convention de prestation de services

REGLEMENT DE CONSULTATION
PRESTATION DE GESTION FINANCIERE ET ADMINISTRATIVE
CAPENERGIES ET SAFE CLUSTER
Règlement de consultation – 2016-04-01
1
Intitulé de la consultation :
Prestation relative à la gestion financière et administrative du Pôle de compétitivité Capenergies et
de SAFE Cluster.
Noms et adresses officiels de l'organisme acheteur :
1- Association Pôle de compétitivité Capenergies, Domaine du Petit Arbois - Bâtiment Henri
Poincaré – Avenue Louis Philibert – CS 30658 - 13547 Aix-en-Provence Cedex 4
2- Association Pégase/SAFE Cluster– Domaine du petit Arbois – BP 10028 13545 Aix en
Provence Cedex 4
Objet de la consultation :
La présente consultation a pour objet la sous-traitance de la prestation de gestion financière et
administrative du Pôle de compétitivité Capenergies et de SAFE Cluster.
Procédure utilisée et caractéristiques du contrat
Procédure utilisée : Appel d’offres restreint en application de l’article 30 du décret du 30 décembre
2005 fixant les règles applicables aux marchés passés par les pouvoirs adjudicateurs mentionnés à
l’article 3 de l’ordonnance du 6 juin 2005.
Durée : 36 mois à compter du 1er juillet 2016
Lieu d’exécution : dans les locaux de Capenergies et de SAFE Cluster à Aix en Provence.
Date limite et modalités de remise des offres
Le dossier de consultation des entreprises est disponible électroniquement à l’adresse suivante :
http://www.capenergies.fr/consultations-et-appels-doffres/
Composition du dossier de consultation :
- Le présent règlement de consultation2016-04-01
- Le cahier des charges 2016-04-01
- L’acte d’engagement
MODIFICATION DE DETAIL AU DOSSIER DE CONSULTATION
Les candidats ne sont pas autorisés à apporter des modifications au dossier de consultation dans le
cadre de l’offre.
La réponse à la consultation vaut acceptation sans conditions des stipulations de l’ensemble des
documents constitutifs du dossier.
DELAI DE VALIDITE DES OFFRES
Règlement de consultation – 2016-04-01
2
Les candidats restent engagés par leur offre pendant un délai de 120 jours à compter de la date
limite de remise des offres prévue le 1er juin 2016.
GROUPEMENT DE CANDIDATS
Le groupement de candidats n’est pas autorisé.
SOUS-TRAITANCE
La sous-traitance n’est pas acceptée.
CONSTITUTION DU DOSSIER
Les propositions doivent être rédigées en langue française et libellées en € (euros).
1 - OFFRE
Le soumissionnaire devra remettre un dossier de candidature en commun accompagné d’une offre
différenciée pour chacun des acheteurs mentionnant le rabais s’il contractualise avec les deux
entités.
1 – 1 Documents obligatoires
L’offre du soumissionnaire se décomposera en deux parties technique et financière contenant les
éléments suivants :
1/ Partie technique :
Une note explicative portant sur la compréhension du besoin exprimé dans le cahier des
charges et sur la méthodologie proposée pour réaliser la mission,
Les moyens humains proposés pour assurer la prestation avec les curriculum vitae des
intervenants et compétences techniques, ainsi que l’organisation fonctionnelle globale de la
prestation,
Les références professionnelles dans le domaine de la gestion administrative et financière.
2/ Partie financière :
Le soumissionnaire proposera un forfait mensuel (en euros hors TVA) pour réaliser la totalité des
tâches de gestion financière et administrative sur la période du contrat spécifiées dans le cahier des
charges. Ce forfait mensuel sera ferme pendant la durée du contrat.
Il remet également une décomposition par grandes types de tâches de ce forfait ramené à 12 mois.
Le soumissionnaire fournit également les taux journaliers par type d’intervention suivants :
- Appui administratif
Règlement de consultation – 2016-04-01
3
-
Gestion financière
Expertise
Les frais de déplacement spécifiques pour le pôle Capenergies et à la demande de la direction seront
remboursés par Capenergies sur justificatifs et sur la base du barème kilométrique en vigueur au sein
du Pôle.
La production des documents listés ci-dessus dûment complétés conditionne la
validité de l’offre.
1 – 2 Documents complémentaires souhaités par le pouvoir adjudicateur
1. Attestations fiscales et sociale à jour
2. une copie de la police d’assurance de responsabilité civile
3. un RIB ou un RIP
Dans un souci de traitement rapide du dossier et afin d’accélérer la mise en place du marché, il est
demandé aux candidats de fournir ces documents dans leur offre.
COMMUNICATIONS ET ECHANGES D’INFORMATIONS PAR VOIE ELECTRONIQUE
Dans le cas d'une transmission par voie électronique, le dossier est remplacé par l'envoi de fichiers
informatisés reprenant les mêmes éléments. Ces derniers doivent être datés et signés
électroniquement.
Pour garantir au mieux le bon déroulement de cette procédure dématérialisée, le candidat doit tenir
compte des indications suivantes :
- Il est souhaitable que l’offre soit présentée selon des formats et une police utilisés dans les
documents du DCE.
- Lors du téléchargement du DCE, il est vivement conseillé au candidat de faire part de son
nom, d'une adresse, ainsi que du nom d'un correspondant afin qu'il puisse bénéficier de
toutes les informations complémentaires diffusées lors du déroulement de la consultation,
en particulier les éventuelles questions et précisions.
Les documents électroniques téléchargés ont des contenus strictement identiques aux documents
« papier » diffusés dans le même cadre.
A l’exception des documents nécessitant d’être co-signés, l’opération d’horodatage et de signature
électronique des documents est effectuée sur la plate-forme de dématérialisation lors du dépôt des
candidatures.
CONDITIONS D’ENVOI OU DE REMISE DES PLIS
Les offres reçues par voie postale et les offres transmises sous forme dématérialisée ont la même
valeur juridique. Les candidats doivent choisir entre la procédure classique et la procédure
dématérialisée.
Règlement de consultation – 2016-04-01
4
Le retrait de documents électroniques n'oblige pas le candidat à déposer électroniquement son offre
et inversement.
Le candidat doit choisir au moment du dépôt de sa candidature entre la transmission sur support
papier, sur support physique électronique ou par voie électronique. Il ne peut en aucun cas utiliser
conjointement, dans le cadre d’une même consultation, plusieurs modes de transmission différents
sous peine de rejet de l’ensemble de ses réponses.
1- Procédure au format papier
Le pli contenant la candidature et l’offre est transmis par lettre recommandée avec demande d’avis
de réception postale ou remis à l’adresse suivante :
A l’accueil du Bâtiment Henri Poincaré – 1er étage
Domaine du Petit Arbois – Avenue Louis Philibert
CS 30658
13547 Aix en Provence Cedex 4
contre récépissé, du lundi au vendredi de 9 h 30 à 12 h et de 14 h à 16 h30.
Les candidats transmettent leur offre sous enveloppe cachetée, l’enveloppe doit porter
obligatoirement l’indication de l’appel d’offre « consultation n°2016-04-01 du 11 avril 2016 relative
aux Prestations de gestion administrative et financière de Capenergies et du SAFE Cluster» ainsi que
l’identification du candidat.
Date limite de réponse : 1er juin 2016
S’il est envoyé par la poste, il doit parvenir à destination avant les dates et heures limites stipulées.
Une fois que le candidat a expédié ou déposé son dossier, il ne peut ni le retirer, ni modifier son
offre.
2- Procédure dématérialisée :
Les candidats ont la possibilité de télécharger le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) dans
son intégralité et de répondre via la plateforme de dématérialisation : www.achatpublic.com
Afin de décompresser et pouvoir lire les documents mis en ligne, les candidats doivent notamment
disposer des logiciels permettant de lire les formats suivants : ZIP, RTF, DOC, XLS, PDF, DWG, DXF.
Les plis électroniques devront impérativement être déposés intégralement sur le site avant la date et
l’heure limite de remise des offres.
Les documents constitutifs de la candidature et de l’offre doivent être accompagnés d’un certificat
de signature. A cet effet, les candidats doivent être en possession d’un certificat électronique. Le
certificat électronique doit être conforme aux exigences de la Directive Européenne n°1999/93/CE et
des articles 1316-1 et 1316-4 du Code Civil. Il doit être délivré par un prestataire de certification et
doit permettre de faire le lien entre la signature des documents et la personne physique signataire,
celle-ci devant avoir le pouvoir d’engager la société candidate. Les candidats doivent prévoir UN
DELAI D'OBTENTION pouvant aller jusqu'à plusieurs semaines selon les fournisseurs. La possession
Règlement de consultation – 2016-04-01
5
d’un certificat électronique n’est pas requise au stade du retrait du dossier de consultation (DCE) via
la plate-forme.
Les échanges sont sécurisés grâce à l’utilisation du protocole https.
La durée du téléchargement est fonction du débit de l’accès Internet du candidat et de la taille des
documents à transmettre.
Avertissement :
Tout fichier constitutif de la proposition, doit être traité préalablement par le candidat par un antivirus régulièrement mis à jour.
® copie de sauvegarde :
Lorsque l’offre est envoyée par voie électronique, une copie de sauvegarde peut-être envoyée dans
les conditions fixées par arrêté du ministre chargé de l’économie (arrêté du 28 août 2006).
La copie de sauvegarde doit être placée dans un pli scellé comportant la mention lisible : « copie de
sauvegarde ».
Le candidat qui effectue à la fois une transmission électronique et, à titre de copie de sauvegarde,
une transmission sur support physique électronique ou sur support papier doit faire parvenir cette
copie dans les délais impartis pour la remise des candidatures ou des offres.
La copie de sauvegarde ne peut être ouverte que lorsqu’a été détecté un programme informatique
malveillant dans les candidatures et les offres transmises par voie électronique ou que ces dernières
ne sont pas dans les délais de dépôt des candidatures et des offres.
3-Support physique électronique
Les candidats peuvent envoyer les dossiers de candidature et d’offre sur support physique
électronique. Le premier support comprend les éléments relatifs à la candidature, l’autre les
éléments relatifs à l’offre.
Le dépôt des candidatures et des offres transmises sur support physique et électronique donne lieu à
un accusé de réception mentionnant la date et l’heure de réception. Les candidatures et les actes
d’engagements envoyés sur support physique électronique sont signés par le candidat au moyen
d’un certificat de signature électronique dans les conditions exposées précédemment.
Les supports physiques électroniques suivants sont acceptés :
- CD/DVD
- Clé USB
RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES
Pour tous les renseignements complémentaires qui leur seraient nécessaires en vue de répondre à la
présente consultation, les candidats peuvent adresser l’ensemble de leurs questions sur la
plateforme de dématérialisation au niveau de cette consultation.
Règlement de consultation – 2016-04-01
6
Toute demande formulée moins de 10 jours avant la date limite de remise des offres ne pourra en
aucun cas recevoir de réponse.
Les réponses à ces questions seront transmises au plus tard 7 jours avant la date limite de remise des
offres.
Délai de validité des offres : 4 mois à compter de leur date de remise.
Critères d’évaluation des offres
Les propositions, remplissant les conditions d’éligibilité, seront appréciées, sur la base d’une grille
d’une notation de 1 à 10 combinant une évaluation des parties technique et financière de chaque
offre.
Les critères d’évaluation des offres avec leur pondération sont les suivants :
1/ Critère technique : 50%
- Compréhension du besoin exprimé et méthodologie proposée pour assurer la mission : 25%
- Organisation en moyens humains, profils proposés, références professionnelles : 25%
2/ Critère financier : 50%
La note financière maximale de 10 est donnée à l’offre forfaitaire la moins élevée, les autres offres
financières étant classées par rapport à cette note. Les offres manifestement sous-évaluées seront
écartées.
L’offre retenue sera celle dont la note totale pondérée (technique/financière) sera la plus élevée.
Règlement de consultation – 2016-04-01
7