CHRONIQUE JURIDIQUE Extraits du journal intime de Marie ou le

 CHRONIQUE JURIDIQUE Mai 2011 En collaboration avec l’équipe de Legros St‐Gelais Charbonneau, Avocats, le Centre québécois de services aux associations présente une série de chroniques juridiques portant sur des sujets d’intérêt pour les organismes sans but lucratif. Les opinions émises dans ces chroniques sont celles des auteurs ; leurs participations dans le cadre de ces chroniques rejoignent les valeurs d’Échange, Partage et Entraide du Centre et nous les en remercions. Extraits du journal intime de Marie ou le procès‐verbal, sa confidentialité… Legros St‐Gelais Charbonneau, avocats 18 OCTOBRE 2010 – Ouf… Toute une soirée! Je viens d’être élue secrétaire du C.A. ! WoW ! Je
n’aurais jamais cru ça lorsque j’ai commencé à m’intéresser à cet organisme ! Après tout, mon
intention première, c’était d’aller voir comment je pourrais aider les personnes handicapées du
quartier, que je croise tellement souvent à leur arrivée au centre… Et toutes les personnes qui les
amusent, qui les sortent. Mais le CA, je ne pensais jamais me rendre là… Ce sera une bonne
expérience pour mon CV! Mais on dirait que le poste de secrétaire est le moins convoité : on
m’expliquait que j’aurais à prendre les notes lors des assemblées, et faire des rapports, des
« procès-verbaux ». C’est sûr que ça demande un peu plus, mais j’aime tellement écrire! J’ai
hâte au mois prochain!
22 NOVEMBRE 2010 – J’ai les muscles de la main endoloris !!!! Je reviens de la réunion du C.A.
j’ai écrit pendant deux heures! J’ai pris des notes. Ça demande toute une concentration! Ne rien
oublier – Enregistrer les présences - Résumer l’essence des propos tenus - Indiquer qui a parlé Garder vraiment l’essentiel - Et surtout, ne pas oublier de consigner les résolutions approuvées. Je
ne pensais pas que ce serait si prenant… Je mettrai mes notes au clair demain et je transmettrai
mon texte final au président du C.A. Heureusement qu’on m’a remis les modèles des années
passées. Il semble que notre organisme n’a jamais été trop formaliste et que je n’aurai pas à
mettre trop de détails…
6 MARS 2011 - Est-ce possible ? Il parait que quelqu’un a demandé de voir le procès-verbal de
novembre dernier, parce qu’il semble que certains membres du conseil auraient tenus des propos
pas très gentils à son endroit !!! Je me souviens bien de cette soirée-là : c’était ma première
expérience à titre de secrétaire ! Je me souviens aussi qu’il y a eu des échanges à propos d’une
certaine personne, mais je ne la connais pas. Elle serait assez impliquée dans les activités du
centre. Elle est membre depuis 20 ans et pas toujours facile à vivre, selon ce qu’on en dit ! Je n’ai
pas cru bon noter tous les petits détails des échanges, mais j’ai résumé le tout. Je l’ai identifiée
au procès-verbal, afin de bien indiquer qu’on avait parlé d’elle.
Elle veut faire quoi avec cela? Poursuivre ceux qui ont parlé contre elle ? On me demande de
sortir la copie du procès-verbal de novembre et lui remettre. Je trouve cela un peu bizarre… Estce qu’on doit lui donner cela? Est-ce que ce n’est pas confidentiel ? Vivement le conseiller
juridique !!!
Centre québécois de services aux associations Chronique juridique Mai 2011 Page | 2 Effectivement, Marie a bien raison de se questionner sur la pertinence de remettre une copie du procès‐verbal à une personne qui ne fait pas partie du conseil d’administration. S’agissant d’un organisme à but non lucratif, le procès‐verbal est confidentiel et ne s’adresse qu’aux membres du conseil d’administration. En effet, l’information colligée au procès‐verbal ne doit servir qu’aux administrateurs. Donc, même si la personne qui fait la demande est membre en règle de l’organisme, elle n’a pas obligatoirement et automatiquement accès au procès‐verbal. Il se peut que les administrateurs siégeant au conseil d’administration donnent exceptionnellement la permission à ce qu’une partie ou un extrait d’un procès‐verbal soit transmis à une personne autre qu’un membre du conseil d’administration, lorsque la demande d’accès ne va pas à l’encontre des intérêts de l’organisme. Par exemple, lorsqu’on veut prouver ou confirmer qu’une transaction commerciale a bien été approuvée par le conseil d’administration, on peut permettre que soit consultée la section du procès‐verbal de la réunion au cours de laquelle il en a été question. Toutefois, dans le cas qui nous occupe, il appert assez évident que la personne qui fait la demande veuille éventuellement entreprendre des poursuites contre l’organisme, en alléguant qu’on a tenu des propos diffamatoires à son égard. Par ailleurs, il se peut que Marie n’ait pas noté ou consigné de manière élaborée les paroles échangées, et qui les a prononcées… Bref, le conseiller juridique veillera certainement à recommander de ne pas remettre le procès‐verbal à quiconque autre que les membres du conseil d’administration. Bien sûr, un administrateur absent le jour de la réunion aurait quant à lui le droit d’en obtenir une copie. _________________________________________ Si des informations additionnelles sont requises relativement à cet avis, n’hésitez pas à communiquer avec nous au numéro 514 252‐3137. Les membres de notre équipe sont disponibles pour vous assister et répondre à toutes vos questions. •
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Me Marc Legros Me Lise Charbonneau •
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Me Sabrina St‐Gelais Me Meriem El. Asraoui Le Centre québécois de services aux associations, une initiative du Regroupement des organismes nationaux de loisir et de sport du Québec, a pour mandat d’appuyer la progression du développement professionnel des gestionnaires des OSBL du Québec, tout en contribuant à l’efficacité de ces organismes. Les stratégies d’intervention du Centre privilégient la collaboration avec d’autres organismes du milieu associatif québécois. Le Centre désire favoriser les rapports entre les individus et souhaite faire vivre l’esprit d’entraide par l’échange et le partage des expériences et des compétences. Pour de plus amples informations : www.associationsquebec.qc.ca.