N°: COI/AC/2013/010

DOSSIER D’APPEL A CANDIDATURES
N°: COI/AC/2013/010
Intitulé du poste :
Assistant Administratif et Financier - AAF
Niveau :
Catégorie 3 – cadre intermédiaire
Supervision :
Directement placé sous la supervision du Chef du Service Administratif et
Financier de la COI.
Lieu d’affectation :
Projet Veille Sanitaire – Réseau SEGA, Ebène, Maurice
Poste financé par :
Agence Française de Développement (AFD)
1.
DESCRIPTION DU POSTE
1.1.
Objectif du poste
Les objectifs du projet correspondent aux trois composantes suivantes:

Composante 1 : Consolider les capacités de la veille sanitaire régionale (réseau SEGA)
Cette consolidation passe par la poursuite des échanges épidémiologiques hebdomadaires, la diffusion
régulière d’un bulletin épidémiologique régional, la mise en place d’un partenariat avec la plateforme
PIROI de la Croix Rouge française et la poursuite du programme régional de formation
d’épidémiologistes et du renforcement des capacités des laboratoires nationaux de référence des Etats
membres.

Composante 2 : Renforcer les collaborations entre santé humaine et santé animale
L’objectif est de pouvoir ancrer le réseau régional de surveillance animale « Animal Risk » dans le
dispositif COI, dans le cadre d’une convention qui sera passée avec le CIRAD. Cela permettra de
renforcer dans chaque Etat membre des mécanismes de coopération entre les systèmes de surveillance en
santé humaine et animale, notamment pour le partage des informations, de l'analyse des données, de la
mutualisation de certains outils de laboratoire et de l’harmonisation des stratégies pour la préparation et la
réponse aux épidémies.

Composante 3 : Pérenniser le réseau régional de veille sanitaire
Pour ce faire, il conviendra de définir le mandat et les termes de référence de l’Unité de veille sanitaire du
Secrétariat général de la COI, ainsi que son cadre institutionnel et juridique en relation avec les Etats
membres. Le projet permettra aussi le transfert de compétences de l’assistance technique internationale à
une équipe régionale qui aura pour vocation d’animer l’Unité de veille sanitaire à l’issue du projet en
2017. Intervenants et mode opératoire
1.2.
Description des tâches
COI/AC/2013/010
1/5
L’Assistant(e) Administratif et Financier (AAF), placé sous la direction du Chef du Service
Administratif et Financier de la COI, travaillera sous la supervision du chef de projet et appuiera tous
les membres du personnel de l’Unité de Veille Sanitaire de la COI.
Il/elle appuiera le SAF dans le cadre de l’exécution des Devis Programmes (DP) qui mettent en
œuvre le projet veille sanitaire. Il assurera la gestion administrative et financière en étroite
collaboration avec le Chef de projet et préparera tous les documents à la signature du Chef SAF et le
Régisseur de la partie régie du budget de ces DP. Il/elle sera également le préposé à la tenue de la
comptabilité de ces DP.
Il/elle fournira en temps et lieu, les documents et autres états financiers au Chef de projet et au SAF.
Ses principales responsabilités sont:
Budget
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Préparer, avec le chef de projet, les devis programme du projet RSIE2 quant à leurs aspects
financiers et contractuels
Préparer les contrats, avenants, appels d’offres dans le cadre des services, matériels et travaux
financés par le projet en collaboration avec le service Marché et contrat
Préparer et établir les demandes de versement de la dotation initiale
(avance/préfinancement), de réapprovisionnement et de clôture de la caisse d’avance
Suivre les dépenses du projet en lien avec le plan de travail annuel
Préparer et rédiger les rapports budgétaires pour chaque devis programme du projet
Appuyer le chef de projet pour la rédaction des rapports techniques
Appuyer les États membres dans la budgétisation de leurs activités financées par le projet et
assurer la gestion des engagements et décaissements.
Comptables et financiers





Vérifier l’existence des pièces justificatives probantes et suffisantes à l’appui des
engagements et des paiements ainsi que des éventuels recouvrements ;
Assurer la saisie des écritures comptables et financières sur le logiciel de suivi financier du
projet
Superviser la gestion de la petite caisse
Assurer le respect des procédures comptables et financières du projet selon le manuel de
procédures approuvé par le bailleur.
Préparer et superviser les missions d’audit interne et externe du projet
Administration

Superviser la gestion quotidienne du projet sur le plan administratif et financier
- Gestion des dossiers administratifs et financiers au format papier et électronique
- Gestion de la base de données documentaire du projet
- Appuyer les assistants technique ainsi que le personnel du projet en mission pour les
tâches administratives et financières (rapport financier, fiche de présence, congés, per
diem, réservation etc...) ;

Appui à la gestion administrative du personnel employé par le projet (contrats, renouvellement
des contrats, vacances, permis de travail, salaires, congés maladie….) en étroite collaboration
avec le service Gestion des Ressources Humaines ( GRH)
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2/5
Maîtrise d’œuvre du projet RSIE2


Assurer la gestion courante de l’UVS en l’absence du chef de projet
Participer, à la demande du chef de projet et/ou du Chef SAF, à l’organisation des ateliers,
réunions de suivis et manifestations du projet et à la rédaction de leurs comptes rendus
A noter que les attributions mentionnées ci-dessus sont décrites de manière non limitative et pourraient
évoluer, dans le cadre de la fonction, selon les besoins du service.
2.
Qualifications et aptitudes

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
3.
Etre titulaire d’un diplôme universitaire de niveau BAC+ 3 en finance et comptabilité ou
équivalent. Une qualification supplémentaire en gestion sera considérée comme un avantage.
Justifier d’une expérience d’au moins cinq (05) ans au sein d’une entreprise privée, de la
fonction publique, d’une organisation internationale ou régionale dont 3 ans en tant que cadre
financier et administratif avec des responsabilités progressivement importantes;
- Une connaissance des procédures des bailleurs de fonds et notamment de l’AFD sera
considérée comme un atout.
Avoir une bonne expérience et connaissance dans la préparation des budgets (aspects
financiers et contractuels) ;
- Une expérience au sein de projets mobilisant des financements nationaux et
internationaux sera fortement appréciée.
Avoir une bonne connaissance et expérience dans la vérification des dépenses, de l’exécution
des paiements et des recouvrements.
Avoir une bonne connaissance et expérience de la tenue de la comptabilité et de l’utilisation
d’un logiciel comptable (SARA, …) ;
- Une connaissance du logiciel de comptabilité SAGE-PASTEL sera considérée comme un
avantage.
Avoir d’excellentes capacités de rédaction en français et de bonnes capacités en anglais
Maîtriser parfaitement l’outil informatique de bureautique : Word, Excel, Power Point,
internet.
Avoir une expérience dans le montage financier de projet
Bon relationnel et à l’aise dans un environnement multiculturel
Capacité organisationnelle, rigoureux et honnête.
Avoir une capacité d’écoute, de jugement, de concertation et de négociation
Avoir un esprit d’équipe et une réelle sensibilité aux questions du développement humain, la
gouvernance, et un intérêt pour le montage de partenariats et de projets opérationnels.
CONTEXTE
COI/AC/2013/010
3/5
Au décours de l’épidémie de chikungunya en 2006, les Etat membres de la COI ont décidé de mutualiser
leurs ressources et de mettre en place un réseau régional de surveillance et de réponse aux épidémies,
coordonné par la COI. Cette initiative a bénéficié d’une subvention de l’AFD de 5,6 millions d’euros
octroyée en 2007: le projet «Réseau de Surveillance et d’Investigation des Epidémies ou RSIE (CZZ
3068).
Alors que la fin du projet est était prévue pour mi-2013, les Etats membres de la COI ont souhaité
poursuivre le renforcement et la mutualisation des capacités régionales dans ce domaine et intégrer à
terme, au sein d’une Unité régionale de veille sanitaire, les différentes initiatives qui concourent
aujourd’hui à ce processus, tant en santé humaine qu’en santé animale.
C’est dans cette optique que l’AFD a maintenu son partenariat en finançant ce nouveau projet à hauteur
de 6 million d’euros. La convention de financement intitulée « Lutte contre les maladies infectieuses
émergentes dans les Etats membres de la COI » (CZZ1764 01 F) a d’ailleurs été signée le 24 mai 2013.
4.
INSTRUCTIONS AUX CANDIDATS
4.1.
Eligibilité
Les candidats doivent être ressortissants de l’un des Etats membres de la COI.
4.2.
Dossier de candidature
Chaque dossier de candidature doit comporter :
-
4.3.
Une lettre de motivation du candidat ;
Un curriculum vitae (CV) préparé conformément au modèle annexé à cet avis d’appel à
candidatures ;
Les copies des certificats et diplômes;
Une copie du passeport ou de la carte d’identité du candidat.
Informations complémentaires avant la date limite de dépôt de candidatures
Si la COI fournit des informations complémentaires sur l’avis d’appel à candidatures, elle
communique ces informations à travers le site Internet de la COI (www.coi-ioc.org) avant le 24
octobre 2013.
4.4.
Date limite de dépôt de candidatures
31 octobre 2013 à 16h00 (heure de Maurice).
Les candidatures reçues après cette date ne seront pas prises en considération.
4.5.
Soumission des candidatures
Les candidatures peuvent être envoyées par courriel, par courrier ou par porteur, à l’adresse
suivante :
Département des ressources humaines
Secrétariat Général de la COI
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4/5
Blue Tower, 3ème étage, Rue de l’Institut, Ebène, Maurice
Tél : (230) 402 6100, Fax : (230) 465 6798
Email : [email protected]
Pour les candidatures à transmettre par courrier ou par porteur, les informations suivantes doivent
figurer sur l'enveloppe extérieure:
-
l'adresse susmentionnée à laquelle les candidatures doivent être soumises;
la référence de la procédure d'appel à candidatures à laquelle le candidat répond (en
l'occurrence COI/AC/2013/010);
le nom et le pays du candidat.
Pour les candidatures à transmettre par courriel, il est recommandé de mettre le dossier de
candidature dans un seul fichier pdf qui sera transmis en tant que fichier attaché au message du
candidat.
4.6.
Sélection des candidatures
Le recrutement se déroule comme suit :
-
Une phase de présélection sur dossier effectuée par le Département des Ressources
Humaines qui pourrait être assisté par un Bureau de recrutement ;
Une phase de sélection des candidats présélectionnés : entretien par téléphone, Skype ou
entretien en personne.
Approbation du résultat de la sélection par les autorités compétentes ;
Notification au candidat retenu.
Il est à noter que la confirmation du recrutement d’un candidat est également soumise aux
conditions suivantes :
-
4.7.
le candidat retenu a satisfait aux aptitudes médicales en vigueur ;
le candidat retenu n’a pas fait l’objet d’une condamnation prononcée par un jugement ayant
autorité de chose jugée (c’est-à-dire, contre lequel il n’y a plus de recours possible) pour tout
délit mettant en cause sa conduite professionnelle.
Durée du contrat
Le premier contrat (avec 3 mois de période d’essai s’étend jusqu’en octobre 2017) sera conclu
dans le cadre du devis programme actuel du projet.
Dépendant de l’exécution satisfaisante des tâches par le titulaire, le contrat sera renouvelé dans le
cadre des devis programmes successifs du projet Veille Sanitaire – Réseau SEGA. Il convient de
noter que les contrats de travail dans le cadre de cet engagement ne peuvent courir au-delà de la
date de fin de la mise en œuvre opérationnelle du projet Veille Sanitaire – Réseau SEGA.
4.8.
Rémunération
Le salaire de base au moment du recrutement sera déterminé conformément à la grille salariale de
la COI et en fonction de la qualification et de l’expérience du candidat (i.e. : Salaire de Base
mensuelle pour la Catégorie III - échelon 1 : 935 Euros)
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5/5
5.
EVALUATION DES CANDIDATURES
-
Les candidatures reçues après la date limite de dépôt de candidatures seront rejetées.
Les dossiers de candidatures incomplets, notamment ceux ne disposant pas de CV seront
rejetés.
Les candidatures soumises par des candidats non éligibles (cf. point 4.1) seront rejetées.
Chaque dossier de candidature (non rejeté) sera évalué conformément à la grille d’évaluation
ci-après :
Qualification et compétence
Expérience professionnelle générale
Expérience professionnelle spécifique
Expérience dans la région COI
Total
Maximum
20
20
50
10
100
NB : Seuls les candidats ayant obtenu le score minimum de 75 / 100 seraient qualifiés à
l’interview ou au concours sur épreuves.
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6/5
CURRICULUM VITAE
1.
Nom de famille:
2.
Prénoms:
3.
Date de naissance:
4.
Nationalité:
5.
État civil:
6.
Sexe :
7.
No de Carte D’identité
8.
Adresse :
9.
Téléphone (Domicile) :
10.
E-mail :
11.
Education
Photo
Institution
12.
Portable :
Date début
Date Fin
certificat(s) obtenu(s):
Diplôme:
Institution
13.
No de Passeport :
Date début
Date Fin
Diplôme(s) obtenu(s):
Connaissances Linguistiques
Langue
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Lu
Parlé
Écrit
Commentaires
7/5
N/B : Indiquer vos connaissances sur une échelle de 1 à 5 (1 - niveau excellent; 5 - niveau rudimentaire)
14.
Expérience Professionnelle
Date
Debut
Date Fin
Position
Organisation/
Compagnie
Brève Description du poste
N/B : A indiquer également votre situation actuelle
15.
Références
Nom
Prénom
Position
Organisation/
Compagnie
coordonnées de
contact
Justification :
N/B : La COI se réserve le droit de contacter les personnes de référence .Si vous êtes dans l’impossibilité
de fournir cette référence, veuillez apporter une justification
16.
Affiliation à une organisation professionnelle:
Date Debut
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Nom
Adresse
Domaine (MgtRecherche-RH etc…)
Apport a votre
personne
8/5
17.
Autres compétences:
Domaine (Ex :
Connaissances
informatiques-Formateurgestion de projets etc...)
18.
Expérience spécifique dans la région:
Date
début
19.
Détails
Date fin
Pays
Actions
Autres informations pertinentes
Items (Ref de
publication etc…)
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