offre emploi - agent accueil

La commune de Vallorcine recrute,
UN AGENT EN CHARGE DE L'ACCUEIL et de l'ETAT CIVIL (H/F)
à la Mairie de VALLORCINE
Cadre d'emplois des Adjoints Administratifs (catégorie C)
Sous l'autorité du Secrétaire de Mairie, l'agent aura à charge :
Missions principales :
Accueillir et renseigner le public :
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Tenir le standard téléphonique, répondre aux appels ou les orienter vers la personne compétente
pour les traiter.
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Gérer les messages d'accueil du standard téléphonique
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Tenir le guichet d'accueil, accueillir les usagers, répondre aux questions, orienter les usagers vers
le bon interlocuteur.
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Réceptionner les mails, y répondre ou les transférer vers les personnes compétentes pour y
répondre.
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Enregistrer et rassembler les remarques et réclamations du public et en informer la direction.
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Organiser la diffusion des informations destinées au public sur les panneaux d'affichage
municipaux. Gérer les panneaux d'affichage disposés sur le bâtiment de la mairie.
Gérer
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le courrier arrivée / départ :
Réceptionner, ouvrir, enregistrer, distribuer le courrier entrant, les mails et les télécopies.
Enregistrer et suivre les commandes et livraisons.
Traiter le courrier départ : l'enregistrer, l'affranchir et l'expédier, classer les copies.
Traiter les envois en nombre : les imprimer, les mettre sous pli et les préparer en vue de leur
expédition.
Gérer et instruire certaines demandes administratives :
•
Instruire,établir et assurer le suivi des actes d'état civil et tenir les registres : mariages, décès,
carte nationale d'identité, passeport, etc...
•
Accompagner le maire lors des cérémonies de mariage
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Mettre en forme et délivrer les documents administratifs
•
Contribuer au recensement de la population ; procéder au recensement militaire
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Gérer le cimetière communal.
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Gérer les listes électorales : enregistrer les inscriptions et les radiations des électeurs sur les
listes électorales.
•
Participer à l'organisation des élections : préparer les listes d'émargement et le matériel électoral.
Organiser le bureau de vote. Participer aux opérations de dépouillement avec les élus et à la
transmission des résultats.
Organiser et gérer le local d'accueil du public :
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Trier,classer, présenter les documents mis à disposition des administrés
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Veiller aux approvisionnements divers de l'accueil (formulaires, consommables pour les
équipements, etc...)
Préparer les commandes correspondantes.
Autres Missions :
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Délivrer les cartes locales (gens du pays, résidents secondaires) selon la réglementation.
Enregistrer et suivre les demandes de logements sociaux et les dossiers d'aide sociale.
Assurer la mission de correspondant communal auprès du CCAS.
Gérer l'utilisation des locaux communaux de réunion (salle des mariages, salle de la "Ruche",
pôle culturel, etc...
Gérer les clés d'accès aux locaux communaux.
Participer à la gestion du site internet communal et à la rédaction du bulletin municipal.
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Connaissances / compétences / qualités requises :
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Capacité d'écoute, capacité à gérer calmement les conflits avec les usagers en prenant du recul
faire preuve d'une discrétion absolue, savoir respecter la confidentialité des affaires
Connaissances de base du fonctionnement d'une mairie et du conseil municipal
Capacité à s'exprimer clairement à l'oral
Qualités rédactionnelles de base (orthographe en particulier)
Capacités à travailler en équipe avec des collègues et les élus municipaux
Bonne maîtrise des outils bureautiques notamment de traitement de texte et tableur
Etre ordonné et organisé
Avoir une bonne présentation
Etre titulaire du permis B
Spécificités du poste – sujétions
Temps partiel 17h50 hebdomadaire.
Travail occasionnel le soir et le week end (mariages, élections)
Relations directes avec les conseillers municipaux et les experts et chargés de mission en charge des
dossiers traités
Déplacements sur le territoire de la CCVCMB et plus occasionnellement dans la vallée de l'Arve.
Lieu de travail : Mairie de Vallorcine.
Contact : Bernhard Nathalie, secrétaire de mairie, tel : 04 50 54 64 81
Date limite de dépôt des candidatures : 30 janvier 2017
Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à adresser à l'attention de Monsieur le Maire de
Vallorcine, par courrier à la Mairie de Vallorcine, Le Chef-Lieu 74660 VALLORCINE ou par mail à
[email protected]
Poste à pourvoir dès que possible
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