archivage / abascan

A R C H I VA G E / A B A S C A N
a r c h i va g e
Intégrée au logiciel de gestion ABACUS, la solution d’archivage permet un classement électronique de tous les types de données et documents.
Conservation des documents
Les factures clients et fournisseurs, les confirmations et bons de commande, la correspondance et de nombreux autres documents mobilisent des armoires entières et des
salles d’archives complètes. Les documents sont classés dans différents endroits et la
moindre recherche prend beaucoup de temps.
L’archivage ABACUS est une aide précieuse. Cette application centrale permet de stocker,
gérer, utiliser et conserver des documents en respectant les exigences légales.
Gestion intégrée des documents
Parallèlement à la procédure d’impression, les extraits créés dans les différents programmes ABACUS sont classés dans les dossiers et/ou archives. Les formats les plus
courants, mais aussi les courriers électroniques archivés, les documents des programmes
Microsoft Office ou le format HTML s’affichent immédiatement dans l’aperçu du gestionnaire de dossiers/archives et dans toutes les applications. Un simple clic ouvre le document dans le programme d’origine. Si nécessaire, des modifications peuvent y être
apportées.
Les informations sont parfaitement transparentes car les documents électroniques sont
liés aux écritures comptables et données de base. Il suffit de cliquer une écriture pour
afficher immédiatement le document original correspondant. Une traçabilité totale est
ainsi garantie.
Dossiers applications
AbaScan
archiver
Archive
Classement archive dans années calendaires
Compléments facultatifs
Dossier
COFI
CREDI
GECO
Boîtes
B
ît
de
d réception
Dossiers centraux
Transposition /
Comparaison
ISO 9660
AbaConnect
Classement fichier
Documents sécurisés grâce à la signature électronique
Les documents sont signés avec une SuisseID, ce qui garantit l’authenticité et l’intégrité
des données. Il est donc facile de prouver qu’un document n’a plus été modifié à partir
d’un moment donné.
Échange externe des documents
Grâce à l’assistant de transposition, un expert-comptable externe, par exemple, reçoit les
données d’entreprise sous une forme électronique sécurisée. Il n’a pas besoin des
­logiciels ABACUS pour visualiser les documents.
Les interfaces AbaConnect permettent d’exporter et d’importer les fichiers. Il s’agit d’une
interface centrale pour les archives / dossiers et de plusieurs interfaces spécifiques aux
applications. Les documents numérisés sont ainsi utilisés par des ­
systèmes tiers, directement ou avec les données comptables.
AbaSearch – Recherche plein texte et accès rapide aux documents
L’indexation plein texte des documents par AbaSearch permet de retrouver rapidement
les informations souhaitées. Selon les droits d’accès définis dans la Gestion des utilisateurs ABACUS, des passages de textes sont recherchés et facilement retrouvés dans les
archives et dossiers.
La fonction Drill-Down dans les extraits et dossiers permet de remonter jusqu’aux données originales. Par exemple, un double clic sur la ligne d’un journal ou d’un extrait de
compte ouvre automatiquement le programme de saisie avec l’écriture concernée. Si le
document d’origine correspondant a été classé électroniquement, il suffit d’un clic pour
y accéder.
aBascan
Traitement rationnel des documents numérisés – Classement systématique de chaque pièce
comptable.
Une liasse de documents numérisée à l’aide d’un scanner peut ensuite être traitée de
façon automatisée avec AbaScan. Les documents sont automatiquement séparés.
Chaque pièce est indexée, dotée d’une signature électronique puis classée dans un
dossier, une archive ou une boîte de réception pour un traitement ultérieur.
Différents traitements possibles
L’utilisateur peut choisir la variante de traitement la mieux adaptée à ses tâches.
> Saisie des écritures comptables et impression des codes-barres pour attribuer directement le document.
> Enregistrement dans une boîte de réception scan pour attribuer manuellement le
document, même sans utiliser le code-barres.
> Les documents (courriers, contrats, documents administratifs, etc.) enregistrés dans les
dossiers centraux ou archives peuvent être facilement retrouvés après avoir été numérisés, même sans liaison directe avec les données des applications.
Traitement des factures fournisseurs
La numérisation des factures est la fonction principale de l’outil AbaScan. Les fournisseurs sont identifiés grâce à certaines données:
> Informations contenues dans le bulletin de versement CH (comptes et montants)
> Identification IBAN
> Adresse e-mail ou adresse Internet
AbaScan génère automatiquement des écritures dans la Comptabilité des créanciers
depuis la boîte de réception scan. Le document numérisé est directement utilisé dans la
procédure de visa pour contrôle.
Boîtes de réception
sans
code-barres
avec
code-barres
Fichier graphique du scanner
- typiquement n/b (fichier Multi-Tiff)
- PDF, JPEG
Fichiers PDF
- option signature électronique
- recherche plein texte possible
Prestations du logiciel Archivage / AbaScan ABACUS
> Classement des documents dans les dossiers centraux (spécifiques aux mandants),
dossiers des applications (spécifiques aux mandants avec liaison à l’écriture comptable)
ou dans les archives (spécifique à l’année, les documents ne peuvent pas être ­modifiés)
> Numérisation des documents externes (par ex. factures fournisseurs, bons de livraison)
et attribution automatique aux jeux d’écritures à l’aide des codes-barres ou via la boîte
de réception
> Classement automatique des copies de factures, rappels, certificats de salaire dans le
dossier ou l’archive souhaitée
> Définition des droits d’accès aux dossiers / archives avec la Gestion des utilisateurs
ABACUS et des mots de passe supplémentaires par classement
> Recherche plein texte avec AbaSearch selon les droits d’accès
> Drag & Drop des fichiers dans les archives et dossiers avec visualisation dans un aperçu
ou dans le programme d’origine
> Assistant de transposition et de comparaison pour la création de médias archivés avec
fonctions de recherche intégrées
> Signature électronique des documents avec la SuisseID selon les exigences légales
Les points forts de la solution
d ’ a r c h i v a g e A B ACUS
> Gain de place et économie d’investissement grâce à la suppression des archives
physiques
> Gain de temps grâce à l’accès en ligne des données
> Organisation et classement systématique des données: “chaque chose à sa place“
> Numérisation des documents originaux, par exemple des factures fournisseurs et
imputation directe via les boîtes de réception
> Visualisation à l’écran des documents scannés
> Recherche facile et rapide par mot-clés à l’aide de l’indexation plein texte des
données et du moteur de recherche AbaSearch
> Support optimal des tâches et meilleure communication
> Documents classés protégés par des droits d’accès
> Signature électronique sur les extraits et les documents PDF pour garantir l’authenticité
> Classement électronique plus sûr que le classement physique – Conservation des
copies de sauvegarde à différents endroits
> Contrôle de l’intégrité des documents archivés
> Solution d’archivage intégrée au logiciel de gestion d’entreprise – Les doublons sont
évités
Options du logiciel Archivage / AbaScan ABACUS
Le logiciel Archivage / AbaScan ABACUS est un système global modulaire et peut ainsi être librement adapté aux
entreprises de toutes tailles et à leurs exigences:
> Version de base
Modules optionnels:
> 10 mandants / divisions supplémentaires pour l’archivage
> 10 mandants / divisions supplémentaires pour AbaScan
> Générateur de codes-barres
Le descriptif détaillé de ces options payantes est disponible sous:
www.abacus.ch/links/archivage-abascan
CH-9300 Wittenbach-St.Gallen, www.abacus.ch [email protected]
ABACUS Research SA, Business Software
CH-2501 Bienne/Biel, www.abacus.ch [email protected]
ABACUS Business Solutions GmbH
D-80336 München, www.abacus-solutions.de [email protected]
Ecknauer + Schoch ASW / OS 1500-03.14
ABACUS Research AG, Betriebswirtschaftliche Software