de l’anglais est un atout.
Disposer de compétences spécialisées dans un domaine (multimédia, commercial,
juridique, ressources humaines, logistique, etc.) peut constituer un avantage
L'accès indirect est possible avec des formations de niveau BAC lorsqu'elles sont
complétées par une expérience confirmée de plusieurs années dans les techniques du
secrétariat.
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4. Compétences requises
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Bonne maitrise de l’expression orale et écrite
Bonne maitrise de l’outil informatique (MS Office, outils de communication moderne)
Disponibilité, autonomie et forte capacité d’adaptation
Sens de l’organisation, méthode, rigueur, sens des responsabilités, respect des
procédures et des normes
Réactivité, capacité à argumenter des décisions
Esprit d’initiative, anticipation, organisation, respect des délais, sens des priorités,
discernement
Qualités relationnelles : sens de l’écoute, diplomatie, psychologie, patience
Confidentialité, discrétion
5. Rémunération
La rémunération sera calculée selon les conditions de la Convention collective du travail du
secteur d’aide et de soins (CCT-SAS) dans la carrière PA3.
6. Description détaillée de l’activité
Les missions varient selon le type de service visé.
Activités autonomes du candidat et responsabilités:
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Organise et réalise son travail en référence aux procédures définies, en tenant
compte d’instructions ponctuelles données par ses supérieurs hiérarchiques.
A accès aux informations parfois confidentielles. Peut fournir des réponses
directement, à partir des éléments dont elle (il) a connaissance.
Assure la circulation de l’information entre la direction générale et les différents
services, diffuse des notes de service: rédige les notes de services internes à partir
d’instructions orales ou manuscrites, les soumet au contrôle et à la signature de
son supérieur, les reproduit et les diffuse.
Participe à la communication interne et externe.
Prépare et organise les différentes réunions institutionnelles : convocations,
préparation des dossiers préalables,
Réalise et / ou centralise les comptes-rendus.
Encadrer et former une équipe de collaborateurs et responsable du suivi des
dossiers
Elle (il) peut se voir confier des responsabilités plus importantes: suivre des
dossiers dans le temps
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Activités du service secrétariat, tombant sous la responsabilité organisationnelle du candidat:
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Organisation du fonctionnement courant du bureau
Effectuer les opérations classiques de secrétariat : frappe, photocopie, archivage,
ouverture et affectation du courrier, préparation des éléments de réponse,
rédaction de correspondance, filtrage des appels téléphoniques, gestion des
fournitures de bureau, mise à jour des bases de données, des fichiers,
reprographie.
Organiser le réporting et le transmettre aux supérieurs hiérarchiques.
Prendre en charge l’organisation matérielle des diverses relations qu’entretient la
direction avec les services internes (administration centrale, groupes de travail,
délégation du personnel, directions d’institutions, etc., ) et organismes externes
( Etat, communes, institutions, clients, fournisseurs,….)
Coordonner le planning des recrutements.
Assurer le planning des rendez-vous et des réunions de travail, réservation des
salles, réception des participants.
Organiser les déplacements, séminaires, formations.
Classement et archivage des documents de la direction.
Planifier les achats de fournitures de bureau et autres
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