Globalisierung im Travel Management

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Globalisierung im Travel Management
Aufgaben und Herausforderungen
Kerstin Klee, Webasto SE
Matthias Müller, MTU Friedrichshafen GmbH
Andrea Zimmermann, btm4u
Unsere Zielsetzung für heute
Klärung folgender Fragen:

Welche Informationen und Daten benötige ich für die
Globalisierung des Travel Management?

Welche Themen passen in ein globales Travel Management?

Was muss ich für eine erfolgreiche Umsetzung beachten?
Hinweis in eigener Sache:
Die Inhalte beruhen auf eigenen Erfahrungenwerte und Meinungen.
Sie sollen Anregungen schaffen und erheben keinen Anspruch auf
Vollständigkeit.
© Sabine Schotzger
Praxistag Geschäftsreisen, 18.06.2013, Köln
Seite 2
Umweltanalyse (1):
In welcher Situation befinde ich mich im Unternehmen?




In welcher Branche bin ich tätig und welche Entwicklung
ist dort zu erwarten?

Unternehmensstrategie

Ziele/Programme
Welche Unternehmensphilosophie/kultur finde ich vor?
Welche Organisationsstruktur gibt es im Unternehmen
(lokal, überregional, global)?

Zentral/Dezentral

Reaktionspflicht der Standorte
Wo ist Travel Management organisatorisch angeordnet?
Auswirkung auf die strategischen Ansätze für
eine Globalisierung des Travel Managements.
© Sabine Schotzger
Einordnung des Travel Managements in die Organisation.
© Sabine Schotzger
Mögliche Ziele und Gründe für einen globalen Travel
Management Ansatz


Kostentranzparenz und/oder –optimierung

Hohe Fokussierung auf Kostenreduzierung

„Buy once“ – Synergien durch Lieferantenbündelung

Transparentes MIS Reporting
Prozess- und Richtlinientransparenz und/oder optimierung

Bedarf nach Transparenz im Hinblick auf Corporate Governance

Wachsender Wunsch nach Nachhaltigkeit (Corporate Social
Responsibility) und Sicherheit (Reisesicherheit)

Reise- und Servicequalität; Effizienz
© Sabine Schotzger
Mögliche Themen für eine globale Abfrage
bzw. einen globalen Ansatz im Travel Management.

Travel Policy

Arbeitsabläufe/Prozesse


Verträge mit Leistungsträgern









Reisebüro
Kreditkartenanbieter
Mietwagen
Hotels
(Bahn)
Airlines
Outsourcingpartner
(z.B. Reisekostenabrechnung)
Sicherheit und Versicherungen
© Sabine Schotzger


Bestell-/Buchungswege
Workflows/Genehmigungsprozesse
Bezahlwege/Reisekostenabrechnung
Softwareeinsatz




OBE
Workflowsystem
ERP (z.B. SAP, Oracle)
Reisekostensoftware

(Veranstaltungen)

(Fuhrpark)
Bestandsaufnahme: Analyse der AusgangssituationZahlen, Daten und Fakten im Unternehmen.
Wer hat Daten?
Qualität?
Plausibilität?
Welche Datenquellen?
Zugriffsmöglichkeit
und Frequenz?
Welche Daten?
Aktualität?
Achtung: Datenschutz einbinden nicht vergessen, falls personenbezogene Daten betroffen sind.
© Sabine Schotzger
Konsolidierung der Daten
…
Standort B
Standort A
- Gesamtreisekosten
- Reisekosten nach Kostenarten
- Reisekosten nach Standort
Controlling
Accounting
Purchasing
HR
© Sabine Schotzger
Supplier
Headquarter
- Kreditorenumsätze
- Reisekosten nach Kostenarten
- Reisekostenabrechnungen
- Einzelbelege
- Lieferantenumsätze
- Marktanteile
- ggf. Lieferantenkonditionen
- Umsatzreports von Lieferanten einfordern
- Reisekosten
- ggf. Lieferantenkonditionen
- Umsatzreports von Lieferanten
Beispiel Auswertungsergebnis (fiktiv)
+ Interpretation….
© Sabine Schotzger
Ermittlung von Einflussfaktoren/Stakeholdern, potentiellen
Konfliktfeldern und Unterstützern.

Welche Anspruchsgruppen (Stakeholder) gibt es?

Welche Interessen verfolgen die Bereiche/Personen ?

Welche Beziehungen herrschen untereinander und in
welcher Ausprägung?

Welche Priorität bekommt das Thema? Mandat?
© Sabine Schotzger
Welche Priorität hat das Thema? Kann, darf oder soll ich
global steuern? Wie setze ich meine Strategie am Besten um?
Formel:
Grad der Autorisierung
(Mandat)
Kommuniziertes
Mandat
Strategieumsetzung TopDown
„problemlos“ möglich
OPTIMUM
z.B. Einführung
Kreditkartenprogramm
weltweit
© Sabine Schotzger
+
Reaktionspflicht
der Beteiligten (Standorte)
= Wahl des Weges der
=
„geheimes“
Mandat
Strategieumsetzung TopDown/Bottom-up
möglich bei ausreichender
Kommunikation und wenn
Unterstützer vorhanden.
z.B. Einführung Security Manager
Strategieumsetzung
kein
Mandat
Strategieumsetzung Zufall
/Bottom-up wenn ausreichend
Bedarf vorhanden.
z.B. Überarbeitung der Travel Policy
bei Unklarheit einzelner Passagen
Beispiel internationale Stakeholder: Wo ist das gallische Dorf?
"Wir befinden uns im Jahre 2012 n. Chr. Der ganz(e) Globus soll vom
Travel Management besetzt werden...
Der ganz Globus? Nein! Ein von unbeugsamen Galliern bevölkertes Dorf
hört nicht auf, dem Eindringling Widerstand zu leisten"
© Sabine Schotzger
Praxistipp
Zusammenhänge visualisieren
© Sabine Schotzger
Visualisierung Widerstände und Verbündete am Beispiel
globale Implementierung eines Reisebüros (Standort: xxx).
Eigeninteresse der Stakeholder
Hoch
Globaler
Einkauf
CFO
Standort
Reisende
HR
Lokaler
Einkauf
CEO/CFO
Konzernsicherheit
Controlling
EHS Mgmt
IT
Versicherungsmgmt
Niedrig
NiedrigUnterstützungseffekt StrategieumsetzungHoch
© Sabine Schotzger
Zahlen, Daten und Fakten –
Minimalanforderung für effektives Lieferantenmanagement.







Reisekosten je Standort (nach Reiseart)
Anzahl der Reisenden je Standort
Umsatz und Anzahl Transaktionen nach Lieferant
Marktanteil nach Lieferant
Zieldestination bzw. City-Pair und Anzahl
Kosten-bzw. (Durchschnitts-)Rate nach Destination
„Reason Codes“
© Sabine Schotzger
Überlegungen und Recherche - Reisebüro

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

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
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

Länderabdeckung
Marktstellung
Genutzte GDS Systeme/OBE´s
Organisation/Account Management
Reporting und MIS Konsolidierungsmöglichkeiten
Datensicherheit
Unterstützung zum Thema Reisesicherheit
Akzeptanz von Kreditkartenprovidern/programmen
Wettbewerbsfähigkeit: Preis- und Kosten/Service und Qualität
Tarif-Kreativität
Vertragskonstrukte
Implementierungssupport
kritische Volumina
…
© Sabine Schotzger
Aspekte für einen globalen Ansatz in der Travel Policy

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

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

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

Nutzung „Preferred Suppliers“
Business Class/Economy Class
Akzeptierte Umsteigezeiten/Gesamtreisezeiten etc.
Hotelklasse ggf. Referenzraten
Mietwagenklasse
Kreditkartenprogram
Genehmigungsworkflow
Reisesicherheit, Notfallprozess, Versicherungen
Regelung zum Freigabeprozess/Buchung außerhalb der
Richtlinie
…
© Sabine Schotzger
Überlegungen und Recherche - Hotel




Verhandlung mit Ketten
Verhandlung mit einzelnen Hotels
Zentraler Buchungsweg oder Direktbuchung
Zentraler RFP Prozess
© Sabine Schotzger
Projektmanagement über Distanz
Was ist anders als in Projektteams „zu Hause“?





verschiedene Standorte
Zeitzonen
Kommunikation
Kultur
Sprache
© Sabine Schotzger
Seite 19
Einfluss der Kultur auf den Kommunikationsstil.
Cultural Landscape von Richard D. Lewis
© Sabine Schotzger
Einfluss der Kultur auf den Kommunikationsstil.
Cultural Types von Richard D. Lewis
© Sabine Schotzger
Ein multikulturelles Team in einer Telefonkonferenz…
Vietnam
Brasilien
Andersartigkeit ruhig mal ansprechen…
© Sabine Schotzger
Deutschland
Aufbau einer geeigneten Kommunikationsplattform und
virtueller Nähe.

Regelmäßig kommunizieren

Sich selbst transparent darstellen

Wir-Gefühl schaffen+Einbindung

Informationszugriff erleichtern – holen statt „zumüllen“
(z.B. Intranet, Shared Laufwerk)

Geeigneter Medieneinsatz
© Sabine Schotzger
Projektmanagement über Distanz
Geeigneter Medieneinsatz:
F2F
Sich kennenlernen/Konflikte
lösen/Verhandeln/Informationenaustauschen/Entscheidungen treffen
eMail
Informieren/Fragen stellen/Kontakt halten
Telefon
Fragen stellen/in Kontakt bleiben/Schnell informationen
verteilen/vertrauliche Informationen geben
Telefonkonf.
Videokonf.
Kennenlernen/Verhandeln/Entscheidungen treffen/schnell Informationen
verteilen
Chat
Im Kontakt bleiben/Sich kennenlernen/Fragen stellen
Forum
Fragen stellen/Sich kennen lernen/Brainstorming
…
© Sabine Schotzger
Erfolgreich umsetzen.

Nur soviel Bündelung/Standardisierung/Freiheit, wie die
Unternehmensorganisation/Kultur verträgt und die Märkte es erlauben.

Zuverlässige, transparente Dienstleister sind wichtig – sie sitzen mit
dem Travel Manager in einem Boot.

„mandatsangepaßte“ Strategieumsetzung

Selbst- und Fremdwahrnehmung, sowie Zielgruppenorientierung in
der Kommunikation mit anderen Standorten und Kulturen.

Virtuelle Nähe im Umsetzungsteam schaffen; Feedback (Kritik)
suchen – Schwächen beseitigen
© Sabine Schotzger
Literatur- und Quellenhinweise

Allgemeiner Leitfaden Globales Travel Management (Mittelstand),
VDR e.V., http://www.vdr-service.de, 2010

One sinze fits all? Consolidating your travel program, White Paper,
BCD Travel, 2008
http://www.bcdtravelinmotion.com/index.php?article_id=87503

Modernes Geschäftsreise-Management 2011, Mittelstand goes
global, Michael Marx, Alabasta Vertrag

Internationaler Roll-out, Der AirPlus Werkzeugkasten, AirPlus 2011

Führen auf Distanz, Marcus Hildebrandt, Intercultures 2012

Lewis Richard D.: Cross Cultural Communication – A Visual
Approach, 1999
© Sabine Schotzger
Fragen? Anregungen?
Für weitere Informationen stehe ich Ihnen
gerne auch am Info Point noch zur Verfügung.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
© Sabine Schotzger
Platzierung beim Management: Vorstellung der Idee des
Programs, Ziele und Aktionsplan/Roadmap.
Vorstellung des
Programs und Ziele
Aktionsplan
-Erste Analyseergebnisse
-Chancen und Risiken
© Sabine Schotzger
Integriertes
CTM

Globalisierung im Travel Management

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