Présentation PowerPoint

Numérisation des registres de l’Etat civil (naissances,
mariages et décès), des tables décennales et des
délibérations
Numen créé des workflows génériques
permettant leur réplication afin d’en faire
bénéficier d’autres communes
NOTRE PRESTATION
LE CLIENT
La commune de Wormeldange regroupe
les villages de Ahn, Ehnen, Machtum,
Wormeldange, et Wormeldange-Haut,
sans oublier les deux bourgs de
Kapenacker et de Dreiborn.
Le service administratif communal
constitue le bureau central de
correspondance et d'enregistrement de
la commune. Il organise les relations
entre les autorités politiques
communales ayant le pouvoir de
décision et les services en charge de
l'exécution des mesures prises.
LES BESOINS
L’Administration communale de
Wormeldange souhaite numériser les
registres relatifs aux délibérations de la
commune ainsi que les registres de
l’Etat Civil (les plus anciens datent de
1802).
Christophe THEVES,
secrétaire communal de
Wormeldange
Nous tenons à remercier toute
l’équipe Numen pour son
excellent travail. Grâce à ses
collaboration et flexibilité, nous
profitons aujourd’hui d’un
produit exemplaire.
1. Inventaire puis transport des registres à l’aide de caisses
conformes à la norme Europe en polyéthylène haute
densité (PEHD)
2. Assurance type « clou à clou » de l’ensemble des
registres (transport et stockage chez Numen Europe)
3. Numérisation 300 dpi couleur (réalisée sur un scanner à
angle réduit de 120° (voir photo ci-dessous), équipé de 2
appareils photos numériques professionnels, du fait de la
fragilité de certains ouvrages, et permettant de garantir
l’intégrité physique des ouvrages.
4. Réalisation d’un OCR « de base » (sortie d’outil) sur les
délibérations dactylographiées pour permettre une
recherche plein texte sur des mots-clés dans le PDF
5. Indexation :
 Pour les registres de naissance, mariage et décès :
Type de registre, Année, et numéro de l’acte.
 Pour les tables décennales : Type de registre + année
 Pour les délibérations : Type de registre et année
6. Livrables :
 Pour les 3 type de registres : naissance, mariage et
décès : PDF A/1b (PDF Archive) - 1 PDF par registre
numérisé
 Pour les tables décennales : PDF A/1b (PDF Archive)
- 1 PDF par registre-table numérisé
 Pour les délibérations : PDF A/1b (PDF Archive) - 1
PDF par délibération (avec couche texte quand
tapuscrit)
132 registres pour un volume total de 40.744 pages
CONTRAINTE
LES OUTILS
Une forte disponibilité était de mise car
les documents sont toujours utilisés
quotidiennement par les élus.
Le workflow de production est pensé comme un workflow
générique pouvant être utilisé sur d’autres prestations du même
type ; il se compose de plusieurs éléments :
CONTEXTE
•
L’interface de numérisation
•
L’interface de binarisation des images permettant la diminution
du poids des fichiers en vue de leur transfert vers le site
Numen Madagascar pour les définition des instructions de
post-traitement .
Le bureau central de correspondance et
d'enregistrement du service
administratif communal organise réalise
notamment les tâches suivantes :
•
la gestion du courrier et le transfert
vers les différents services
•
L’interface d’envoi des images binarisées vers le site Numen
Madagascar.
•
la tenue des registres aux
délibérations du Conseil communal
et du Collège des bourgmestre et
échevins
•
•
l’établissement et l’envoi des
expéditions des délibérations du
Conseil communal à l’autorité
supérieure pour approbation
L’interface de traitement: récupération des instructions de posttraitement (crop, deskew, indexation, exemplarisation,…)
communiquées par Numen Madagascar dans un fichier XML et
application de ces instructions sur les images natives Haute
définition.
•
Le module de conversion OCR + PDF
•
Le module de génération du livrable PDF ainsi qu’un fichier
XML permettant l’injection des images dans l’outil de GED
choisi par le client (selon l’arborescence validée avec le client).
Vue de l’arborescence avant injection en GED
Cette campagne de dématérialisation
permet d’assurer :
•
la pérennité de ces registres relatant
la vie de la commune depuis 1802
•
et, à terme, un accès plus rapide du
public pour la consultation des
registres.
Extrait d’un registre acte de naissance de 1843-1852
Service marketing-commercial, T. +33 (0)1 53 86 87 30
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Numen SA
87 rue St-Lazare 75009 Paris
www.numen.fr
2DEPAC / REGWOR / 1-4551