FICHES DE POSTE agent d`accueil

FICHES DE POSTE
Intitulé du Poste
Nature du poste
Nom – Prénom
Statut, catégorie, Grade
Mission Principale du
service
Composition du service
Positionnement du
salarié dans
l’organigramme du
service
Activités du poste
IDENTIFICATION DU POSTE
Agent d’Accueil
Administratif
IDENTITE DU SALARIE
Technicien qualifié 1er degré niveau C1 de la convention collective des
organismes de formation
PRESENTATION DU SERVICE
Assurer la bonne gestion administrative et financière de l’Office
Intercommunal
- Directeur de Service
- Responsable administratif
- Responsable financier
- Agent d’accueil
- Secrétaires de formation
- Secrétaire de direction
- Assistante de gestion de formation
- Assistante administrative
- Comptable
- Agents d’Entretien
Madame ou Monsieur est sous la responsabilité directe du Responsable
Administratif.
ACTIVITES DU POSTE
Accueille téléphoniquement et physiquement les différents acteurs de
l’Office Intercommunal
Contribuer à la gestion des documents entrants et sortants :
 Dépouiller et ventiler le courrier reçu,
 Gérer les courriers sortants internes ou externes, expédition…
 Assurer l’accessibilité des informations,
 Classer, photocopier,
Mettre en forme les courriers et documents :
 Mettre en forme et dactylographier les documents (compte-rendu,
rapports, bilans, consultations, courriers…) en respectant la charte
graphique du service et de l’entreprise,
Assister la secrétaire du service pour l’organisation courante :
Gérer le standard téléphonique, les messages téléphoniques, les rendezvous et l’accueil des visiteurs des membres du personnel, le fax, la
messagerie mail général
 Gérer les planigrammes : réunions, formations, déplacements,
réservations de salle, …,
 Gérer les fournitures de bureau,
 Effectuer des tâches à la demande,
 Gérer les positionnements des publics,
 Gérer les rendez-vous publics,
 Préparer les différents documents nécessaires à l’accueil des publics,
 Gérer l’envoi des fiches de liaison aux référents,
 Gestion les appels téléphoniques de maintenance (distributeur de
boissons, commande de toner, dépannage copieurs et autres, …)
 Travail en collaboration avec d’autres services
Intérêts, contraintes,
difficultés du poste
Profil de poste
COMPETENCES REQUISES SUR LE POSTE
Les savoirs :
 Connaître le fonctionnement d’un organisme de formation
 Connaitre les principes fondamentaux de secrétariat
Les savoir-faire :
 savoir utiliser les différents logiciels de bureautique (Excel, Word,
Internet Explorer, …)
 Savoir utiliser des logiciels spécifiques
 Savoir chercher l’information et la mettre en application
 Savoir être rigoureux et méthodique, disponible dans les moments de
pointe
Les savoir-faire comportementaux :
 Savoir être organisé et méthodique
 Savoir respecter la confidentialité
 Savoir gérer ses stress et être réactif
 Savoir prendre des initiatives et se fixer des priorités
Environnement de
travail
 Lieu de travail : Poste basé à Fâches Thumesnil. Toutefois, pour le bon
fonctionnement de l’organisme celui-ci pourrait être déménagé dans tout
autre local qui pourrait être mis à disposition
 Mise à disposition du poste possible sur les structures intercommunales
du SIVU et du Pévèle Mélantois Carembault
Date et signature du salarié
Date et signature du supérieur hiérarchique