termes de reference unite de gestion du projet filets

MINISTERE D’ETAT, MINISTERE DE
L’EMPLOI, DES AFFAIRES SOCIALES
ET DE FORMATION PROFESSIONNELLE
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REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE
Union – Discipline – Travail
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UNITE DE GESTION DU PROJET
FILETS SOCIAUX PRODUCTIFS
TERMES DE REFERENCE
RECRUTEMENT DU PERSONNEL FIDUCIAIRE DE L'UGP
Mai 2015
I.
CONTEXTE GENERAL DU PROJET
Le Gouvernement de Côte d'Ivoire a adopté le 21 mai 2014, la Stratégie Nationale de
Protection Sociale (SNPS) et son Plan d’Actions 2014-2015. Cette stratégie a pour
objectif de construire progressivement un système de protection sociale qui renforce
les garanties élémentaires de sécurité sociale des populations vulnérables. Elle vise
à contribuer à l’amélioration du niveau de vie des plus pauvres, à faciliter leur accès
aux services sociaux de base et renforcer leur résilience face aux risques d’abus, de
violence, d’exploitation, de discrimination et d’exclusion.
Dans le cadre de la mise en œuvre de cette stratégie, le Gouvernement a obtenu de
la Banque Mondiale à travers l’Association Internationale de Développement (IDA),
un don de 50 millions de dollars US, soit 25 milliards de francs CFA pour financer le
Projet Filets Sociaux.
Ce projet vise à améliorer les revenus des populations pauvres dans des zones
rurales cibles à travers un programme de transfert monétaire qui devra permettre aux
ménages d’améliorer leur consommation de base et leur productivité de différentes
façons. Ce programme ciblera les ménages pauvres avec enfants de moins de 15
ans, y compris les femmes enceintes.
Le projet comprend trois composantes:
Composante 1: la mise en place d’un programme des transferts monétaires aux
ménages les plus pauvres en zones rurales dans les régions ciblées et des mesures
d’accompagnement pour les sensibiliser aux bienfaits de l’investissement dans leur
capacités (humain, financière et physique) ;
Composante 2: la mise en place des fondements d’un système national de filets
sociaux ;
Composante 3: la Gestion et le Suivi-Evaluation du projet.
Ce projet couvre la période 2015-2020 et pourrait permettre d’atteindre entre 30 000
et 35 000 ménages en milieu rural dans les trois régions (Centre, Nord et Ouest)
enregistrant les forts taux de pauvreté chronique et de malnutrition infantile en Côte
d'Ivoire.
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UGP-FILETS SOCIAUX PRODUCTIFS
Pour sa mise en œuvre, le Ministère d’Etat, Ministère de l’Emploi, des Affaires
Sociales et de la Formation Professionnelle (MEMEASFP) a été choisi par le
Gouvernement comme institution de tutelle du projet au vu de son mandat et de ses
attributions. Afin d’assurer la pérennité de la gestion du Projet des Filets Sociaux, le
MEMEASFP a mis en place une unité d'exécution appelée "Unité de Gestion du
Projet" (UGP). L'UGP comprendra, en plus du personnel technique et le personnel
d'appui composé de fonctionnaires, un personnel fiduciaire qui doit être recruté
conformément aux procédures de la Banque Mondiale.
A cet effet, il est prévu le recrutement d'un(e) Spécialiste en Gestion Financière et
Comptable, et d'un(e) Spécialiste en Passation des Marchés.
II.
TACHES ET RESPONSABILITES DES PERSONNELS FIDUCIAIRES DE
L'UGP-FILETS SOCIAUX
1. Le/la Spécialiste en Gestion Financière et Comptable
1.1. Mandat du/de la Spécialiste en Gestion Financière et Comptable
Sous l’autorité du Coordonnateur de l’Unité de Gestion du Projet, le/la Spécialiste en
Gestion Financière et Comptable est chargé(e) de :
-
coordonner l’élaboration du Plan de Travail Annuel Budgétisé (PTAB) et du
budget ;
-
organiser le transfert des ressources vers les organismes et les structures de
mise en œuvre, conformément aux procédures édictées à cette fin ;
-
assurer le contrôle interne des opérations financières et comptables ;
-
assurer la préparation et la gestion administrative et financière des contrats ;
-
suivre l’état de la trésorerie du projet ;
-
suivre l’exécution du budget ;
-
produire les Rapports Financiers Intérimaires non audités (RFI) et les comptes
annuels du projet suivant les standards et la périodicité requise par la Banque
Mondiale ;
-
élaborer et actualiser le tableau de bord et les états financiers ;
-
préparer et assurer la transmission régulière des Demandes de Retrait des
Fonds (DRF) et des Demandes de Paiement Directs (DPD);
-
suivre les immobilisations ;
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UGP-FILETS SOCIAUX PRODUCTIFS
-
réaliser les inventaires périodiques et annuels;
-
préparer les éléments des audits internes réalisés par l’IGF et
audits
financiers externes et s’assurer de la mise en œuvre des recommandations de
ces audits;
-
participer à la rédaction des rapports d'activités ;
-
assurer la gestion du patrimoine ;
-
suivre les affaires générales et juridiques ;
-
assurer la gestion des ressources humaines du projet ;
-
conduire l’installation d’un système informatisé de gestion financière,
comptable et de passation des marchés en mesure d’enregistrer, analyser et
rendre compte de manière adéquate et dans un minimum de temps de la
situation de tous les fonds et ressources employés dans le cadre de
l’exécution du projet ;
-
assurer toutes autres tâches en lien avec la fonction.
Toutes ces tâches sont exécutées en liaison avec le Contrôleur Financier et l’Agent
Comptable affectés au projet.
1.2. Qualifications et expériences requises
Le / la Spécialiste en Gestion financière et Comptable devra avoir :
-
au minimum un diplôme supérieur universitaire de niveau Bac + 5 en Gestion,
en Contrôle de gestion, Comptabilité et Finance, Audit, Administration,
Economie du type Master, MSTCF, DESCF, DESS ; un diplôme en
comptabilité type DEC, ACCA serait un atout ;
-
Avoir au moins 10 (dix) ans d’expériences professionnelles cumulées dans
les domaines de la comptabilité, de l’audit, de la gestion financière, de la
finance, du contrôle de gestion donc au moins 5 ans dans un cabinet
d’expertise comptable et d’audit, en entreprise en qualité de DAF, auditeur
interne, contrôleur de gestion ou chef comptable, dans l’administration
publique ou dans des projets financés par les partenaires au développement ;
une expérience dans les domaines de l’élaboration d’instruments de gestion
financière et comptable, de mise en place et de gestion de ces systèmes
serait un atout ;
-
une expérience d’au moins quatre (4) ans à un poste similaire (Spécialiste en
gestion financière, RAF, DAF) au sein d’un projet financé par des partenaires
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UGP-FILETS SOCIAUX PRODUCTIFS
techniques et financiers (PTF) notamment la Banque Mondiale, la BAD serait
un avantage considérable ;
-
une maîtrise des logiciels comptables usuels et de systèmes informatisés de
gestion adaptée aux projets de développement financés par les PTF ; la
connaissance des logiciels de gestion comptable généralement utilisé sur les
projets financés par la Banque Mondiale sera un avantage supplémentaires ;
-
une bonne capacité en analyse financière, et rédactionnelle ;
-
une bonne capacité de travailler sous pression, diriger une équipe et dans un
environnement multiculturel ;
-
une bonne capacité de résolution des problèmes liés à la gestion
administrative, financière et comptable des projets de développement ;
-
au moins trois (03) références professionnelles ;
-
une bonne connaissance informatique des logiciels courants (Word, Excel,
Power Point, E-mail et autres outils de communication).
1.3. Durée du contrat
La durée du contrat est de un (1) an renouvelable sur cinq (05) maximum suivant le
contrat qu’il aura signé avec le Coordonnateur de l’Unité de Gestion du Projet en
accord avec la Banque Mondiale. Le renouvellement ne peut intervenir que si ses
états de service sont satisfaisants pour le projet et pour la Banque Mondiale.
1.4. Evaluation annuelle et critères de performance
Les performances du/de la Spécialiste en Gestion Financière et Comptable du projet
seront évaluées annuellement par le Coordonnateur du projet, sur la base d’un
contrat de performance établi conjointement avec indication des résultats fixés. Les
résultats de l’évaluation seront partagés avec le Gouvernement et la Banque
Mondiale et serviront de base au renouvellement du contrat.
2. Le/la Spécialiste en Passation des Marchés (SPM)
2.1. Mandat du/de la Spécialiste en Passation des Marchés (SPM)
Sous l’autorité du Coordonnateur, le/la SPM est chargé (e), notamment de:
-
mettre sur pied la fonction de passation des marchés;
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UGP-FILETS SOCIAUX PRODUCTIFS
-
mettre en place les instruments de base de la passation de marchés (manuel
des opérations, directives et documents de gestion des marchés) conforme
aux exigences du manuel d’exécution du projet;
-
mettre en place des outils de gestion des marchés adaptés aux besoins du
projet, dont le plan annuel de passation des marchés et sa mise à jour
périodiquement;
-
développer des mécanismes de suivi de l’exécution des contrats;
-
développer les mécanismes, procédures et pratiques nécessaires à l’intégrité
du système de passation des marchés dont le système de classement.
2.2. Nature et étendue des services
Sous la supervision générale du Coordonnateur du projet, le/la SPM sera
responsable de:
-
mettre en place un système simple de gestion de la passation des marchés
comprenant (i) la planification des opérations de passation des marchés, (ii) le
suivi de l’avancement, (iii) l’analyse des écarts entre les réalisations et le plan
de passation des marchés ;
-
assurer la qualité de l’ensemble du processus d’acquisition, et plus
précisément de ce qui suit :
a. faire le suivi auprès des services techniques bénéficiaires de
l’acquisition ou de l’Unité de Gestion du Projet de la préparation et la
finalisation des termes de référence (TDR), pour les acquisitions de
service de consultant, et des spécifications techniques des biens et
travaux ;
b. assurer le contrôle qualité des dossiers d’appel d’offres, et des
demandes de propositions (suivant les modèles fournis par l’IDA)
préparés par les unités techniques devant être soumis à l’avis de non
objection de l’IDA, et assurer leur transmission/vente selon le cas ;
c. procéder au lancement des appels d’offres (le cas échéant aux avis à
manifestation d’intérêt ou présélection), selon les modes convenus
dans les accords de prêts ou de dons ;
d. veiller à la bonne gestion des appels d’offres en cours ;
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UGP-FILETS SOCIAUX PRODUCTIFS
e. participer aux séances publiques d’ouverture des plis pour fournir des
conseils et assurer le contrôle qualité des rapports d’ouverture des
offres et propositions reçues, préparés par les unités techniques ;
f. assurer le contrôle qualité des rapports d’ouverture de plis et
d’évaluation des offres à signer conjointement par les autres membres
désignés de ces commissions ;
g. être l’interlocuteur du bailleur de fonds pour toutes les questions
relatives aux acquisitions notamment pour toutes les communications
liées à l’obtention des avis de non objections du bailleur de fonds ;
h. assister les unités techniques dans la préparation des contrats, après
l’obtention des avis de non objection si c’est requis, et veiller à leurs
signatures par les personnes habilitées à le faire ;
i. concevoir et mettre en place une base de données fournisseurs, et
développer des statistiques de gestion qui permettront aux bailleurs de
mesurer le niveau de performance de l’équipe chargée de la passation
des marchés ;
Le/La SPM sera également chargé de :
-
planifier, préparer et coordonner le calendrier d’acquisition des services de
consultants et de biens et travaux pour chaque projet ;
-
établir tous les rapports d’activités prescrits par le manuel des procédures
d’acquisition de l’Unité de Gestion du Projet, mais également de tout autre rapport
que les bailleurs pourraient demander dans le cadre de l’exécution du projet ;
- mettre en place un système de classement des dossiers de passation des
marchés qui inclura pour chaque marché tous les documents relatifs à ce marché
y inclus les documents relatifs aux paiements, en vue de permettre toute revue a
posteriori de l’IDA.
2.3. Qualifications et expériences requises
Le/La SPM devra avoir :
-
un diplôme supérieur en Ingénierie, Administration publique, Droit, ou Gestion
ou équivalent (minimum Bac + 4, équivalent d'une maîtrise (Master);
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UGP-FILETS SOCIAUX PRODUCTIFS
-
une expérience professionnelle de trois (3) minimum au moins dans le
domaine de la passation des marchés en qualité de spécialiste en passation
des marchés pour des projets cofinancés par la Banque Mondiale;
-
une excellente connaissance des techniques de passation des marchés en
générale et des règles et procédures de passation des marchés aussi bien
nationales que de la Banque Mondiale ;
-
une bonne connaissance de la langue française de même qu’une aptitude à
communiquer oralement et verbalement aussi bien avec les responsables du
projet, la hiérarchie et les collègues que le travail en équipe;
-
une bonne capacité de résolution des problèmes liés à la passation de
marchés publics ;
-
une connaissance informatique des logiciels courants (Word, Excel, Power
Point, E-mail et autres outils de communication).
2.4. Durée du contrat
La durée du contrat est de un (1) an renouvelable sur cinq (05) maximum suivant le
contrat qu’il aura signé avec le Coordonnateur de l’Unité de Gestion du Projet en
accord avec la Banque Mondiale. Le renouvellement ne peut intervenir que si ses
états de service sont satisfaisants pour le projet et pour la Banque Mondiale.
2.5. Evaluation annuelle et critères de performance
Les performances du Spécialiste en Passation des Marchés seront évaluées
annuellement par le Coordonnateur du projet, sur la base d’un contrat de
performance établi conjointement avec indication des résultats fixés. Les résultats de
l’évaluation seront partagés avec le Gouvernement et la Banque Mondiale et
serviront de base au renouvellement du contrat.
III.
CONSTITUTION ET DEPOT DES DOSSIERS DE CANDIDATURE
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Les candidats intéressés devront soumettre un dossier de candidature en langue
française, en quatre (4) exemplaires dont un (1) original et trois (3) copies
comprenant :
-
(i) une lettre de motivation adressée au Coordonnateur de l’UGP-Filets
Sociaux;
-
(ii) un curriculum vitae détaillé comportant des informations démontrant qu’il
dispose des qualifications et expériences pertinentes pour la mission, avec
mention de trois références professionnelles;
-
(iii) une copie du diplôme ;
-
(iv) une copie des certificats/attestations de travail, attestations
de
formation en passation des marchés et de tous autres documents justifiant
des compétences pour la mission.
Les dossiers de candidature doivent être déposés, au plus tard le ……. à ……
heures, à l’adresse mentionnée ci-dessous, sous pli fermé avec la mention du poste
souhaité « Candidature au poste de …. à l’UGP Filets Sociaux : A n’ouvrir
uniquement qu’en présence du Comité de dépouillement des dossiers de
candidature ».
L’adresse de dépôt des dossiers de candidature est la suivante :
Unité de Coordination des Programmes Emploi (UCP-Emploi)
Abidjan–Cocody II Plateaux, derrière le restaurant BMW,
à proximité de l’Ambassade de Mauritanie
06 BP 2281 Abidjan 06, Rue K35, Villa 412
Tél : 22 411 184 / 22 514 270.
IV.
PROCEDURE DE SELECTION
Le processus de sélection du personnel ci-dessous se fera conformément aux
directives de sélection et emploi de consultants par les emprunteurs de la Banque
Mondiale dans le cadre des prêts de la BIRD et des Crédits et Dons de l’IDA de
janvier 2011 révisée en juillet 2014. Le recrutement sera effectué par Appel à
candidature et comportera deux (2) phases :
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-
une phase de présélection des candidats par l’établissement d’une liste
restreinte des candidats les plus qualifiés pour la mission au regard de
l’analyse des CV reçus;
-
une phase de sélection par une interview des candidats présélectionnés sur la
liste restreinte après l’avis de non objection de la Banque Mondiale. Les
candidats retenus pour chacune des missions seront invités à des
négociations pour l’attribution des contrats.
NB : Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour la phase
des entretiens de sélection. Par ailleurs, les candidats ayant le statut de
fonctionnaire devront avant leur recrutement se conformer aux dispositions
1.13 des directives suscitées notamment apporté la preuve qu’ils sont en
congé sans solde ou démissionnaire.
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