Excel 2000 n2 - AFCI Newsoft

Transcription

EXCEL 2000
Niveau Perfectionnement
SOMMAIRE
I.
FONCTIONS DE CALCUL
II.
LE COLLAGE SPECIAL
4
27
III.
LES REFERENCES RELATIVES ET ABSOLUES
28
IV.
LES GRAPHIQUES
33
V.
LES BASES DE DONNEES
46
VI.
LES TABLEAUX CROISES DYNAMIQUES
50
VII.
VALEUR CIBLE
53
VIII.
MACROS
54
I.
AFCI NEWSOFT
EXCEL 2000
FONCTIONS DE CALCUL
ABS
Fonction Mathématique et Trigonométrique.
=ABS(nombre)
Cette fonction renvoie la valeur absolue du nombre introduit en argument.
Exemple :
La cellule B6 contient la valeur 500 et la cellule B7 contient la valeur 200.
Posons en B8 la formule suivante : =ABS(B7-B6)
On obtient :
300
AMORLIN
Fonction Financière
=AMORLIN(Coût;Valeur_rés;Durée)
Cette fonction calcule l’amortissement linéaire d’un bien, sachant le coût initial pour une
durée connue, en tenant compte de la valeur résiduelle du bien.
Exemple :
La cellule B6 contient la valeur d’achat :
500.000
La cellule B7 contient la valeur résiduelle : 20.000
La cellule B8 contient la durée :
4
Posons en B9 la formule suivante : =AMORLIN(B6 ; B7 ; B8)
On obtient :
AFCI NEWSOFT
120.000
EXCEL 2000
ARRONDI
Fonction Mathématique et Trigonométrique
=ARRONDI(Nombre;No_Chiffres)
Cette fonction arrondit un nombre en rapport à un nombre de décimales données.
Exemple :
La cellule B6 contient la valeur :
289
2,6
Posons en B8 la formule suivante :
=B6/B7
On obtient :
111,153846
Posons en B9 la formule suivante : =ARRONDI(B6 / B7;2)
On obtient :
111,15
Si No_Chiffres est négatif, l’arrondi se fait sur le chiffre à gauche de la virgule (-2
arrondi à la centaine la plus proche).
Si No_Chiffres est égal à 0, l’arrondi se fait sur l’entier le plus proche.
Si No_Chiffres est positif, l’arrondi se fait par rapport à la décimale spécifiée.
Excel propose deux autres fonctions permettant d’arrondir : ARRONDI.INF qui arrondit
toujours à la valeur inférieure et ARRONDI.SUP qui arrondit toujours à la valeur supérieure.
Formule
Formule
ARRONDI(225;-2)
= 200
ARRONDI(275;-2)
= 300
ARRONDI.INF(225;2)
= 200
ARRONDI.INF(275;- = 200
2)
ARRONDI.SUP(225
;-2)
= 300
ARRONDI.SUP(275 = 300
;-2)
AUJOURDHUI
Fonction Date et Heure
=AUJOURDHUI()
Cette fonction donne le numéro de série de la date actuelle de votre système.
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Le format Date appliqué à la cellule contenant le numéro de série du jour permet de visualiser
la date dans la cellule.
Exemple :
La cellule B6 contient la formule :
=AUJOURDHUI()
La réponse donnée est par exemple : 35860 soit en format date : 06/03/98
CHERCHE
Fonction Texte
=CHERCHE(Texte_cherché;Texte;Caractère_départ)
Cette fonction donne la position du premier caractère d’un texte recherché à l’intérieur d’un
texte inspecté.
Le texte est lu de gauche vers la droite, sans distinction des majuscules et des minuscules.
La spécification du caractère de départ de la recherche est facultative, (valeur 1 par défaut).
Exemple :
Les cellules B1, A2 et A3 contiennent respectivement :
A, TANTE, PAPA
Posons en B2 la formule :
=CHERCHE($B$1;A2;1)
On obtient la réponse :
2
=CHERCHE($B$1;A3;1)
2
DROITE
Fonction Texte
=DROITE(Texte;No_car)
Cette fonction extrait les N derniers caractères d’une chaîne de texte.
Exemple :
La cellule B1 contient le texte :
ABCDEFGH
=DROITE(B1 ; 3)
FGH
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ENT
=ENT(Nombre)
Cette fonction renvoie la partie entière d’un nombre.
Exemple :
618
27
=ENT(B1 / B2)
22
(618/27 = 22,8888888)
EST
=ESTERR(Valeur)
=ESTERREUR(Valeur)
=ESTNA(Valeur)
=ESTLOGIQUE(Valeur)
=ESTNUM(Valeur)
=ESTTEXTE(Valeur)
=ESTNONTEXTE(Valeur)
=ESTREF(Valeur)
=ESTVIDE(Valeur)
Ces neuf fonctions servent à tester le type d’une valeur, en retournant une réponse VRAI ou
FAUX.
ESTERREUR
ESTERR
que #N/A.
Retourne la réponse VRAI si l’argument est une valeur d’erreur.
Retourne la réponse VRAI si l’argument est une valeur d’erreur autre
ESTNA
#N/A.
Retourne la réponse VRAI si l’argument est la valeur d’erreur
ESTLOGIQUE
Retourne la réponse VRAI si l’argument est une valeur logique.
ESTNUM
Retourne la réponse VRAI si l’argument est un nombre.
ESTTEXTE
Retourne la réponse VRAI si l’argument est un texte.
ESTNONTEXTE
Retourne la réponse VRAI si l’argument n’est pas un texte ou si vide.
ESTREF
Retourne la réponse VRAI si l’argument est une référence.
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ESTVIDE
Retourne la réponse VRAI si l’argument est vide.
Exemple :
618
AA
=B1*B2
#VALEUR
Posons plutôt en B3 la formule :
=SI(ESTTEXTE(B2); 0;B1*B2)
0
ET
Fonction Logique
=ET(Valeur_logique1;Valeur_logique2;...)
Cette fonction retourne une valeur VRAI si tous les arguments qui la composent (jusqu’à 30)
sont tous vrais.
La réponse est FAUX dans le cas où au moins un seul argument est faux.
Si l’un des arguments ne retourne pas de valeur VRAI ou FAUX, alors la réponse #VALEUR
sera donnée.
Exemple :
1000
12
=SI(ET(B2>=10;B2<20);B1*B2*0,90;B1*B2)
10800
10% de réduction a été accordé.
Changez la valeur de la cellule B2 : 5
On obtient en B3 la réponse :
Aucun réduction n’est accordée.
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5000
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EXACT
Fonction Texte
=EXACT(Texte1;Texte2)
Cette fonction permet de comparer deux chaînes de caractères (texte1 et texte2), et retourne la
valeur VRAI si elles sont identiques ou FAUX si elles diffèrent.
Exemple :
Montagne
Colline
=EXACT(B1 ; B2)
FAUX
GAUCHE
Fonction Texte
=GAUCHE(Texte;No_car)
Cette fonction extrait les N premiers caractères d’une chaîne de texte.
Exemple :
ABCDEFGH
=GAUCHE(B1;3)
ABC
INDEX
Fonction Recherche et Référence
=INDEX(Sélection;Ligne;Colonne;Zone)
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Cette fonction retourne le contenu de la cellule située sur la ligne et la colonne indiqué pour
une sélection donnée.
La sélection sera constituée au minimum de quatre cellules.
Exemple :
A
1
B
C
D
Produit 1
Produit 2
Produit 3
2
Janvier
45
81
74
3
Février
12
52
40
4
Mars
56
33
62
5
Avril
58
74
85
6
Mai
45
64
21
7
Juin
94
12
38
Posons en F2 la formule :
=INDEX(B2 : D7;2;3)
40
MAINTENANT
Fonction Date et Heure
=MAINTENANT()
Cette fonction retourne le numéro de série de la date et de l’heure actuelle sur votre système.
Exemple :
10
=MAINTENANT()
On obtient la réponse (exemple) :
On obtient la réponse
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10/03/1994 11 : 15
=B2-B1
28/02/1994 11 : 15
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MAJUSCULE
Fonction Texte
=MAJUSCULE(Texte)
Cette fonction convertit en majuscule le texte en argument.
Exemple :
Bonjour
=MAJUSCULE(B1)
BONJOUR
MAX
Fonction Statistique
=MAX(Nombre1;Nombre2;...)
Cette fonction retourne la plus grande valeur d’une liste de nombres (30 nombres au
maximum ou une sélection de cellules).
Exemple :
12
85
42
53
=MAX(B1 : B4)
85
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MIN
=MIN(Nombre1;Nombre2;...)
Cette fonction retourne la plus petite valeur d’une liste de nombres (30 nombres au maximum
ou une sélection de cellules).
Exemple :
12
85
42
53
=MIN(B1 : B4)
12
MINUSCULE
Fonction Texte
=MINUSCULE(Texte)
Cette fonction convertit en minuscules le texte en argument.
Exemple :
bONJOUR
=MINUSCULE(B1)
bonjour
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MOD
=MOD(Nombre;Diviseur)
Cette fonction retourne le reste d’une division.
Exemple :
612
612 est le nombre de produits en stock.
8
8 est le nombre de produits pouvant être rangés dans un carton d’expédition.
=MOD(B1 ; B2)
4
4 est le nombre de produits restant pour le dernier carton, qui sera incomplet.
MOYENNE
=MOYENNE(Nombre1;Nombre2;...)
Cette fonction retourne la moyenne arithmétique d’une liste de nombres.
Exemple :
12
85
42
53
=MOYENNE(B1 : B4)
48
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EXCEL 2000
NB
=NB(Nombre1;Nombre2;...)
Cette fonction retourne le nombre de valeurs numériques dans une liste de cellules
sélectionnées.
Exemple :
12
bonjour
42
53
=NB(B1 : B4)
3
Seuls sont pris en compte les valeurs, les valeurs nulles, les valeurs logiques, et les
représentations sous format Texte de nombres.
Les chaînes de caractères ne seront pas totalisés.
NBCAR
Fonction Texte
=NBCAR(Texte)
Cette fonction retourne le nombre de caractères d’un texte (espaces compris).
Exemple :
Bonjour à tous
=NBCAR(B1)
14
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NBVAL
=NBVAL(Valeurs1;Valeurs2;...)
Cette fonction retourne le nombre de cellules non vides dans une liste de cellules
sélectionnées.
Exemple :
12
Bonjour
55676
Ventes
=NBVAL(B1 : B4)
4
NOMPROPRE
Fonction Texte
=NOMPROPRE(Texte)
Cette fonction retourne le texte en argument avec l’initiale en majuscule.
Exemple :
bertrand
=NOMPROPRE(B1)
Bertrand
ROGER
=NOMPROPRE(B1)
Roger
rouget de lisle
=NOMPROPRE(B1)
Rouget De Lisle
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NON
Fonction Logique
=NON(Valeur_logique)
Cette fonction retourne l’inverse de la valeur logique en argument.
Exemple :
FAUX
=NON(B1)
VRAI
OU
Fonction Logique
=OU(Valeur_logique1;Valeur_logique2;...)
Cette fonction retourne une valeur VRAI si au moins un des arguments qui la compose
(jusqu’à 30) est vrai.
Sinon la réponse est FAUX dans le cas où tous les arguments sont faux.
Si l’un des arguments ne retourne pas de valeur VRAI ou FAUX, alors la réponse #VALEUR
sera donnée.
Exemple :
1000
12
=SI(OU(B2>=10;B1>2000);B1*B2*0,90;B1*B2)
10800
10% de réduction ont été accordé car la valeur de B2 est supérieur à 10.
Changez la valeur de la cellule B2 : 5
On obtient en B3 la réponse :
5000
Aucune réduction n’est accordée aucun des deux arguments n’est vrai.
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PRODUIT
=PRODUIT(Nombre1;Nombre2;...)
Cette fonction retourne le résultat de la multiplication des arguments.
Si un des arguments est une chaîne de caractères, une erreur se produira.
Exemple :
200
12
=PRODUIT(B1 : B2)
2400
RANG
=RANG(Nombre;Référence;Ordre)
Cette fonction retourne la position d’un nombre dans une plage de cellules en supposant celleci triée, même si elle ne l’est pas.
L’ordre est facultatif, mais sert à spécifier le sens de traitement de la liste.
La valeur 0 sera attribuée à l’argument « Ordre » si on souhaite trier selon un ordre
décroissant. La valeur 1 triera selon un ordre croissant.
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Exemple :
1
A
B
Produits
Sorties
2
Table
46
3
Chaise
12
4
Fauteuil
56
5
Bureau
58
6
Armoire
45
7
Tableau
94
Posons en C2 la formule :
=RANG(B2;$B$2 : $B$7;0)
4
Posons en C2 la formule :
=RANG(B2 ;$B$2 : $B$7 ;1)
3
RECHERCHE
Fonction Recherche et Référence
=RECHERCHE(Valeur_cherchée;Vecteur_recherche;
Vecteur_résultat)
Cette fonction recherche une valeur dans une plage de cellules (une ligne ou une colonne avec
des valeurs triées par ordre croissant) en se référant à une autre plage de taille égale à la
précédente.
Exemple :
A
B
C
1
Codes
Produits
Prix
2
1
Table
800
3
2
Chaise
124
4
3
Fauteuil
654
5
4
Bureau
1620
6
5
Armoire
1450
7
6
Tableau
680
AFCI NEWSOFT
EXCEL 2000
La cellule D1 contient la valeur :
3
Posons en D2 la formule :
=RECHERCHE(D1;$A$2 : $A$7;$C$2 : $C$7)
654
5
=RECHERCHE(D1;$A$2 : $A$7;$B$2 : $B$7)
Armoire
L'utilisateur a la possibilité de créer des liens dans une même feuille, et ceci pour une cellule
particulière qui se réfère à une ou plusieurs autres cellules.
Ce type de lien est dynamique. C'est à dire que pour toute modification de la valeur d'une
cellule référence, la cellule contenant la formule sera mise à jour sans intervention. Et ceci
quelle que soit la mise à jour (Attention aux erreurs non contrôlées).
Dans l'exemple
ci-dessus, à la
cellule B9 on
affectera une
formule du
type
recherche() :
En B9 :
=RECHERCHE($F$8;$A$2:$A$6;$B$2:$B$6) *$D$8
Qui se traduira de la manière suivante : « Rechercher la référence située à la cellule F8 dans la
plage de cellules A2:A6, puis obtenir la valeur correspondante dans la zone B2:B6. Et
multiplier le résultat obtenu par la quantité en D8 ».
La fonction recherche() contiendra les trois arguments suivants :
=RECHERCHE($F$8;$A$2:$A$6;$B$2:$B$6)
AFCI NEWSOFT
EXCEL 2000
Pour les plages de cellules, l'utilisateur pourra se référer à des plages nommées.
Ainsi, dans l'exemple précédent, on définira le nom PRODUIT pour la plage A2:A6 et le nom
PRIX pour la plage B2:B6
Ce qui donnera :
=RECHERCHE($F$8;PRODUIT;PRIX)
Il est important de signaler que le bon fonctionnement de cette commande est
subordonné à trois contraintes.
1 - La liste de cellules constituant la plage de recherche doit être exclusivement
composée de
valeurs numériques.
2 - Cette même liste doit avoir été préalablement triée par ordre croissant.
3 - Si la valeur recherchée n'existe pas dans la liste de recherche, alors EXCEL
propose pour
réponse la correspondance de la première valeur immédiatement
inférieure, présente dans
la liste.
RECHERCHEH ; RECHERCHEV
Fonctions Recherche et Matrices
=RECHERCHEH(Valeur_Cherchée;Tableau;No_Index_Ligne;
Valeur_Proche)
=RECHERCHEV(Valeur_Cherchée;Table_Matrice;
No_Index_Colonne ;Valeur_Proche)
Ces fonctions recherchent une valeur dans une plage de cellules (une ligne ou une colonne
avec des valeurs triées par ordre croissant) en retournant la valeur de la cellule occupant la
même ligne ou la même colonne.
Attribuer la valeur Faux à Valeur_Proche pour trouver la correspondance exacte.
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Exemple :
A
B
C
1
Codes
Produits
Prix
2
1
Table
800
3
2
Chaise
124
4
3
Fauteuil
654
5
4
Bureau
1620
6
5
Armoire
1450
7
6
Tableau
680
4
=RECHERCHEV(D1;$A$2:$C$7;3)
Ici on indique par 3, la troisième colonne de la plage de cellules désignées A2:C7
1620
REMPLACER
Fonction Texte
=REMPLACER(Ancien_Texte;No_Départ;No_car;
Nouveau_Texte)
Cette fonction remplace un texte par un autre à partir d’une position et sur un certain nombre
de caractères.
Exemple :
BONJOUR
=REMPLACER(B1;4,4; "SOIR")
BONSOIR
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SI
Fonction Logique
=SI(Test_logique;Valeur_si_vrai;Valeur_si_faux)
Cette fonction effectue un test logique qui retourne une réponse VRAI pour exécuter le
second argument, ou FAUX pour exécuter le troisième argument.
- Il y a d'une part la condition, dont le résultat est une valeur logique.
- Il y a ensuite l'argument « alors » qui représente l'instruction à exécuter lorsque la
condition est remplie (valeur VRAI).
- Il y a enfin l'argument « sinon », qui représente l'instruction à exécuter lorsque la
condition n'est pas remplie (valeur FAUX).
L'argument « Sinon » est facultatif.
Lors de la mise en place de liens dynamiques ou de formules de calculs, toutes les erreurs de
valeurs, les fonctions illogiques ou erronées engendrent l'affichage de messages d'erreurs dans
les cellules concernées.
Afin d'éviter ceci, nous pouvons subordonner l'affichage d'un résultat dans une cellule à un
test conditionnel.
Exemple :
60
100";"SUPERIEUR A 100")
=SI(B1<100; "INFERIEUR A
INFERIEUR A 100
La valeur contenu en B2 est plus petite que 100, donc le message du second argument est
affiché.
200
100";"SUPERIEUR A 100")
=SI(B1<100; "INFERIEUR A
SUPERIEUR A 100
La valeur contenu en B2 est plus grand que 100, donc le message du troisième argument est
affiché.
Les arguments pour les traitements VRAI ou FAUX peuvent être des nombres, des textes
(entre guillemets), ou des formules.
AFCI NEWSOFT
EXCEL 2000
Prenons un exemple détaillé et simple pour illustrer ce principe :
Si la moyenne des trois notes inscrites en A1, A2 et A3 est
supérieure à 10 alors on affiche le message « BRAVO »,
sinon on affiche le message « MAUVAIS ».
En B4 : =SI(A4>10;"BRAVO";"MAUVAIS " )
La fonction SI() contiendra les trois arguments suivants :
En appliquant ceci à l'exemple cité en page précédente sur la fonction RECHERCHE(), on
obtiendra le test suivant si l'on souhaite vérifier l'existence d'une valeur avant sa recherche :
En B9 : =SI($F$8<60;RECHERCHE($F$8;$A$2:$A$6;$B$2:$B$6) *$D$8;"Produit
inexistant")
Plusieurs fonctions conditionnelles peuvent être imbriquées.
Si l'on veut tester l'existence d'un code compris entre les valeurs 0 et 60, on obtiendra :
Second niveau de test
Premier niveau de test
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SOMME
=SOMME(Nombre1;Nombre2;...)
Cette fonction retourne le résultat de l’addition des arguments.
Si un des arguments est une chaîne de caractères, une erreur se produira.
Exemple :
20
12
=SOMME(B1:B2)
32
Le bouton de somme automatique, permet de générer la fonction SOMME en
dessous ou à droite d’une liste de valeurs numériques.
A) LES FONCTIONS BASE DE DONNEES
Des listes de données peuvent être extraites des informations par l’utilisation de fonctions
spécifiques.
Ces fonctions utilisent toutes les mêmes arguments :
- Base_de_données
données.
: références ou nom de la plage de cellules constituant la liste de
- Champ : référence de la cellule qui contient le nom du champ servant de base pour le calcul.
- Critères : référence ou le nom de la plage de cellules composant le critère de sélection. Le
calcul portera sur les lignes répondant au critère de sélection.
1. FONCTIONS DE BASES DE DONNEES
BDECARTYPE(base_de_données;champ;critères)
Cette fonction détermine l'écart type d'un échantillon de l'ensemble des nombres pour le
champ indiqué, parmi l’ensemble des enregistrements répondant au critère spécifié.
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EXCEL 2000
BDMAX(base_de_données;champ;critères)
Cette fonction détermine le nombre le plus grand pour le champ indiqué, parmi l’ensemble
des enregistrements répondant au critère spécifié.
BDMIN(base_de_données;champ;critères)
Cette fonction détermine le nombre le plus petit pour le champ indiqué, parmi l’ensemble des
enregistrements répondant au critère spécifié.
BDMOYENNE(base_de_données;champ;critères)
Cette fonction calcule la moyenne des nombres pour le champ indiqué, parmi l’ensemble des
BDNB(base_de_données;champ;critères)
Cette fonction détermine le nombre de cellules contenant des valeurs numériques
correspondant au champ indiqué, parmi l’ensemble des enregistrements répondant au critère
spécifié.
BDNBVAL(base_de_données;champ;critères)
Cette fonction détermine le nombre de cellules non vides correspondant au champ indiqué,
parmi l’ensemble des enregistrements répondant au critère spécifié.
BDPRODUIT(base_de_données;champ;critères)
Cette fonction détermine le produit des nombres pour le champ indiqué, parmi l’ensemble des
BDSOMME(base_de_données;champ;critères)
Cette fonction détermine la somme des nombres pour le champ indiqué, parmi l’ensemble des
BDVAR(base_de_données;champ;critères)
Cette fonction détermine la variance d'un échantillon de l'ensemble des nombres
correspondant au champ indiqué, parmi l’ensemble des enregistrements répondant au critère
spécifié.
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EXCEL 2000
Exemple d’utilisation de BDSOMME
BDSOMME(base_de_données;champ;critères)
Supposons que nous possédons une liste d'achat pour différents clients. La totalité de ces
informations sont contenues dans la plage de cellules A1 :C10
Nous désirons connaître le montant cumulé des achats d'un client donné.
Pour cela, nous allons utiliser la fonction BDSOMME.
II.
AFCI NEWSOFT
EXCEL 2000
LE COLLAGE SPECIAL
Lors de la copie d'une cellule, ou d'un tableau, EXCEL 2000 vous propose de ne sélectionner
que les caractéristiques souhaitées
Sélection des cellules à copier.
Copier : CTRL C.
Positionnement au lieu de la destination de la copie.
Dans le menu Edition, choisir Collage spécial…
Choisir l'option pour coller et cliquer sur OK pour valider ou COLLER AVEC
LIAISON pour copier en conservant le lien entre la copie et l'original.
Remarque : Les choix d'opération servent pour la mise à jour des données. Dans ce cas,
sélectionner dans un premier temps la valeur de la mise à jour dans une cellule vide, copier
cette cellule et la coller sur les cellules contenant les données à mettre à jour en choisissant
l'opération adéquate.
III.
AFCI NEWSOFT
EXCEL 2000
LES REFERENCES RELATIVES ET ABSOLUES
1. REFERENCE RELATIVE
C’est le mode de référence utilisé par défaut dans les formules lors de la sélection de cellules.
Il s’agit de la position d’une cellule par rapport à une cellule de référence (la cellule qui
contient la formule). Lors de la recopie de formule, les références relatives évoluent.
Par rapport à la cellule (C2) située ligne 2, colonne 3, la cellule qui se trouve 2 lignes en
dessous et 1 colonne vers la gauche est la cellule B4.
2. REFERENCE ABSOLUE
Une référence absolue est la position exacte de la cellule dans la feuille de calcul. Utilisée
dans une formule, elle reste inchangée en cas de recopie.
La cellule située sur la ligne 5 et sur la colonne 6 est notée $F$5.
L’adresse d’une cellule en référence absolue est représentée avec le symbole $ devant le
numéro de la ligne et de la colonne.
3. REFERENCE MIXTE
Une référence mixte est une référence dans laquelle la ligne ou la colonne revêt la forme
absolue l'autre partie de la référence restant en relatif. Ce genre de référence est utilisé lorsque
l'on veut recopier une même formule dans les deux sens.
- A$4
La colonne est en relatif donc elle sera modifiée si l'on recopie vers la droite.
La ligne est en notation absolue donc elle restera inchangée si l'on recopie vers le bas.
- $C2
La colonne est en notation absolue donc elle restera inchangée si l'on recopie vers la droite.
La ligne est en relatif donc elle sera modifiée si l'on recopie vers le bas.
4. REFERENCE EXTERNE
Il s'agit de références de cellules appartenant à un autre classeur.
Exemple :
[Ventes.xls]Feuil1!$D$3
VENTES.
Feuil1!B5
AFCI NEWSOFT
On désigne la cellule D3 de la feuille Feuil1 dans le classeur
On désigne la cellule B5 de la feuille Feuil1 dans le même classeur.
EXCEL 2000
5. REFERENCE NOMMEE
On désigne une zone de cellules dans les formules en lui donnant un nom explicite.
Ce nom est déterminé pour l'ensemble des cellules constituant la sélection et peut être utilisé
pour atteindre une zone particulière d'une feuille d'un classeur ou pour désigner des valeurs
dans une formule.
Définir un nom
- Sélectionner la cellule ou la plage de cellules à nommer,
- Cliquer sur la zone « Nom » à gauche de la barre de formules,
Nom
- Saisir le nom,
- Valider en appuyant sur la touche « ENTREE ».
Ou
- Sélectionner la cellule ou la plage de cellules à nommer,
- Sélectionner dans le menu INSERTION et le sous-menu NOM, la commande DEFINIR,
- Saisir le nom,
- Appuyer sur le bouton Ajouter,
- Valider en cliquant sur OK.
La zone « Fait référence à » montre la référence
de la cellule ou de la plage que l'on nomme.
Un nom peut compter jusqu'à 255 caractères.
Le premier caractère d'un nom doit être une lettre ou un caractère de soulignement.
Les noms ne peuvent être identiques à des références de cellules.
Les espaces sont interdits.
Excel ne fait pas de distinction entre les majuscules et les minuscules pour les noms.
Supprimer un nom
- Sélectionner dans le menu INSERTION et le sous-menu NOM, la commande DEFINIR,
La boîte de dialogue « Définir un nom » apparaît.
AFCI NEWSOFT
EXCEL 2000
- Sélectionner le nom à supprimer dans la liste,
- Cliquer sur le bouton Supprimer,
- Valider en cliquant sur OK.
Atteindre une cellule ou une plage
nommée
- Sélectionner dans le menu EDITION la commande ATTEINDRE.
- Dans la zone « Atteindre » sélectionner le nom de la zone à atteindre,
- Valider.
Excel active la cellule ou la plage de cellules même si la
feuille n'est pas active au lancement de la commande.
utiliser la liste des noms située à
Une seconde méthode plus rapide consiste à
gauche de la barre de formule.
Utiliser les noms dans des formules
Les noms de cellules peuvent être utilisés au niveau des formules pour des formules plus
claires ou pour éviter des problèmes lors de la recopie de formules.
Lorsque vous avez besoin d’insérer un nom dans une formule :
- Sélectionner dans le menu INSERTION et le sous-menu NOM la commande COLLER,
- Sélectionner le nom voulu,
Ou
- Taper directement le nom dans la formule, (Si le nom n'est pas reconnu comme valide, la
formule renvoie le message d'erreur #NOM).
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Nommer des cellules en fonction de libellés placés en tête de ligne ou colonne
- Sélectionner la zone de cellules y compris les étiquettes,
- Sélectionner dans le menu INSERTION et le sous-menu NOM la commande CREER,
- Choisir la ligne (haut ou bas) et/ou la colonne (gauche, droite) contenant les noms,
- Valider.
Vous pouvez utiliser ces noms dans des formules.
Si vous sélectionnez dans une formule la plage de cellules nommées,
Excel remplace automatiquement les références de la plage par le nom.
Vous pouvez utiliser directement dans des formules les libellés mis en étiquette de
lignes ou de colonnes à la place de références de plage et ceci sans avoir à définir de
nom.
Lors de la recopie des formules, l'incrémentation automatique des numéros de lignes ou de
colonnes peut être gênante. Autrement dit, dans certains cas, le référencement absolue des
cellules est préférable au référencement relatif.
Lors de la recopie verticale, pour fixer le numéro d'une ligne dans une formule il suffit de
rajouter un $ juste devant ce numéro.
De la même façon, lors de la recopie horizontale, pour fixer la lettre d'une colonne dans une
formule il suffit de rajouter un $ juste devant cette lettre.
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IV.
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LES GRAPHIQUES
A) DEFINITION
Le tableur permet de visualiser et d'évaluer des colonnes quasi illimitées de chiffres, afin d'en
tirer des informations. Il est beaucoup plus rapide de déduire d'un graphique des informations
pouvant servir de base de discussions. Les évolutions sont bien mieux visualisées, grâce aux
méthodes statistiques pouvant être intégrées aux représentations graphiques.
EXCEL intègre un module graphique grâce auquel les données saisies dans un tableau
peuvent être clairement visualisées.
Vous disposez également d’un grand nombre de possibilités de mise en forme, afin de
conférer aux diagrammes un cachet personnel. Cette mise en forme s'applique à l'affichage de
textes pour ce qui concerne les polices, leur taille, ... ainsi qu'à la composition du graphique
lui-même.
Généralement, les graphiques sont liés à des tableaux, les modifications effectuées dans ces
derniers sont automatiquement répercutées sur la représentation graphique.
B) TYPES DE GRAPHIQUES
1. AIRES
Un graphique constitué d'aires représente les relations relatives
entre les valeurs dans un certain intervalle de temps. La valeur
absolue de la modification d'une valeur est mise en évidence,
alors que dans un graphe linéaire (courbe), c'est le taux de
variation qui est mis en relief.
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2. BARRES
Dans un graphique à barres, les diverses grandeurs sont
représentées par leur valeur absolue à un instant donné, mettant
en évidence les différences entre les éléments. Aucun rapport
par comparaison à l'ensemble des valeurs n'est visualisé. La
répartition verticale des barres attache moins d'importance à
l'évolution dans le temps, contrairement à l'histogramme auquel
il s'apparente.
3. HISTOGRAMMES
Un histogramme (constitué de barres verticales) sert à
représenter les variations dans un intervalle de temps donné, ou
à établir des comparaisons entre des éléments, sans établir un
rapport avec l'ensemble. De par la répartition horizontale des
barres, l’histogramme est mieux adapté pour mettre en valeur
une évolution dans le temps.
Des histogrammes fantaisies permettent de créer des barres d’histogrammes sous forme de
cylindre, de cônes ou de pyramides.
4. COURBES
Les courbes permettent de mettre en évidence les tendances
analysées sur un intervalle de temps donné. Contrairement au
diagramme à surfaces, l'accent est mis sur l'évolution dans le
temps, et sur le taux de la variation.
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5. SECTEURS
Un graphique à secteurs circulaires établit la relation ou le rapport
entre les diverses parties qu'il constitue par rapport à un ensemble.
Les divers secteurs circulaires peuvent être extraits du disque, afin
de mettre un élément particulier en évidence.
6. ANNEAUX
Ce type de représentation est très similaire au graphique en secteurs.
Il offre la possibilité de représenter plusieurs séries de données dans un même
graphique.
7. RADAR
Chaque abscisse possède son propre axe qui rayonne à partir du
point central du graphique. Les points d'une série étant reliés
entre eux par un trait.
8. NUAGES DE POINTS
Les nuages de points mettent en évidence le degré de relation entre
des valeurs numériques de groupes distincts de données. Un tel
graphique sert à déterminer des tendances, ou à mettre en évidence
les corrélations entre variables.
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9. SURFACE 3 D
Affiche les tendances des valeurs sur deux dimensions en une courbe
continue.
10. BULLES
Compare des groupes de trois valeurs. Même effet qu’un graphique
en nuage de points, la troisième valeur donnant les dimensions de la
bulle.
11. BOURSIER
Souvent utilisé pour illustrer les cours de la bourse ou des données
scientifiques, il nécessite quatre séries de données classées dans un
ordre précis (Ouverture, Maximum, Minimum , Fermeture).
Des types personnalisés permettent de créer en particulier des
combinaisons de graphiques (courbes - histogramme,
aires - histogrammes…).
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C) . CREATION DU GRAPHIQUE
Un graphique peut-être créé dans une nouvelle feuille graphique dans le classeur ou être
incorporé dans la feuille de calcul en tant qu’objet,
- Sélectionner l’ensemble des données concernées,
- Sélectionner dans le menu INSERTION la commande GRAPHIQUE,
Ou
- Cliquer sur le bouton
de la barre d'outils,
Dans les deux cas, l’Assistant graphique s’ouvre et vous guide dans la création de votre
graphique.
1. ETAPE 1
- Sélectionner l’onglet « Types standard » ou
« Types personnalisés »
- L’onglet « Types personnalisés » contient des
modèles fantaisies propres à Excel et les modèles
de graphique créés et enregistrés par l’utilisateur.
- Sélectionner un type de graphique,
- Sélectionner un sous-type,
- Le bouton Maintenir appuyé pour visionner
permet de visualiser le graphique en cours de
création avec les attributs spécifiés dans l’assistant.
- Cliquer sur le bouton Suivant,
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2. ETAPE 2
Onglet « Plage de données »
- Activer l’option Lignes ou
Colonnes pour modifier le sens
du graphique.
- Corriger
éventuellement
la
sélection servant de base au
graphique.
Onglet « Série »
Cet onglet permet de visualiser et de
modifier pour chaque série les données
provenant de la feuille.
- Sélectionner la série,
- La zone « Nom » indique les références des
cellules contenant les libellés inscrit dans la
légende,
Pour changer le texte de la légende,
sélectionner une autre cellule ou taper
directement un libellé dans la zone.
- La zone « Valeurs » indique les cellules
contenant les données pour la série
sélectionnée.
- La zone « Etiquettes des abscisses » indique les références des cellules contenant les libellés utilisés pour les
catégories.
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Supprimer une série
- Sélectionner la série de données à supprimer,
- Cliquer sur le bouton Supprimer.
Ajouter une série
- Cliquer sur le bouton Ajouter,
- Remplir les zones de saisie concernant la série.
3. ETAPE 3
La partie droite de chaque onglet permet de visualiser directement sur le graphique les effets
des modifications apportées.
Onglet « Titres »
- Saisir les différents titres à faire apparaître sur le graphique.
Onglet « Axes »
Permet d’afficher ou de masquer les axes d’un graphique. Dans le
cas d’une combinaison de graphique, courbes et histogramme par
exemple, le graphique comporte deux zones : Axe principal et Axe
secondaire.
Onglet « Quadrillage »
Permet d’ajouter des lignes verticales et/ou horizontales suivant les
graduation des axes X et Y.
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Onglet « Légende »
Permet d’afficher ou de masquer la légende du graphique et
lorsqu’elle est affichée de la positionner par rapport au graphique.
Onglet « Etiquettes de données »
Permet d’ajouter des informations (texte ou numérique) sur les
séries de données.
Onglet « Table des données »
Permet d’afficher sous le graphique un tableau contenant les
données de la feuille de calcul.
- Afficher la table des données affiche ou masque le tableau de données,
- Afficher les symboles de légende affiche ou masque les symboles de couleurs à côté du
libellé dans la première colonne du tableau.
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4. ETAPE 4
- Sélectionner l’option Sur une nouvelle feuille pour insérer le graphique en créant une feuille
graphique dans le classeur,
- Taper alors le nom que vous voulez donner à la feuille graphique.
- Sélectionner l’option En tant qu’objet dans pour insérer le graphique dans la feuille active
ou une autre feuille du classeur.
Vous pouvez créer rapidement un graphique en tant qu’objet sur la feuille en cliquant
sur le bouton Fin de la première étape de l’Assistant. Ce graphique est un
histogramme.
D) . LA BARRE D’OUTILS GRAPHIQUE
Légende
Sélection d’un objet
Table de données
Format de l’objet
sélectionné
Type de graphique
Orientation du texte
Séries en colonnes
Séries en lignes
E) . MANIPULATION D’UN GRAPHIQUE INCLUS
- Pour dimensionner un graphique inclus dans la feuille de calcul, cliquer une fois sur celui-ci,
positionner le pointeur de la souris sur l’une des poignées et effectuer un cliquer-glisser.
- Pour le déplacer cliquer dans le graphique et faire glisser vers l’emplacement souhaité.
Si vous maintenez la touche « ALT » enfoncée, le cadre du graphique se cale sur les
cellules de la feuille de calcul.
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- Pour modifier un graphique cliquer sur le graphique pour l’activer.
- Pour supprimer un graphique cliquer sur le graphique pour l’activer puis appuyer sur la
touche « SUPPR ».
Lorsque le graphique inclus est
activé (poignées visibles).
Des bordures de couleurs encadrent
les cellules de la feuille de calcul
intervenant dans le graphique.
Si vous cliquez sur une série de données particulière, seules les données de cette série sont
encadrées.
F) AGREMENTER UN GRAPHIQUE
Pour modifier un graphique :
- Sélectionner la feuille graphique,
Ou
- Cliquer sur le graphique inclus dans la feuille.
Pour modifier un élément du graphique :
- Double-cliquer sur cet élément,
Ou
- Sélectionner l’élément dans la liste de la barre d’outils Graphique,
- Choisir la première commande du menu FORMAT ou le bouton Format.
1. MODIFIER LA PRESENTATION
- Sélectionner dans le menu GRAPHIQUE la commande TYPE DE GRAPHIQUE,
2. AJOUTER UN TITRE
- Sélectionner dans le menu GRAPHIQUE la commande OPTIONS DU GRAPHIQUE,
- Cliquer sur l’onglet « Titres »,
- Taper le texte dans les zones voulues.
La zone de texte peut être déplacée par un cliquer-glisser et mise en forme par un
double clic sur le contour de l’élément.
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3. TEXTE LIBRE
- Cliquer sur l'arrière-plan du graphique pour enlever toute sélection éventuelle de texte,
- Taper le texte
Celui-ci s'inscrit dans la barre de formule.
- Valider.
Un cadre contenant le mot tapé s'affiche au centre. La zone de texte peut être déplacé par un
cliquer-glisser ou modifiée par un double clic sur le contour de l’élément.
4. SERIE DE DONNEES
- Sélectionner la série de données,
- Sélectionner dans le menu FORMAT ou dans le menu contextuel, la commande
SERIE DE DONNEES SELECTIONNEE,
Ou
- Double-cliquer sur la série de données,
- L’onglet « Motifs » permet de modifier les bordures et la couleur de fond.
- L’onglet « Sélection de l’axe » permet d’affecter un axe principal ou secondaire à une série
de données.
- L’onglet « Barre d’erreur Y » permet d’afficher une barre d’erreur (Degré d’incertitude).
On ne peut pas ajouter de barre d’erreur dans un graphique en 3D, en radar, en secteur
ou en anneaux.
- L’onglet « Etiquettes de données » permet d’afficher les étiquettes de données ou leurs
valeurs.
- L’onglet « Ordre des séries » affiche et permet de modifier l’ordre des séries de même type.
Cela peut être particulièrement important dans les graphiques 3D dans lesquelles certaines
valeurs faibles sont masquées.
- L’onglet « Options » dépend du type de graphique de la série sélectionnée et permet de
modifier l’aspect général.
5. IMAGE
Remplacer la représentation classique d’une barre d’histogramme, par exemple, par une
image.
- Sélectionner la série de données complète par un clic ou par le premier bouton de la barre
d’outils Objets du graphique,
- Sélectionner dans le menu INSERTION et le sous-menu IMAGE la commande A PARTIR
DU FICHIER,
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- Ouvrir le dossier contenant l’image voulue,
- Sélectionner le fichier image puis cliquer sur Insérer.
G) . IMPRESSION D’UN GRAPHIQUE
Un graphique créé sur une feuille graphique est imprimé seul,
Un graphique créé en tant qu’objet est imprimé seul si le graphique est actif.
- Sélectionner dans le menu FICHIER la commande IMPRIMER,
Les onglets « Marges » et « Graphique » de la boîte de dialogue « Mise en page »
permettent de spécifier les paramètres de mise en page.
H) CHANGER L’EMPLACEMENT DU GRAPHIQUE
Un graphique inclus en tant qu’objet sur une feuille peut-être déplacé vers une feuille
graphique et vice versa.
- Sélectionner le graphique inclus,
Ou
- Sélectionner la feuille graphique,
- Sélectionner dans le menu GRAPHIQUE la commande EMPLACEMENT,
La boîte de dialogue « Emplacement du graphique » s’ouvre,
- Sélectionner l’option Sur une nouvelle feuille pour insérer le graphique en créant une feuille
graphique dans le classeur,
- Taper alors le nom que vous voulez donner à la feuille graphique.
- Sélectionner l’option En tant qu’objet dans pour insérer le graphique dans la feuille active
ou une autre feuille du classeur.
I) . MISE A JOUR D’UN GRAPHIQUE
Tout graphique déjà constitué peut-être complété suite à l’introduction de nouvelles données
dans le tableau correspondant.
Dans le tableau ci-dessous, les données concernant la région Est doivent être ajoutées au
graphique.
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EXCEL 2000
- Sélectionner les données à ajouter,
- Cliquer et faire glisser la sélection vers
le graphique.
- Le pointeur de la souris a la forme d’une
flèche accompagnée du symbole « + ».
- Ou
- Sélectionner le graphique
- Etendre la sélection en agissant sur les
poignées des données.
Les données sélectionnées sont instantanément inclues dans le graphique.
V.
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LES BASES DE DONNEES
EXCEL 2000 vous permet de gérer vos bases de données (fichier clients, fournisseurs, gestion
des stocks, …)
Vous pouvez trier, filtrer, extraire vos données, mais aussi les analyser ou faire des
statistiques.
Vous devez respecter les règles imposées par EXCEL 2000 pour utiliser de façon optimale les
capacités du logiciel
1. REGLES DE BASES
Dans EXCEL 2000, une base de données est un tableau particulier.
Il est fortement conseillé de consacrer une feuille de calculs pour une base de données.
La première ligne de la feuille doit contenir les noms de champs (titre des colonnes)
La première colonne doit contenir le premier champ.
Le tableau doit contenir aucune ligne vide.
Le tableau doit contenir aucune colonne vide.
2. LE TRI SIMPLE (1 SEULE CLE)
Pour effectuer un tri de vos données (les classer dans l’ordre) sur une seule clé (colonne qui
sert de critère), il vous suffit de cliquer dans la colonne clé (ne pas faire de sélection) puis de
choisir l’ordre souhaité en cliquant sur un des deux boutons suivants :
ou
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EXCEL 2000
3. LE TRI MULTIPLE (PLUSIEURS CLES)
Le tri multiple permet effectuer un tri de vos données (les classer dans l’ordre) selon plusieurs
clés.
Faire un clic dans la base de données (pas de sélection).
Dans le menu Données choisir Trier…
Choisir les champs de tri dans l’ordre souhaité ainsi que le sens de tri
(croissant ou décroissant).
Cliquer sur OK pour valider.
4. LES FILTRES
EXCEL 2000 vous offre la possibilité de filtrer vos données automatiquement, pour afficher
très rapidement les données choisies selon un ou plusieurs critères.
Dans le menu Données choisir Filtre puis Filtre automatique.
En haut de chaque colonne, dans les cellules des noms de champs, vous voyez des petites
flèches de listes déroulantes.
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EXCEL 2000
choisir les critères voulus dans chacune des colonnes pour ne voir que les données
concernées.
Les choix "(10 premiers…) et (Personnalisé…)" permettent d'affiner les critères de
sélection.
5. LA GRILLE
EXCEL 2000 propose un formulaire pour consulter, saisir, ajouter ou supprimer des données
dans votre base de données.
FAIRE UN CLIC DANS LA BASE DE DONNEES (PAS DE SELECTION).
DANS LE MENU DONNEES CHOISIR GRILLE…
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EXCEL 2000
1. LES SOUS TOTAUX
Pour analyser vos données suivant des regroupements, EXCEL 2000 vous calcule
automatiquement des sous totaux.
Trier les données suivant le critère de regroupement choisi pour les sous totaux.
Dans le menu Données choisir Sous totaux…
Cliquer sur OK pour valider vos choix.
Dans la marge à gauche de l'écran, vous voyez apparaître un plan qui vous donne la
possibilité de changer le mode d'affichage.
VI.
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EXCEL 2000
LES TABLEAUX CROISES DYNAMIQUES
Pour analyser vos données, vous disposez, avec EXCEL 2000, d'un outils qui crée des
tableaux croisés dynamiques en quelques étapes à l'aide d'un assistant.
Dans le menu Données choisir Rapport de tableau croisé dynamique…
Dans la première étape vous choisissez la source des données et le rapport souhaité (tableau
croisé ou graphique).
Dans la deuxième étape, vous indiquez où se trouvent vos données :
Pour vous faciliter la saisie des coordonnées de la plage de cellules, il et conseillé de donner,
au préalable, un nom à la base de données. (voir le chapitre consacré aux noms).
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EXCEL 2000
Dans la troisième étape, vous choisissez l'emplacement de votre rapport :
Différentes options sont accessibles depuis cette étape en cliquant sur un des boutons
"Disposition… ou Options…"
Cliquez sur Terminer pour lancer la construction de votre rapport.
Faites glisser les champs depuis la barre d'outils "Tableau croisé dynamique" jusqu'à
l'emplacement voulu dans votre tableau.
Il est impératif de déposer un champ dans le cadre des données. Les autres cadres peuvent être
laissés vides suivant les différents cas.
Dans chaque cadre, vous pouvez déposer plusieurs champs pour faire un tableau très complet.
Vous pouvez remarquer que le tableau se construit automatiquement.
La disposition du tableau est modifiable en faisant glisser les champs d'un emplacement à
l'autre.
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EXCEL 2000
Vous pouvez modifier les paramètres de chaque champ de votre tableau en cliquant sur le
bouton
(paramètres du champ), lorsque le champ est sélectionné.
Vous avez la possibilité de changer les options de synthèse, de masquer des éléments, de
modifier le format des nombres ou de choisir d'autres options comme le mode d'affichage des
données.
L'aspect et la mise en forme du tableau sont aussi modifiables tout simplement, comme dans
un tableau "classique".
Double cliquer sur une des données du tableau revient à extraire dans une nouvelle feuille, la
liste des enregistrements concernés par cette donnée.
VII.
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EXCEL 2000
VALEUR CIBLE
Pour vous aider à trouver la valeur d'un paramètre d'une formule en connaissant le résultat
souhaité, EXCEL 2000 intègre un outil efficace, la valeur cible.
Sélection de la formule
Dans le menu Outils choisir Valeur cible…
La valeur à définir doit toujours contenir la formule.
La valeur à atteindre est le résultat souhaité pour la formule (à saisir)
La cellule à modifier est la cellule qui contient le paramètre dont la valeur reste à trouver.
Cliquer sur OK pour valider.
Une valeur est alors proposée. Cliquer sur OK pour l'accepter.
Remarque : pour les équations à plusieurs inconnues, EXCEL 2000 dispose d'un autre outil
efficace, le solveur.
VIII.
AFCI NEWSOFT
EXCEL 2000
MACROS
Pour exécuter rapidement des commandes répétitives, EXCEL 2000 vous offre la possibilité
d'enregistrer des macros.
A. ENREGISTRER UNE MACRO
Dans le menu Outils choisir Macro… puis Nouvelle macro…
Cliquer sur OK pour lancer l'enregistrement après avoir rempli les différentes zones
de cette boîte de dialogue.
A partir de cet instant toutes les commandes sont enregistrées jusqu'au prochain clic
sur le bouton arrêt.
B. AFFECTER UNE MACRO A UN BOUTON DE COMMANDE
Une macro peut-être lancée par une touche de raccourci (voir dans la boîte de dialogue au
dessus) mais aussi à l'aide d'un bouton de la barre d'outils.
1. AJOUTER UN BOUTON DANS LA BARRE D'OUTILS
Dans le menu Outils, choisir Personnaliser…
Faire ensuite glisser le bouton dans la barre d'outils souhaitée.
AFCI NEWSOFT
EXCEL 2000
2. AFFECTER UNE MACRO AU BOUTON
En gardant toujours la fenêtre "personnaliser" ouverte, cliquer avec le bouton droit de la
souris sur le bouton placé dans la barre d'outils.
Cliquer sur Affecter une macro…
Choisir la macro à affecter.
Cliquer sur OK pour valider
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Excel 2000 n2 - AFCI Newsoft

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