Bewirtungskosten

Bewirtungskosten
1. Was sind Bewirtungskosten und welche können Sie
steuerlich geltend machen
Der Gesetzgeber hat bestimmte Ausgaben nicht oder nur zum Teil als Betriebsausgabenabzug
zugelassen. Hierzu gehören auch die Bewirtungskosten (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG).
Steuerrecht:
Fundstellen:
§§ 4 Abs. 4, 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2, 4 Abs. 7 EStG; §§ 15 Abs. 1a Nr. 1, 14 UStG; EStR 22; EStH 22.
Handelsrecht:
Fundstelle:
§ 275 HGB
Buchungssatz für Bewirtungskosten
Bewirtungskosten
Vorsteuer
200 €
32 €
an
Finanzkonto
232 €
Soll
SKR 03/04
Haben
SKR 03/04
Bewirtungskosten
4650/6640
Finanzkonto
1200/1800
Vorsteuer
1575/1405
Buchungssatz für die nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben bei Kapitalgesellschaften
nicht abzugsfähige Betriebsausgaben
69,60 €
an
Bewirtungskosten
Vorsteuer
60,00 €
9,60 €
Soll
SKR 03/04
Haben
SKR 03/04
nicht abzugsfähige Betriebsausgaben
4655/6645
Bewirtungskosten
4650/6640
Vorsteuer
1575/1405
Praxis-Info:
Außerhalb der Bilanz muss der Gewinn um diese nichtabzugsfähigen Betriebsausgaben erhöht werden.
Buchungssatz für die nichtabzugsfähigen Betriebsausgaben bei Einzelunternehmen
Privatentnahmen
69,60 €
an
Bewirtungskosten
Vorsteuer
60,00 €
9,60 €
Soll
SKR 03/04
Haben
SKR 03/04
Privatentnahmen
1800/2100
Bewirtungskosten
4650/6640
Vorsteuer
1575/1405
2. Bewirtungskosten sind generell abzugsfähig
Das Handelsrecht kennt für die Bewirtungskosten keine Einschränkungen. Die gesamten Aufwendungen
dürfen den handelsrechtlichen Gewinn mindern, da sie im engeren betrieblichen Zusammenhang getätigt
wurden (§ 275 HGB).
Auch das Steuerrecht lässt die Bewirtungskosten zuerst einmal - Kosten, die durch den Betrieb
veranlasst sind - als Betriebsausgaben zu (§ 4 Abs. 4 EStG).
Dann aber kommt im nächsten Absatz ( § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG) die Einschränkung. Danach können
Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass nur zu 70 % (bis 2003 80 %)
als Betriebsausgaben gebucht werden. Die restlichen 30 % (bis 2003 20 %) dürfen den Gewinn nicht
mindern, und sind außerhalb der Bilanz dem Gewinn wieder hinzuzurechnen.
Praxis-Info:
Eine Bewirtung liegt vor, wenn Personen beköstigt werden und die Darreichung von Speisen oder/und
Getränken eindeutig im Vordergrund steht.
Bewirtungsaufwendungen sind Aufwendungen für den Verzehr von Speisen, Getränken und
sonstigen Genussmitteln. Hierzu gehören auch die Nebenkosten wie z.B. Trinkgelder und
Garderobengebühren.
3. Bewirtung ist nicht gleich Bewirtung
Bei der Bewirtung müssen Sie unterscheiden zwischen
n
allgemeinen betrieblichen Bewirtungskosten und
n
geschäftlichen Bewirtungskosten.
Die allgemeinen betrieblichen Bewirtungskosten sind in voller Höhe als Betriebsausgaben abzugsfähig.
Hier erfolgt keine Kürzung auf 70 %. Diese liegen vor z.B. bei Betriebsveranstaltungen und
Arbeitnehmerbewirtung (EStR 21 Abs. 7). Selbst wenn Partner der Arbeitnehmer an der Veranstaltung
teilnehmen, bleibt sie betrieblich.
Praxis-Info:
Mit dem vollen Betriebsausgabenabzug kann es aber auch sein, dass es sich um Lohnzahlungen
handelt, die versteuert werden müssen (z.B. bei unüblichen Betriebsveranstaltungen; § 40 Abs. 2 Satz
1 Nr. 2 EStG).
4. Die geschäftlichen Bewirtungskosten sind nicht voll
abzugsfähig
Die geschäftlichen Bewirtungskosten fremder Personen, mit denen Sie eine Geschäftsbeziehung aufbauen
wollen oder bereits unterhalten, sind nur zu 70 % (bis 2003 zu 80 %) abzugsfähig.
Praxis-Info:
Nehmen an einer geschäftlichen Bewirtung neben den Geschäftsfreunden auch Arbeitnehmer teil,
dürfen Sie die Kosten nicht aufteilen. In diesem Fall gehören die gesamten Kosten zur den
geschäftlichen Bewirtungskosten und unterliegen der Kürzung.
Ein Unglück kommt selten allein
Der Bundesfinanzminister hat zum 1.4.1999 das Umsatzsteuerrecht geändert. Waren bis zum 31.3.1999
die gesamten Vorsteuerbeträge abzugsfähig, ist dies seit 1.4.1999 nicht mehr so. Bei Bewirtungskosten
ab diesem Zeitpunkt müssen die abzugsfähigen Vorsteuerbeträge ebenfalls um 30 % (bis 2003 um 20
%) gekürzt werden (§ 15 Abs. 1a Nr. 1 UStG).
Keine Bewirtung sind
l
wenn Aufmerksamkeiten in geringem Umfang gereicht werden (Kaffee, Tee oder Gebäck) z.B. im
Rahmen einer betrieblichen Besprechung. Voraussetzung ist aber, dass es sich um eine übliche
Geste der Höflichkeit handelt. Auf die Höhe der Aufwendungen kommt es nicht an.
l
die Produkt- und Warenverkostungen z.B. im Herstellungsbetrieb, bei Kunden, Groß- und
Einzelhändler, bei Messen, da hier ein unmittelbarer Zusammenhang mit dem Verkauf der
Produkte u. Waren besteht. Neben dem eigenen Produkt dürfen auch Aufmerksamkeiten gereicht
werden (z.B. Brot bei einer Weinpräsentation).
Diese Kosten können in voller Höhe (ohne Einschränkung auch bei der Vorsteuer) als Betriebsausgaben
gebucht werden.
5. Sie haben zwei Methoden zur Auswahl
Das bedeutet für Sie, dass die anteiligen Bewirtungskosten und Vorsteuerbeträge
l
bei Kapital- und Personengesellschaften auf das Konto "nicht abzugsfähige Betriebsausgaben"
umgebucht und außerhalb der Bilanz dem Gewinn wieder zugerechnet werden oder
l
bei Einzelunternehmen über eine "fiktive Entnahmebuchung" korrigiert werden.
Beispiel:
Am 6.5.2004 laden Sie Geschäftsfreunde zu einem Essen ein, um die Geschäftsbeziehungen zu
intensivieren. Die Kosten betragen 823,95 € + 131,83 € Umsatzsteuer = 955,78 €. Ihnen liegt eine
ordnungsgemäße Rechnung vor.
Lösung:
Die gesamten Betriebsausgaben sind seit 2004 nur zu 70 % abzugsfähig. Der Vorsteuerabzug muss auch
auf 70 % beschränkt werden.
6. Bei Kapital- und Personengesellschaften
Buchungssatz für Bewirtungskosten
Bewirtungskosten
823,95 €
Vorsteuer
131,83 €
an
Finanzkonto
955,78 €
Soll
SKR 03/04
Haben
SKR 03/04
Bewirtungskosten
4650/6640
Finanzkonto
1200/1800
Vorsteuer
1575/1405
Buchungssatz für die nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben in der Steuerbilanz
nicht abzugsfähige Betriebsausgaben
286,74 €
an
Bewirtungskosten
247,19 €
Vorsteuer
39,55 €
Soll
SKR 03/04
Haben
SKR 03/04
nicht abzugsfähige Betriebsausgaben
4655/6645
Bewirtungskosten
4650/6640
Vorsteuer
1575/1405
Der Gewinn muss außerhalb der Bilanz um die nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben erhöht werden.
7. Für Einzelunternehmen
Buchungssatz für Bewirtungskosten
Bewirtungskosten
823,95 €
Vorsteuer
131,83 €
an
Finanzkonto
955,78 €
Soll
SKR 03/04
Haben
SKR 03/04
Bewirtungskosten
4650/6640
Finanzkonto
1200/1800
Vorsteuer
1575/1405
Buchungssatz für die nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben in der Steuerbilanz
Privatentnahmen
286,74 €
an
Bewirtungskosten
Vorsteuer
247,19 €
39,55 €
Soll
SKR 03/04
Haben
SKR 03/04
Privatennahmen
1800/2100
Bewirtungskosten
4650/6640
Vorsteuer
1575/1405
Buchführungs-Tipp:
Einzelunternehmen müssen nicht (können aber) so buchen. Auch Einzelunternehmer können den
Gewinn außerhalb der Bilanz um die nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben erhöhen.
Praxis-Info:
Ohne besonderes Konto – keine Betriebsausgaben:
Damit die Bewirtungskosten bzw. der 70%-ige Anteil auch vom Finanzamt anerkannt wird, müssen Sie
die gesamten Kosten auf einem gesonderten Konto "Bewirtungskosten" buchen (§ 4 Abs. 7 EStG).
8. Aufzeichnungspflichten
Die gesamten Kosten müssen getrennt von sonstigen Kosten gebucht werden. Nachfolgende Fälle
verstoßen nicht gegen die gesonderten Aufzeichnungspflichten (BFH, Beschluss vom 19.8.1999, BStBl II
2000, S. 203; EStH 22):
l
Sie können auch mehrere Belege in einer Summe buchen, wenn diese z.B. in einer
Kreditkartenabrechnung zusammen abgerechnet werden.
l
Wenn auf diesem "Sonderkonto" auch irrtümlich einzelne andere Kosten gebucht und diese durch
Umbuchungen berichtigt wurden.
l
Wenn Sie alle geschäftlichen Bewirtungskosten auf dem "Sonderkonto" buchen und erst im
Rahmen der Jahresabschlussarbeiten eine Umbuchung vornehmen.
Buchen Sie die Bewirtungskosten zusammen mit anderen nicht besonders aufzeichnungspflichtigen
Aufwendungen auf einem sonstigen Konto, entfällt der Betriebsausgabenabzug in voller Höhe (BFH,
Beschluss vom 19.8.1980, BStBl II 1980, S. 745; § 4 Abs. 7 EStG; EStR 22).
Praxis-Info:
Sind die Betriebsausgaben ganz oder zum Teil nicht abzugsfähig, so entfällt auch ganz oder teilweise
der Vorsteuerabzug. (§ 15 Abs. 1a Nr. 1 UStG).
Bei Bewirtungskosten sind 30 % der Kosten steuerlich nicht abzugsfähig – dementsprechend müssen
Sie den Vorsteuerabzug auch um 30 % kürzen
9. Einen Nachweis über die Kosten müssen Sie auch erbringen
Die Bewirtungskosten sind nur abzugsfähig, wenn der betriebliche Anlass durch entsprechende Belege
nachgewiesen wird. Aus dem Beleg müssen nachfolgende Angaben hervorgehen:
n
Ort der Bewirtung
n
Tag der Bewirtung
n
Anlass der Bewirtung: Hier brauchen Sie keine Aufsätze zu schreiben; ein kurzer Vermerk in
Stichworten reicht aus.
n
Höhe der Aufwendungen
n
Teilnehmer der Bewirtung
Bei Rechnungen müssen Sie darauf achten, dass es sich um eine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne
des Umsatzsteuergesetzes handelt (EStR 21 Abs. 8 Satz 8; § 14 UStG). Grundsätzlich
l
muss der Rechnungsempfänger eingetragen sein: Bei so genannten Kleinbetrags-Rechnungen
(Rechnungsbetrag inkl. Umsatzsteuer bis 100€ / 200 DM) ist kein Rechnungsempfänger
erforderlich.
l
müssen die Leistungen genau bezeichnet werden: Anzahl, Art und Bezeichnung der Speisen und
Getränke.
l
darf nicht ein Vermerk "Speisen u. Getränke" angegeben sein. Dieser Vermerk reicht zwar für den
Vorsteuerabzug, aber nicht für den Abzug als Betriebsausgaben ( EStR 21 Abs. 8 Satz 9).
10. Kleine Teilnehmergruppen müssen namentlich benannt
werden
Auf der Rechnung bzw. auf den Belegen müssen die Teilnehmer mit Namen benannt werden (EStR 21
Abs. 9 Satz 1).
Buchführungs-Tipp:
Handelt es sich um größere Teilnehmergruppen, z.B. bei Betriebsbesichtigungen, ist es unzumutbar,
jeden einzelnen Namen zu vermerken. Hier genügt es, wenn auf dem Beleg eine Sammelbezeichnung
vermerkt wird (EStR 21 Abs. 9 Satz 2 bis 4).
11. Nur angemessene Kosten sind abzugsfähig
Das Finanzamt wird die Bewirtungskosten auch auf die Angemessenheit der Aufwendungen hin
überprüfen. Bei der Angemessenheit ist darauf abzustellen, ob ein ordentlicher, gewissenhafter
Unternehmer angesichts der erwarteten Vorteile die Aufwendungen auf sich genommen hätte.
Neben
n
der Größe des Unternehmens,
n
der Höhe des längerfristigen Umsatzes
n
und des Gewinns
sind vor allem die Bedeutung des Repräsentationsaufwandes für den Geschäftserfolg und seine Üblichkeit
in ähnlichen Betrieben als Beurteilungsmaßstab heranzuziehen (BFH, Beschluss vom 20.8.1986, BStBl II
1986, S. 904; Beschluss vom 26.1.1988, BStBl II 1988, S.629; Beschluss vom 14.4.1988, BStBl II 1988,
S. 771).
12. Kosten im Rotlichtmilieu - ohne das Finanzamt
Unangemessene Kosten dienen der allgemeinen Lebensführung und sind nicht als Betriebsausgaben
abzugsfähig (EStR 21 Abs. 12).
Die Bewirtung rückt zugunsten anderer Leistungen (z.B. Varieté, Striptease oder Ähnlichem) in den
Hintergrund, wenn die gesamten Kosten im Missverhältnis zum Wert der verzehrten Speisen und
Getränke stehen (BFH, Beschluss vom 16.2.1990, BStBl II 1990, S. 575).
Zu diesen unangemessenen Kosten gehören auch die Aufwendungen anlässlich von Besuchen in
n
Nachtlokalen sowie
n
Bordellen,
n
bordellähnlichen Betrieben.
Ein Abzugsverbot besteht auch dann, wenn bestimmte Geschäftspartner den Besuch derartiger Lokale
erwarten, bzw. sogar üblich ist. Maßstab für die Angemessenheit ist die allgemeine Verkehrsauffassung
und nicht die Anschauung besonderer Gruppen der Wirtschaft (BFH, Beschluss vom 16.2.1990, BStBl II
1990, S. 575; BMF-Schreiben - BStBl I 1994, S. 855).
Nur die angemessenen Kosten sind abzugsfähig: Im Rotlichtmilieu sind nur die auf die
Bewirtungsleistung entfallenden angemessenenKosten abzugsfähig, müssen aber noch auf 70 %
gekürzt werden (EStH 21; § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 7 EStG).
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