Gérer son temps et améliorer son efficacité

GÉRER SON TEMPS
Gérer son temps et améliorer
son efficacité
L’écrivain allemand Johann Wolfgang von Goethe a dit : « On a toujours assez
de temps quand on en fait un bon usage ». Cette citation résume à elle seule une
des principales préoccupations de notre société : être toujours plus rapide et plus
performant. Le temps est une denrée périssable, non renouvelable, précieuse.
L’optimiser, c’est en gagner.
Être en retard partout, sur tous les sujets, satisfaire
à toutes les demandes…Qui n’a pas vécu ces situations désagréables, stressantes ? Qui ne s’est jamais
retrouvé(e) coincé(e) par un délai mal négocié ? Pourtant, bien gérer son temps, c’est résister, c’est ralentir
pour prendre du recul et se poser les bonnes questions.
À travers ces quelques lignes, je vous propose d’approcher quelques « trucs » utiles pour mieux gérer son
temps, ses priorités et tenter, donc, d’être plus efficace.
De mots clés pour définir clairement un objectif à la
hiérarchisation des tâches pour organiser son travail,
j’aborderai également la problématique de la gestion
de son agenda et de son énergie.
DÉFINIR LE POURQUOI
Prendre du recul dans la gestion de son temps c’est
définir clairement ses objectifs propres, donner une
direction, une importance et une signification à son
action. L’objectif n’est pas une généralité pleine de
bonnes intentions irréalisables. C’est une orientation
vers le futur, qui tient compte du présent. Cette orientation, pour être efficace, peut être définie selon cinq
critères :
− Simple : un objectif doit être formulé clairement avec
des mots précis et positifs.
− Mesurable : les changements inhérents à cet objectif
peuvent être constatés.
− Atteignable : un objectif trop ambitieux nuit à l’efficacité et n’apporte aucune valeur ajoutée.
− Réaliste : parfois, il est bon de se poser quelques
questions du genre :
™ Ai-je les compétences pour réaliser cet objectif ?
™ Ai-je les moyens de réaliser cet objectif ?
™ Ai-je la capacité de décider de cette action ?
™ Ai-je envie de réaliser cet objectif ?
− Délimité dans le Temps : la date butoir pour la réalisation de cet objectif fixe le cadre temporel.
17
Source : Success & Career, Bachelor Career, n°3, sept. 2008 – www.success-and-career.ch
GÉRER SON TEMPS
COMPRENDRE LE COMBIEN
Un objectif devient alors un moyen pour gagner du
temps, pour gagner en efficacité. Il est personnel et sous
l’entière responsabilité de celui qui le fixe et souhaite
l’atteindre. Un objectif peut changer, évoluer. Gérer son
temps passe par la gestion de ses propres objectifs.
Un élément reste toutefois encore obscur à ce stade :
le niveau d’énergie. Chacun d’entre nous a son propre
rythme, son horloge biologique interne. Identifier sa
capacité de concentration, son niveau d’énergie, selon le
moment de la journée et planifier son travail en fonction
de ceux-ci favorise une meilleure efficacité et donc un
gain de temps.
HIÉRARCHISER LE COMMENT
Les tâches à accomplir pour la réalisation d’un objectif
ne sont pas toutes à traiter de manière égale. Le général
américain Eisenhower a laissé derrière lui une méthode
qui consiste à classer les tâches selon deux axes : leur
degré d’importance et leur degré d’urgence.
Cette méthode, mise en œuvre lors de la préparation du
débarquement de Normandie, a le mérite d’être simple
et pragmatique. Si l’objectif est clair, il devient aisé de
distinguer le niveau d’importance et le degré d’urgence
d’une tâche :
− l’important, c’est ce qui présente un intérêt majeur, à
plus ou moins long terme, mais qui ne nécessite pas
toujours d’être traité tout de suite ;
− l’urgent, c’est ce qui suppose un délai très court voire
une action immédiate, mais qui n’est pas nécessairement important.
En analysant chaque action selon ces deux axes, il
devient possible d’organiser son travail en dehors de la
pression quotidienne :
fort
Je planifie
Je le fais
tout de suite
faible
IMPORTANCE
Je dis non
Je délègue
faible
fort
URGENCE
La tâche urgente et importante est traitée en priorité et
dans son intégralité ; travailler sur un dossier quotidiennement prend plus de temps que de le traiter dans son
ensemble en une fois.
Si, par exemple, vous identifiez que votre concentration
est optimale quatre heures après votre réveil, alors
planifiez un travail de réflexion intellectuelle, une révision nécessitant un taux élevé de concentration à ce
moment-là. L’efficacité maximum permet en effet de
réduire le temps nécessaire à l’accomplissement du
travail.
La tâche importante mais peu urgente se planifie.
L’agenda devient alors votre meilleur ami ; il reflète
l’emploi du temps, la répartition du travail, la « to do
list » et les plages de temps libre indispensables à la
gestion des impondérables ! Accessible facilement, sous
format papier ou électronique, il est le compagnon de
route de tous les instants.
À contrario, si votre niveau de concentration s’avère
plus faible après le repas de midi par exemple, mieux
vaut prévoir des activités plus sociales ou des réunions
à ce moment-là.
Enfin, en identifiant un moment propice d’une durée
d’environ 10-15 minutes dans la journée, vous pourrez
recharger durablement les batteries en vous recentrant
sur vous-même, en faisant le vide dans une position
agréable et relaxante.
En conclusion, la gestion de son temps et de ses priorités
relève d’une discipline individuelle. Comme n’importe
quelle discipline, elle s’entraîne et les réflexes s’acquièrent avec l’expérience. Le sujet est intarissable et les
ouvrages nombreux sur cette problématique mais
l’essentiel reste la volonté et une dose de bonne
organisation personnelle. Chacun aura ses préférences
quant au type d’agenda, à la matérialisation de sa
« to do list » ; peu importe, le fait est qu’en adoptant
quelques comportements simples, le gain de temps
est indéniable et le niveau de pression beaucoup plus
faible.
Sylvie d’Autheville
Head of Management Development & Training
Lombard Odier Darier Hentsch & Cie
La tâche sans importance ni urgence n’est même pas
prise en compte, c’est un « pollueur » de temps à éviter.
Dans ce contexte, savoir dire non devient primordial :
combien de fois, un collègue ou un ami bien intentionné vous a-t-il interrompu pour vous soumettre un
problème ? Problème qu’il décharge sur vos épaules.
Vous vous retrouvez contraint de répondre alors que
ce problème n’est peut-être ni important, ni urgent par
rapport à vos propres objectifs. Afin d’éviter de passer du
stade de « sauveur » (l’ami qui vous trouve la solution) au
stade de « victime », mieux vaut dire non tout de suite
en arguant que vos objectifs et votre emploi du temps
ne permettent pas d’assumer un tel problème.
Enfin, la tâche urgente mais peu importante peut être
déléguée à un collègue, un ami, quelque soit la nature
de celle-ci. Cela est réalisable grâce à une explication
claire des attentes et des délais et avec l’accord de la
personne concernée.
Hiérarchiser ses tâches selon cette grille permet de
construire des « to do list » cohérentes et réalisables,
d’évaluer le temps nécessaire pour chaque tâche et de
planifier toutes les actions à mener. Dans le cadre d’un
de nos ateliers internes, nous avions concrétisé cette
démarche de hiérarchisation en créant un sous-main
plastifié permettant de coller un post-it par tâche dans
la case correspondante. Succès garanti !
18
19
Source : Success & Career, Bachelor Career, n°3, sept. 2008 – www.success-and-career.ch
Source : Success & Career, Bachelor Career, n°3, sept. 2008 – www.success-and-career.ch