Procès verbal - Science Students` Association

The first general council meeting of the Science Students’ Association of the University of
Ottawa – MINUTES
Date: Monday, September 29th, 2014
Location: GNN 080
Start Time: 7:00 PM
Attendance
Elsa Mirzaei
Julia Davies
Anne-Marie Cooke
Joshua Gutoskie
Olivia Lam
Olivia Gallarino
Steven Patrick Deery
Esther Eruysal
Vincent Nguyen
Kevin Li (absent)
Alick Wang
Sorush Rokui
Ahmed Al-Slaq (absent)
Elisabeth Hart McKittrick (absent)
Alex Brandts
Rae Woodhouse
Karan Chohan
Meaghan de Jesus
Pawrnaa Perinpanayagam
Yawen Chen
Marwa Ibrahim
Jessica Quizi
Kijoo Kim
Emily Bent
Phil Angel
Sam Mariani
Stephan Robitaille
Grace Ediae
Mike West
Geoffrey Carter (absent)
Jonny Lebeau (absent)
Jacob Harvey (absent)
Meagan Ginn (absent)
Meeting Starts at 7:11 PM
1. Opening of the meeting
- Seconded by Josh
2. Motion to adopt the agenda
-Seconded by AMC
3. Meet and Greet
-Elsa, Prez
-Alex, Math
-Rae, First
-Karan, First
-Meaghan, First
-Pawrnaa, First
-Yawen, First
-Marwa, First
-Steve, Internal
-Jessica, Biochem
-Kijoo, Biopharm
-Emily,Biopharm
-AMC, Social
-Phil, Bio
-Sam, Gen
-Steph, Bio
-Lam, External
-Grace, Biomed
-Mike, Chem
-Esther, Bilingualism
-Julia, Senator
-Josh, Finance
-Alick, Phil
-Sorush, Logistics
-OG, Senior Advisor
-Vincent, Promo
4. Departmental Rep Roles
-representing their programs, other than exec and first years
-attend faculty council twice a year
-budget for everyone for events (department or 1st year)
-Bio rep sits on Bio Council and runs elections for bio council (2)
5. Email Accounts
-Steve sends passwords for email accounts
-check regularly
6. Key Cards
-Steve is giving keycards for MRN, bioscience and office
-40$ deposit
-need contact info
7. Way Cool
-this weekend
-finalizing cars
-Julia, Sam, Jonny, Karan cannot come
-Geoffrey is maybe
-Michael after work
-bonding activities
-exec workshops
-info email
8. Election Results
-congratulations!
-3 way tie for biochem rep
-only option is a revote
-Wednesday morning from 8:30-11:30
-taking email ballots
-email to biochem students letting them know what happens
9.Tremblant
-weekend of skiing, snowboarding and cottages
-Tremblant committee
-Janurary
-Jan16-18
-2 trip options
-arrive either early Friday morning and late Friday night
-3 day trip gets extra ski day
-deals on nightlife
-info posted on website
-promo in person
-email this week or after Way Cool about class announcements
-questions email [email protected] or ask Liz
10.Halloween Party
-usually Maskarave organized by IPSSA
-SAFA cabin in the woods on Friday at Camp Fortune
-20$: bus round trip and entry
-18+
-costume party (prizes), keep them respectful
-leave on buses
-details soon
-AMC will post event link on facebook
-Sorush said Hannah wants our BBQ even if we don't go
-unless there's SSA, NO
-still judging interest because event came out today
11. Next meeting
-after reading week
-Elsa is whenisgood
12. Exec Updates
12.1 Senator
-couldn't go to the last meeting
-no update
12.2 Senior Advisor
-no
12.3 Internal
-locker registration is next week or whenever he feels like it
-Steve makes 3 motions
12.4 External
-BOA update:
-Board of Administration with SFUO
-Adrianna Congi is our BOA rep
-trying to talk about if the scholarships average should be more flexible
-Finance: Pivik has hot food service
-Fed Body audits due at the end of October
-Vote in the Referendum about UOSERT being a funded service
-Update on 2 ply: no answer
-VP Social SFUO spent 10 000$
-AMC clarifies
-SRT: about a month ago
-fireworks were purchased for closing ceremony
-Social didn't check on permits
-so she has credit with the company
-Lam takes word again:
-Science Games
-inter university game next semester hosted by Mac
-students come together and compete
-details to come
12.5 Academic
-curriculum committee meeting this week
-profs with each department and talk about changes
-Kevin has minutes
-chemical biology or biological chemistry is now called chemical biology
-follow up on Wednesday
-coming up with options for biochem
-course changes for Bio
-end goal: options in bioX programs will be similar
-BIM med chem will be available in BIOCHEM or BIOPHARM
12.6 Social
-101 week was awesome
-under budget
-presentation at Way Cool
-Scholastics Events committee: Wine and Cheese and poster competition
-UOHS conf: Jan
-Wine and Cheese: first week of Nov
-Sunday before Halloween: DSA trip to Saunders Farm
12.7 Bilinguism
-translating the website
-presentation at Way Cool
12.8 Promotions
-at Way Cool
12.9 Finance
-MRT
-Dave is giving audit manual
-if it's bad then no money
-budget review next week
12.10 Philanthropic
-over the summer we raised for Shine
-just under $9000
-small things he wants to do, deadline is Nov 1
-ABC party, waiting on money
-Alcohol bottles and cans will be given to Shine
-Had a deal with La Maison with a partial profit of Shine Shots being donated to Shinerama
-fell through
-60$ taken out of total
-Sucker run on the 25th: let know availability
-one more small event: hot dog eating comp
-wrapping up Shine, spread the net and Movember
-donations in class with malaria presentation
-Movember: shaving day
-last year was a party off: social thing
-100$ budget
-everybody gets a Thursday
-proceeds were donated, man auction and grilled cheese
-pie your prof in the face will be happening
12.11 Logistics
-clothing
-old sweaters you can get multicoloured
-Entropy
-week before reading week we'll start the ordering
-to get rid of old merch: add 5$ you can a I <3 Science or sweat pants
-faculty of science hoodies that are new: sell after Entropy (no embroidery or name but
American Apparel so still good)
12.12 Volunteer Coordinator
-Seb reduced to 125$
-Josh and I are figuring out how this is getting reimbursed
-donate and bug to donate
-CGCE: tracking volunteer hours for guides
-email as soon as it's set up
-Elsa and I are setting up tracking
-Volunteers for conference on Service Excellence
-10$ on flex
-cocurricular hours
12.13 President
-Stephan, Steve, OG, Ray for driving
-Google doc for contact info
-email to accommodate 13. Varia
-transition report, except chem
14. Motion to end the meeting
-Seconded by Josh
Meeting ends at 7:51 PM
La première rencontre du conseil général de l'Association des Étudiant(e)s en SciencesPROCÈS VERBAL
Date: Le lundi 29 septembre 2014
Lieu: GNN 080
Heure de départ: 19h00
Assiduité
Elsa Mirzaei
Julia Davies
Anne-Marie Cooke
Joshua Gutoskie
Olivia Lam
Olivia Gallarino
Steven Patrick Deery
Esther Eruysal
Vincent Nguyen
Kevin Li (absent)
Alick Wang
Sorush Rokui
Ahmed Al-Slaq (absent)
Elisabeth Hart McKittrick (absente)
Alex Brandts
Rae Woodhouse
Karan Chohan
Meaghan de Jesus
Pawrnaa Perinpanayagam
Yawen Chen
Marwa Ibrahim
Jessica Quizi
Kijoo Kim
Emily Bent
Phil Angel
Sam Mariani
Stephan Robitaille
Grace Ediae
Mike West
Geoffrey Carter (absent)
Jonny Lebeau (absent)
Jacob Harvey (absent)
Meagan Ginn (absente)
Réunion débute à 19h11
1. Ouverture de la réunion
- Appuyée par Josh
2. Motion pour adopter l'agenda
-Appuyée par AMC
3. Réception et bienvenue
-Elsa, Présidente
-Alex, Math et Statistique
-Rae, Première
-Karan, Première
-Meaghan, Première
-Pawrnaa, Première
-Yawen, Première
-Marwa, Première
-Steve, Interne
-Jessica, Biochimie
-Kijoo, Biopharmaceutique
-Emily,Biopharmaceutique
-AMC, Sociale
-Phil, Biologie
-Sam, Sciences générales
-Steph, Biologie
-Lam, Externe
-Grace, Sciences biomédicales
-Mike, Chimie
-Esther, Bilinguisme
-Julia, Sénateur
-Josh, Finance
-Alick, Philanthropique
-Sorush, Logistiques
-OG, Conseillère principale
-Vincent, Promotion
4. Roles des représentant(e)s départementaux
-représente leur program, à part de l'exécutif et les premières années
-conseil de la faculté: 2x/an
-un budget pour tout le monde pour des événements (département ou 1e années)
-les représentants de bio siège le comité de bio et organise les élections pour ce comité (2)
5. Comptes de courriel
-Steve va envoyer les mots de passe pour les comptes de courriel
-vérifier régulièrement
6. Cartes magnétiques
-Steve donne les cartes magnétiques pour MRN, BSC et le bureau
-dépôt de 40$
-besoin d'info personnelle
7. Way Cool
-cette fin de semaine
-on doit finaliser les autos
-Julia, Sam, Jonny et Karan ne viennent pas
-Geoffrey: peut -etre
-Michael: après son travail
-activités de groupe
-ateliers de l'exécutif
-envoyer un courriel informatif
8. Résultats des élections
-FÉLICIATIONS!
-égalité de 3 personnes pour le 2e représentant de biochimie
-seule option est un nouveau vote
-mercredi matin de 8h30 à 11h30
-on accepte le vote par courriel
-il y aura un courriel aux étudiant(e)s en biochimie leur expliquant la situation
9.Tremblant
-fin de semaine de ski, planche à neige et chalets
-comité de Tremblant
-le 16 au 18 janvier
-2 options: arrivé tôt le vendredi ou tard le vendredi
-la première option vous donne un jour de ski d'extra
-rabais pour la vie nocturne
-info sera publiée sur le site web
-promouvoir l'événement en personne
-recevoir un courriel cette semaine ou la semaine après Way Cool pour les annonces en classe
-questions: [email protected] ou demande à Liz
10.Fête d'Halloween
-normallemet Maskarave par AÉÉIPPSSA
-AÉFA: Cabane dans les bois le vendredi au Camp Fortune
-20$: autobus allez-retour et pour l'entrée
-18+
-prix pour les costumes, gardez-les respectueux
-partir avec les autobus
-détails s'en viennent
-AMC va poster le lien sur Facebook
-Sorush a dit que Hannah veut notre BBQ, même si on ne va pas
-à moins qu'il y a la présence de l'AÉS, NON
-juge encore l'intérêt puisque l'événement vient de sortir aujourd'hui
11. Prochaine rencontre
-après la semaine de lecture
-Elsa va envoyer un whenisgood
12. Mises à jour de l'exécutif
12.1 Sénateur
-ne pouvait pas aller à la réunion précédente
-aucune mise à jour
12.2 Conseillère principale
-non
12.3 Interne
-l'inscription des casier sera la semaine prochaine ou quand il le veut
-Steve fait 3 motions
12.4 Externe
-mise à jour du conseil d'administration:
-"Board of Adiministration avec la FÉUO"
-Adriana Congi est notre représentante
-essaye de rendre la moyenne pour garder sa bourse plus flexible
-Finance: Pivik a maintenant des services de nourriture chaude
-Audit des corps fédérés est due à la fin d'Octobre
-voter dans le référendum afin que UOSERT soit un service financé
-mise à jour pour le papier toilet à 2 plis: pas de réponse
-VP Sociale de la FÉUO a dépensé 10 000$
-AMC clarifie
-TRS: un mois passé
-des feux d'artifices ont été achetés pour la cérémonie de clôtures de la Semaine 101
-Sociale n'a pas eu les permis nécessaire
-alors elle a un crédit avec la compagnie
-Lam reprend:
-Jeux de Sciences
-Inter-universités, le prochaine semestre organisé par McMaster
-étudiant(e)s en compétition
-détails à venir
12.5 Académique
-rencontre du comité du curriculum cette semaine
-professeurs de chaque département se rencontrent et parlent des changements
-Kevin a le procès verbal
-nouveau cours: chimie biologique ou biologi chimique est maintenant appelé chimie
biologique
-vérifier mercredi
-options pour biochimie
-cours change pour bio
-but final: tous les programmes "bioX" vont avoir des options similaires
-chimie médical en BIM pourrait être disponible pour biochimie et biopharmaceutique
12.6 Sociale
-la Semaine 101 était formidable
-sous budget
-présentation à Way Cool
-comité des événements scolaires: Vin et Fromage et compétition des affiches
-conférence SSUO conférence: janvier
-Vin et Fromage: première semaine de novembre
-Dimanche avant l'Halloween: AÉD organise une tournée à la ferme Saunders
12.7 Bilinguisme
-traduit le site web
-présentation à Way Cool
12.8 Promotions
-présentation à Way Cool
12.9 Finances
-TRM
-Dave donne l'audit manuellement
-si c'est mauvais, alors pas d'argent
-révision du budget la semaine prochaine
12.10 Philanthropique
-pendant l'été nous avons prélevé de l'argent pour Shinerama
-juste en dessous de 9000$
-petits événements avant le 1 nov
-fête ABC, attend pour l'argent
-les bouteilles et les cannettes d'alcool vont aller vers Shinerama
-avait un compromis avec La Maison qu'une portion des shooters Shine vont vers la campagne
-n'arrive pu
-60$ pris du total
-Vente de suçettes le 25: dire sa disponibilité
-un petit événement avant la date d'échéance: compétition de hot dog
-finir Shine: "Spread the Net" et Movembre
-dons en classe avec une présentation de malaria
-Movembre: journée de raser
-l'année passée: "party off" des sociales
-budget de 100$
-tout le monde a un jeudi
-le revenue a été donnée comme don, vente d'hommes et grilled cheese
-tarte dans la face de votre prof préféré
12.11 Logistiques
-vieux gilets, multicolore
-Entropie
-semaine avant la semaine de lecture on commence la commande
-pour se débarasser des vieux vêtements: ajouter 5$ et recever un chandail J'aime la Sciene ou
les pantalons
-gilets de la faculté des sciences qui sont nouveaux: vendre après Entropie (pas de nom, mais
sont American Apparel alors sont de bonne qualité)
12.12 Coordinatrice des bénévoles
-Seb a réduit le prix à 125$
-Josh et moi on figuré comment il sera remboursé
-donner un don et dire à vos amis guides de donner
-CGCE: compte rendu des heures pour les guides
-un courriel quand c'est terminé
-Elsa et moi garde compte
-bénévoles pour la conférence de l'excellence du service
-10$ sur le compte flex
12.13 Présidente
-Stephan, Steve, OG, Ray pour conduire
-Google doc pour l'info de contact
-envoyer un courriel pour accommoder
13. Varia
-rapport de transition, excepte pour chimie
14. Motion pour terminer la réunion
-Appuyée par Josh
Réunion termine à 19h51