Bilingual Reference Coordinator REPORTS TO: Reference Services

Bilingual Reference Coordinator
REPORTS TO: Reference Services Manager
GRADE: 3
Purpose of Position
This position requires a high level of enthusiasm and dedication to customer service with the
ability to multitask in a busy library environment. Strong problem-solving skills, analytical skills
and attention to detail are a must. Interest in genealogy and/or history is an asset. Reporting to
the Reference Services Manager, the Reference Coordinator will work with the Museum’s
visitors to locate, authenticate and analyse a variety of records related to immigration and
genealogy. This includes books, databases, periodicals, and a wide variety of digital and hard
copy sources including the Museum’s story and image collections. The Reference Coordinator
provides comprehensive reference services including conducting reference interviews;
responding to reference inquiries using computerized information retrieval services and manual
sources; serving the daily visitors to the Scotiabank Family History Centre as well as those who
write, call and email; helping select materials for inclusion in the reference collection and
cataloguing acquisitions; and assisting in determining areas that require strengthening.
Essential Position Functions Principal Accountabilities
The Reference Coordinator will:













Respond to public research requests (onsite, by telephone, mail and email) through
online research, databases, books and microfilm
Photocopy, file and scan
Edit and print digital files
Catalogue new acquisitions
Help with data entry
Maintain proper care and maintenance of all documents handled
Create finding aids (indexes, catalogues, etc.)
Assist with new staff orientation and train seasonal staff and volunteers
Maintain visitation statistics for the Scotiabank Family History Centre
Help resolve visitor concerns and complaints
Be responsible for Scotiabank Family History Centre daily cash reconciliation
Attend orientation sessions and complete training readings
Assist with other duties as assigned by the Reference Services Manager
Education, Knowledge & Experience
Skills and Qualifications –Required











Bachelor’s degree or certificate in related discipline such as museum or library
studies
This position requires the use of both Official Languages (French/English) written
and verbal -CCC level
Experience in the customer service industry, ideally a museum or library
Demonstrated ability to develop good working relationships with team members
Outgoing personality with excellent written and verbal communication skills
High level of customer service skills
Demonstrated research skills: abilities in locating, evaluating, analyzing and
synthesizing large amounts of historical information from diverse sources
Experience working within a high traffic environment either within a museum,
library and/or customer service position
Strong attention to detail and excellent organizational skills: ability to plan,
organize, prioritize and meet deadlines
Demonstrated ability to take initiative and work with minimum supervision and to
develop working relationships with all members of the organization creating a
strong team environment
Initiative and judgment in determining the extent of visitor information needs
Skills and Qualifications – Desired




Knowledge of Canadian immigration patterns and history
Substantial knowledge and experience in the field of genealogy
Knowledge of Adobe Photoshop, Microsoft Access and basic scanning procedures
an asset
Proficiency in additional languages beyond Canada’s official languages
Competencies







Customer Focus - knowledge and ability to provide high levels of service to both
internal and external customers, leading to high customer satisfaction and
established relationships in a customer-centric environment.
Communication - knowledge of various communication methods, and the ability to
present and receive information in the most appropriate manner.
Problem Solving - knowledge of problem-solving and decision-making techniques,
and the ability to generate solutions to problems and decide on a course of action.
Adaptability - knowledge and ability to effectively manage ones’ own behavior and
positively influence the actions of others during times of change, stress or
uncertainty.
Integrity and Trust - ability to operate with a high degree of honesty and
openness, such that respect and trust is earned by coworkers and customers.
Planning & Organizing - effectively manages resources (people, funding,
material, support) and eliminates roadblocks to achieve goals.
Motivation - encourages others to do their best through empowerment, reward and
recognition, delegation, and the creation of a positive work environment and strong
teams.

Impact & Influence – able to assume leadership, even under challenging or
difficult situations, and provide direction and impact the behaviour of others in a
positive way.
Working Conditions & Physical Demands




Busy library environment
Requires long periods at a desk and time in front of a computer
Willingness to work irregular hours, overtime, weekends and/or statutory holidays
and provincial/territorial holidays, when required
Willingness to wear a Canadian Museum of Immigration at Pier 21 uniform
Compensation for this position is commensurate with experience and includes a comprehensive
benefit package.
If you are interested in this opportunity please send a resume and a cover letter to Cara
MacDonald, Reference Services Manager, at [email protected]
Competition closes at 5 p.m. on Thursday, January 28, 2016.
We thank all applicants for their interest. However, only those selected for an interview will be
contacted. Top candidates shortlisted for an interview may be required to take a French or
English language proficiency test.
Coordonnateur/coordonnatrice des références bilingue
Supérieur immédiat : gestionnaire des services de référence
Niveau : 3
Description du poste
Ce poste exige un haut niveau d’enthousiasme et de dévouement envers le service à la
clientèle et la capacité d’effectuer plusieurs tâches dans un environnement de bibliothèque
achalandée. De solides compétences en résolution de problèmes, un esprit analytique et un
souci du détail sont indispensables. Un intérêt pour la généalogie ou l’histoire est un atout.
Relevant de la gestionnaire des services de référence, vous travaillerez avec les visiteurs du
Musée pour localiser, authentifier et analyser une variété de documents liés à l’immigration et à
la généalogie. Cela peut être des livres, des bases de données, des périodiques et une grande
variété de sources numériques et sur papier, incluant les collections d’histoires et d’images du
Musée. Vous fournirez des services de référence complets y compris la tenue d’entrevues de
référence, la réponse aux demandes de référence à l’aide d’outils informatisés de recherche
d’information et de sources littéraires, le service aux visiteurs de jour au Centre d’histoire de
famille Banque Scotia tout comme ceux qui écrivent, appellent ou envoient un courriel, l’aide à
la sélection des matériaux destinés à la collection de références et aux acquisitions de
catalogue et l’assistance à déterminer les domaines pouvant être renforcés.
Fonctions et principales responsabilités
Vous devrez :











Répondre aux demandes (sur place, par téléphone, courrier et courriel) par de la
recherche en ligne, dans des bases de données, des livres et sur microfilm;
Photocopier, classer et numériser;
Modifier et imprimer des fichiers numériques;
Inscrire les nouvelles acquisitions au catalogue;
Aider à la saisie de données;
Maintenir en bon ordre et en bon état tous les documents traités;
Créer des outils d’assistance à la recherche (index, catalogues, etc.);
Collaborer à l’orientation du nouveau personnel et former les bénévoles et
employés saisonniers;
Maintenir des statistiques de fréquentation du Centre d’histoire de famille Banque
Scotia;
Aider à résoudre les difficultés et plaintes des visiteurs;
Effectuer la conciliation de caisse quotidienne du Centre d’histoire de famille
Banque Scotia;


Assister aux séances d’orientation et préparer les guides de formation;
Effectuer d’autres tâches assignées par la gestionnaire des services de référence.
Formation, connaissances et expérience
Compétences et expériences requises











Diplôme universitaire ou certificat dans un domaine connexe comme les études
bibliothécaires ou muséales;
Ce poste exige l’utilisation des deux langues officielles, le français et l’anglais, à
l’écrit comme à l’oral- niveau CCC
Expérience dans le domaine du service à la clientèle, idéalement dans un musée
ou une bibliothèque;
Capacité démontrée de développer de bonnes relations de travail avec les
membres d’une équipe;
Personnalité ouverte avec une excellente communication écrite et verbale;
Niveau élevé de compétences en service à la clientèle;
Habiletés démontrées en recherche : capacité de localiser, d’évaluer, d’analyser et
de synthétiser de grandes quantités de données historiques provenant de diverses
sources;
Expérience de travail dans un environnement à grande circulation, soit dans un
musée, une bibliothèque ou dans un poste lié au service à la clientèle;
Grande attention aux détails et d’excellentes aptitudes organisationnelles :
capacité de planifier, d’organiser, d’établir des priorités et de respecter les délais;
Habileté à prendre des initiatives et à travailler avec une supervision minimale et à
développer des relations de travail avec tous les membres de l'organisation en vue
de créer un environnement de fort esprit d’équipe;
Initiative et jugement pour déterminer l’ampleur des besoins d’information des
visiteurs.
Compétences et expériences souhaitées




Connaissance des tendances de l’immigration canadienne et de son histoire;
Connaissance approfondie et expérience dans le domaine de la généalogie;
Connaissance d’Adobe Photoshop, Microsoft Access et des procédures de
numérisation;
Compétences dans d’autres langues que les langues officielles du Canada.
Compétences
Orientation client - connaissance et capacité à fournir des niveaux élevés de service aux
clients internes et externes, pour arriver à la satisfaction de la clientèle et à l’établissement
de relations solides dans un environnement orienté vers le client.
Communication - connaissance des différentes méthodes de communication et capacité
de présenter et de recevoir l’information de la manière la plus appropriée.
Résolution de problèmes - connaissance des techniques de la résolution de problèmes
et de prise de décision ainsi que capacité à générer des solutions aux problèmes et de
décider d’un plan d’action.
Adaptabilité - connaissance et capacité de gérer efficacement sa propre attitude et
d’influencer positivement les actions des autres en période de changement, de stress ou
d’incertitude.
Intégrité et confiance - capacité à fonctionner avec un haut degré de d’honnêteté et
d’ouverture, de façon à gagner le respect et la confiance des collègues de travail et des
clients.
Planification et organisation - gérer de façon efficace les ressources (personnes,
financement, matériel, support) et éliminer les obstacles pour atteindre les objectifs.
Motivation - encourager les autres à faire de leur mieux grâce à la prise en charge, à des
attentions et de la reconnaissance, à la délégation et la création d’un environnement de
travail positif et d’équipes solides.
Impact et influence – en mesure d’assumer le leadership même dans des situations
difficiles et faire preuve de direction et avoir de l’impact sur l’attitude des autres de façon
positive.
Conditions de travail et exigences physiques




Le travail s’effectue dans un environnement de bibliothèque occupée.
La personne peut avoir à passer de longues heures à son bureau et devant
l’ordinateur.
Volonté de travailler selon un horaire irrégulier, faire des heures supplémentaires le
soir, durant les week-ends, les jours fériés et les congés provinciaux et territoriaux,
lorsque requis.
Volonté de porter l’uniforme du Musée canadien de l’immigration du Quai 21.
La rémunération pour ce poste est proportionnelle à l’expérience et comprend un ensemble
complet d’avantages.
Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une
lettre de présentation à Cara MacDonald, gestionnaire des services de référence, à l’adresse
[email protected]
Le concours prend fin à 17 h, le jeudi 28 janvier 2016
Nous vous remercions de votre intérêt. Seules les personnes retenues pour une entrevue
seront contactées. Les meilleurs candidats retenus pour une entrevue pourraient avoir à
effectuer un examen de compétence linguistique, en français ou en anglais.