Fournir un repas - Editions Tissot

Les remboursements des frais professionnels
Référence Internet
GRB.03.1.020
Fournir un repas
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L’effectif de votre entreprise est désormais conséquent et vous vous interrogez sur la
possibilité de fournir les repas à vos salariés sédentaires.
Quels sont les bons choix à faire en la matière et quelles sont vos obligations ? La
fourniture du repas est-elle un avantage en nature ? Comment est-il évalué ?
La bonne méthode
GRB.03.1.020
Fournir le repas aux salariés n’est pas une obligation
pour l’employeur. Si vous prenez cette décision, cela
représentera pour vos salariés un avantage en nature
soumis à cotisations.
Attention
Dans le BTP, vous êtes tenu d'indemniser
forfaitairement l’ouvrier des suppléments de frais
occasionnés par la prise du déjeuner en dehors de sa
résidence habituelle. A ce titre, vous lui versez une
indemnité de repas, appelée panier, dont le montant
est fixé par accords régionaux, Il ne s’agit donc pas de
lui fournir un repas, mais de l’indemniser s’il se
restaure à ses propres frais sur le chantier.
■
Étape 3
Évaluer le repas fourni
L’évaluation est forfaitaire
Sauf en cas de déplacement professionnel,
l'évaluation de l'avantage en nature nourriture est
établie sur la base d'un montant forfaitaire unique pour
tous les salariés, égal pour 2010 à :
– 8,70 euros par journée (pour 2 repas) ;
– 4,35 euros pour un seul repas.
Lorsque le prix de revient d'un repas est inférieur à la
valeur minimale du forfait, vous devez malgré tout
appliquer le forfait, qui constitue un minimum, et non
pas évaluer l'avantage nourriture par rapport à son prix
de revient.
Attention
■
Étape 1
Connaître vos obligations en matière
de restauration
Une pause minimum de 20 minutes est due à tout
salarié qui effectue au minimum 6 heures de travail
effectif dans une journée (la pause déjeuner peut être
prise avant l'accomplissement des 6 heures).
Vous devez veiller à ce que les salariés ne prennent
pas leur repas sur leur poste de travail (c’est interdit
par la loi). Pour éviter tout problème avec l'inspection
du travail, il est conseillé de mettre à leur disposition
un espace restauration. Vous pouvez au préalable
consulter vos salariés pour connaître leurs besoins.
Mais attention, si les salariés en font la demande, cela
devient pour vous une obligation.
■
Étape 2
Décider de fournir le repas
Si vos salariés sédentaires sont suffisamment
nombreux ou si vous avez la possibilité de participer à
la gestion d’un restaurant inter-entreprises à proximité,
vous pouvez décider de fournir à vos salariés des
repas par le biais d’une cantine ou d’un restaurant, ce
qui représente un atout pour votre entreprise,
notamment au moment du recrutement.
Dans ce cas, la fourniture du repas est un avantage en
nature soumis à cotisations (voir Étape 3).
Vous pouvez aussi préférer la solution des titres
restaurants, qui offre aux salariés la liberté de sortir de
l'entreprise et de varier, le cas échéant, les restaurants
(voir fiche GRB.03.1.030).
146
L’évaluation forfaitaire ne s'applique pas au gérant
minoritaire ou égalitaire de SARL, PDG de SA ou
dirigeant de SAS. Celui-ci est obligatoirement évalué
au réel pour la nourriture. Toutefois, s’il est en même
temps titulaire d'un contrat de travail avec une
rémunération distincte du mandat social, il peut
bénéficier du forfait.
La participation du salarié est prise en compte
Le salarié prend ses repas à l’entreprise
Si sa participation financière est inférieure à
l'évaluation forfaitaire de 4,35 euros : il convient de
réintégrer la différence dans l'assiette des cotisations.
Exemple
Si la participation du salarié s’élève à 1,50 euros par
repas, l'avantage en nature à réintégrer dans l'assiette
est de 2,85 euros par repas (4,35 - 1,50).
Le salarié prend ses repas à la cantine ou au
restaurant d'entreprise ou inter-entreprises géré par
l’entreprise
Le salarié nourri en cantine ou restaurant d'entreprise,
même s’il participe, bénéficie d’un avantage en nature
dans la mesure où il ne paie pas la totalité du repas.
La somme à intégrer dans l'assiette sociale est le
montant du forfait après déduction de sa participation.
Vous devez connaître avec précision votre
participation et celle du salarié en vue de contrôles
éventuels.
L'avantage en nature nourriture peut être négligé si la
participation du salarié est égale ou supérieure à la
moitié du forfait, soit 4,35 / 2 = 2,18 euros.
GESTION
PRATIQUE DES RÉMUNÉRATIONS DU BTP
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Fournir un repas
Exemple
Prix du repas
Votre participation
Participation du salarié
Avantage en nature
8€
6€
2 € (inférieure à 2,18 €)
oui (montant à intégrer
dans l'assiette : 4,35 - 2)
8€
5€
3 € (supérieure à 2,18 €)
Cas des repas pris par nécessité de service
La fourniture gratuite de repas pris par nécessité de
service prévue dans le contrat de travail ou dans une
convention n’est pas considérée comme un avantage
en nature et leur valeur ne doit pas être intégrée dans
l'assiette sociale.
Exemple
Repas fournis à des ouvriers qui doivent être présents
en permanence sur un chantier pour en assurer la
sécurité.
non
Le rôle des délégués du personnel
Aucun rôle ne leur est dévolu en matière d‘évaluation
de l’avantage « repas ».
En revanche, si 25 salariés ou plus vous demandent
de mettre à leur disposition un local de restauration,
vous devez recueillir l’avis des délégués du personnel.
Les sanctions possibles
N'oubliez pas de consulter l’accord collectif
applicable dans votre entreprise
Si l'employeur n'a pas cotisé à tort sur l’avantage
nourriture, ou si l’avantage a été sous estimé, le
redressement est effectué sur le forfait (ou sur la
valeur réelle pour les personnes exclues du forfait),
avec application de majorations de retard (5 %, plus
0,4 % par mois ou fraction de mois de retard).
Les forfaits constituent des évaluations minimales, et
un accord collectif peut fixer des forfaits supérieurs.
Notre conseil
Ne confondez pas les avantages en nature
nourriture et les frais d'entreprise
Pensez à utiliser le rescrit social
Évitez les erreurs
Les repas d'affaires payés par un salarié dans l'intérêt
de l'entreprise sont des frais d'entreprise exonérés de
charges sociales (même en cas d'application de la
déduction spécifique pour frais professionnels).
Mais attention aux abus manifestes : par exemple, la
prise en charge intégrale et systématique des frais de
repas d'un gérant de société constitue un avantage en
nature dès lors qu'ils ne correspondent pas à des
missions ou réceptions organisées dans l'intérêt de
l'entreprise.
Ne confondez pas les avantages en nature
nourriture et les frais professionnels
Si un de vos ouvriers en déplacement ne peut pas
regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail
et si vous lui remboursez ses frais de repas (ou payez
son repas directement au restaurateur), le forfait
nourriture n'est pas intégré dans l'assiette de
cotisations. En effet, il ne s'agit pas, dans ce cas, d'un
avantage en nature mais du remboursement de frais
professionnels dont le salarié a dû faire l'avance. Il
faut toutefois que l'impossibilité de regagner la
résidence ou le lieu habituel de travail soit clairement
établie.
Vous pouvez interroger votre URSSAF sur l'application
dans votre entreprise de la réglementation relative aux
avantages en nature, notamment l’avantage nourriture.
Il existe pour cela un imprimé spécifique que vous
trouverez dans la rubrique « Modèles téléchargeables »
(voir également fiche GRB.06.1.060).
Questions / Réponses
Existe-t-il des cas dans lesquels je ne suis pas tenu
de verser une indemnité de repas à mes ouvriers ?
L’indemnité de panier a pour objet d’indemniser
forfaitairement l’ouvrier des suppléments de frais
occasionnés par la prise du déjeuner en dehors de sa
résidence habituelle.
Cette indemnité n’est pas due lorsque :
– l'ouvrier prend effectivement son repas à sa
résidence habituelle ;
– un restaurant d'entreprise existe sur le chantier et le
repas est fourni avec une participation financière de
l'entreprise égale au montant de l'indemnité de repas ;
– le repas est fourni gratuitement ou avec une
participation financière de l'entreprise égale au
montant de l'indemnité de repas.
A noter que cette indemnité a le caractère d’un
remboursement de frais, elle n’est donc pas
considérée comme un avantage en nature.
GESTION
PRATIQUE DES RÉMUNÉRATIONS DU BTP
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GRB.03.1.020
Fournir un repas
GRB.03.1.020
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recherche du site www.editions-tissot.fr pour accéder aux mises à jour de
cette fiche ainsi qu’aux rubriques suivantes :
Modèles téléchargeables
Rescrit social : modèle de demande concernant l'avantage en nature nourriture - Mod.2912
Pour aller plus loin sur le sujet
Évaluer les avantages en nature - GRB.04.2.010
Fournir des titres-restaurant - GRB.03.1.030
Recourir au rescrit social - GRB.06.1.060
Références aux textes officiels (liste détaillée sur www.editions-tissot.fr)
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GESTION
PRATIQUE DES RÉMUNÉRATIONS DU BTP
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déterminer sa rémunération
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