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Accountability Starter Pack (French)
Oxfam GB Dossier d’introduction à la redevabilité Lucy Heaven Taylor Chargée de la redevabilité Tél. : +44 1865 473873 [email protected] Yo Winder Conseillère mondiale en matière de redevabilité Tél. : +44 1865 473894 [email protected] Objet de ce dossier il y a une brève explication de la raison pour laquelle cette norme est importante, puis quelques lignes directrices et un exemple de bonne pratique tiré de l’un des programmes d’Oxfam. Nous avons également ajouté une section supplémentaire sur la manière d’améliorer la transparence financière, car nous avons reçu un grand nombre de demandes de conseils spécifiques sur cet aspect. Ce guide est destiné aux membres du personnel qui souhaitent en savoir plus sur la façon de mettre en œuvre des activités qui agissent avec redevabilité sur les personnes et les communautés. Il est principalement destiné aux membres du personnel au niveau des pays chargés d’exécuter des projets et des programmes humanitaires ou de développement. Le dossier d’introduction commence par une présentation de l’approche d’Oxfam en matière de redevabilité. Elle est suivie de la matrice de redevabilité d’Oxfam International. Cette matrice met en évidence les engagements ayant trait à la redevabilité figurant dans les normes de programme d’Oxfam International, et les différents niveaux que les programmes peuvent atteindre dans chaque domaine. Puis vient une explication des Normes minimales d’Oxfam GB relatives à la redevabilité. Ce guide n’est que le début. Il existe beaucoup d’autres ressources disponibles pour vous aider à mettre en œuvre la redevabilité. Si vous avez accès à l’intranet, jetez donc un coup d’œil à notre page portant sur la redevabilité : http://intranet.oxfam.org. uk/programme/pm/accountability. Si vous n’avez pas accès à l’intranet, veuillez contacter soit Yo Winder soit Lucy Heaven Taylor et nous pourrons discuter de ce qui serait approprié et vous le faire parvenir. Nous nous réjouirons de recevoir votre retour d’information : veuillez nous aider à améliorer le soutien que nous vous apportons. Le reste du dossier se divise en quatre sections : une pour chacune des quatre normes sur lesquelles se concentre Oxfam GB. Pour chacune de ces normes, 3 TABLE DES MATIÈRES Introduction 5 Matrice de redevabilité d’Oxfam International 6 Normes minimales d’Oxfam GB 8 1. Transparence Norme minimale Pourquoi ? Lignes directrices Exemple de bonne pratique 9 9 9 10 11 2. Retour d’information Norme minimale Pourquoi ? Lignes directrices Exemple de bonne pratique 12 12 12 13 14 3. Participation Norme minimale Pourquoi ? Lignes directrices Exemple de bonne pratique 15 15 15 16 17 4. Suivi, évaluation et apprentissage Norme minimale Pourquoi ? Lignes directrices Exemple de bonne pratique 18 18 18 19 20 5. Annexe Partage des informations financières Lignes directrices Exemple de bonne pratique de Tearfund 21 21 22 23 4 INTRODUCTION Dans le cadre de notre travail en vue de mettre fin à la pauvreté dans le monde, il est essentiel qu’Oxfam rende des comptes aux personnes dont nous cherchons à améliorer les conditions de vie et aux organisations et personnes dont le soutien rend notre travail possible. Nous ne pouvons pas attendre de l’un ou l’autre groupe qu’il nous croie sur parole lorsque nous disons qu’Oxfam « fait ce qu’il faut faire » : nous devons le démontrer dans chaque aspect de notre travail. La définition de la redevabilité d’Oxfam GB est la suivante : La redevabilité est le processus à travers lequel une organisation équilibre les besoins des parties prenantes dans sa prise de décisions et ses activités, et s’acquitte de cet engagement. La redevabilité se fonde sur quatre dimensions (la transparence, des mécanismes de retour (feedback), la participation, et l’apprentissage et l’évaluation) qui permettent à l’organisation de rendre des comptes aux parties prenantes, d’en tenir compte et d’être tenues responsables par elles. La redevabilité se situe au cœur même des valeurs d’Oxfam : redevabilité, autonomisation et inclusion. Dans notre travail humanitaire, de développement et de campagne, nous cherchons à aider les personnes en situation de pauvreté à connaître et à revendiquer leurs droits, et à demander des comptes à ceux qui détiennent le pouvoir (y compris nous-mêmes et d’autres ONG, ainsi que leurs employeurs, les propriétaires fonciers, les instances gouvernementales locales et nationales, etc.). Pour qu’Oxfam puisse demander une plus grande redevabilité aux autres, nous devons agir avec redevabilité nous-mêmes. Les principes qui étayent notre aptitude à rendre des comptes sont : Nous considérons que nous avons des comptes à rendre aux personnes qui vivent dans la pauvreté, mais nous prenons au sérieux notre redevabilité à l’égard de toutes les parties prenantes et n’avons de cesse d’équilibrer leurs différents besoins. Une redevabilité accrue sera obtenue et démontrée grâce à des attitudes respectueuses et responsables, des systèmes appropriés et un leadership robuste. Oxfam GB est responsable en première instance envers les femmes et les hommes qui vivent dans la pauvreté, mais nous prenons au sérieux notre redevabilité à l’égard de toutes les parties prenantes et n’avons de cesse d’équilibrer les besoins de différentes parties prenantes. En plus des femmes et des hommes qui vivent dans la pauvreté, parmi nos parties prenantes figurent : les bailleurs de fonds, les entités qui nous apportent leur soutien, les partenaires et les alliés ; les membres du personnel volontaires et le grand public ; les personnes et institutions que nous cherchons à influencer à travers nos travaux de plaidoyer et de campagne ; les autres affiliés d’Oxfam et les organismes de réglementation du Royaume-Uni et des pays dans lesquels nous travaillons. Nos objectifs pour la période triennale 2010-2013 sont : La transparence : Nous veillerons à ce que les personnes concernées par nos programmes aient accès à toutes les informations pertinentes, au moment opportun et sous une forme accessible, afin qu’elles puissent nous demander des comptes. Le retour d’information (feedback) : Nous veillerons à ce que des voies appropriées et accessibles existent pour que les personnes concernées par nos programmes puissent de plus en plus facilement nous présenter un retour d’information. Nous pensons qu’en faisant preuve de plus de redevabilité envers les communautés, nous pouvons mener des programmes de meilleure qualité et avoir un impact plus durable. Nous cherchons à promouvoir la participation des personnes et des communautés à l’identification, la planification et la mise en œuvre des programmes, en veillant à ce que les décisions portant sur la manière dont nous utilisons nos ressources soient façonnées par les priorités des femmes et des hommes qui vivent dans la pauvreté. La participation : Nous donnerons aux individus les moyens de prendre part à la prise de décisions et à la mise en œuvre de tous les aspects de notre travail. Suivi et efficacité : Nous veillerons à ce que nos programmes soient considérés par les personnes qu’ils concernent directement comme ayant un impact positif sur leur vie. 5 MATRICE – REDEVABILITÉ À L’ÉGARD DES PERSONNES ET DES COMMUNAUTÉS Qu’est-ce que c’est? Cette matrice est extraite des Normes de programme d’Oxfam International et de l’exercice d’auto-évaluation visant à mesurer l’observation de ces normes. Vous l’avez peut-être déjà vue. Elle se base sur des pratiques de terrain et constitue un rappel et un outil de mesure utiles des différentes dimensions qui contribuent à une redevabilité accrue, et des niveaux qui peuvent être obtenus par les équipes de pays, Dimensions Niveau 1 Niveau 2 Transparence Norme de programme 11 Retour d’information Norme de programme 11 Participation Norme de programme 11 Suivi, évaluation et apprentissage Norme de programme 10 Des informations détaillées sur les projets sont mises à la disposition du public : informations de base sur ce qu’est Oxfam, ce que nous faisons, comment nous le faisons, avec qui nous travaillons, qui nous finance et des informations de base sur le budget et les activités du projet. Les méthodes de diffusion des informations sont choisies par le personnel et/ou les partenaires du projet. Une quantité limitée d’informations sur les projets est diffusée de manière ponctuelle avec les parties prenantes2. La plupart des informations sont fournies verbalement ou informellement. Elles sont généralement fournies au début du projet et il se peut qu’elles ne soient pas actualisées. 3 Il n’y a aucun mécanisme formel pour le retour d’information ou le dépôt de plaintes. Les parties prenantes sont informées de leur droit à présenter un retour sur les projets, à exprimer leurs doléances et se voient offrir au moins une manière de faire les deux. Le personnel du projet demande aux parties prenantes de lui présenter un retour d’information. Les parties prenantes sont bien informées sur le projet. Les plans font l’objet de discussions avec des interlocuteurs clés au sein de la communauté qui sont considérés comme représentants de la communauté dans son ensemble. Une analyse limitée détermine qui détient l’autorité au sein de la communauté et de quelle manière. Les parties prenantes sont consultées sur les plans des projets. Elles fournissent des informations que les membres du personnel des projets utilisent pour prendre des décisions clés sur leur travail, à tous les stades du cycle du projet. Les femmes et les hommes sont consultés séparément, et les principaux groupes sociaux de la communauté sont identifiés, y compris les plus marginalisés. Les données relatives au suivi sont recueillies auprès des partenaires. Le retour d’information sur la manière dont ces données sont exploitées est ponctuel. Les données relatives au suivi sont recueillies auprès des partenaires et des communautés. Les partenaires et les communautés sont consultés lors des évaluations. Le programme/le projet a des mécanismes formels en place pour communiquer les conclusions aux partenaires et aux communautés. 1 Relations Norme de programme 11 Chers collègues d’OGB, l’établissement de relations mutuellement respectueuses est un excellent apport d’OI à notre définition de la redevabilité ! Le personnel du projet comprend que le respect à l’égard des parties prenantes est important mais ne sait pas exactement comment renforcer ces relations. Les membres du personnel du projet sont toujours polis et patients avec les parties prenantes et tentent de comprendre les attentes sociales locales. Ils parlent par ailleurs, pour la plupart, la ou les langue(s) locale(s). Cependant, les membres du personnel n’ont guère de temps à consacrer à ce défi. Normes Norme de programme 11 Un autre excellent apport d’OI : veuillez noter que certains des codes figurant dans la note de bas de page ne s’appliquent qu’aux interventions humanitaires. L’équipe du projet ne sait pas quels sont les normes ou les codes internationaux auxquels Oxfam a adhéré. Les normes ou codes internationaux pertinents auxquels Oxfam a adhéré sont clairement référencés dans l’approche du projet, et communiqués aux parties prenantes. 1.La matrice se concentre sur les activités au niveau des projets mais peut tout aussi bien être appliquée au niveau des programmes. 2. Dans le cadre du présent document, « parties prenantes » fait référence aux personnes, communautés et partenaires avec lesquels Oxfam travaille. 3. Le texte en caractères gras indique qu’il s’agit de la norme minimale d’Oxfam GB pour cet aspect particulier. 6 de programme ou de projet. La plus grande partie de ce dossier d’introduction se concentrera sur les quatre premières dimensions de la redevabilité présentées dans la matrice. La cinquième dimension a récemment été ajoutée suite à une réflexion plus poussée menée dans le cadre du passage à la SMS (Structure de gestion unique) et de notre rapprochement en tant qu’un seul Oxfam. Des conseils et des bonnes pratiques sur cette dimension seront ajoutés dans le cadre de notre collaboration en vue d’améliorer les pratiques et la redevabilité dans les efforts en vue d’être un bon partenaire. Niveau 3 Niveau 4 Des informations détaillées sur Oxfam, le partenaire et le projet, y compris les informations budgétaires et les rapports de suivi et évaluation, sont mises à disposition dans les langues locales appropriées à l’aide de méthodes auxquelles les parties prenantes peuvent facilement accéder : ces informations sont régulièrement mises à jour. Un rapport annuel public des travaux menés par Oxfam au sein des pays est disponible sur papier dans tous les bureaux de pays. Des informations complètes sur le projet et les aspects financiers sont mises à disposition de manières facilement accessibles pour toutes les parties prenantes. Le personnel du projet négocie la meilleure manière de partager des informations de projet portant sur les objectifs, le budget, les progrès et les procédures de résolution des plaintes avec les parties prenantes, et ce de manières pertinentes, accessibles et appropriées pour elles. Les conclusions MEL sont restituées et examinées avec les parties prenantes. Le projet est doté de mécanismes formels de retour d’information et de dépôt de plaintes ; encourage activement les parties prenantes à fournir un retour d’information et à exprimer leurs doléances ; et consigne tout le retour d’information et toutes les plaintes. Le retour d’information et les plaintes reçoivent toujours une réponse. Le projet recherche manifestement une amélioration continue sur le plan de la qualité et de l’utilisation des mécanismes de dépôt de plaintes. Les mécanismes de retour d’information et de dépôt de plaintes sont conçus avec les parties prenantes, en se basant sur les méthodes locales respectées de retour d’information. Les systèmes encouragent les plus marginalisés à répondre et sont détaillés. Le retour d’information et les plaintes reçoivent toujours une réponse. Les tendances font l’objet d’un suivi et l’apprentissage est diffusé à l’organisation dans son ensemble. Le projet recherche manifestement une amélioration continue sur le plan de la qualité et de l’utilisation des mécanismes de dépôt de plaintes. Les décisions sont prises conjointement par les membres du personnel du projet, et les parties prenantes sont consultées sur les plans. Les parties prenantes fournissent régulièrement des informations dont les membres du personnel du projet se servent pour prendre des décisions clés sur leur travail, à tous les stades du cycle de projet. Les femmes et les hommes sont consultés séparément, et les équipes veillent à ce que les principaux groupes sociaux de la société soient identifiés et leurs voix entendues. Les décisions sont prises conjointement par les membres du personnel du projet et les parties prenantes. Les parties prenantes contribuent de manière égale à prendre des décisions clés sur le projet, durant tout le cycle de projet, y compris la planification du budget. Les membres du personnel veillent à travailler avec des personnes et des organisations qui représentent vraiment les intérêts de différents groupes sociaux. Les projets d’Oxfam sont clairement influencés par les partenaires et les communautés des lieux où Oxfam travaille. Les communautés et les partenaires sont consultés sur la mise au point d’indicateurs des résultats appropriés. La capacité des partenaires et des communautés est renforcée de manière à ce qu’ils puissent eux-mêmes entreprendre des activités de suivi. Les conclusions sont régulièrement examinées avec la communauté. Les communautés et les partenaires participent aux décisions relatives aux éléments dont il faut effectuer le suivi et qu’il faut évaluer dans un programme/projet, et contribuent à définir les indicateurs de succès. Les conclusions sont régulièrement examinées avec la communauté. Les changements apportés au projet sont discutés et convenus conjointement. La communauté et les partenaires sont d’importants juges de ce que nous faisons et de la manière dont nous le faisons : le système MEL autonomise les parties prenantes. Chers collègues d’OGB, l’établissement de relations mutuellement respectueuses est un excellent apport d’OI à notre définition de la redevabilité ! Les programmes aident les parties prenantes à prendre confiance en elles et à se respecter davantage. Les membres du personnel du projet cherchent à aider les populations locales à analyser et résoudre leurs propres questions par leurs propres méthodes. Il existe des mécanismes formels pour soutenir cette aspiration. Le programme favorise activement le dialogue et la réflexion entre le personnel du projet et les parties prenantes sur leurs expériences respectives. En travaillant ensemble, de nouvelles options d’action sont développées sans que les idées ne soient imposées unilatéralement. Des mécanismes formels soutiennent cette aspiration et sont régulièrement examinés et adaptés conjointement par le personnel du projet et les parties prenantes. Un autre excellent apport d’OI : veuillez noter que certains des codes figurant dans la note de bas de page ne s’appliquent qu’aux interventions humanitaires. Les normes ou codes internationaux pertinents auxquels Oxfam a adhéré sont clairement référencés dans les activités du projet, et un processus clair permettant de mesurer les performances par rapport à ces normes est établi. L’examen et la réflexion sur les performances ont lieu de façon ponctuelle. Les normes ou codes internationaux pertinents auxquels Oxfam a adhéré éclairent manifestement la conception et la mise en œuvre des projets. Des processus clairs permettant de mesurer les performances par rapport à ces normes existent et sont utilisés pour mettre au point des plans visant à améliorer les pratiques futures. 7 PROGRAMME D’OXFAM GB/NORMES MINIMALES RELATIVES À LA REDEVABILITÉ DES PROJETS Qu’est-ce que c’est ? Si Oxfam dans son ensemble utilise la matrice présentée dans les pages précédentes pour démontrer divers niveaux possibles de redevabilité, Oxfam GB exige que certaines normes minimales soient satisfaites par les programmes et les projets dont il est responsable. Cette description simple, sur une page, des normes minimales relatives à la redevabilité exigées par Oxfam GB a pour but de clarifier quelles sont ces normes. Transparence Dans le cadre des programmes et des projets, les informations suivantes doivent être mises à la disposition des partenaires/des communautés : Participation Les programmes et les projets doivent comprendre des mécanismes conçus pour veiller à ce que les partenaires et les communautés prennent part à la prise de décisions sur (a) ce que le projet réalisera et (b) comment il le réalisera. - Qui nous sommes, ce que nous faisons, comment nous le faisons, avec qui nous travaillons, les informations pertinentes sur les projets et les programmes comme les dépenses propres à cette communauté et les rapports d’avancement, comment donner un retour d’information et présenter une plainte. Suivi, évaluation et apprentissage La conception et la mise en œuvre des programmes et des projets doivent garantir que des processus en place font activement intervenir les parties prenantes dans les actions suivantes : évaluer la mesure dans laquelle nous avons satisfait les attentes des partenaires et des communautés, tirer les enseignements de ce résultat et le diffuser. Retour d’information Les programmes et les projets doivent être dotés de mécanismes de retour d’information qui ont été abordés et convenus avec des personnes concernées par le projet ou le programme et qui sont capables de gérer le retour d’information, positif et négatif, ainsi que les plaintes. 8 1.Transparence Norme minimale Les programmes et les projets doivent mettre les informations suivantes à la disposition des partenaires/des communautés : qui nous sommes, ce que nous faisons, comment nous le faisons, avec qui nous travaillons, les informations pertinentes sur les projets et les programmes comme les dépenses propres à cette communauté et les rapports d’avancement, comment donner un retour d’information et présenter une plainte. et qui protège la dignité des personnes. Les deux engagements sont aussi importants l’un que l’autre. Le partage des informations de manières convenues avec la communauté peut lui permettre d’influer sur la façon dont le projet est mis en œuvre. Si les individus savent à quoi s’attendre, ils sauront quand ils ne l’obtiennent pas, et ils pourront nous le dire. Cela soutient notre engagement de transparence d’une part et, d’autre part, améliore l’efficacité du projet : nous avons vu plusieurs cas de communautés qui ont mis un terme à des pratiques frauduleuses (au sein de notre personnel, parmi nos partenaires ou autres), parce qu’elles se sentaient assez autonomisées pour nous faire savoir qu’elles ne recevaient pas les services qu’elles savaient être censées recevoir. Pourquoi ? Providing information to beneficiaries and cIl est essentiel de fournir des informations aux bénéficiaires et aux communautés pour assurer une véritable participation. Cela permet par ailleurs aux communautés de nous demander des comptes : si nous leur faisons part de nos engagements, les personnes sont en mesure de vérifier si nous nous en acquittons. Comme nous savons que cet aspect représente une difficulté pour tout le monde, vous trouverez dans l’annexe des informations axées sur le partage des informations financières avec les partenaires et les communautés, élément qui s’inscrit dans la Norme minimale d’Oxfam GB relative à la transparence. Nos engagements envers les communautés sont doubles : nous nous engageons à faire ce que nous avons dit que nous allions faire, et nous nous engageons à adopter un comportement poli et respectueux 9 LIGNES DIRECTRICES En deuxième lieu : Avec la communauté, identifiez les formats les plus appropriés pour communiquer les bonnes informations aux personnes qui doivent les recevoir. Tout le monde ne voudra pas recevoir les mêmes choses et de la même manière. Vos choix de méthodes de communication pourraient englober (sans s’y limiter) les suivants : réunions communautaires ; panneaux d’affichage communautaires ; messages diffusés par haut-parleur ; pièces de théâtre ; prospectus et brochures ; affiches ; rencontres personnelles ; appels téléphoniques ; radio/télévision locales ; etc. 1. Les informations destinées aux partenaires et aux communautés doivent être : •Accessibles : dans la bonne langue et le bon format. Elles peuvent être écrites, verbales ou prendre la forme d’images, ou toute autre forme décidée par vous et la communauté. Le jargon et les acronymes sont à proscrire ! Plus vous trouverez de façons de fournir des informations, plus vous atteindrez de nombreuses personnes. •Stimulantes : dans la mesure du possible, elles susciteront l’attention des destinataires. •Opportunes en termes de temps : elles doivent être d’actualité et mises à jour régulièrement. N’oubliez pas que les groupes vulnérables et marginalisés sont peu susceptibles de se présenter pour donner leurs opinions : il vous appartiendra d’aller à leur rencontre pour veiller à ce qu’ils soient entendus. •Sûres : elles ne doivent pas être trompeuses ou causer de tort aux communautés, aux partenaires, à Oxfam GB ou à d’autres entités, et elles doivent protéger la dignité de tous. En troisième lieu : Préparez un plan de communication et veillez à ce qu’il soit inclus dans votre plan de travail et budget de projet. •Vérifiées : correctes, cohérentes et validées. •Redevables : donner aux utilisateurs l’occasion d’indiquer le genre d’informations qu’ils veulent recevoir et les moyens par lesquels ils souhaitent les obtenir, ainsi que d’évaluer si les informations fournies ont satisfait à la fois leurs besoins et les critères ci-dessus. En quatrième lieu : Élaborez des supports appropriés selon les besoins ; faites des efforts spéciaux pour veiller à ce que toutes les transactions soient bien effectuées et travaillez avec des représentants communautaires pour veiller à ce que le message prévu soit compris et à ce que les formats soient appropriés. 2. Concevoir les meilleures informations de la (ou des) meilleure(s) façon(s) : Enfin : Mettez en œuvre votre plan et vérifiez continuellement qu’il fonctionne : les informations appropriées parviennent-elles aux personnes qui en ont besoin ? En premier lieu : Cartographie et analyse des parties prenantes (avec qui souhaitez-vous communiquer, de quelles informations ontils besoin) que savent-ils et qu’ont-ils besoin de savoir ? 3. Les informations ci-dessous sont les informations minimales que vous devez partager avec les communautés (et les partenaires). Basic information 1. Informations de référence sur Oxfam GB 2. Noms et coordonnées du personnel d’Oxfam GB et de tous les membres du personnel clés qui interviennent dans le projet 3. Détails sur le projet actuel Rapports sur la mise en œuvre du projet 4. Rapports réguliers et accessibles sur les performances du projet 5. Rapports financiers réguliers appropriés et accessibles ; voir annexe pour une aide sur cet aspect 6. Informations sur les changements significatifs apportés au projet Occasions de participation 7. Dates et lieux des événements participatifs clés 8. Encourager la présentation de commentaires ou de suggestions et indiquer comment les présenter 9. Informations sur la façon de déposer des plaintes sur le projet d’Oxfam GB ou le comportement du personnel 10 EXEMPLE DE BONNE PRATIQUE Les membres du personnel du projet ont mené des groupes de discussion avec les communautés touchées par les catastrophes, en collaboration avec un artiste local. Dans le cadre du projet ECB (Renforcement des capacités d’urgence), Oxfam GB a conçu une série de supports de communication destinés à être utilisés au sein des communautés. ECB est un réseau d’ONG qui travaillent conjointement pour améliorer la rapidité, la qualité et l’efficacité de la communauté humanitaire au moment de sauver des vies, d’améliorer le bien-être et de protéger les droits des personnes en situations d’urgence. Les groupes de discussion et l’artiste ont élaboré des images qui, selon eux, communiquaient tout particulièrement bien le message de l’affiche. Des affiches ont ensuite été produites et testées sur le terrain dans la mesure du possible pour vérifier l’efficacité des images. Les affiches ont ensuite été traduites en six langues : anglais, espagnol, français, bangla, birman et arabe. Elles peuvent être téléchargées sur le site web d’ECB. L’idée est que les organisations puissent adapter les affiches à leur propre contexte et ajouter des logos d’organisations, des adresses de bureaux et des numéros de contact pour que les communautés puissent poser des questions et donner un retour d’information. L’idéal serait que les organisations actives dans le cadre d’une intervention le fassent conjointement. Des lignes directrices sont fournies pour aider les organisations à adapter les images et à traduire le texte. Ce projet a permis de tirer de nombreux enseignements. L’équipe espérait maintenir au minimum le nombre de mots écrits, pour que les affiches soient accessibles aux communautés dépourvues d’une culture écrite. Mais elle s’est aperçue qu’il fallait au moins un message écrit de base. Elle a également découvert que les images étaient très propres au contexte : la manière dont les communautés se perçoivent elles-mêmes varie d’un endroit à l’autre, mais aussi entre contextes urbains et ruraux. Les affiches à elles seules ne constituent pas une intervention de redevabilité, mais si elles sont utilisées dans le cadre d’une approche participative, elles peuvent s’avérer utiles au moment de faire savoir aux communautés comment nous voulons travailler avec elles lors d’une intervention humanitaire. Essai d’images avec la communauté au Bangladesh. Photo : Projet ECB Le but du projet était de produire des modèles d’affiches qui dispenseraient des conseils aux communautés sur ce qu’elles devraient attendre des ONG et les encourageraient à nous demander des comptes. Les affiches portaient des messages comme « Nous voulons nous améliorer – dites-nous ce que vous pensez du projet » et « les individus ont le droit de participer à l’intervention [de l’ONG] ». Des recherches ont été entreprises pour décider de la meilleure manière de communiquer ces concepts à la communauté. Il a été décidé que les affiches seraient conçues en collaboration avec la communauté, afin de produire des supports qui trouveraient un écho en leur sein. En guise de pilote, Oxfam et ECB ont élaboré des affiches dans six pays : le Bangladesh, la Bolivie, le Pérou, le Kenya, le Liban et la Birmanie. Ces pays ont été sélectionnés pour apporter un large éventail de points de vue provenant de différentes régions. Pour un complément d’informations, rendez-vous sur www.ecbproject.org Les gens ont á a le droit d’etre ê á¿? a ? impliques dans ê ¿? ? l’intervention de [];’\,./ [nom de l’agence] [];’\,./ Contacteznous 11 Dites-nous quelles sont les informations dont vous avez a á besoin a propos de ?¿ ê travail ? notre /.,\’;][ Contacteznous 2.Retour d’information Norme minimale Les programmes et les projets doivent être dotés de mécanismes de retour d’information qui ont été discutés et convenus avec des personnes concernées par le projet ou le programme et qui sont capables de gérer le retour d’information, positif et négatif, ainsi que les plaintes. Si aucune mesure n’a été prise (par exemple si l’action requise ne relève pas de notre contrôle, ou n’est pas appropriée pour le projet) nous devons aussi le faire savoir aux communautés. Le retour d’information peut aussi éveiller notre attention à des questions plus graves comme la fraude, les fautes de conduite ou l’exploitation sexuelle. Pourquoi ? Oxfam est une organisation qui apprend et nous voulons apprendre de nos communautés bénéficiaires. Le retour d’information des bénéficiaires est essentiel pour nous indiquer si nos projets fonctionnent bien et s’ils sont appropriés. Le retour d’information peut aussi mettre en évidence des questions plus graves comme la fraude ou les fautes de conduite. Il peut être difficile de demander un retour d’information, de peur qu’il ne soit négatif. Ne vous inquiétez pas : nous sommes tous dans cette position et le but du retour d’information est de nous aider à apprendre et à améliorer le programme, pas de critiquer. De toute façon, le retour d’information est souvent positif, ce qui peut être encourageant pour les membres du personnel ! Le retour d’information sera utilisé pour prendre des décisions concernant le projet et ajuster les plans au besoin. Si nous ignorons que quelque chose ne va pas, nous ne pouvons pas y remédier. Nous devons toujours informer les communautés des mesures qui ont été prises suite au retour reçu. 12 LIGNES DIRECTRICES 7. Accuser bonne réception du retour d’information/de la plainte, soit verbalement soit par écrit. Voici les étapes que vous devrez entreprendre au moment de mettre sur pied un mécanisme de retour d’information et de dépôt de plaintes. Oxfam définit le retour d’information comme les questions soulevées qui peuvent être résolues en un ou deux jours au niveau des projets, et les plaintes comme les questions plus sérieuses (généralement les fautes de conduite comme la fraude ou l’exploitation sexuelle) qui doivent être traitées à un niveau de gestion supérieur. Le même mécanisme peut permettre de gérer les deux aspects. 8. Résoudre, soit de façon informelle, en utilisant les connaissances de programme et le sens commun, soit de façon formelle, au moyen d’une enquête. Les plaintes sérieuses (par exemple celles concernant des questions comme la fraude ou l’exploitation sexuelle) devront être traitées par des membres de l’équipe dirigeante, conformément à la politique appropriée d’Oxfam. 1.Obtenir l’engagement de l’organisation à inciter le retour d’information et la formulation de plaintes, et à leur donner suite. Si vous n’obtenez pas l’engagement de l’équipe dirigeante, vous ne pourrez pas donner suite au retour d’information et aux plaintes que vous recevrez. Cela reviendra à faire faux bond à la communauté et aura probablement une incidence sur votre relation avec elle et sur l’exécution du projet. 9. Répondre à la personne qui a déposé la plainte. Concernant les plaintes graves, la nécessité de maintenir la confidentialité pourrait signifier que vous n’êtes pas en mesure de diffuser certaines informations au plaignant. Dans ce cas, vous devrez lui expliquer la situation et lui faire savoir que sa plainte a été traitée sans divulguer de détails confidentiels. 10. Consigner la réponse dans votre base de données des plaintes et diffusez ce que vous avez appris. Il est important d’analyser et de faire part des tendances pour que nous puissions apprendre en tant qu’organisation. 2. Consulter la communauté pour décider des méthodes les plus appropriées pour canaliser le retour d’information et les plaintes. De nombreux programmes utilisent plus d’un mécanisme afin de veiller à atteindre les différents groupes de la communauté. Ne craignez pas de tenter différentes approches ; elles ne seront pas toutes couronnées de succès, et ce n’est pas grave. Lignes directrices adaptées de la vidéo de Save the Children, Setting up a Complaints and Response Mechanism. Veuillez les utiliser conjointement avec le document d’OGB Public Complaints Policy and Implementing Oxfam Public Complaints Policy in the International Division Guidelines (Politique relative aux plaintes publiques et lignes directrices pour la mise en œuvre de la politique d’Oxfam relative aux plaintes publiques dans la Division internationale) 3. Concevoir un processus pour traiter le retour d’information et les plaintes et identifier qui se chargera de ce rôle Si vous avez confié la mise en œuvre à des partenaires, vous devrez déterminer de quelle manière ces derniers seront impliqués. Mettront-ils en œuvre leurs propres mécanismes ? Mettrez-vous un mécanisme en œuvre conjointement ? S’il s’agit d’un mécanisme d’Oxfam, comment traiterez-vous le retour d’information concernant le partenaire ? 4. Mettre en place l’infrastructure nécessaire pour traiter le retour d’information et les plaintes au sein de la communauté et dispenser une formation au personnel. Il existe de nombreux types différents de mécanismes que les programmes ont utilisés, comme les lignes téléphoniques d’assistance, les réunions avec la communauté, la désignation de points de liaison au sein de la communauté, la mise en place de bureaux d’assistance lors des distributions, l’organisation d’une journée portes ouvertes au bureau, et bien d’autres ! La communauté présente son retour d’information concernant la redevabilité d’Oxfam à Somotillo, au Nicaragua 5. Mener un travail de sensibilisation au sein de la communauté sur la manière pour ses membres de présenter un retour d’information et des plaintes, et sur quels aspects. 6. Recevoir et consigner le retour d’information et les plaintes dans un journal de bord ou une base de données des plaintes. 13 EXEMPLE DE BONNE PRATIQUE Enfin, la plainte était clôturée et les bénéficiaires informés des mesures prises. Cette tâche était effectuée par l’agent MEAL ou des membres du personnel de projet le cas échéant. Une analyse des plaintes et du retour d’information reçu était entreprise toutes les deux semaines et utilisée dans la préparation d’un rapport d’avancement. Un mécanisme de retour d’information et de dépôt de plaintes a été mis en œuvre dans le cadre du programme d’intervention d’Oxfam lors de la sécheresse en Éthiopie. L’équipe a d’abord dû déterminer comment demander un retour d’information à la communauté. Elle a décidé que les mécanismes technologiques comme une ligne téléphonique d’assistance, n’étaient pas appropriés dans ce contexte et a préféré initier des réunions de discussion communautaires spécifiques. Ces réunions ont eu lieu toutes les deux semaines et ont été l’occasion pour les membres de la communauté de discuter de toutes les questions qu’ils pouvaient avoir concernant le projet. Les réunions communautaires étaient animées par des membres du personnel de terrain qui travaillaient sur ce projet particulier. La communauté était axée sur le processus, y compris les droits de la communauté et les paramètres auxquels Oxfam pouvait réagir. La plus grande partie du retour d’information reçu à ce jour a porté sur des problèmes du quotidien. Parmi les thèmes communs du retour d’information figuraient des questions relatives au processus d’enregistrement, ainsi que des commentaires sur la qualité des services reçus. Les questions ont été traitées avec des partenaires comme les autorités chargées de l’administration des woredas (districts) le cas échéant. Dans l’ensemble, le système s’est avéré efficace, et des changements ont été apportés à la mise en œuvre des projets suite au retour d’information reçu. Cependant, l’équipe reconnaît qu’il existe quelques limites : le forum ouvert de discussion signifie que des questions sensibles peuvent ne pas être soulevées, ce qui pourrait expliquer pourquoi il n’apparaît pas de plaintes sérieuses. Des procès-verbaux de ces discussions ont été dressés et les débats ont été consignés sur un simple modèle Word, puis distribués aux membres du personnel de projet concernés. Les plaintes et les retours d’information qui requéraient un suivi ont été enregistrés dans une base de données Excel par l’agent MEAL (Suivi, évaluation, redevabilité et apprentissage). Si le retour d’information ou la plainte pouvaient être résolus au niveau du projet, des mesures étaient prises par le chef de l’équipe technique concernée. Il était obligatoire pour les chefs d’équipe d’informer l’équipe dirigeante des plaintes qu’ils avaient reçues et résolues. Les plaintes sérieuses étaient transmises au responsable du programme pour être résolues. Les groupes de discussion pourraient également ne pas englober les membres plus marginalisés de la communauté : par exemple ceux qui travaillent chez eux peuvent avoir du mal à assister aux réunions, et les personnes âgées ou handicapées peuvent ne pas en être physiquement capables. Cependant, cet aspect sera abordé en examinant d’autres méthodes parallèles pour tenter d’obtenir un retour d’information et des plaintes auprès de groupes différents. La communauté présente son retour d’information à l’agent MEAL de Shinile, en Éthiopie. Photo : Hassan Mahmoud 14 3. Participation Norme minimale Les programmes et les projets doivent avoir des mécanismes conçus pour veiller à ce que les partenaires et les communautés prennent part à la prise de décisions sur (a) ce que le projet réalisera et (b) comment cela aura lieu. Pourquoi ? Le mandat d’Oxfam est de travailler avec d’autres entités pour mettre fin à la pauvreté et à la souffrance. Les personnes ont le droit de participer à leur propre développement4 et Oxfam doit adopter cette approche pour donner l’exemple. En tant qu’Oxfam nous devrions tenter de renforcer la dignité des personnes en les faisant prendre part aux décisions et aux activités qui ont une incidence sur leur vie. Si nous disposons d’un environnement propice, de ressources et d’informations nous permettant de faire des choix éclairés, ensemble nous pourrons faire en sorte que les projets soient plus équitables et plus efficaces. Nous devrions créer des occasions pour les personnes de participer à chaque étape du cycle de projet si elles le souhaitent. 4.Déclaration des Nations Unies sur le droit au développement 41/128 15 LIGNES DIRECTRICES les hommes, et réfléchissez à des moyens de les atténuer, p. ex. en disposant les participants d’une certaine manière. Si les hommes et les femmes ne peuvent vraiment pas s’asseoir dans la même pièce, organisez des réunions séparées et veillez à ce que les points de vue des femmes soient clairement communiqués. Il existe de nombreuses occasions de faire participer les personnes et les communautés au cycle de gestion du projet, de la conception à l’évaluation. Travaillez-vous avec des partenaires ? Dans de nombreux programmes, ce sont nos partenaires qui ont le plus d’occasions de faire participer la population. Vous pourriez examiner le cycle de gestion du projet ensemble et identifier les stades auxquels la communauté peut intervenir. Voici quelques idées : •Réfléchissez à la question de savoir si l’axe central de la réunion est susceptible d’influencer le type de personnes •Invitez les représentants de la population locale à participer qui y assisteront. Par exemple, il est plus probable que les à la conception du projet. hommes assistent à des réunions portant sur la construction qu’à celles portant sur les questions de santé, s’ils •Permettez au comité villageois de prendre part à la considèrent que la responsabilité de ces questions incombe budgétisation du projet. aux femmes. Cependant, la participation va plus loin que •Vérifiez la conception du projet avec différents groupes de la seule présence. Vous devez aussi prendre des mesures personnes de la communauté. pour veiller à ce que la participation des hommes, des femmes et des personnes vulnérables/marginalisées ait un •Invitez la communauté locale, le comité villageois et les sens, à ce que leurs voix soient entendues et à ce que leurs autorités locales à prendre part à la mise au point de points de vue soient pris en compte : critères pour sélectionner les personnes qui participeront au projet ou en seront les bénéficiaires. •Allez à la rencontre des hommes et des femmes pour leur expliquer que leur participation est importante et que leurs opinions importent vraiment, renforcez leur assurance pour leur faire sentir qu’ils ont le droit de s’impliquer dans les questions qui ont une influence sur leur vie. •Annoncez les critères et affichez-les en un lieu public. •Invitez la communauté locale et le comité villageois à participer à la sélection des bénéficiaires. •Invitez le comité villageois à prendre part au suivi des résultats. •Faites des efforts pour veiller à ce que les partenaires Tout d’abord, des mesures concrètes doivent être prises comprennent et soient entièrement d’accord sur l’approche pour veiller à ce que les hommes, les femmes et les d’OGB axée sur le genre : ils en seront les organisateurs personnes vulnérables/marginalisées puissent assister aux en première instance et veilleront à son respect au niveau réunions et prendre part aux activités et aux comités liés au communautaire. projet, par exemple : •Allez à la rencontre des hommes pour venir à bout de leur •Réfléchissez à l’heure à laquelle la réunion va avoir lieu en réticence concernant la participation des femmes et pour tenant compte du travail et des responsabilités domestiques obtenir leur soutien. Comprenez qu’ils se sentent peutdes hommes et des femmes. Parlez aux hommes et aux être menacés et expliquez-leur comment la participation femmes afin de déterminer le moment le plus approprié des femmes peut être avantageuse pour la communauté pour eux, p. ex. éviter les heures des repas. entière. •De nombreuses femmes sont chargées des soins aux enfants. Envisagez de mettre une crèche en place ou de prendre d’autres dispositions pour que quelqu’un d’autre puisse s’occuper des enfants. •Veillez à avoir une compréhension complète de la dynamique en présence, p. ex. la présence de membres du personnel de sexe féminin peut faciliter la participation des femmes. •Réfléchissez à la mobilité et à la sécurité des hommes et des femmes et à l’accessibilité du lieu de la réunion. Envisagez de mettre à disposition des moyens de transport et/ou de couvrir les frais de transport. •Veillez à ce que la réunion se tienne dans une langue que tout le monde comprendra. •Choisissez un lieu de réunion où les femmes se sentiront à l’aise : un endroit où elles se réuniraient normalement, ou bien un lieu où les femmes et les hommes ont l’habitude de se retrouver, pas un endroit traditionnellement dominé par les hommes. •Assurez-vous que les femmes sont au courant de la réunion et expressément invitées à y assister par une personne appropriée, p. ex. un doyen du village. •Tenez compte des considérations culturelles éventuelles, comme les restrictions sur le contact entre les femmes et •Trouvez des moyens de conférer aux femmes et aux hommes l’assurance leur permettant d’exprimer leurs opinions ; par exemple, invitez les femmes à s’assoir ensemble pour se soutenir mutuellement. Invitez activement les participants à parler, ou bien travaillez en petits groupes, ce qui peut être moins intimidant. •Encouragez un débat approfondi sur les différents points de vue avant de prendre des décisions, renforcez l’idée selon laquelle il n’y a pas d’option « correcte ». Adapté du Rough Guide to Promoting Women’s Participation (Guide général de promotion de la participation des femmes) d’Oxfam GB 16 EXEMPLE DE BONNE PRATIQUE Dans le programme de pays du Zimbabwe, les communautés participent à tous les stades du cycle de programme. Dans le cadre de sa stratégie de redevabilité, l’équipe veille à ce que la communauté participe et soit représentée au sein des organes de prise de décisions. Au sein du programme humanitaire, des comités gèrent les distributions de produits alimentaires et non alimentaires. Parmi leurs responsabilités figurent la mobilisation des communautés, la réception et l’entreposage en lieu sûr des produits alimentaires et autres, et l’assistance du processus de distribution de produits alimentaires lui-même. Les communautés prennent aussi part au programme de santé publique en tant qu’agents volontaires de santé et d’hygiène. ces comités reçoivent une formation de la part d’Oxfam. Les autres comités et groupes qui interviennent dans la mise en œuvre des programmes dans le cadre du programme prolongé de secours humanitaires sont les comités d’utilisateurs des points d’eau et les clubs communautaires de santé et de théâtre. Les activités de suivi et d’évaluation de projet pour le programme d’Oxfam au Zimbabwe sont fortement tributaires du retour d’information reçu des bénéficiaires et de la communauté comme base pour mesurer les performances et l’impact du projet. Les communautés bénéficiaires interviennent également à travers la sélection et le ciblage participatifs des ménages bénéficiaires. Le programme d’aide alimentaire et non alimentaire à Shurugwi, Kwekwe and Chirumanzu a mené un processus de ciblage dans le cadre duquel la communauté était chargée de sélectionner qui profiterait de l’aide en utilisant des indicateurs locaux et avec l’encadrement assuré par des membres du personnel d’Oxfam. Dans le cadre du programme prolongé de secours humanitaires (assistance à long terme aux communautés vulnérables), différentes activités de projet sont gérées par les membres de la communauté. Pour les activités d’assistance à l’horticulture, des comités de jardinage composés de membres de la communauté supervisent l’exécution des activités de projet. Il existe aussi des comités villageois de secours humanitaires et de réhabilitation. Ils prennent part à la mobilisation communautaire, à la diffusion d’informations et facilitent la gestion des programmes. Tous Animation d’une discussion entre les membres de la communauté dans le district de Chirumanzu au Zimbabwe. Photo : Blessing Mutsaka 17 4. Suivi, évaluation et apprentissage Norme minimale La conception et la mise en œuvre des programmes et des projets doivent garantir que des processus qui font activement intervenir les parties prenantes dans les actions suivantes sont en place : évaluer la mesure dans laquelle nous avons satisfait les attentes des partenaires et des communautés, tirer les enseignements de ce résultat et le diffuser. indicateurs, à collecter des données et à discuter des conclusions. Avec le soutien approprié, ils peuvent aussi participer aux examens et aux évaluations. Un suivi et une évaluation redevables supposent un travail en collaboration avec les communautés pour décider des critères de réussite dans le contexte de n’importe quel projet et de la manière de le mesurer. Les personnes concernées sont les mieux placées pour dire ce qu’il s’est passé dans leur communauté dans le cadre du projet et pourquoi et, en participant, elles peuvent accroître leur sentiment que le projet leur appartient. Cependant, n’oubliez pas que les communautés ne peuvent évaluer que leurs propres réalités et que d’autres outils de suivi et d’évaluation devraient aussi être utilisés à différents niveaux pour trianguler les résultats et examiner les questions plus générales. Pourquoi ? Les personnes concernées par un projet devraient avoir l’occasion de juger si oui ou non ce projet améliore leurs conditions de vie. Avec les propres conclusions d’Oxfam, cela peut déterminer si un projet a un impact ou non. Les membres de la communauté touchés par des projets mis en œuvre par Oxfam ou nos partenaires peuvent participer au suivi et à l’évaluation tout le long du cycle du projet. Par exemple, ils peuvent contribuer à concevoir des 18 LIGNES DIRECTRICES Pour un complément d’information, voir Increasing our accountability to communities through programme monitoring: A guide for HECA Programme Managers (Accroître notre redevabilité à l’égard des communautés à travers le suivi des programmes : un guide à l’intention des responsables de programme de la région HECA) En règle générale, tous les stades du cycle de suivi et d’évaluation devraient comporter des occasions pour la communauté de participer. Le degré de participation dépendra du contexte et du type de programme. 1. Mettre au point des indicateurs Les indicateurs de la communauté peuvent être incorporés dans la planification si l’on pense que les communautés ont une manière différente de mesurer les résultats et les conséquences. Ces indicateurs viennent compléter ceux du programme, mais ne les remplaceraient pas forcément. Ils sont très étroitement liés aux contextes, ne sont pas transférables en général et leur mise au point requiert une quantité assez importante de ressources. C’est souvent dans les programmes à long terme menés dans des zones rurales qu’ils fonctionnent le mieux. 4.Évaluation Toutes les évaluations devraient comporter une forme ou une autre de participation communautaire, même si ce n’est que pour se procurer les points de vue de la population grâce à des données quantitatives ou qualitatives. Pour mener une évaluation participative dans le cadre de laquelle les personnes évaluent leur propre programme, il faut un animateur expérimenté, et c’est un exercice qui demande beaucoup de temps. Cependant, si elle est utilisée de manière appropriée, il s’agit d’une expérience forte, bien que les résultats doivent toujours être rapprochés pour en vérifier la cohérence et éviter tout biais. Pour un complément d’information, voir Community Indicators, Obia Nixon & Vivien Margaret Walden. 2. Suivi et collecte de données Quelques aspects à prendre en compte : Adapté de Increasing our accountability to communities through programme monitoring: A guide for HECA Programme Managers, One World Trust, et Community Indicators, Obia Nixon & Vivien Margaret Walden •Le taux d’alphabétisme peut être faible et il peut y avoir un besoin d’outils davantage basés sur les images. •Les enquêtes ne se prêtent pas à la participation et la formation des recenseurs communautaires requiert du temps et des efforts. •Tenez compte des normes culturelles au moment de choisir les personnes chargées de collecter les données : l’âge et le sexe déterminent souvent qui peut parler à qui, en particulier autour de questions sensibles. •Il peut y avoir des intentions cachées qui empêchent la collecte de données véritables et les résultats peuvent être faussés : les vérifier autant que possible. •Les résultats devraient être restitués à la communauté sous une forme appropriée, compréhensible par les différents groupes. 3. Faire intervenir les communautés dans les examens de suivi et d’autres événements d’apprentissage Cela dépendra fortement du niveau auquel les examens de suivi ont lieu, car il ne sera pas toujours faisable de transporter des personnes jusqu’à l’endroit où ils prendront place. Cependant, il est possible pour les projets d’organiser des groupes de discussion avec les communautés et de transmettre les informations qui en découlent pour qu’elles soient prises en compte durant la réunion principale. Il est important de veiller à ce que les participants soient vraiment des représentants de la communauté car, ici aussi, cet aspect peut fausser les données présentées. Une communauté évalue la redevabilité d’Oxfam. Matara, Sri Lanka. 19 EXEMPLE DE BONNE PRATIQUE Le programme d’Oxfam dans le Nil Supérieur, au Soudan du Sud est un programme de santé publique qui œuvre à fournir de l’eau potable salubre, des installations sanitaires et des services de promotion de l’hygiène à travers des agents communautaires. La zone est isolée et tout doit être acheminé par avion. Nombre des villages sont encore plus isolés : durant la saison des pluies, ils peuvent être coupés du monde pendant entre trois et huit mois. a-t-il augmenté ou diminué ? Elle cherchait aussi les signes de défécation en plein air. Si le ménage de satisfaisait pas tous ces critères, il ne pouvait pas prétendre au statut de ménage modèle. Cependant, ce sont désormais les membres de la communauté qui décideront de la manière de définir un « ménage modèle » : définition qui sera ou pas identique à la définition d’Oxfam. Ils pourront ainsi surveiller ces ménages et utiliser les informations recueillies pour améliorer les ménages qui n’obtiennent pas un drapeau vert. L’équipe veut par ailleurs tenter de cartographier la communauté pour que les volontaires puissent indiquer les ménages modèles sur la carte ou les signaler par un drapeau. Cette carte pourrait constituer un bon axe de discussion communautaire et un bon outil de suivi visuel. Dans le cadre de ce programme, des informations de suivi sur l’utilisation des installations et le comportement en matière d’hygiène étaient recueillies par des volontaires communautaires, puis retransmises par l’intermédiaire des agents de promotion de l’hygiène au responsable du programme. Ce système requerrait beaucoup de maind’œuvre et impliquait que, souvent, les informations n’étaient pas utiles ou bien ne faisaient jamais l’objet d’analyses, les communautés elles-mêmes n’étaient pas pleinement engagées et ne participaient pas pleinement au système. Tout cela a donné lieu à une discussion pour tenter de trouver une méthode plus participative qui permettrait d’atteindre tous les objectifs visés. La communauté élit maintenant des volontaires parmi ses membres pour se charger du suivi ; ils se déplaceront et vérifieront les ménages qui satisfont aux critères de statut de ménage idéal. Ils le feront mensuellement et, tous les mois, ils obtiendront une liste de nouveaux ménages. Il sera très intéressant de voir si les indicateurs communautaires et les données de suivi seront différents de ceux d’Oxfam. L’équipe a alors décidé de piloter une nouvelle approche sous forme de son système de ménage modèle. Il s’agit d’un système visant à améliorer l’hygiène au niveau des ménages, dans le cadre duquel les ménages qui satisfont les critères du ménage modèle se voient décerner un drapeau qui peut être hissé dans l’enceinte de leur habitation. Les ménages font l’objet d’un suivi constant et si, à tout moment, le ménage ne satisfait pas les critères, le drapeau leur est retiré, ou bien la couleur du drapeau est modifiée jusqu’à ce que le ménage montre qu’il satisfait les critères. Les drapeaux sont devenus prestigieux au sein de la communauté et les ménages font des efforts pour se les procurer. Précédemment, l’équipe se centrait sur certains critères : Les ménages ont-ils une latrine ? Les enfants sont-ils propres ? Ont-ils une fosse à ordures ? Le lieu d’habitation est-il balayé ? Elle examinait aussi le taux de diarrhée : En haut : Des participants à la journée d’examen communautaire de suivi, avec Vivien Walden, Conseillère humanitaire mondiale en suivi, évaluation et apprentissage d’OGB, Soudan du Sud. Photo : Jane Beesley Ci-dessus : Vice-représentant du pays et autres membres du personnel lors d’une session questions & réponses, village de Dorowa, Soudan du Sud 20 5. Annexe Partage des informations financières Le partage d’une mesure d’informations financières avec les communautés touchées par nos projets s’inscrit dans la norme minimale d’Oxfam GB sur la transparence. La quantité d’informations que vous divulguerez aux communautés doit être appropriée, et doit se fonder sur un jugement effectué par vous-même, le responsable de projet ou PIP, les partenaires et les membres représentatifs de la communauté, selon ce qui conviendra. Bien qu’il soit souvent difficile dans un premier temps, le partage des informations financières présente de nombreux avantages : •si la communauté voit ce que nous prévoyons de dépenser dans le cadre du projet la concernant, elle pourra identifier tout cas de fraude ou de corruption qui pourrait se présenter. Nous savons qu’il peut être difficile de partager les informations financières. Il existe des risques potentiels relatifs à la sécurité, et au versement de pots-de-vin ou à la corruption. Cependant, pour les projets dans le cadre desquels des informations financières appropriées ont été partagées, le personnel a trouvé ces problèmes beaucoup moins difficiles qu’il ne l’avait imaginé et a constaté que les avantages compensent largement les risques. •il fournit un modèle de bonne pratique (dans de nombreux programmes, Oxfam demande aux gouvernements et aux autres détenteurs de devoirs de faire preuve d’une plus grande transparence) ; nous devons donc veiller à faire nous aussi preuve de transparence ; Le fait que le partage des informations financières figure dans les normes minimales d’Oxfam GB relatives à la redevabilité indique l’importance que les responsables des programmes donnent à notre aptitude à le faire et à le faire bien. Nous vous demandons de faire du partage de ces informations une réalité dans vos programmes et sommes disposés à vous aider à tout moment. •les populations ont le droit de savoir quelles ressources sont utilisées (en leur nom) par nous et par les autres ; •il contribue à développer une relation de confiance et d’ouverture avec la communauté ; 21 LIGNES DIRECTRICES écrits sur des tableaux blancs ou des tableaux de conférence qui sont ensuite placés dans les bureaux des ONG, les centres de santé ou les points de distribution. Des exemplaires sur papier des rapports peuvent être proposés gratuitement dans ces mêmes endroits. Certaines ONG ont publié des résumés des rapports dans les journaux et autres médias locaux. 1. Comment Oxfam GB et ses partenaires peuvent-ils fournir des rapports financiers aux communautés ? Les rapports financiers doivent fournir des informations (a) qui sont susceptibles d’aider les utilisateurs, et (b) dans un style facile à comprendre pour les utilisateurs. Les lignes directrices suivantes présentent certains des principes qui peuvent contribuer à y parvenir lors de la préparation des rapports financiers destinés aux communautés. Nous espérons qu’elles aideront les membres du personnel d’Oxfam GB à commencer à réfléchir aux aspects pratiques de la présentation de rapports financiers aux communautés. Les informations financières peuvent aussi être présentées de manière visuelle, à l’aide de graphiques simples ou de tableaux que les personnes peuvent trouver plus faciles à comprendre que les chiffres. Les rapports financiers peuvent être régulièrement présentés aux communautés lors de réunions communautaires, ou aux leaders communautaires à l’occasion de réunions de gestion du projet. Cependant, cette fiche d’information ne présente que des lignes directrices générales. Le personnel d’Oxfam GB devra réfléchir à la manière d’appliquer les principes mentionnés ci-après dans chaque type de circonstances différent auquel il se confronte. De manière générale, plus Oxfam GB se montrera ouvert sur ses informations financières, mieux ce sera. Après tout, il s’agit d’argent qu’Oxfam GB a collecté au nom des communautés locales et qu’elle a l’intention de dépenser au nom des communautés. Le secret suscite souvent les soupçons et peut créer un terrain fertile pour l’inefficacité, voire la fraude. a) Langue Les rapports doivent être fournis dans une langue parlée par le plus grand nombre possible de bénéficiaires, et de préférence dans leur langue maternelle. Les rapports courts sont en général faciles à traduire. L’objectif sera peutêtre d’aider la communauté tout entière à comprendre la position financière générale, et pas de permettre à quelques représentants seulement d’en comprendre tous les détails. d) Qui fournit les rapports ? Les rapports financiers peuvent être fournis soit par le personnel financier d’Oxfam GB soit par son personnel de programme/de projet. L’idéal serait que le personnel financier et le personnel de programme collaborent. Par exemple, le personnel financier pourrait être en mesure d’expliquer les rapports financiers lors de réunions communautaires (cela présente aussi l’avantage d’encourager le personnel financier à participer plus directement au travail de terrain). b) Contenu Le but de présenter un rapport aux communautés est d’aider les individus à comprendre ce qui est dépensé pour eux. Ainsi, le contenu devrait être pertinent pour les habitants locaux et porter sur les activités précises que mèneront Oxfam GB et ses partenaires (et souvent les membres de la communauté). Des rapports simples qui mettent en évidence les dépenses par rapport au budget sont souvent efficaces. Serait-il possible d’envisager de charger le personnel financier de fournir des rapports financiers aux communautés locales ? Cela permettrait de diviser utilement les obligations entre le personnel de programme et le personnel financier. Les dépenses peuvent être résumées par activité ou par zone géographique, ou encore par poste budgétaire, ou en combinant ces aspects. Le budget total pour chaque activité, zone ou poste budgétaire devrait aussi être présenté parallèlement aux dépenses. Les bonnes pratiques suggèrent que les coûts totaux du projet devraient être divulgués. Cependant, il peut ne pas s’avérer approprié de publier des informations salariales sensibles. Un rapport présentant les coûts directs de projet sera probablement préférable à pas de rapport du tout. Adapté de Mango www.whocounts.com En règle générale, chaque rapport financier devrait comprendre un maximum de 15 lignes d’informations ; ceux qui sont plus longs peuvent être moins clairs. Les rapports doivent être mis à jour au moins une fois par mois. Ils devraient être présentés dans la monnaie locale. c) Présentation Normalement, Oxfam GB ou ses partenaires devraient chercher à mettre les rapports financiers à la disposition du public, au niveau communautaire. Les rapports peuvent être Tableau d’information à Manmota, en Indonésie 22 EXEMPLE DE BONNE PRATIQUE DE TEARFUND Suite au partage des informations budgétaires, la communauté, qui avait des soupçons à l’égard des ONG à cause d’expériences négatives, a pu voir que Tearfund était transparente et a constaté pour la première fois que des montants limités avaient été affectés à ce projet. Elle a mieux compris que si les critères relatifs aux classes augmentaient, il faudrait procéder à des économies ailleurs. Spin Boldak est une petite ville sur la frontière méridionale de l’Afghanistan avec le Pakistan. L’équipe de gestion des catastrophes de Tearfund y travaillait depuis deux ans avec des PDI (personnes déplacées à l’intérieur de leur pays) déplacées d’autres régions de l’Afghanistan et avec des réfugiés du côté pakistanais de la frontière. Comme le gouvernement afghan fermait les camps de PDI de Spin Boldak, le projet soutenait l’intégration au sein de la communauté d’accueil de Spin Boldak, des PDI qui préféraient rester à Spin Boldak plutôt que de retourner vers Kandahar. En plus d’améliorer la sécurité et l’acceptation du personnel du projet sur le terrain, dans ce qui était un environnement à risques, Tearfund a aussi découvert que l’un de ses propres employés avait commis une fraude lors du processus d’approvisionnement. Les montants étaient faibles, mais étaient probablement connus des fournisseurs de la ville. La divulgation des informations budgétaires a fait que les autorités scolaires ont pu examiner les coûts et les mettre en question lorsqu’ils leur ont paru incompatibles avec les coûts locaux réels des matériaux. Un élément de ce soutien allait être l’extension et la rénovation de l’école locale, ce qui serait avantageux tant pour la communauté d’accueil que pour les PDI. Au moment de la mise en œuvre du projet, il s’est avéré que les travaux de construction et de rénovation à effectuer dépassaient les spécifications planifiées et le budget de la proposition de projet. Cela était en partie dû aux attentes accrues des autorités scolaires, qui influaient sur les travaux à mener, même s’ils étaient différents de ceux figurant dans les plans d’origine. Six classes ont été terminées selon des normes beaucoup plus élevées que celles que Tearfund était en mesure de financer. RESSOURCES SUPPLÉMENTAIRES SUR LA REDEVABILITÉ Si vous pouvez y accéder, notre site intranet est ici http:// intranet.oxfam.org.uk/programme/pm/accountability Lorsqu’il est devenu évident que les dépenses du projet étaient trop importantes, le responsable du projet l’a interrompu pour qu’un examen puisse être effectué, mais cette décision a été prise sans consulter les autorités scolaires. L’école a alors commencé à avoir des doutes sur ce qui se passait et à avoir des soupçons envers Tearfund, car d’autres organisations n’avaient pas respecté leurs engagements relatifs à des travaux planifiés dans le passé. Elle craignait que les fonds destinés à l’école ne fussent utilisés ailleurs. Le HAP (Humanitarian Accountability Project – Projet sur la redevabilité humanitaire) a les HAP Standards for Accountability (Normes du HAP relatives à la redevabilité), par rapport auxquelles nous pouvons nous évaluer, ainsi que de nombreux outils et ressources issus d’un ensemble d’ONG : www.hapinternational.org Le projet ECB (Projet de renforcement des capacités en situation d’urgence) produit le Guide suffisamment bon : mesure de l’impact et redevabilité en situation de secours d’urgence, et a d’autres outils utiles : www.ecbproject.org/ accountability Les autorités scolaires refusaient de permettre la reprise des travaux à moins que Tearfund n’accepte de construire ou de rénover les autres classes selon les mêmes normes plus élevées. Dans le cadre des discussions, le budget des coûts directs du projet a été présenté aux autorités scolaires, chose qui n’avait pas été faite auparavant. Les négociations avec le ministère de l’Éducation ont abouti à la reprise des travaux sur la base d’un compromis : les classes restantes seraient construites selon des critères plus élevés que ceux qui avait été planifiés au départ, mais inférieurs à ceux des six premières classes. BOND et ALNAP ont aussi quelques ressources : www.bond.org.uk http://www.alnap.org/ 23 Image de couverture : Scrutin local dans le cadre du programme post-tsunami en Aceh. Photo : Jane Beesley Oxfam est une organisation caritative enregistrée en Angleterre et au Pays de Galles sous le nº 202918 et en Écosse, SC039042. Oxfam GB est un membre d’Oxfam International.
