le rapprochement bancaire

LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE
En quoi consiste t-il ?
Il permet d’expliquer la différence, si elle existe, entre le bilan
(ACTIF : compte 512-banque, compte 514-ccp) et le dernier relevé de compte obligatoirement joint
à votre bilan.
EXEMPLE :
Vous déclarez avoir 5674,85 F sur votre CCP au 31/08, somme que vous relevez dans votre cahier de
comptabilité.
L’extrait de compte, joint, indique 5934,85 F au 31/08, d’où une différence de 260 F.
Après vérification, vous constatez que le chèque N°9670034, entre le 6/07 n’est encore pas débité le
31/08, mais il correspond à une dépense de l’année qui est terminée.
Vous indiquez dans le tableau “rapprochement bancaire” la présence de ce chèque non débité.
Libellé
solde sur relevé fourni
Chèque N°9670034
Millet , matériel
date du chèque
6/07/00
sommes
5 934,85 F
-260,00 F
Situation cahier (512 ou 514) = Situation indiquée sur CRF (Actif du bilan) : 5674,85 F
ATTENTION*! : Le rapprochement bancaire ne concerne que les chèques émis et non débités.
Les virements reçus après le 31/08 ne peuvent être enregistrés que l’année suivante.
Les coopératives mutualisées à la poste doivent joindre l’extrait Trésoft du mois d’août où figurent
également les intérêts (COMPTE 761) reçus le 31.08.
*Gestion dite “de trésorerie”des associations (textes de lois et jurisprudences diverses)
COMMISSION DE CONTRÔLE DES COMPTES DE LA COOPÉRATIVE OU DU FOYER
La réunion de la commission de contrôle des comptes est statutaire (loi 1901)
Elle délivre au Mandataire son quitus. Elle permet d’éviter d’éventuels conflits avec les enseignants ou
les parents.
Elle est composée de 2 ou 4 personnes, enseignants et/ou parents qui n’ont pas tenu la comptabilité
afin de ne pas être juge et partie. Ces vérificateurs peuvent être désignés en Assemblée Générale ou en
conseil de coopérative. Leur mandat est annuel et renouvelable.
Le trésorier et le mandataire local ne peuvent être vérificateurs aux comptes.
La commission se réunit une fois par an, en septembre après la clôture des comptes, et obligatoirement à
l’école, les documents comptables ne devant pas en sortir.
En cas de mutation ou de départ à la retraite du mandataire, cette réunion doit avoir lieu avant son
départ.
Assistent à cette réunion : le ou les mandataires, le ou les trésoriers (élèves ou adultes), le directeur ou le
chef d’établissement.
Quel est son rôle ? La commission de contrôle des comptes garantit la sincérité des documents
financiers et des documents comptables qui sont consultés sur place. Par sondage, la commission vérifie
un certain nombre de pièces en recettes et en dépenses et se fait présenter les justificatifs. En aucun cas,
elle ne prédispose de l’utilisation des fonds et des biens. Elle se fait également présenter les cahiers des
classes, le cahier d’inventaire du matériel appartenant à la coopérative et le cahier des délibérations du
Conseil de Coopérative.
La commission de contrôle a une obligation de réserve et de discrétion par rapport aux documents
qu’elle étudie. Elle présente son rapport en Assemblée Générale, en Conseil de Coopérative, en Conseil
d’École ou en Conseil d’Administration.
VOUS DEVEZ PHOTOCOPIER LE COMPTE-RENDU D’ACTIVITÉS ET LE COMPTE-RENDU
FINANCIER STATUTAIRES ET EN GARDER UN EXEMPLAIRE PENDANT 10 ANS, avec les
cahiers de comptabilité, les factures, relevés bancaires, etc.
Scoops n° 54 bis - juin 2000
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Le mot du Trésorier…
Pour éviter d'éventuels problèmes, ce que chaque mandataire doit faire :
•
Avant la fin de l'année scolaire
1. Mettre sa comptabilité à jour :
1. vérifier que toutes les opérations de l'année sont bien inscrites sur le cahier de
comptabilité.
2. Classer tous les justificatifs (notes, reçus, tickets, listes de recettes,…) en les numérotant
et les collant dans le même ordre que le cahier [n° de PJ ("pièce justificative")].
3. Classer tous les extraits de compte bancaire dans l'ordre des dates sans les coller.
2. Vérifier le solde de votre compte bancaire:
1. Le montant indiqué sur votre dernier extrait de compte doit correspondre, au centime
près, avec celui de votre cahier (ou logiciel).
2. S'il ne correspond pas, il est justifié par le rapprochement bancaire au dos de votre CRF
(voir le mode d'emploi joint au CRF).
3. Préparerprovisoirement le compte-rendu financier (sans le rédiger, ceci pour déceler des
erreurs éventuelles) en appliquant la formule :
Situation de début d'année (report du compte 110)
+ tous les produits de l'année
- toutes les charges de l'année
= Situation de vos comptes (caisse + banque/CCP) en fin d'année (actif/passif)
•
Après le 31 août et courant septembre (avant le 15 octobre) :
1. Attendre le(s) dernier(s) extraits de compte éventuel(s) arrivé(s) pendant l'été pour ajouter les
opérations complémentaires de 1999/2000 (Pour les coopératives dans Trésoft, les intérêts ne sont
publiés qu'à la mi-septembre, mais ils devront être enregistrés au 31 août 2000 car ils
correspondent à l'année scolaire terminée).
2. Totaliser définitivement les charges et produits et vérifier la formule en 3) ci-dessus.
3. Recopier "les chiffres" sur le CRF statutaire, sans modifier les éléments imprimés (sauf
accord particulier du siège départemental).
• En cas de changement de mandataire, respecter impérativement les conseils
ci-dessus. Vous devez, de plus, confier vos comptes à jour au collègue qui vous succède ou à un
autre collègue de l'établissement, en lui commentant votre comptabilité :
Dresser une liste des opérations en instance (chèques non débités, virements non
reçus, subventions en attente,…) qui devront figurer au bilan financier.
Ne pas emporter la comptabilité (les pièces appartiennent à la coopérative et doivent
être archivées à l'école pendant 10 ans).
Sauf cas exceptionnel, les nouveaux collègues se font connaître relativement tôt,
penser à effectuer vos changements de mandataires.
Rappel : les livrets d'épargne et comptes de placements divers (compte 517 sur le bilan) sont désormais
interdits parce que "hors-la-loi". Merci de nous signaler l'existence de ceux qui nous auraient échappé !
Sauf contrordre de dernière minute, le moyen de demi-décharge mis à la disposition de l'OCCE par
l’I.A. du Rhône n'est pas remis en cause. Vous pouvez donc demander l'assistance comptable du trésorier
pour rédiger votre bilan dans les délais impartis.
Bonnes vacances à tous.
Coopérativement, Alain Dusert.
Scoops n° 54 bis - juin 2000
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COMPTE-RENDU D’ACTIVITÉS
STATUTAIRE
Nom du Mandataire :
Classe :
École :
Adresse :
Numéro OCCE : 69/....../..
Formulaire au dos à remplir, à photocopier. Garder la copie.
LE RÔLE DU MANDATAIRE
Le Mandataire de la Coopérative ou du foyer est l’enseignant qui a des rapports privilégiés avec l’Association
Départementale OCCE. Il est agréé par le Conseil d’Administration départemental pour procéder à certaines opérations
administratives pour le compte des coopérateurs, dont il est le représentant légal.
Il est le garant, avec les tuteurs des coopératives de classes, du bon fonctionnement de la coopérative,
devant les élèves, les parents, les élus et l’Association Départementale OCCE.
Les tuteurs des coopératives de classes sont coresponsables de la gestion coopérative.
Le Mandataire est responsable :
- de la diffusion des informations envoyées à l’OCCE,
- du paiement des cotisations dans les 3 mois qui suivent la
rentrée scolaire,
- de l’envoi des compte rendus d’activités et financier
ainsi que du rapport de la commission de contrôle des
comptes dans le mois qui suit la rentrée scolaire.
Responsable de la tenue comptable de la Coopérative ou du
Foyer, il a le devoir de contrôler qu’il y a autant de cahiers
de comptabilité que de classes affiliées. les comptes des
classes, soldés et reversés sur le compte général à la fin des
classes, sont intégrés dans le cahier de comptabilité
générale, afin que le compte rendu financier donne une
image fidèle de l’ensemble des activités de l’année.
Le Mandataire ne peut contacter un crédit, un leasing,
sans avoir reçu l’aval de l’Association Départementale
OCCE.
Le Mandataire est aussi responsable de la tenue des autres
registres obligatoires de la Coopérative ou du Foyer :
- Cahier(s) de délibérations du Conseil de Coopérative,
- Cahier d’inventaire des biens acquis par la Coopérative
ou le Foyer.
Il est important de noter que le Mandataire n’est pas
obligatoirement le Directeur ou le Chef d’Établissement.
La Coopérative ou le foyer qui perçoit des subventions
doit pouvoir en fournir le détail ainsi que l’utilisation de
celles-ci.
Enfin, la Coopérative ou le Foyer, devant être assurés en
responsabilité civile, le Mandataire souscrira un contrat
auprès d’une compagnie d’assurance, sauf dans le cas
ou l’Association Départementale a pris un contrat
MAIF/OCCE pour tous les coopérateurs.
L’envoi des comptes rendus d’activités et financier est une obligation statutaire. Le Mandataire qui ne
s’y conformerait pas pourra voir son mandat retiré sur décision du Conseil d’Administration
départemental. La Coopérative ou le Foyer pourra également faire l’objet d’une radiation.
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