Secrétaire -adjoint Administratif (H/F)

DOSSIER D’APPEL A CANDIDATURE
No : BIODIVERSITE/AC/2014/001
Secrétaire -adjoint Administratif (H/F)
Intitulé du poste :
Secrétaire - adjoint Administratif (H/F)1
Niveau (COI):
Catégorie IV – Grade (selon expérience)
Supervision :
Directement placé sous la supervision du Chef du Projet.
Lieu d’affectation :
Unité de Gestion de Projet « Coastal, Marine and Island Specific
Biodiversity Management in ESA-I0 Coastal States »
Commission de l’Ocean Indien, Blue Tower – 4th floor
Ebène, Maurice
Poste financé par :
10th European Development Fund
1.
DESCRIPTION DU POSTE
1.1.
Cadre et objectif du poste
Le secrétaire – adjoint Administratif *2 est recruté pour appuyer l’Unité de Gestion du projet
« Coastal, Marine and Island Specific Biodiversity Management in ESA-I0 Coastal States », dans la
phase de démarrage (sEptember14-fevrier 15).
Ce projet régional mis en œuvre par la Commission de l’Ocean Indien, couvre les pays ACP
membres de la COI (Comores, Madagascar, Maurice, Seychelles) ainsi que le Kenya et la Tanzanie.
La Réunion participe sur ses fonds propres.
1.2.
Description des tâches
Le secrétaire – adjoint Administratif travaillera sous la supervision du chef de projet et appuiera
tous les membres du personnel de l’Unité de Gestion du projet.
Il /elle appuiera le chef de projet dans la gestion administrative quotidienne du projet.
Il /elle sera en charge de l’organisation logistique de l’ensemble des évènements (ateliers,
formation, stage, journée scientifique, comités de pilotage…) dans le cadre du projet. Ces
évènements pourront être organises dans chacun des sept pays participants.
1
Tous les postes dans le cadre du projet sont ouverts de manière égale a tout candidat sans aucune discrimination
de genre.
BIODIVERSITE/AC/2014/001
Page 1
Activités essentielles :
Assistance administrative au Project Management Unit
-
Enregistrer le courrier entrant et sortant;
Classer et archiver le courrier et la documentation ;
Assister dans l’archivage électroniques des documents techniques ;
Prendre des rendez-vous, tenir à jour des plannings des experts de la PMU - y compris des
experts court-terme;
Traiter les appels téléphoniques ;
Assurer la mise en forme des documents produits par le projet ;
Mise en page des notes, compte-rendu et courriers découlant des réunions animées par le
Team Leader et/ou ses collaborateurs ;
Petits travaux de traduction (anglais / français)
Travaux d’impression, copie de document, scannage, constitution de dossiers…
Chargé de l’organisation et de la logistique des évènements du projet
- Appui à l’organisation logistique des évènements liés au projet : ateliers, comités de pilotage,
comité technique, journée scientifique, congrès, stages.
- Assister dans la préparation des évènements : élaboration du planning, des actions à mener,
recherche des lieux, des prestataires, d’intervenants, de partenaires etc.
- Assister le responsable de communication à la rédaction des différents supports de
communication (communiqués de presse, invitations, programmes etc..) en coordination avec
l’unité de communication du secrétariat général.
- Assister le responsable financier du projet a élaborer le budget de l’évènement
o Contacter les prestataires de services et fournisseurs potentiels (hôtels, agences
de voyage, service de catering, services d’interprétation, fournisseurs
d’équipement informatiques etc…) et demander des devis, cotations ou factures
pro forma.
o Assurer les négociations tarifaires avec les fournisseurs du projet (hôtels, agence
de voyage, équipement informatiques etc…)
- Superviser les prestations des différents intervenants : traiteur, techniciens sons et images,
traducteur, interprètes, hôtesses etc…
- Assister le responsable financier pour obtenir les pièces justificatives des participants aux
évènements (souches de billets, boarding passes, fiches de présence émargées …)
- Organiser les voyages officiels du personnel du projet: réservation et achat de billets,
demande de visa, information sanitaire (vaccination requise, paludisme…), réservation
d’hôtel, contacts avec les bureaux de destination.
- Organiser les voyages des visiteurs au projet (lettre à l’immigration, réservation d’hôtel,
transfert, etc.)
A noter que les attributions mentionnées ci-dessus sont décrites de manière non limitative et
peuvent évoluer selon le besoin du projet.
2.
QUALIFICATIONS ET APTITUDES
-
Un diplôme ou certificat dans un domaine pertinent et/ou pouvoir justifier d’une
expérience professionnelle pertinente en appui a des projets (notamment
organisation et logistique d’atelier, conférences, voyages …)
BIODIVERSITE/AC/2014/001
Page 2
-
-
3.
Maîtriser l’outil informatique (traitement de texte, tableur Excel, logiciel de
présentation, logiciel de navigation Internet, logiciel de gestion de messageries, …);
Bonne maîtrise écrite et parlée des langues anglaise (langue officielle du projet et de
plusieurs pays participants) et française (principale langue de communication au sein
de la COI).
En matière de savoir-être :
o Bonne capacité à s’intégrer dans une équipe multiculturelle et multilingue
o Esprit méthodique, dynamisme, adaptabilité, sens du contact, esprit d’équipe ;
o Qualité rédactionnelle, esprit d’analyse et de synthèse, esprit d’initiative ;
o Grande moralité et discrétion.
MODALITES CONTRACTUELLES
La personne sera recrutée dans le cadre du projet Projet « Coastal, Marine and Island Specific
Biodiversity Management in ESA-I0 Coastal States ».
Un contrat de travail de durée déterminée et de type COI sera établi pour une durée ne dépassant
pas l’échéance du Devis-Programme de démarrage (28 février 2015)
4.
REMUNERATION
La grille barémique de la COI servira de référence. Le niveau de rémunération sera agrée de
commun accord et reflètera le niveau de qualification et d’expérience du candidat.
5.
DOSSIER DE CANDIDATURE ET MODALITES DE SELECTION
Le dossier de candidature comportera un CV en anglais ou en français, copies des diplômes &
attestations d’emplois avec référence du superviseur direct et sera envoyé ou remis en main
propre au bureau du projet (Projet Biodiversité - COI – Blue Tower, 4th Floor, Ebène), ou envoyé
par e-mail à l’adresse suivante:
Attn. Projet Biodiversité – Project Management /unit
[email protected]
Date ultime de remise des candidatures: 01decembre 2014 avant 16h00. Les candidatures reçues
après la date limite de dépôt de candidatures seront rejetées.
Pour les candidatures à transmettre par courrier ou par porteur, les informations suivantes
doivent figurer sur l'enveloppe extérieure:
-
l'adresse susmentionnée à laquelle les candidatures doivent être soumises;
la référence de la procédure d'appel à candidatures à laquelle le candidat répond (en
l'occurrence BIODIVERSITE/AC/2014/001);
le nom du candidat.
Pour les candidatures à transmettre par courriel, il est recommandé de mettre le dossier de
candidature dans un seul fichier pdf qui sera transmis en tant que fichier attaché au message du
candidat avec objet : Recrutement de « Secrétaire/adjoint administratif »
Les dossiers de candidatures incomplets, notamment ceux ne disposant pas de CV seront rejetés.
Nous vous prions d’utiliser le modèle de CV joint.
BIODIVERSITE/AC/2014/001
Page 3
MODELE DE CURRICULUM VITAE
1.
Nom de famille:
2.
Prénoms:
3.
Date de naissance:
4.
Nationalité:
5.
État civil:
6.
Sexe :
7.
No de Carte D’identité
8.
Adresse :
9.
Téléphone (Domicile) :
10.
E-mail :
11.
Education
Photo
Institution
12.
Portable :
Date début
Date Fin
certificat(s) obtenu(s):
Diplôme:
Institution
13.
No de Passeport :
Date début
Date Fin
Diplôme(s) obtenu(s):
Connaissances Linguistiques
Langue
Lu
Parlé
Écrit
Commentaires
N/B : Indiquer vos connaissances sur une échelle de 1 à 5 (1 - niveau excellent; 5 - niveau rudimentaire)
BIODIVERSITE/AC/2014/001
Page 4
14.
Expérience Professionnelle
Date
Debut
Date Fin
Position
Organisation/
Compagnie
Brève Description du poste
N/B : A indiquer également votre situation actuelle
15.
Références
Nom
Prénom
Position
Organisation/
Compagnie
coordonnées de
contact
Justification :
N/B : La COI se réserve le droit de contacter les personnes de référence .Si vous êtes dans l’impossibilité
de fournir cette référence, veuillez apporter une justification
16.
Affiliation à une organisation professionnelle:
Date Debut
17.
Nom
Adresse
Domaine (MgtRecherche-RH etc…)
Autres compétences:
Domaine (Ex :
Connaissances
informatiques-Formateurgestion de projets etc...)
BIODIVERSITE/AC/2014/001
Détails
Page 5
Apport a votre
personne
18.
Expérience spécifique dans la région:
Date
début
19.
Date fin
Pays
Actions
Autres informations pertinentes
Items (Ref de
publication etc…)
BIODIVERSITE/AC/2014/001
Details
Page 6
BIODIVERSITE/AC/2014/001
Page 7