Cahier des charges pour la mise en place d`une plateforme

 Cahier des charges pour la mise en place d’une plateforme collaborative pour les salariés de l’Apur 23 août 2011 1 1.1 1.2 1.3 2 2.1 2.2 2.3 3 4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 5 6 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 7 Présentation de l’Apur Création, missions Statuts et membres Fonctionnement Modalités actuelles de travail Les postes de travail Le réseau Le site intranet Contexte général du projet Prestation attendue Plateforme de travail collaboratif : phase ferme n°1 Module de gestion de temps par projet : phase ferme n°2 Intranet : phase ferme n°3 Administration du site et documentation des paramétrages Phase d’accompagnement – phase optionnelle Propriétés et droits Modalités de l’appel d’offres Contenu des offres Conditions d’envoi et de remise des offres Critères de choix du prestataire Calendrier de mise en œuvre Durée de la commande Contact Avenants Annexes Bordereau des prix 2 2 2 2 3 3 3 4 4 5 5 10 14 15 16 17 17 17 17 18 18 18 19 19 20 21 1 Cahier des charges pour la mise en place d’une plateforme collaborative – Apur ‐ 23 août 2011 Le présent cahier des charges présente les attentes de l’Apur concernant une prestation de mise en place de la plateforme de travail collaboratif pour les salariés de l’Apur, trois projets ayant été déterminés comme prioritaires. Cependant, les prestataires sont invités, dans leur réponse, à enrichir la méthodologie proposée et les outils mobilisables. 1
1.1
Présentation de l’Apur Création, missions L'Atelier parisien d'urbanisme (Apur) a été créé le 3 juillet 1967 par le Conseil de Paris. Il a pour mission de suivre et analyser les évolutions urbaines, de participer à la définition des politiques d'aménagement et de développement, à l'élaboration des orientations de la politique urbaine et des documents d'urbanisme, ainsi qu'à la préparation des projets à l'échelle de Paris, de son aire urbaine ou de tout ou partie de la région Ile‐de‐France. A cette fin, il observe et analyse les évolutions les évolutions de Paris et de sa métropole, notamment à partir des données démographiques, économiques et sociales ou immobilières concernant la capitale française et d'autres grandes villes et peut engager des réflexions prospectives, élaborer des propositions d'actions et des projets d'aménagement localisés, réaliser toutes études d'urbanisme ou d'aménagement, effectuer des expertises ou encore contribuer à celles‐ci. Il peut également effectuer toute mission ou étude se rattachant directement ou indirectement à son objet social ou pouvant en favoriser la réalisation pour ses membres ou des collectivités ou établissements publics non adhérents. 1.2
Statuts et membres L'Apur est une association sans but lucratif entre la Ville et le Département de Paris, l'Etat, la Région Ile‐de‐France, la Chambre de Commerce et d'Industrie de Paris, la Régie Autonome des Transports Parisiens (RATP), la Caisse d'Allocations Familiales de Paris (CAF) et l'Etablissement public d'aménagement Orly‐Rungis‐Seine‐Amont (EPA ORSA). Il est contrôlé par une assemblée générale et un conseil d'administration (21 membres) présidés par Anne Hidalgo, 1ère adjointe au Maire de Paris chargée de l'urbanisme et de l'architecture. 1.3
Fonctionnement L’Apur compte 85 salariés et est organisé en trois pôles d’études (évolutions urbaines, évolutions environnementales et réseaux, évolutions sociétales), ainsi qu’un pôle ressources et connaissances territoriales incluant la base de données de référence, un secrétariat général et des missions communication, métropole et international. 2 Cahier des charges pour la mise en place d’une plateforme collaborative – Apur ‐ 23 août 2011 2
Modalités actuelles de travail 2.1
Les postes de travail La quasi totalité des salariés de l’Apur et stagiaires (une centaine de postes) est équipée de postes de travail informatiques sous systèmes Windows XP PRO (quelques versions de Windows 7 pour tous les nouveaux postes installés ) et dotés de tout ou partie des logiciels suivants ‐
Office version 2003 ou 2007 (version 2010 en cours de déploiement) ‐
InDesign et Xpress ‐
Photoshop et Illustrator ‐
MicroStation, Autocad ‐
Sketchup pro ‐
Outils SIG (gamme d’Esri : ArcGis, ArcSDE, etc…) ‐
File Maker Pro version 8 ‐
E DIP logiciel documentaire version 1.7.18, en cours de montée vers la V 1.9/20 (DIP Systèmes) ‐
JLB Net photos (JLB informatique) version 5.3.6 9 postes sont des Mac intosh sous système Mac OS 10.x équipés de la suite Adobe (Photoshop, Indesign, illustrator, etc…) ainsi que Quark Xpress et Microsoft Office. De nombreux utilisateurs utilisent les ressources disque dur local de leur poste de travail. 2.2
Le réseau Par ailleurs, le réseau de l’Apur est organisé en 5 serveurs physiques et 18 serveurs virtuels (gérés par 2 serveurs WmWare supplémentaires) sur lesquels se répartissent : ‐
Des dossiers « personnels » ouverts à tous en lecture ‐
Des dossiers « projets » classés sans méthodologie unifiée ‐
Des dossiers « transfert » qui servent bien souvent de lieu de stockage en cas de saturation des autres disques. ‐
Des dossiers spécifiques au Secrétariat Général (comptabilité, facturation, salaires, gestion des activités, gestion du programme de travail, recrutements, …) Le système de messagerie est basé sur un Serveur Microsoft Exchange 2003. Le réseau (ethernet) de l’APUR fonctionne sur du matériel (switch) appartenant à la Ville de Paris et dont la vitesse est de 100 Mb/s. L’accès internet de l’APUR comporte une ligne ADSL et une SDSL (cette dernière concerne les transferts de fichiers et le serveur FTP). 3 Cahier des charges pour la mise en place d’une plateforme collaborative – Apur ‐ 23 août 2011 L’Active Directory de l’APUR (annuaire utilisateurs du réseau : gestion des droits, autentification, …) a été restructuré et fonctionne sur la base de groupes d’utilisateurs. Un synoptique du réseau (format PDF) est annexé à ce cahier des charges. 2.3
Le site intranet Un Intranet existe depuis 2006 et a été développé en interne en Php/Mysql. Une seule personne référente s’occupe tant des développements informatiques liés à son évolution que de l’intégration des mises à jour communiquées par email par d’autres salariés (deux principalement). Il compte une cinquantaine de pages physiques qui ouvrent dynamiquement environ 5000 documents. Trois bases de données sous MySql sont liées à cette applicatif, et la structure même de l’intranet repose sur un blog géré par Dotclear 1.2. L’arborescence de l’intranet actuel est jointe en annexe, cette arborescence n’est pas en base de données. En termes de poids, il représente 7.3 Go répartis entre 3 Go de cartes, 3.4 de publications, et 450 Mo de documents associés, répartis dans 240 rubriques. 3
Contexte général du projet L’Apur souhaite se doter d’un outil modulaire fonctionnant sur un navigateur web (internet explorer, firefox, chrome, safari) permettant : ‐
d’organiser une plateforme de travail collaboratif ouverte à l’ensemble des salariés, visant à centraliser les documents liés aux projets d’étude, d’en évaluer facilement l’état d’avancement par des indicateurs (gestion des versions), de suivre leur validation par un workflow qui intègre toute la chaîne de vie des documents, de la production à la diffusion et à l’archivage, assurant une meilleure maîtrise de la gestion et conservation des informations produites à l’échelle de toute l’entreprise ; ‐
de suivre l’affectation du temps consacré aux projets, dans une optique visant à la production d’une comptabilité du temps passé (par projet / par équipe / par collaborateur) ; ‐
de basculer sur cette plateforme l’intranet existant dans son contenu actuel, hors annonces d’événements passés. 4 Cahier des charges pour la mise en place d’une plateforme collaborative – Apur ‐ 23 août 2011 4
Prestation attendue La prestation se décompose en 3 phases fermes comportant chacune des fonctions conditionnelles faisant l’objet d’un devis séparé (cf. bordereau des prix). Chacune des phases correspond à l’un des trois projets à mettre en œuvre. Il est demandé au prestataire de proposer une ou plusieurs solutions logicielles correspondant aux besoins détaillés ci‐dessous, et d’argumenter ces propositions sur la base de leur adéquation fonctionnelle aux besoins. Le candidat précisera sur chaque point demandé si la réponse logicielle proposée relève du simple paramétrage de l’outil proposé ou d’un développement spécifique – dans ce denrier cas, le développement sera chiffré séparément de la prestation principale. 4.1
Plateforme de travail collaboratif : phase ferme n°1 Le prestataire sera chargé de mettre en place près de 70 espaces projets correspondant au programme partenarial annuel de l’Apur et aux autres projets engagés pour l’année 2011 , qui se répartissent en études et projets, chacun pouvant être ou non inscrit au programme de travail. L’ensemble des espaces créés pour chaque étude et projet est, ci‐après, dénommé « espace projet ». Total des projets projets études projets hors études Programme Hors programme partenarial partenarial 67
15
55
13
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Total 82 68 14 L’ensemble des projets doivent être accessible depuis la page d’accueil de façon organisée : par année (année de lancement du projet) et par type de projet (étude du programme partenarial, étude hors programme partenarial, projet hors études). La liste exhautive des projets sera fournie à la mise en place du portail collaboratif. 4.1.1. Organisation des espaces projets La plateforme doit permettre de façon unifiée et simple de consolider, en un seul endroit, toutes les étapes, ressources, documents et activités liées à un projet. Lors des revues de projets, l’équipe en charge (ayant les droits associés) doit pouvoir avoir une vue globale de l’activité du projet (agenda, tâches partagées, diagramme de Gantt). 5 Cahier des charges pour la mise en place d’une plateforme collaborative – Apur ‐ 23 août 2011 4.1.1.1. Organisation des espaces projet Le prestataire proposera une maquette de page d’accueil projet type. 4.1.1.2. Organisation des documents partagés Ces espaces dédiés au suivi de projet seront notamment structurés selon une arborescence type aisément paramétrable et modifiable ; ils constitueront une bibliothèque de documents et contenus aux formats variés : documents électroniques (pdf et suite Office), documents audiovisuels et sonores, images, plans, cartes, liens vers des applicatifs métiers, flux RSS… La structure de base d’un espace projet s’organisera en 3 dossiers principaux et sous‐
dossiers . Paramétrage optionnel : certains sous dossiers seront, lors de la création d’un nouvel espace projet, dotés de fichiers gabarits indiqués ci‐dessous et fournis par l’Apur. 01 – ADMINISTRATION DU PROJET | ‐‐ 01 – DESCRIPTION DU PROJET | ‐‐ Fichier descriptif du projet (document normalisé : avec gabarit word.dot) | ‐‐ 02 – PLANNING : le candidat indiquera les capacités de son offre logicielle en matière de planning partagé au sein de l’espace projet, exportable vers un planning général de l’espace intranet et en connexion avec Outlook | ‐‐ 03 ‐ CONTACTS : le candidat indiquera les capacités de son offre logicielle en matière de carnet de contacts partagé au sein de l’espace projet, mutualisable au sein d’une base générale de contacts et en connexion avec Outlook | ‐‐ 04 – COMPTE RENDU (document normalisé : gabarit word.dot fourni par l’apur) | ‐‐ 05 – CONVENTION‐CONTRAT (document normalisé : 2 gabarits word.dot fournis par l’Apur) | ‐‐ 06 – SUIVI COMPTABLE DU PROJET | ‐‐ Dépense (bon de commande prestation intellectuelle : gabarit word.dot fourni par l’apur) | ‐‐ Recette (appel à paiement, factures, tableau de suivi comptable du projet) 02 – RESSOURCES | ‐‐ 01 ‐ SOURCES ET DOCS ORIGINAUX | ‐‐ 02 – ACTUALITES ET VEILLE (dépositaire d’une succession cumulative d’informations provenant notamment d’une veille sur les sources internet restituées par liens ou flux rss, et d’une sitothèque ) 03 – ESPACE DE TRAVAIL | ‐‐ 01 – REDACTION | ‐‐ rédactions intermédiaires | ‐‐ rassemblé pour maquette | ‐‐ 02 ‐ GRAPHIQUES / IMAGES / STATS | ‐‐ Cartographies | ‐‐ Plans DAO / PAO | ‐‐ Statistiques | ‐‐ 03 – RENDUS ET PRESENTATIONS | ‐‐ Présentation (PowerPoint) | ‐‐ Rendu final 6 Cahier des charges pour la mise en place d’une plateforme collaborative – Apur ‐ 23 août 2011 Légende : les textes « en bleu » décrivent les types de document normalisé (fourni par l’APUR) ou des précisions sur la nature des informations attendues dans ces répertoires. Il doit être possible pour le responsable de cet espace projet (et les membres de l’équipe projet habilités par ce dernier) de modifier cette structure (ajout, modification, suppression d’un répertoire) après sa création, exceptés pour les niveaux 1 et 2 des dossiers qui seront vérouillés. Les administrateurs du portail doivent pouvoir avoir accès à une interface de paramétrage afin de proposer de nouveaux modèles d’espace projet ou de modifier les modèles existant, y compris les niveaux 1 et 2 des dossiers. En option, le candidat indiquera s’il est possible, avec la solution logicielle proposée, d’alimenter l’espace documentaire « Actualités et veille » à partir d’un module de diffusion selective d’informations propre au logiciel « E‐Dip ». 4.1.2. Métadonnées attachées aux documents Chaque document déposé sera associé à une fiche de métadonnées comportant les champs suivants (* champs obligatoires) : ‐
* dépositaire = par défaut et automatiquement le nom de la personne qui charge le document. L’utilisateur doit avoir la possibilité de modifier éventuellement ce nom. Ce champ ne doit pas être modifiable, c’est un champ « système » ‐
* auteur : champ saisi par autocomplétion et connecté à l’Active Directory. Possibilité d’ajouter un auteur (qui ne soit pas forcément une personne physique (raison sociale, personne morale ,…) qui viendra alimenter une base accessible par autocomplétion lors des saisies suivantes ‐
* date du dépôt : par défaut et automatique par rapport à la date système, date du dépôt du document dans la base ‐
date du document : champ date accessible par calendrier ‐
* titre : par défaut nom du fichier, modifiable ‐
* type : menu déroulant o
photo, si choisi, induit champs 
1/légende (libre), 
2/localisation (libre), 
3/crédit (libre) o
fond de plan, statistiques / données alpha o
carte o
document écrit, si choisi, induit nouveau choix dans une liste : 
document de référence, 
texte juridique, 
rapport, 
étude, 
délibération, 
cahier des charges, 
article, 7 Cahier des charges pour la mise en place d’une plateforme collaborative – Apur ‐ 23 août 2011 
thèse et recherche, 
compte rendu de réunion, 
courrier, 
note, 
bibliographie, 
note interne, o
document audiovisuel o
autre (site web, …) ‐
case à cocher : à verser dans la base documentaire, déclenche l’envoi d’un mél à la documentation ‐
case à cocher : à verser dans la base photographique, déclenche l’envoi d’un mél à la photothèque Cette liste sera administrable par les administrateurs du site et les modifications opérées s’appliqueront à tous les espaces projets. En option, le candidat chiffrera les paramétrages suivants : ‐
possibilité de traitement par lot des métadonnées de fichiers similaires (lors du dépôt de plusieurs fichiers en même temps par exemple) ; ‐
possibilité d’affecter à un dossier une fiche de métadonnées sur le même modèle ; ‐
récupération et intégration dans les fiches de métadonnées des photos des données IPTC. ‐
possibilité d’utiliser un code couleur pour différencier ce qui est versé par les documentalistes d’une part, et tous les autres contributeurs d’autre part. . ) 4.1.3.
Gestion des formats et des versions Le candidat précisera les capacités de la solution logicielle proposée en matière de gestion de l’interface avec l’ensemble des logiciels listés en 2.1 et notamment ‐
d’en reconnaître le format ; ‐
d’en gérer les versions dans l’espace projet (pour les formats Office, l’outil doit permettre de gérer le mode révision) et, éventuellement, l’édition simultanée des documents Office par plusieurs utilisateurs ; ‐
d’en permettre l’ouverture (dans le logiciel adéquat) ; ‐
et d’en gérer la sauvegarde (intégration des fichiers sauvegardés dans le site du projet déclanchant la notification aux collaborateurs de celui‐ci selon des modalités paramétrables). Les logiciels actuellement utilisés à l’APUR (voir liste en 2.1) non pris en charge par la solution logicielle proposée par les candidats doivent être explicitement mentionnés par le prestataire. 8 Cahier des charges pour la mise en place d’une plateforme collaborative – Apur ‐ 23 août 2011 4.1.4.
Intégration avec MS Office Outlook Le niveau d’intégration de la solution logicielle proposée par les candidats avec la messagerie Outlook (interactions avec les emails, les calendriers partagés, les tâches, ressources, …) sera détaillé . 4.1.5. Création de flux de travail La plateforme doit permettre de créer des flux de travail assignant des tâches (relecture, demande de correction, validation, publication internet, alimentation des bases de données internes, archivage, etc…), à certaines personnes sur la base de conditions. Les collaborateurs du projet peuvent recevoir des alertes automatiques lors de la création ou modification de données (documents) projets ou lors de différents stades d’avancement d’un document. Le prestataire sera chargé de mettre en place une série de flux de base (cf. 4.2.3.1 ) qui seront réutilisables et modifiables par la suite. 4.1.6. Indexation et recherche L’outil doit permettre, sur la base d’une indexation de tous les contenus du site, une recherche simplifiée sur tous les contenus de la plateforme : métadonnées, contenus des documents et des pages des sites, selon un mode de recherche en langage naturel de type google, permettant un accès rapide au document ou à l’information recherchés. Le prestataire proposera en outre (et chiffrera à part) une solution qui pourra être déployée en phase 2, permettant une recherche avancée à partir d’un formulaire autour des critères combinés : mot ou expression, auteur, nom du projet, par date ou période, type de document, etc... 4.1.7. Affichage des résultats de recherche L’affichage des résultats se fera sous forme de liste de type google : type du document, titre, auteur, date de création, un extrait, lien url, format de fichier. Un tri par défaut des résultats pourrait être par type de document et par date. Le prestataire proposera optionnellement (et chiffrera) la possibilité que cette liste puisse être affinée par différents filtres dynamiques (affichés à proximité en colonne), variables selon les contenus trouvés par le moteur. L’ensemble des documents répondant aux critères de recherche seront visibles pour l’utilisateur, leur accès en lecture / écriture étant défini par les droits de cet utilisateur conformément à son profil. Pour les fichiers image, un affichage en planche contact est souhaité avec possibilité de sélectionner les photos qui intéressent l’utilisateur et permettre à celui‐ci des actions de type : envoyer vers (document, message mail, dossier), afficher un 9 Cahier des charges pour la mise en place d’une plateforme collaborative – Apur ‐ 23 août 2011 diaporama, copier vers, etc… Le nom du fichier ainsi que son extension doivent apparaître a minima sous l’image. Le prestataire proposera en option la possibilité de visualiser en planche contact les cartes et plans y compris pour celles qui sont au format PDF. 4.1.8. Extranet La plateforme doit être accessible de manière sécurisée en extranet pour permettre à des utilisateurs extérieurs à l’entreprise de collaborer à tous les services proposés dans l’espace projet pour lequel le collaborateur est accrédité. Le portail général sera accessible par mot de passe à tous les collaborateurs de l’Apur depuis l’extérieur de l’entreprise. Si un tel accès comporte des restrictions sur les fonctions ou les espaces consultables, le prestataire le précisera. 4.2
Module de gestion de temps par projet : phase ferme n°2 La solution logicielle proposée devra permettre de paramétrer pour chaque agent de l’Apur une interface de saisie de la répartition de ses heures de travail selon une liste de projets (inscrits au programme de travail ou contractuels) ou de travaux fonctionnels (réunions, encadrement…) Le prestataire précisera la possibilité et les conditions d’une mise en place prioritaire de cette partie du projet. 4.2.1. Le contexte L’Apur assure la réalisation de projets subventionnés et non subventionnés Les projets subventionnés sont notamment déterminés dans le cadre d’un programme partenarial arrêté chaque année avec les financeurs. Les principales caractéristiques des projets subventionnés sont les suivantes :  En 2010 le PT (Programme de Travail) était composé d’une cinquantaine de projets, et une centaine de sous‐projets. En 2011 il est découpé en 7 volets majeurs comprenant en tout 30 projets et une soixantaine de sous‐projets (cf. annexe)  Une soixantaine de collaborateurs contributeurs aux projets, dont une vingtaine de chefs de projets, ces derniers assumant également des responsabilités fonctionnelles (management…),  Une équipe de direction composée de 9 membres. Les projets non subventionnés sont réalisés par l’Apur dans le cadre de consultations (appel d’offre) 10 Cahier des charges pour la mise en place d’une plateforme collaborative – Apur ‐ 23 août 2011  En 2010 l’Apur a traité une vingtaine de projets, dont une partie significative à l’international  Une vingtaine de collaborateurs participent à la réalisation de ces projets L’équipe de direction a engagé, fin 2009, une démarche de suivi des temps par projet (indentification des projets ou activités fonctionnelles, saisie des temps des chefs de projet dans une maquette Excel) qui a permis une première appropriation de la démarche de suivi des temps par les collaborateur (renforcement de la culture de suivi des projets, peu développée jusqu’alors). 4.2.2. Les objectifs La mise en place de la gestion de projet répond à plusieurs objectifs :  Les financeurs et la direction de l’APUR souhaitent disposer de bases fiables leur permettant de suivre l’affectation par projet des subventions d’une année sur l’autre.  L’Apur se doit, dans le cadre de sa gestion courante, de suivre la réalisation des contrats qui lui sont confiés, étape par étape, comme le ferait tout bureau d’études privé, procéder à la valorisation des travaux en cours à la clôture de l’exercice comptable, et prendre la mesure de toute charge future sur les projets en cours de réalisation.  Les personnels d’encadrement de l’Apur (Direction, Chefs de projet…) doivent disposer d’une information consistante leur permettant de suivre l’exécution des travaux et d’anticiper les éventuelles évolutions économiques de leurs projets.  Permettre aux chefs de projet la possibilité d’estimer la charge de travail prévisionnelle pour les programmes de travail des années à suivre. 4.2.3. Prestation attendue L’objectif n’est pas un suivi budgétaire « serré » mais de dégager les grandes tendances et d’alerter sur les dérives importantes par rapport à la planification budgétaire et de charge de travail. L’Apur cherche à généraliser cette démarche de suivi des temps et de gestion de projet, permettant un suivi fiable , par l’acquisition d’un outil permettant de mettre en place les points suivants : 4.2.3.1. Création d’une fiche signalétique pour chaque projet o
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Date d’ouverture du projet : calendrier Nom du projet et du sous‐projet : champ libre champ de codification comptable (cf. annexe) Nom du responsable du projet (champs reliés à l’active directory) Identification de la qualité de partenaire (membre du conseil d’administration de l’Apur)(public/privé) : 2 opérateurs booléens permettant les tris Nom et code client qui alimenteront l’annuaire centralisé des contacts partageable sur l’ensemble de la plateforme (5 contacts possibles) Nom et coordonnées du ou des contacts au sein de l’entité client (adresses, téléphone,email,…) Equipe Apur affectée au projet (champ libre rattaché à l’active directory, liste non limitée) N° du bon de commande/N° du Marché/Référence de la subvention en lien avec le projet réalisé : champs libres Date du bon de commande /de la signature de la subvention : calendrier 11 Cahier des charges pour la mise en place d’une plateforme collaborative – Apur ‐ 23 août 2011 o
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Délai prévisionnel de restitution des travaux : calendrier Phasage des différentes étapes de livraison : champ libre Modalités de paiement : champ libre Temps prévisionnel en semaines sur le projet : champ numérique Montant HT et TTC : champs numériques (prévoir caclul automatique sur la base d’une TVA à 0%, 5,5% et 19,6%) Echéances de paiement : 5 champs date (calendrier), envoi d’un mél d’alerte à une adresse mél Date de la facture/appel à paiement de la subvention : calendrier Etat d’avancement du projet : cases à cocher commandant les représentations graphiques (pictos ou couleurs) 1. par défaut « Non engagé » : 0% ou bleu 2. « engagé » : couleur verte (ou picto) + mél d’alerte à 1 personne 3. « Phase 1 livrée » : vert + mél d’alerte à une personne 4. idem phases 2 à 5 5. « envoi en maquette » : autre couleur + envoi de mél à 5 personnes 6. « terminé / en relecture » : autre couleur + envoi de mél à 5 personnes 7. « terminé / livré » : autre couleur + envoi de mél à 6 personnes Date (calendrier) et montant des règlements et Solde des paiements à recevoir et reports sur l’année suivante Suivi comptable du projet Règlement 1 (phase) Idem règlements 2 à 5 Total des règlements Différentiel REGLEMENT TVA Montant HT (champ applicable (3 alpha) cases à cocher) Total HT Total TTC Reste à payer / report sur année suivante Avec le montant HT prévu Avec le montant TTC prévu Numéro FACTURE Date Montant HT Date Montant TTC (champ alpha) NB : les dates seront proposées sous la forme d’un calendrier L’outil devra comprendre :  Un process simple d’ajout et de suppression de tout projet, qui ne pourra être réalisé que par les personnes habilitées (responsable de projet, direction, administrateur du site).  la possibilité d’éditer à tout moment la liste des projets sous forme de tableaux affichant les champs « délai prévisionnel de restitution », un indicateur de l’état d’avancement en fonction de la case cochée, le temps prévisionnel du projet en semaine, le temps réel saisi renseigné par l’équipe projet à la date de l’édition (voir ci‐dessous chapitre 4.2.3.2 Création d’un masque de saisie des temps passés de chaque salarié). 4.2.3.2. Création d’un masque de saisie des temps passés de chaque salarié Cet outil devra permettre aux salariés d’avoir accès à tout moment à un masque de saisie simple et intuitif leur proposant de renseigner, sur la base d’une unité de quart de journée, le temps passé sur chaque projet. 12 Cahier des charges pour la mise en place d’une plateforme collaborative – Apur ‐ 23 août 2011 Chaque collaborateur ne verra apparaître, dans un menu déroulant, que les études et projets sur lesquels il est affecté. La solution logicielle devra convertir les totaux consolidés (par personne / équipe / projet) en semaines. 4.2.3.3. Etat financier des projets Sur la base d’une valeur moyenne coût / semaine qui sera renseignée par l’Apur, la solution logicielle devra permettre de calculer en temps réel le coût du projet en fonction des temps saisis par l’équipe projet. Dans une seconde phase, l’Apur sera amené à détailler ce montant par corps de métiers corrélés à des coûts / semaine differentiés. 4.2.3.4. Editions de fiche projet et synthèses graphiques L’outil devra permettre une visualisation des temps sur une période déterminée (cumuls hebdomadaires, mensuels et annuels de chaque projet et sous‐projet, de chaque collaborateur…) et de toutes les personnes œuvrant sur un même projet (tableaux de synthèse) :  Affichage d’un décompte du temps restant à produire visible au niveau de la feuille globale de présentation du projet, calculé à partir du temps prévisionnel et du cumul des temps réels saisis.  L’outil devra comporter plusieurs systèmes d’alertes sur les dépassements par rapport aux temps prévisionnels et budgétaire/planning prévisionnel : 1. une alerte un mois avant la date prévue de livraison et une autre à la date (équipe projet + 2 personnes) 2. une alerte si le temps cumulé saisi par les collaborateurs sur un projet atteint 90% du temps prévu (équipe projet + 2 personnes) 3. une alerte si le temps cumulé saisi par les collaborateurs sur un projet induit un dépassement du budget affecté au projet (équipe projet + 2 personnes) Le candidat détaillera les capacités de la solution logicielle proposée pour établir des graphiques d’avancement, d’évolution, de synthèse et de pouvoir exporter ces traitements dans des documents bureautiques pour les rapports annuels. 13 Cahier des charges pour la mise en place d’une plateforme collaborative – Apur ‐ 23 août 2011 4.3
Intranet : phase ferme n°3 Le portail d’accueil comportera un certain nombre de rubriques : En menu visible en permanence (ou alors accessibles facilement et intuitivement) lors de la navigation en haut ou à gauche de la page d’accueil. Dans le cas où le portail d’accueil peut être personnalisé par l’utilisateur, les accès à ces rubriques ne pourront pas être supprimés. ‐
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Programme de travail et Comité des études o
Notes et documents administratifs : rubrique vide qui pourra accueillir des sous dossiers et sera alimentée par l’Apur o
Modèles de documents : rubrique vide qui pourra accueillir des sous dossiers et sera alimentée par l’Apur o
Hors les murs : rubrique vide qui pourra accueillir des sous dossiers et sera alimentée par l’Apur o
Instances représentatives : rubrique vide qui pourra accueillir des sous dossiers et sera alimentée par l’Apur o
Formulaires : des formulaires de demandes diverses (cartes de visites, recherche documentaire, commande de matériel, archivage, etc) devront pouvoir être paramétrés par les administrateurs du site sur la base d’un ou de plusieurs modèles proposés par la solution logicielle. o
Espaces projets : sélection par menu déroulant ou fenêtre fixe des espaces projets existants, l’utilisateur devant pouvoir choisir de les afficher tous ou uniquement ceux pour lesquels il est accrédité en lecture ou écriture. o
Portail documentaire : panorama de presse quotidien, Apur dans les média, doc nouveautés, liste des abonnements (nouveau), et à terme dossiers documentaires, liens institutionnels ou sitothèque, accès, par l’intermédiaire de liens, (à la banque Images (application JLB en mode web déjà existante) et à la base documentaire (application Edip). Des boutons visibles en permanence (ou alors accessibles facilement et intuitivement) lors de la navigation en haut ou à gauche de la page d’accueil o
Gestion temps / projet : lien vers l’espace de saisie des temps o
Annuaire partagé o
Calendrier partagé o
Ressources partagées o
Calendrier d’événements extérieurs o
Retour à l’accueil o
Recherche o
Bodet/Kelio: lien vers un applicatif métier o
Liens internes : liens vers des applicatifs métiers tels que la recherche documentaire, la recherche iconographique, des bases de données, Cassini,… 14 Cahier des charges pour la mise en place d’une plateforme collaborative – Apur ‐ 23 août 2011 D’un point de vue général, tout ce qui est « partagé » doit provenir d’une capitalisation des informations, que l’on pourra néanmoins qualifier sous la forme : visible pour tous, visible pour un groupe, visible pour l’auteur En partie centrale, des actualités qui ne seront plus affichées lors de la navigation ultérieure. Et pourront être qualifiées en sous catégories : o
Arrivées et départs o
Invitations o
L’Apur présente o
Archives (cette rubrique s’alimente automatiquement (notion de date ou de trop plein ou bien qualifiées humainement comme telles)) Les documents affectés à ces rubriques seront chargés par l’Apur. Un système de hierarchisation des actus entre elles sera proposé, pour permettre de faire passer une actu devant les autres selon les piorités. Les administrateurs du site devront pouvoir modifier ces rubriques, leurs intitulés et l’emboitement des sous dossiers qu’ils comporteront. Le candidat précisera la limite de niveaux possibles dans l’arborescence. Le prestataire indiquera le niveau de personnalisation envisageable pour se rapprocher de la charte graphique de l’Apur et en particulier l’usage de la police Corbel et l’insertion du logo de l’Apur. Les mises à jour des éléments du portail devront être reprises sous la forme de flux RSS (un général, et des thématiques) 4.4
Administration du site et documentation des paramétrages Ce point s’applique aux points 4.1 à 4.3. Le volume des données à traiter ne doit pas être limité, et le site doit être optimisé de manière à proposer un temps d’affichage réduit de chacune des pages. L’architecture de la plateforme devra pouvoir être modifiée facilement. La plateforme collaborative doit proposer une interface d’administration pour gérer (création, modification, suppression, paramétrage) les espaces (projet), les utilisateurs, les groupes d’utilisateurs et leurs droits associées (autorisation d’accès, gestion des quotas d’espace, lecture/écriture) en liaison avec l’active directory de l’Apur. Une fois la plateforme mise en place, la gestion du logiciel devra pouvoir être autonome en interne Apur sur les points suivants : ‐ création de nouveaux espaces de projets 15 Cahier des charges pour la mise en place d’une plateforme collaborative – Apur ‐ 23 août 2011 ‐ modification du paramétrage du comptage des temps (ajout ou retrait d’un participant, ajout ou suppression d’un projet/études, modification des règles de comptage création de nouveaux schémas d’analyse/bilans…) L’ensemble de ces paramétrages devra donc être documenté dans un manuel utilisateur et inscrits au programme des formations prévues au 4.5. Le prestataire indiquera si la solution proposée permet ou nécessite un mode de visualisation wysiwing lors de l’édition et du paramétrage du portail. Le prestataire indiquera les pre‐requis en terme de formations/compétences au regard des différents profils et notamment si des langages de programmation sont nécessaires. 4.5
Phase d’accompagnement – phase optionnelle Le prestataire proposera des modalités de conduite du projet dans sa phase d’élaboration, avec d’une part le groupe projet et d‘autre part un groupe test d’utilisateurs. Le montant de cette prestation figurera dans le bordereau des prix séparément de la prestation technique proprement dite. Par ailleurs, le prestataire chiffrera le coût de phases optionnelles de formation selon les profils suivants : ‐ Formation des salariés utilisateurs par groupes de 10 ‐ Formation des salariés administrateurs de leur espace projet par groupes de 10 ‐ Formation des salariés administrateurs d’espaces spécifiques et de l’administrateur général. Le prestataire pourra à tout moment proposer des outils complémentaires pour la mise en œuvre de sa prestation. Enfin, le prestataire retenu sera associé au travail de l’équipe de pilotage du projet dans ses échanges avec le personnel et les actions de communication interne. La prestation proposée devra accompagner le changement structurel des méthodes de travail (notions de progressivité, de modularité, …) 16 Cahier des charges pour la mise en place d’une plateforme collaborative – Apur ‐ 23 août 2011 5
Propriétés et droits L’Apur est propriétaire de l’ensemble des documents produits dans le cadre de cette mission. 6 Modalités de l’appel d’offres 6.1
Contenu des offres Les offres répondant à la présente consultation devront comporter : -
une présentation du prestataire et de l’équipe mobilisée pour mettre en œuvre la commande ; -
des références de prestations similaires ou pertinentes, si possible sous forme de lien web ; -
une brève note d’appréciation sur la commande, le prestataire étant libre de faire toute proposition qui lui semble de nature à améliorer sa réponse aux attentes telles que définies dans le présent cahier des charges -
en réponse à chacun des points du cahier des charges, conformément au bordereau des prix joint : o
un tableau détaillé des coûts o
un planning indicatif de mise en œuvre de la prestation ‐La déclaration sur l’honneur relative aux obligations fiscales, et, le cas échéant, les formulaires DC4 et DC5, annexés au présent cahier des charges. Dans le cas d’une co‐contractance ou d’une sous traitance, de tout ou partie de la prestation, le détail de la répartition des missions doit être précisé. 6.2
Conditions d’envoi et de remise des offres Les offres devront être : -
soit adressées sous pli postal à Emmanuel Faure, Apur, 17 Bd Morland, 75004 Paris -
soit déposées directement auprès du secrétariat de la Direction, 17 Bd Morland, paris 4e, 16e étage, bureau 16085, de 9h à 12h et de 14h à 17h. dans les délais précisés en 6.4. Des accusés de réception des offres seront adressés par mél aux candidats. 17 Cahier des charges pour la mise en place d’une plateforme collaborative – Apur ‐ 23 août 2011 6.3
Critères de choix du prestataire Les offres des candidats seront classées selon une note de 1 à 5 affectée à chacun des critères suivants, lesquels seront pondérés des coefficients mentionnés. La note intermédiaire obtenue sera sur 55. -
Adéquation fonctionnelle entre l’offre proposée et le cahier des charges : coefficient 3 ; -
Prix de la prestation : coefficient 3 ; -
Proposition de solutions innovantes en réponse aux objectifs fixés dans le cahier des charges : coefficient 2 ; -
Références pour des prestations similaires auprès d’autres clients, le prestataire pourra notamment produire des sites présentant des caractéristiques similaires à celles attendues : coefficient 2;Calendrier détaillé de mise en œuvre de la prestation : le prestataire proposera, en annexe de sa proposition financière, un calendrier détaillé de mise en œuvre de chacune des phases, assorti le cas échéant de propositions complémentaires ou alternatives. Le candidat précisera la possibilité et les conditions d’une mise en place prioritaire de la partie 4.2 du projet : coefficient 1 Les offres obtenant le meilleur classement seront départagées par un entretien permettant d’évaluer plus finement la réponse à chacun des critères. Cet entretien sera noté sur 5, coefficient 3. La note finale de classement des candidats sera sur 70. 6.4
Calendrier de mise en œuvre ‐
Mise en ligne du présent cahier des charges : vendredi 19 août 2011 ‐
Date limite de dépôt des offres : vendredi 7 octobre 2011 ‐
Analyse des offres : du lundi 10 octobre au vendredi 25 novembre 2011 ‐
Phase d’entretien avec les prestataires sélectionnés sur la base des dossiers : du 5 au 16 décembre 2011 ‐
Notification du choix du prestataire : lundi 9 janvier 2012 6.5
Durée de la commande La commande est conclue pour la durée de mise en œuvre des points 4.1 à 4.5 du bordereau des prix. Des bons de commandes successifs déclencheront les prestations de chacun des points 4.1 à 4.5 sur une durée de 18 mois renouvelables, sur la base des tranches fermes et le cas échéant des tranches optionnelles du cahier des charges. 18 Cahier des charges pour la mise en place d’une plateforme collaborative – Apur ‐ 23 août 2011 6.6
Contact Pour toute question, les personnes intéressées sont invitées à contacter l’Apur exclusivement via l’adresse [email protected] 7
Avenants Les commandes passées dans le cadre de cette consultation pourront faire l’objet d’avenant pour des commandes complémentaires à hauteur de 20% du montant de la prestation de départ.
19 Cahier des charges pour la mise en place d’une plateforme collaborative – Apur ‐ 23 août 2011 ANNEXES Les annexes sont consultables après demande d’accréditation à l’adresse suivante : http://www.apur.org/user/register/extranet‐25 Sur le 2.2. Synoptique du réseau de l’Apur Sur le 2.3. Arborescence de l’intranet Sur le 4.1. La liste des projets à créer dans la phase de démarrage Sur le 4.2, documents existants actuellement à l’Apur pour : 1. Saisie des temps 2. Programme de travail (projets et sous‐projets) – état d’avancement 3. Suivi budgétaire des subventions/contrats 20 Cahier des charges pour la mise en place d’une plateforme collaborative – Apur ‐ 23 août 2011 Bordereau des – prestations à bon de commande Les candidats sont invités à détailler chaque phase à leur convenance. Décomposition de la prestation Phase 4.1 – plateforme de travail collaboratif Prix HT TVA Délai de mise en œuvre Phase 4.2‐ module de gestion du temps par projet Phase 4.3 – intranet Phases optionnelles Phase 4.5 – accompagnement du projet Autres points relevant de développements non standards et chiffrés séparemment 21 Cahier des charges pour la mise en place d’une plateforme collaborative – Apur ‐ 23 août 2011