Documentation sur le service de conférence téléphonique audioConf

La société AGORATEL, forte de 10 ans d’ancienneté dans le domaine des conférences
téléphoniques, propose un service de réunion par téléphone disponible immédiatement et
simplement, au prix le plus bas du marché.
Le service de conférence téléphonique audioConf fonctionne avec un numéro de
téléphone surtaxé : chaque participant paye sa communication directement via son
opérateur téléphonique. Il n’y a donc aucune inscription nécessaire, pas de réservation de
plage horaire, pas d’engagement ni d’abonnement.
Fonctionnement
Etape 1 :
Générer un code de conférence sur le site.
Etape 2 :
A l’heure de votre conférence téléphonique, chaque participant appelle le 0821 611 511 et
tape le code obtenu lors de l’étape 1.
Tarif
Chaque participant paye sa communication directement sur sa facture téléphonique au
tarif unique de 7,5 centimes HT par minute (+ surcoût éventuel à partir d’un téléphone
mobile). Ce tarif est le moins cher du marché.
Avantages
L’organisateur n’a pas à réserver une plage horaire pour sa conférence. Le service est
accessible 24h/24 7j/7. L’organisateur n’est pas obligé d’arriver en premier. Le premier
participant patientera avec une musique d’attente jusqu’à l’arrivée du 2ème participant.
Toutes les lignes téléphoniques sont sur le réseau téléphonique commuté standard (pas
de voix sur IP). La qualité est donc optimale, elle est identique à celle d’un appel
classique.
Le code est valable un an après la date du dernier appel. Vous pouvez donc réutiliser le
service ultérieurement sans retourner sur le site Internet. Vous pouvez avoir autant de
codes de conférence que vous voulez.
Vous pouvez utiliser le service sans vous inscrire. L’inscription est facultative, elle permet
simplement l’accès aux options : pilotage, historique des appels, partage de document.
Options
Invitation des participants par mail et SMS
Contrairement aux autres options, les invitations ne nécessitent pas d’être inscrit sur le
site. Vous pouvez inviter vos participants à la conférence en remplissant le formulaire. Un
mail et/ou un SMS leur sera envoyé immédiatement et/ou 5 minutes avant la réunion. Ceci
est entièrement gratuit.
Pilotage de conférence en ligne
Le pilotage vous permet de visualiser en temps réel la liste des personnes connectées à la
conférence. Vous pouvez voir les numéros de téléphone des participants (s’ils ne sont pas
masqués), l’heure de connexion, la durée depuis laquelle il est en conférence, etc.
Le pilotage permet également de couper le microphone d’un participant, si celui-ci est
dans un endroit bruyant par exemple (cela empêche de reproduire le bruit dans la salle de
conférence). Vous pouvez aussi éjecter un participant de la salle. Vous avez enfin la
possibilité de mettre fin à la conférence.
Historique des appels
L’historique des appels permet de voir les participants qui se sont connectés aux
conférences déjà terminées. L’historique est organisé par mois.
Pour chaque conférence terminée, vous pouvez dérouler la ligne pour voir la liste des
participants à cette conférence (leur numéro de téléphone s’ils ne sont pas masqués,
l’heure de connexion, la durée pendant laquelle il est resté en conférence). Vous pouvez
aussi télécharger un rapport de conférence : c’est un fichier PDF contenant l’heure de
début et la durée de la conférence, le nombre de participants et la liste des participants.
Partage de document
Le partage de document permet de diffuser un document électronique à vos participants
pendant votre conférence téléphonique. Pour cela, il suffit d’indiquer le document PDF à
partager et valider pour commencer le partage de document. Si le document est au format
PowerPoint (ou tout autre format), il faut le transformer en PDF (un tutoriel est disponible).
Côté organisateur, on retrouve les vignettes correspondant aux pages du document ainsi
que la page actuellement visible par les participants connectés sur le partage.
L’organisateur peut changer de page via les flèches ou les vignettes, ou mettre fin au
partage quand il le souhaite. Un seul document par « code » peut être partagé à un instant
donné. Pour partager un nouveau document, il faut d’abord supprimer l’ancien.
Il faut donner à tous les participants l'adresse webconf.audioconf.com et leur préciser de
rentrer leur code de conférence pour se connecter. Une fois connecté, les participants
voient la page (sélectionnée par l’organisateur) du document. Les participants n’ont aucun
moyen d’agir sur le document (ils ne peuvent pas montrer quelque chose aux autres avec
leur souris).