convention de prestation de services

CAHIER DES CHARGES n° 2016-04-01
PRESTATION DE GESTION FINANCIERE ET ADMINISTRATIVE
Cahier des charges - 2016-04-01
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Présentation de Capenergies
Dédié aux énergies non génératrices de gaz à effet de serre, le pôle de compétitivité Capenergies
s’est constitué en association loi 1901 le 14 novembre 2005, suite à sa labellisation par le CIADT
le 12 juillet 2005. Son contrat de performance a été renouvelé par l’Etat en 2009, puis en 2013.
Capenergies est soutenu, depuis sa création, par trois membres porteurs : le CEA, EDF et la
Collectivité Territoriale de Corse représentée par l’ADEC.
Évalué comme pôle très performant lors des audits régionaux et nationaux de 2011 et 2012,
Capenergies s’inscrit depuis 2013 dans une nouvelle feuille de route stratégique axée sur la
création de valeur pour ses membres et l’accompagnement du développement économique de
ses territoires.
Capenergies ambitionne d’être un acteur majeur de deux grands défis de notre société :
La transition énergétique, permettant de fournir des solutions concrètes au nécessaire
remplacement des énergies fossiles, à la réduction de la demande énergétique et à la maîtrise
du changement climatique.
La compétitivité des entreprises françaises, en développant des filières énergétiques régionales
ou nationales et en permettant de transformer notre recherche de haut niveau en produits ou
services commercialisables.
Le pôle favorise les mises en relations et soutient ses membres afin qu’ils occupent une position
privilégiée dans le secteur de l’énergie et qu’ils répondent aux besoins futurs des territoires sur
lesquels il intervient : PACA, Corse, Principauté de Monaco, Guadeloupe, ile de la Réunion.
Capenergies fédère ainsi plus de 1200 partenaires et 500 membres - des entreprises (dont 90%
de PME), des organismes de recherche et de formation, et des financiers - autour de projets
innovants portant sur trois domaines stratégiques orientés marchés :
L’amélioration de l’efficacité et de la sobriété énergétique,
La satisfaction des besoins énergétiques des systèmes insulaires et des zones isolées,
L’augmentation de la part des énergies décarbonées dans le mix énergétique.
Capenergies accompagne les porteurs et partenaires de projets collaboratifs afin d’augmenter la
qualité de leur dossier. Cet accompagnement se matérialise tout au long du processus
d’émergence de projet : de l’animation du réseau, à la labellisation, au montage du dossier de
financement et au suivi des projets financés au travers d’une AMO personnalisée. Depuis sa
création, 516 projets innovants ont été labellisés par Capenergies et 276 projets financés,
représentant un montant d’aides de 420 millions d’euros.
Au-delà des actions d’émergence de projets collaboratifs, Capenergies accompagnent ses
membres dans la définition et la mise en œuvre de leur stratégie générale de croissance.
Le budget annuel de Capenergies est de l’ordre de 3 millions d’euros dont environ 50 % de
ressources publiques, pour un effectif de 13-14 personnes.
Présentation de SAFE Cluster
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SAFE Cluster est le premier pôle européen dédié au domaine de la Sécurité Globale et à ses
services associés, appuyé sur des filières aéronautiques et spatiales fortes intégrant l’ensemble
de l’offre de valeur. À ce titre, il ambitionne une visibilité internationale à court terme, appuyée
sur une forte légitimité (soutien et participation des acteurs clés des chaînes de valeur du
domaine) et crédibilité sans faille (efficacité de l’action dans l’animation des programmes et le
soutien au développement des entreprises par l’innovation).
L’enjeu de la sécurité globale pose des questions variées, allant de l’analyse d’une situation
(caractérisation visuelle, traitement des données…) à la réponse à un événement (catastrophe
naturelle ou industrielle, feux de forêt, attaque terroriste, mouvement de foule, événement
climatique…) dans différents cadres d’emploi (infrastructures critiques, aéroports,
manifestations urbaines, continuité d’activité économique, etc.), en passant par le suivi dans le
temps (monitoring), l’analyse du risque, la prévention, etc. Les réponses à ces enjeux sont
servies de manière particulièrement forte par les moyens et services aéronautiques et spatiaux,
comme par exemple l’emploi des drones pour des opérations en environnement hostile
(accidents nucléaires, environnements contaminés…) ou d’hélicoptères sur ces champs
d’opérations divers (séismes, inondations, catastrophes aériennes…).
Les pôles Pégase et Risques ont fait le constat de la convergence des activités respectives de
leurs membres sur ces questions de sécurité, que ce soit par une approche du risque ou les
utilisations des vecteurs aériens, dont on estime que les trois quarts portent sur des missions
liées à la sécurité globale : ainsi, si la sécurité globale constitue l’ambition du pôle, le secteur
aéronautique et spatial en constitue la colonne vertébrale. La majorité des projets d’innovation
qu’ils portent s’inscrivent dans cette vision, avec, pour Pégase, un fort tropisme vers la mise en
œuvre des moyens aériens classiques ou innovants sur des usages nouveaux. Ce constat est par
ailleurs renforcé par la réalité des projets et actions communes, au sein du consortium CORPE ou
de manière bilatérale. Enfin, le partage de locaux communs les a conduits à mutualiser d’ores et
déjà certains moyens (locaux, personnel…). La fusion des deux pôles, rendue ainsi naturelle et
légitime, porte de surcroit une ambition forte de se positionner, au service de ses membres,
comme le premier pôle européen sur la sécurité globale. Dans la poursuite de cette ambition, le
nouveau pôle, baptisé SAFE by pôles Pégase et Risques, amplifie son action, sans perdre ses
centres d’intérêts et ses spécificités, par une stratégie basée sur une efficacité et une
professionnalisation accrues.
SAFE rapproche les usages (génériques) des fournisseurs de services et de technologies par une
animation des DAS calquée sur la chaine de valeur des services liés à la sécurité globale : les
acteurs du pôle sont ainsi placés en position transversale des DAS, impliqués de l’identification
des besoins à la conception des solutions techniques, en passant par la définition des solutions
systémiques et services.
Objectifs et descriptif de la mission confiée au prestataire
Capenergies et SAFE Clusters souhaitent confier une prestation forfaitaire de réalisation de leur
gestion financière et administrative à un prestataire externe à compter du 1er juillet 2016.
Pour des raisons de confidentialité (pas de diffusion externe des documents liés à la prestation)
et de réactivité (interaction avec la Direction et le personnel), Capenergies et SAFE Cluster
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souhaitent que la mission se déroule dans leurs propres locaux avec une présence du
prestataire :
- d’au moins 4 jours par semaine pour Capenergies
- d’au moins 3 jours par semaine pour SAFE Cluster
Capenergies et SAFE Cluster sont actuellement impliqués dans des projets européens et ont
déposé leur candidature pour de nouveaux projets européens principalement financés par le
FEDER notamment dans le cadre des programmes INTERREG MED, Maritimo, FP7, H2020.
L’objectif de la mission est de réaliser l’ensemble des tâches de gestion financière et
administrative décrites pour chaque structure à savoir :
Capenergies :
Eléments de cadrage :
Budget annuel du pôle : 3 000 k€
Montant des subventions publiques annuelles (collectivités, Région, Etat, UE…) : 1 500 K€
Nombre de salariés : 13
Codification analytique par projet
Nombre de projets : environ 25
Nombre d’adhérents : environ 500
Association soumise à TVA
Missions à assurer :
- Mise à jour, négociation et contractualisation du budget
- Montage et dépôt des dossiers de subventions
- Reprévision budgétaire et suivi du budget réalisé par rapport au prévisionnel
(atterrissage)
- Justificatifs de valorisation du temps passé
- Suivi des actions spécifiques soumises au régime d’aides publiques
- Suivi des conventions
- Relations financeurs
- Facturation et suivi des facturations yc cotisations
- Vérification du process d’affectation analytique des dépenses (factures + notes de frais)
- Suivi de circuit du paiement des dépenses factures/salaires/notes de frais
- Relation expert-comptable (saisie, TVA, paie, bilans, rapprochement bancaire)
- Suivi administratif du personnel (12-14 permanents) (RTT, congés, tickets restaurants,
mutuelle, prévoyance, arrêts maladie, formations, etc…)
- Transmission des éléments variables de paie à l'expert-comptable
- Prévisionnel et suivi de trésorerie (2 banques)
- Relation banque/outils financement (y compris Dailly) et suivi
- Consultation, contractualisation et suivi prestation des fournisseurs
- Participation aux réunions d’équipe
SAFE Cluster :
Eléments de cadrage :
Budget annuel du pôle : 5 500 K€
Montant des subventions publiques annuelles (collectivités, Région, Etat, UE…) : 2 500 K€
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Nombre de salariés : 25
Nombre d’écritures comptables : 12 000
Codification analytique par projet
Nombre de projets : environ 35
Nombre d’adhérents : environ 400
Association soumise à TVA
Missions à assurer :
- Assurer le montage du budget prévisionnel de l’association et de ses projets
- Réaliser les demandes de subvention
- Suivre les actions spécifiques (environ 30)
- Réaliser les mises en concurrence, les contrats et suivre les contrats clients et facturation
fournisseurs associés
- Coordonner la bonne gestion administrative et financière du pôle
- Gérer et suivre les projets européens
- Appuyer le pôle en cas de contrôle européen et autres
- Travailler sur les modèles économiques des actions et des activités en lien avec les chargés de
mission
- Appuyer les chargés de mission dans le suivi budgétaire et le montage des actions spécifiques
- Suivre le budget intermédiaire et réaliser des révisés
- Projeter le budget
- Présenter le suivi budgétaire et les projections aux instances de gouvernance
- Gérer la trésorerie de l’association
- Gérer les demandes de subvention et suivre le conventionnement
- Réaliser les paiements intermédiaires et soldes des conventions
- Assurer le lien avec les financeurs
- Rechercher des solutions et voies d’optimisation
- Créer et/ou actualiser les outils de gestion du pôle
- Mettre en place et suivre le bon suivi des process
- Assurer le lien avec le cabinet comptable et notamment sur le pilotage du résultat
- Assurer le lien avec le cabinet social et la plateforme juridique sur les aspects RH
- Participation aux réunions d’équipe
La durée de cette prestation est de 36 mois à compter du 1er juillet 2016 jusqu’au 30 juin 2019.
Lieu d’exécution et matériels mis à disposition
La mission se déroulera principalement dans les locaux de Capenergies et de SAFE Cluster à Aix en
Provence où un bureau dans chaque structure sera mis à disposition du prestataire équipé d’un
ordinateur connecté au réseau interne et externe et d’un poste téléphonique fixe.
Les livrables
A minima, le prestataire devra remettre, mensuellement le récapitulatif des temps passés par
domaine d’intervention.
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Le prestataire produira l’ensemble des documents (notes, tableaux, synthèses) en lien avec la
réalisation de la prestation.
A tout moment, à la demande de Capenergies et de SAFE Cluster, le prestataire fournira des
documents complémentaires en lien avec la prestation.
Déroulement de la mission
La mission se déroulera en trois phases pour chaque structure :
Phase 1 : Démarrage
Une réunion par pôle d’enclenchement aura lieu dans les 10 jours précédant le démarrage effectif du
contrat, au cours de laquelle les parties préciseront les modalités de réalisation de la prestation.
Phase 2 : Exécution de la prestation
Une réunion de suivi de la prestation sera effectuée en présence du responsable du prestataire et du
responsable du contrat pour faire le point sur les travaux réalisés dans le mois suivant le démarrage
de la mission. Cette réunion aura lieu toutes les deux semaines.
En fonction des urgences, des réunions pourront se tenir autant que de besoin à l’initiative de l’une
ou l’autre des parties.
Le prestataire tiendra à disposition des parties l’ensemble de la documentation de travail en lien avec
la réalisation de la prestation.
Les parties devront se tenir informées réciproquement en temps réel de toute information reçue
nécessaire à la bonne réalisation de la prestation.
Phase 3 : Clôture de la prestation
Une réunion de clôture de la mission aura lieu au cours de laquelle le prestataire remettra
l’ensemble des éléments demandés par Capenergies et SAFE Cluster en lien avec la réalisation de la
prestation.
Confidentialité
Le prestataire sera soumis aux clauses de confidentialité en vigueur au sein du pôle.
Compétences attendues du prestataire
o Expertises dans le domaine de la gestion de la subvention publique et européennes,
o Sérieuses compétences dans le contrôle de gestion, l’élaboration et le suivi budgétaire, la
gestion de trésorerie, le suivi administratif, le processus achats,
o Références significatives dans la réalisation de missions de gestion financière et
administrative pour le compte d’entités comparables (associations, pôles de
compétitivité,…).
Autres informations
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Voir le règlement de consultation 2016-04-01
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