Classement automatique des courriers électroniques dans ABACUS

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Classement automatique des courriers
électroniques dans ABACUS
D'innombrables e-mails
s'échangent chaque jour au
bureau : courriers clients, fournisseurs et partenaires commerciaux.
Il est donc judicieux de pouvoir
trier les messages importants liés
aux affaires commerciales et
projets directement dans le logiciel
de gestion.
Le nouveau programme
ABACUS, qui intègre les e-mails,
permet de classer tous les courriers
électroniques envoyés et reçus
dans les dossiers des destinataires
concernés. Selon les besoins, ce
classement s'effectue automatiquement ou manuellement. Une
technique simple qui nécessite très
peu de paramétrage.
Classement automatique ou
manuel
Les messages électroniques
sont placés, avec les pièces jointes,
dans le dossier de l'adresse concernée. Cette dernière est identifiée
automatiquement par le système
grâce à l'adresse e-mail. Il est ensuite
possible de retrouver rapidement les
courriers à l'aide de la recherche plein
texte et du gestionnaire de dossiers.
Dans le mode automatique, le système interroge périodiquement
certains dossiers dans les boîtes
aux lettres électroniques. Il classe
lui-même les messages importants,
sans l'intervention de l'utilisateur.
Ce dernier définit simplement quels
dossiers doivent être interrogés
dans quelles boîtes aux lettres.
Si le classement s'effectue manuellement, chaque courrier électronique peut être trié séparément à
partir de l'organizer ABACUS. Les
mails peuvent être répartis dans de
nombreux autres dossiers, par
exemple dans un projet, une commande client ou un ordre d'intervention. Depuis l'organizer, il est
possible de créer des activités liées
aux adresses suite à un message
électronique. L'e-mail est alors
également classé dans l'activité
d'adresse.
Technologie simple
L'intégration du courriel est
en grande partie indépendante du
système de gestion des mails. Tous
les systèmes qui supportent la
fonctionnalité IMAP peuvent être
utilisés, comme Microsoft Exchange Server, Novell Groupwise,
Lotus Notes et Tobit David. Les boîtes aux lettres électroniques peuvent être définies dans la gestion
des utilisateurs ABACUS. Un utilisateur peut se voir attribuer plusieurs boîtes aux lettres. Des paramètres pour interroger les dossiers
et pour cacher certaines adresses
e-mail ou des domaines entiers
peuvent également être définis. Il
est donc possible d'éviter que toute
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la correspondance par courriel,
interne à l'entreprise, soit classée.
Logiciel de messagerie ABACUS
Via le catalogue "Organizer"
dans ABACUS Explorer, l'utilisateur
a accès aux boîtes aux lettres qui
lui sont attribuées. Il peut y définir
les dossiers qu'il souhaite libérer
pour le classement automatique.
L'Organizer est capable de traiter
les messages dans le format texte
ou HTML. Il reprend les tâches habituelles d'un programme d'e-mails
comme la lecture, saisie, réponse
ou transfert des messages. Il accepte
également les signatures électroniques.
Le système peut classer directement les messages envoyés depuis
l'Organizer. Les courriers provenant de programmes standards
d'e-mails comme Outlook et les
mails reçus sont classés en différé
via la procédure automatique d'interrogation.
Disponibilité
Le programme des courriers
électroniques est intégré dans la
version de base de la Gestion des
adresses 2010. Tous les utilisateurs
ABACUS, qui disposent des droits
d'accès à la Gestion des adresses,
peuvent profiter des fonctions de
ce programme.
Organizer ABACUS avec l’accès aux comptes e-mail
Avantages de l'intégration des e-mails :
• Les messages électroniques peuvent être classés par client dans un dossier spécial. Ils sont ainsi retrouvés simplement et rapidement à tout
moment.
• Le programme d'e-mails répond aux exigences légales selon lesquelles la
correspondance commerciale doit être enregistrée.
• Économie de temps grâce au classement automatique. L'archivage
manuel nécessaire jusqu'à présent devient inutile.
ABACUS PAGES 4 / 2010