TDR Assistant(e) administratif

TDR DE L’ASSISTANTE ADMINISTRATIVE
Titre du poste : ASSISTANT (E) ADMINISTRATIF (VE) BILINGUE
Département: Direction Administrative et Financière
Supervision : Secrétaire Exécutif de l’OCAL
Location:
OCAL, Cotonou Benin,
Durée du contrat:
9 mois renouvelable
Langues de travail
: Français et Anglais
Date d’entrée en fonction: Décembre 2013
CONTEXTE GENERAL
L’Organisation du Corridor Abidjan Lagos (OCAL) est une initiative des cinq (5) pays (Cote
d’Ivoire, Ghana, Togo, Bénin et Nigeria) et créée par la Déclaration Commune signée par les
Chefs d’Etat le 30 Avril 2002.
L’OCAL a pour objectif de réduire l’infection au VIH/SIDA en améliorant l’accès des
populations vulnérables aux services de prévention et de prise en charge le long du corridor
Abidjan-Lagos.
Après la première phase financée par la Banque Mondiale par le Don de développement IDA
H066 BEN, le Comité Directeur et les CCM des cinq pays ont obtenu auprès du Fonds
Mondial de lutte contre le SIDA, la Tuberculose et le Paludisme, un financement pour l’
Intensification des interventions de lutte contre les IST/VIH/SIDA ciblant les populations
mobiles : « Consolidation et Extension du Projet Régional Commun de Prévention et de Prise
en charge des IST/VIH/SIDA le long du Corridor de migration Abidjan-Lagos » sur une
durée de cinq (05) anssuivi du BFM puis du TFM qui s’achèvera le 31 Aout 2014.
A cet effet, l’OCAL a poursuivi ses prestations pour le bénéfice des populations cibles en
s’appuyant sur un personnel compétent et performant pour la mise en œuvre efficace et
efficiente de cette seconde phase. Au rang de ce personnel figure une Assistante
Administrative Bilingue dont le poste est déclaré vacant.
A cet effet, le Secrétariat Exécutif de l’OCAL basé à Cotonou, entend renforcer sa capacité de
mise en œuvre et de coordination par le recrutement de personnels qualifiés :
DESCRIPTION DE TACHES
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Assurer et coordonner tous les travaux de secrétariat de l’OCAL (courrier,
classement etc. y compris le classement électronique) à l’exception de ceux
assignés à l’Assistante du Secrétaire Exécutif
Travailler en étroite collaboration avec l’Assistante du Secrétaire Exécutif
Organiser les déplacements du personnel de l’OCAL (Etablissement des Ordres de
mission)
Organiser les réunions de travail internes et externes
Participer à l’organisation des ateliers, séminaires et autres
Tenir à jour les dossiers du personnel
Etablir l’état des congés annuels du personnel
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Remise des chèques aux fournisseurs et transmission des justificatifs à la
comptabilité
Veiller à l’archivage et à la distribution des rapports de réunion
Assister les différents services de l’OCAL dans l’accomplissement de leurs tâches.
Rédiger les comptes rendus des réunions de l’OCAL
Assurer l’archivage de tous les contrats de l’OCAL
Exécuter toute autre tâche qui pourrait lui être confiée.
Profil exigé
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Etre titulaire d’un diplôme de Secrétariat bilingue ou équivalent,
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Justifier d’au moins 05 (cinq) années d’expérience dans le domaine de Secrétariat/Assistance
Administrative ;
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Avoir la maîtrise du français et de l’anglais,
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Avoir une bonne capacité de rédaction des rapports
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Avoir la maitrise de l’outil informatique : Word, Excel, PowerPoint ainsi que l’Internet,
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Travailler sous pression et respecter les délais impartis dans l’accomplissement des tâches.
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Avoir une bonne capacité de rédaction, d’accueil, être flexible et travailler en équipe et sous
pression dans un environnement multiculturel,