Une déclaration pour remplacer toutes les autres - Net

Une déclaration pour remplacer
toutes les autres :
les conditions de la réussite
Rencontres des acteurs publics
5 juillet 2012
La déclaration sociale nominative
Principe et enjeux
Stéphane EUSTACHE
Adjoint au Directeur de la maîtrise d’ouvrage stratégique de la DSN
La déclaration sociale nominative
L’idée d’une déclaration sociale nominative est née de
plusieurs constats :
Multiplicité, hétérogénéité et relative lourdeur des formalités sociales.
L’allègement de la charge administrative est un enjeu majeur de
compétitivité.
Les limites des travaux de réduction portant sur la simplification des
déclarations elles-mêmes
Les limites de la dématérialisation et des télétransmissions
La déclaration sociale nominative
Cette idée s’appuie sur des évolutions récentes :
Le succès de net-entreprises.fr a permis l’accès à une nouvelle phase de
la modernisation grâce à la capacité des organismes à construire ensemble
des systèmes complexes.
Accélération de l’informatisation des entreprises : en 2008, 50 % des
entreprises utilisent un logiciel de paie ; en 2012, plus de 2/3 sont équipées.
Le travail de normalisation et de rationalisation des données sociales a
déjà commencé avec la norme N4DS.
D’autres pays européens ont mis en œuvre avec succès des démarches
de simplification des déclarations sociales, notamment en Belgique.
Les travaux et réflexions entourant les assises de la simplification.
La déclaration sociale nominative
La DSN :
Instaurée par la loi Warsmann
Ce n’est pas une nouvelle déclaration
C’est une modalité déclarative simplifiée, rythmée par l’acte de paie, qui
se substitue progressivement aux déclarations sociales actuelles
Elle repose sur :
Une transmission mensuelle et dématérialisée de
prolongement naturel de ce qui figure sur le bulletin de paie
données,
L’association de signalements allégés, transmis au fil de l’eau, si
nécessaire, pour garantir la prise en charge des salariés dans les délais de
référence
La déclaration sociale nominative
La DSN est par salarié :
Les montants des rémunérations qui fondent les cotisations dues et les
droits ouverts sont transmis salarié par salarié.
Le rapprochement entre cotisations versées et droits respectifs des
salariés est ainsi assuré en permanence.
Elle sera progressive
Son déploiement a été voulu progressif, qu’il s’agisse du nombre de
déclarations qu’elle va remplacer comme du nombre d’entreprises
engagées dans le dispositif.
Son démarrage interviendra début 2013 sur la base du volontariat, sa
généralisation sera obligatoire en 2016 pour toutes les entreprises en
remplaçant l’ensemble des déclarations.
La déclaration sociale nominative
La DSN offre des avantages à tous ses acteurs :
Pour les entreprises, ou ceux qui déclarent pour elles : simplification,
fiabilité et gain de temps grâce à une seule transmission automatisée avec
un rythme mensuel plutôt qu’une trentaine à des rythmes différents ; des
retours au fil de l’eau (ex : calcul IJ subrogées) progressant vers une
dématérialisation complète des déclarations sociales.
Pour les salariés : la certitude que leurs droits sont précisément et
régulièrement enregistrés, sans délai, tout en renforcer la confidentialité des
données qui circulent (moins nombreuses) et facilitant les démarches
nécessitant la connaissance des salaires mensuels0
Pour les organismes de protection sociale : fiabilisation des données
garantissant la correspondance entre cotisations et ouverture de droits,
simplification des contrôles et réduction des contentieux. Les organismes
confirment leur rôle majeur dans les processus de modernisation.
Pour les pouvoirs publics : meilleur suivi des données des entreprises
pour évaluer les politiques publiques, les faire évoluer et lutter contre la
fraude ; étape décisive de modernisation des formalités en liaison avec le
projet ANSE.
La déclaration sociale nominative
La DSN est une approche nouvelle :
Par rapport au portail net-entreprises.fr, qui permettait de faire par un même
canal des déclarations similaires à différents organismes, la DSN n’est pas
une transmission modernisée via internet de données en silos parallèles,
mais la transmission quasi automatique de l’ensemble des données
nécessaires aux différents organismes.
En cible, la DSN permet d’envisager de demander aux entreprises, non
plus une déclaration, mais une extraction des données natives à partir
desquels les organismes reconstitueraient les données dont ils ont besoin.
C’est une approche d’ensemble pour l’État
Le secteur public et les administrations seront progressivement concernées
en tant que : utilisateurs des données produites par la DSN et
producteurs de données DSN (paie des fonctionnaires)
Le secteur public pourra être moteur d’une approche « tout numérique »
réformant les processus administratifs : la paie doit à terme se suffire à ellemême….
La déclaration sociale nominative
Le projet DSN est un moteur de simplification des données et
règles sociales
La DSN conduit à établir un référentiel de données sociales qu’elle
enrichit de données nouvelles uniquement après en avoir vérifié le besoin :
ETAPE 1 –
Analyse de la nature indispensable de la donnée en écart
La donnée en écart est-elle
indispensable ?
Si oui, quelle origine ?
ETAPE 2 –
Analyse des sources des données indispensables
NON
Peut-on avoir la donnée en
paie ?
OUI
Est-elle indispensable dans le
processus métier principal
déclenché par la déclaration
substituée ?
Peut-on avoir une règle de
contournement, abandonner
cette donnée ou transformer la
séquence de la donnée ?
OUI
NON
OUI
Est-ce que ça implique
un changement de la
réglementation
praticable et à quelles
conditions ?
OUI
NON
Pour la majorité des
cas du processus
concerné ?
NON
OUI
Quand
aux
questions
précédentes
Est-ce indispensable
pour un autre
métier (ex. contrôle,
statistiques, …) ?
NON OUI
NON
NON
Est-elle déjà
présente dans la
N4DS ?
OUI
Peut-on avoir la
donnée par le SIRH
?
NON
OUI
NON
Est-il envisageable
d’ajouter la donnée
dans la N4DS ?
OUI
Peut-on avoir la
donnée par une
autre source ?
NON
OUI
NON
Autre mode de
collecte de la donnée
au sein de l’organisme
(ex. réingénierie
processus) ?
OUI
Existe-t-il une solution de
contournement ?
OUI
NON
Est-ce que ça implique
un changement
praticable du
processus concerné et
à quelles conditions ?
OUI
Modalités à
instruire
NON
Collecte donnée
auprès d’autres
organismes ?
OUI
NON
Modalités à
instruire
NON
Systématiser la consultation préalable de ce référentiel dans tout projet de
refonte de système ou de texte serait un moteur de simplification.
La déclaration sociale nominative
Pour cela, le projet DSN s’appuie sur un pilotage structuré et
exigeant :
La MOAS : détermine dans le cadre légal fixé le contenu et les objectifs du
projet ; veille à la cohérence général du pilotage du projet et à la bonne
articulation des décisions ; réunit les conditions de réussite en lien avec
le GIP-MDS et ses membres ; instaure des échanges avec l’ensemble des
administrations ; veille à l’adaptation des textes nécessaires et à la prise en
compte du projet dans les COG
Le GIP-MDS (groupement d’intérêt public créé en 2000 par les organismes
de protection sociale) : réduit la complexité pour les entreprises, mutualise
les moyens des organismes ; promoteur et support du site net-entreprises.fr
qui sera le point d’envoi des DSN ; maître d’ouvrage opérationnel du
projet en liaison avec les OPS.
Le comité de normalisation (mis en place le 18 avril 2012) : établit un
document dénommé « référentiel des données sociales » ; soumet aux
éditeurs les normes d’échanges pour la DADS, sous la forme d’un
document appelé « cahier technique de la norme » ; propose toute
modification de nature à permettre une simplification de la norme et
des déclarations.
La déclaration sociale nominative
Fonctionnement
Élisabeth HUMBERT-BOTTIN
Directeur général du GIP-MDS
La DSN : le contour de la phase 1
Dès début 2013, les entreprises volontaires, dès lors qu’elles
sont prévues dans le périmètre de la phase 1, pourront entrer
dans le dispositif, qui couvre dans cette première phase la
substitution de 4 déclarations :
l’attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières,
l’attestation d’assurance chômage à destination Pôle emploi,
la déclaration des mouvements de main d’œuvre (EMMO pour les
moins de 50),
la radiation des contrats groupe pour les contrats en assurance
complémentaire et supplémentaire.
La DSN : sous produit de la paie
Des logiciels de paie conformes au cahier technique qui a été
établi en juin dernier par la Cnav seront proposés par les
éditeurs. Le cahier technique prévoit aussi les contrôles
communs qui seront à opérer
Les entreprises du régime général ou leurs mandataires
transmettront alors mensuellement leur message via un point
d’accès unique pour le régime général, le site net-entreprises.fr
auquel elles devront être inscrites – un autre site sera proposé mi2013 pour les entreprises agricoles
Les entreprises transmettront également les signalements
(arrêt / reprise maladie / maternité / paternité, rupture de
contrat de travail intervenus en cours de mois, chômage total
ou partiel)
Ces transmissions s’opèrent soit en upload soit en EDI
machine à machine
La DSN : un fonctionnement collectif
Les messages (mensuels et événementiels) seront alors traités
par l’Acoss qui aura la charge de vérifier leur conformité aux
contrôles de forme définis dans la norme, et de fournir un
certificat de conformité ou, le cas échéant un bilan
d’anomalies.
Les données nécessaires aux assurances seront transmises
directement aux mutuelles ou assurances concernées.
Pour les organismes de base et les services de l’État, la Cnav
conservera les données de rémunération au « compte » des
salariés et alimentera la DARES pour les procédure DMMO.
Lors de la survenance d’événements qui les concernent, les
éléments nécessaires sont adressés vers les organismes
concernés (Assurance maladie, Pôle emploi).
Architecture DSN phase 1 : flux entre les émetteurs et
les composants du système DSN pour le régime général
PORTAILS ET
CONCENTRATEURS
LOGICIEL DE PAIE
Flux DSN mensuel et signalement d'événements
INSCRIPTION
DÉPÔT
Référentiel
net-entreprises.fr
REI
Référentiel des
entreprises et des
indépendants
STOCKAGE
NET-ENTREPRISES.FR
RCD
Dépôt ACOSS
Répertoire commun
des déclarants
Stockage Cnav
PÔLE EMPLOI
CNAM TS
DARES
CTIP, FNMF, FFSA,
AGIRC-ARCCO
Le fonctionnement de la DSN pour les phases
suivantes
Les étapes de la montée en charge sont à définir
Il conviendra au fur et à mesure de compléter les données, les
traitements opérés tout en construisant sur les briques mises
en place précédemment :
version annuelle du cahier technique
gestion de versions successives des applications du système DSN
Les étapes décisives sur le chemin de la généralisation sont :
la prise en compte des opérations de recouvrement (DUCS),
la substitution de la DADS-U qui sert de nombreux partenaires.
Le contour de la prochaine étape sera dessiné à l’automne.
Les travaux préparatoires nécessaires à la
réussite
Des travaux préparatoires importants et indispensables à la
réussite du projet ont été entrepris :
sur l’harmonisation et la réduction des données transmises, pour
simplifier le message (ex : les montants, la gestion des périodes…) ;
sur un système d’identification unique des entreprises, c’est-à-dire
commun à tous les organismes ;
Sur les règles de gestion de l’ensemble du dispositif sur des points très
structurants, par exemple :
−
l’identification des salariés,
−
l’établissement du certificat de conformité,
−
les signalements complémentaires suite à contrôle qualité entre les
déclarations,
−
la gestion des relances.
Des moyens partagés sont mis en place pour
favoriser la circulation de l’information
Une boîte mail pour toute question des partenaires et acteurs
du projet (organismes, éditeurs … ) : [email protected]
Un site internet qui ouvrira en juillet : dsn-info.fr
Gérer et redistribuer la DSN :
Points de vigilance
François HIEBEL
Directeur de la maîtrise d’ouvrage de l’Acoss
Gérer et redistribuer la DSN
Les points de vigilance se situent à tous les niveaux de la
chaîne de traitement :
le dépôt
les contrôles
le répertoire des entreprises
le tableau de bord du déclarant
les conditions de la transmission
la gestion des relances
Les modalités de dépôt
Plusieurs formes pour le dépôt
EDI
upload
Plusieurs acteurs possibles
Entreprises avec des grands comptes
Concentrateurs
Tiers déclarants dont portail des experts-comptables
Des protocoles techniques différents
Chaque source doit pouvoir déposer de la manière la plus simple
possible.
Le site doit assurer une haute disponibilité et une garantie de
continuité dans toutes les configurations
Les contrôles
Bien situer le « curseur » pour ne pas accepter à tort des DSN
de mauvaise qualité mais ne pas bloquer des fonctionnements
normaux même s’ils sont atypiques
Le comportement de déclarations mensuelles nominatives est à ce jour
une « inconnue »
Des contrôles seront bien sûr indispensables :
structure
Siret
respect des contrôles de la norme
Les contrôles
Le contrôle des Siret s’appuiera sur un répertoire partagé (le
RCD présenté ici même l’année passée dont la mise en place
se tiendra en 2013) : alignement des organismes sur une même
connaissance de l’entreprise à un moment t
La logique de la DSN est un fonctionnement fil de l’eau :
À une date donnée la DSN est réputée acceptée
Comme dans la paie les rectifications postérieures sont effectuées dans
la DSN suivante
C’est au fur et à mesure des transmissions que le contrôle s’père, ce
qui est une véritable transformation « culturelle »
Les bilans pour les déclarants
Une vue d’ensemble doit être proposée pour permettre au
déclarant de :
Connaitre le degré d’acceptation des déclarations transmises dans un
flux
Disposer des signalements d’alerte en retour des opérations
postérieures (stockage à la Cnav, actions dans les organismes
complémentaires, utilisation par la DARES, traitement des
signalements par les organismes concernés – Pole Emploi, CNAM,
MSA-)
Disposer des éléments en retour de ces procédures : calcul des IJ,
Attestation employeur rematérialisée
Cette vue d’ensemble doit être mise à jour au plus de l’envoi
par l’entreprise de ces déclarations (fil de l’eau)
Les conditions de la transmission
Une traçabilité de bout en bout
Au niveau du déclarant :
−
Accusé de réception
−
Certificat de conformité
Au niveau des flux distribués :
−
Acquittement de réception
−
Prise en compte des retours
Une garantie de confidentialité des données
Une garantie de mise à disposition au plus vite auprès du
système de recouvrement dès lors que celui-ci sera dans le
périmètre :
La phase 1 permet de roder les procédures et de garantir leurs
performances avant cette prise en compte
La gestion des relances
L’adhésion à la DSN est au volontariat mais une fois l’option
prise, elle devra être régulièrement produite
A défaut cela fragiliserait le droit des assurés
Un système de rappel avant échéance puis relance au bout
d’un délai de non réception sera ainsi proposé
Pour mesurer la capacité des systèmes des entreprises à
inscrire le nominatif dans un rythme mensuel, les échéances
limites de production de la DSN dans la phase 1 ont été située
en continuité de celles appliquées au recouvrement pour les 2
échéances principales (le 5 ou le 15)
Garantir la qualité des données stockées
et reconstituer les procédures
Véronique BROUSSE
Directeur de la maîtrise d’ouvrage de la Cnav
Le stockage des données et la reconstitution
des procédures
La DSN mensuelle, référence de toutes les procédures
Les contrôles pour signalement lors du stockage
La distribution à Pôle emploi, à l’Assurance maladie et à la
DARES
La distribution dans les phases suivantes
La DSN, un changement sans changement ….
La DSN ne change pas le droit des procédures en place…
… mais elle change la manière de les opérer…
Ce qui conduit à changer la manière de gérer la qualité des
données déclarées
Les contrôles lors du stockage
À ce jour :
Chaque donnée est déclarée N fois sous des formes différentes
Chaque organisme en opère le contrôle et s’il y a lieu opère des retours
vers les entreprises sans communication entre les organismes
Avec la DSN :
Les données contenues dans la DSN mensuelle sont ainsi porteuse de
la qualité de n procédures
Des contrôles ont ainsi été jugés indispensables pour éviter que des
erreurs ne soient découvertes trop tardivement (lorsque des
signalements surviennent)
Les contrôles lors du stockage : identification
du salarié
Le contrôle de la qualité du NIR est un élément clef du
dispositif
Il s’agit d’aller interroger le SNGI afin de s’assurer de la
qualité du NIR de l’individu.
Ce contrôle permet d’identifier les salariés qui ne sont pas
retrouvés au SNGI et produit la liste des NIR non identifiés.
Un bilan d’identification est fourni à l’employeur et doit
permettre d’identifier le salarié de manière unitaire et
partagé avec l’employeur dans les transmissions à venir
Les contrôles lors du stockage : logique des
données gérées
La juste exécution de paie vis-à-vis des données nécessaires
dans le cadre des prestations sociales sera vérifiée chaque
mois et permettra d’éviter la détection tardive des problèmes,
lesquels sont alors plus complexes à résoudre
Quelques exemples :
La DSN mensuelle ne peut contenir de périodes de
rémunération pour un contrat de travail travaillées
postérieurement à la date de fin de contrat de travail.
Tout contrat de travail doit être présent dans toutes les DSN
suivantes jusqu’à la fin de ce contrat;
Toute fin de contrat de travail mentionnée dans la DSN
mensuelle doit avoir fait l’objet d’un signalement d’événement.
Un salarié ne peut avoir 2 contrats à temps plein pour un même
Siret employeur.
La distribution à Pôle emploi, à l’Assurance
maladie et à la DARES
Les données stockées sont nécessaires et suffisantes pour
produire les formalités substituées.
Mais elles ne sont pas forcément énoncées dans la forme
« cible » nécessaire à la procédure compte tenu des systèmes
d’information en place.
Le traitement d’extraction devra :
Vérifier que les conditions de constitutions des sous produits sont
couvertes : historique suffisant, absence de ruptures, etc.
Déduire de données « élémentaires » des données calculées dans la
forme attendue : durée de travail en heures sur la base de forfait,
montant théorique de droits par rapport à un taux de référence, etc.
Conserver la trace de cette restitution à des fins de contrôles ultérieurs,
sachant que ce qui incombe à l’employeur est la conservation de ce
qu’il émet (traçabilité juridique dans le cadre de procédures
numériques).
La distribution dans les phases suivantes
À terme la DSN couvrira la DADS-U.
Les partenaires historiques de TDS seront concernés par la
DSN sous deux formes :
Ceux dont les métiers mettront en évidence un intérêt de transmission
d’éléments au fil de l’eau, soit mensuellement soit selon certains
événements (ex. : SRE…)
−
Il faudra mettre au point les conditions et modalités de ces transmissions
Ceux dont les métiers s’appuient sur des procédures annuelles
inchangées
−
Le calcul opéré annuellement sur la base des éléments transmis
mensuellement interviendra en janvier de l’année N+1 en consolidant
également les éléments n’ayant un sens que annuellement et qui seront
transmis dans la 12ème DSN (ex. : DGFIP).
La distribution dans les phases suivantes
Pour les administrations, ces travaux seront menées sur deux
axes :
L’analyse des besoins métiers
−
Un guide d’étude d’impacts a été mis à disposition via le groupe
Administration constitué sous la responsabilité de la MOA
−
Le GIP-MDS peut appuyer l’analyse à mener si nécessaire
L’analyse des données en conséquence
−
Une fois les impacts clarifiés, l’analyse des données nécessaires sera
menée au sein du comité de normalisation des données sociales et de leurs
échanges, auquel les administrations sont parties prenantes
La généralisation en 2016, c’est déjà demain. Ces travaux
devront pouvoir s’engager dès l’automne 2012
En conclusion : de nombreuses conditions de
réussite
La qualité des travaux techniques à mener est essentielle ;
mais il faut citer également :
La gestion du temps : le planning induit par la loi est ambitieux.
−
optimiser le rapport ambition/réalisme, qualité comprise.
Un déploiement réfléchi : il s’agit d’un vrai changement pour
les entreprises qui s’opérera d’autant mieux que sont pris en
compte les enseignements tirés des premiers utilisateurs
Une appropriation par les agents des organismes concernés
Une collaboration entre tous les acteurs : les organismes
concernés mais aussi les éditeurs de logiciels, les expertscomptables et gestionnaires de paie.
Un accompagnement constant des entreprises et des
mandataires tout au long des années de montée en charge du
projet, à concevoir très en amont.