Agir précocement face aux ruptures de stocks d`ARV

Agir précocement face aux ruptures de stocks
d’ARV : Développement d’un outil d’alerte
précoce de rupture de stocks en Guinée
Mouslihou Diallo1, Claire Bertin2, Sophie Ouvrard2, Etienne Guillard2
(1) Solthis Guinée ● (2) Solthis France
Objectifs
Garantir une disponibilité continue des ARV et des produits médicaux est essentiel à une prise en charge optimale des patients
et une condition nécessaire à la réussite des programmes de lutte contre le VIH sida.
En l’absence d’une méthode structurée d’estimation du niveau de risque de rupture de stock, Solthis a défini un score d’alerte
précoce et a développé un outil simple. Ce score a été testé en Guinée au niveau central depuis 2012.
Méthodologie
Un score composite d’alerte précoce est calculé à partir d’indices données à des facteurs essentiels à l’origine des ruptures de
stocks (détail dans le tableau 1). Le total est compris entre 0 à 19.
On distingue ainsi 5 niveaux de gravité (Tableau 2) auquel est associé un type d’alerte / action (Tableau 3).
Pour faciliter le calcul du score, un outil simple a été adapté sur Excel : sélection de chacun des paramètres en cochant une
cellule, calcul du score et niveau de risque automatique.
Catégorie et indicateurs
indice
1.
Disponibilité des stocks
plus de 9 mois
0
de 6 à 9 mois
1
de 3 à 6 mois
2
de 1 à 3 mois
3
moins de 1 mois
4
2.
Financements
l’argent pour l’achat des ARV est directement mobilisable et les
0
conditions administratives requises sont remplies (accord LFA/FM)
la subvention est signé mais non décaissée - des conditions
administratives requises sont à remplir pouvant entrainer des
1
demandes de clarification
la subvention est en cours de négociation
2
actuellement aucune subvention
3
3.
Approvisionnements
les procédures d’achat ou d’acquisition sont finalisées, la livraison
0
est en cours, attendue à moins de 45 jours
les procédures d’achat ou d’acquisitions sont en cours, le
dépouillement des offres n’a pas été fait ou les livraisons prévues
1
sont programmées à plus de 45 jours.
le dossier d’appel d’offre vient d’être publié ou le proforma /
2
quotation du VPP vient d’être signé
aucune procédure d’achat ou d’acquisition n’est en cours
3
4.
Facteurs structurels à prendre en compte
4.1 Structures & activités essentielles
Le travail de suivi & d’analyse de la disponibilité, des rythmes de
consommation et des approvisionnements est fait régulièrement
0
par un comité opérationnel
Le travail de suivi & d’analyse de la disponibilité, des rythmes
de consommation et des approvisionnements est fait
1
occasionnellement, le mécanisme prévu à cet effet n’est pas
opérationnel
Aucun travail de suivi et d’analyse des disponibilités et des rythmes
de consommation n’est effectué et aucun mécanisme fonctionnel
2
n’existe pour la coordination et le suivi des approvisionnements.
4.2 Rigueur dans le suivi, proactivité
Sur les derniers mois ou années, les acteurs en charge de
l’approvisionnement ont-ils fait preuve de rigueur dans le suivi et de
proactivité (rapidité de signature des quotations, relance fournisseurs/
LFA/FM en l’absence de réponse, rapidité de réponse aux demandes de
clarifications)
Oui
0
plus ou moins
1
relativement peu
2
4.3 Complexité administrative nationale
D’autres paramètres peuvent complexifier le bon déroulement des
processus d’approvisionnement : autorisation de la direction des marchés
publics, non exhonération douanière des produits de santé, ...
non
0
en partie
1
oui, plusieurs
2
4.4 Environnement défavorable - Cas des systèmes particulièrement
déstructurés
La situation structurelle est elle particulièrement complexe et
critique : absence de RH, responsabilités non clarifiées, crise
politique, mauvaise volonté ouverte
non
0
oui
1
4.5 Complexité administrative liée au bailleur principal
Les procédures du bailleur pour les décaissements ou les
approvisionnements, la situation de ses relations avec les institutions
nationales rendent ils plus difficile le bon déroulement des processus
d’approvisionnement (gel des décaissements, exigence documentaires,
investigations, …)
Non
0
en partie
1
Oui
2
Niveau de risque de rupture
Les conditions sont réunies pour éviter une rupture de
0
stock
La situation n’est pas optimale mais ne devrait pas
De 1 à 4
conduire à des ruptures de stock
La situation est sensible. Sans accélérer et suivre
De 5 à 8 rigoureusement le déroulement des étapes des
process, cela conduira à une rupture de stock
La situation est très préoccupante, le risque de rupture
De 9 à 13
de stock n’est pas négligeable
La situation est catastrophique, sans déblocage d’un
de 14 à 19
mécanisme d’urgence la rupture est inévitable
Réponse
Féliciter les acteurs pour ces résultats, s’assurer de
0
l’existence et du bon fonctionnement des mécanismes
de suivi
Etre vigilant, s’assurer du suivi rigoureux
De 1 à 4 du déroulement des étapes des processus
d’approvisionnement.
Suivi ++. Tenter d’accélérer les étapes des processus
d’approvisionnement, bien s’assurer que les rythmes
De 5 à 8
de consommations sont cohérents avec les prévisions,
envisager de limiter les inclusions
Suivi +++. En fonction des situations, accélérer
et débloquer les processus de financement et
De 9 à 13
d’approvisionnement ou déclencher un mécanisme
d’achat d’urgence. Limiter les inclusions.
Déblocage d’un achat d’urgence. Les capacités
des acteurs nationaux en charge de l’appro sont
de 14 à 19
insuffisantes et un travail de renforcement de fonds du
système doit être envisagé
Type d’alerte possible
(pour Solthis, à adapter pour d’autres utilisateurs)
0
Alerte orale des différentes parties prenantes. À
renouveler régulièrement
Alerte écrite des différentes parties prenantes.
De 5 à 8
Information de la société civile
Courriers officiels adressés au Ministère de la Santé, aux
De 9 à 13
PTF, alertant de la gravité de la situation
Information des médias
Les mêmes que ci-dessus, pointant également les
de 14 à 19
insuffisances des capacités des acteurs en charge de
l’approvisionnement
De 1 à 4
Résultats
●
●
Depuis juillet 2012, le Programme sida utilise le score
dans le cadre des réunions de la Cellule Nationale de Suivi
des Approvisionnements et des Stocks qui se tiennent
entre mensuellement et trimestriellement. Son utilisation
s’applique principalement aux ARV.
En décembre 2012, avec un score de 8, il a ainsi permis
d’identifier un risque de rupture de stocks d’ARV 9 mois
avant qu’elle n’ait pu se produire. Ainsi, toutes les structures
impliquées dans l’approvisionnement ont été alertées
précocement et le processus d’acquisition a été accéléré,
évitant ainsi la rupture.
Discussion
●
●
●
●
●
Un score sensible : il détecte les ruptures de stocks plusieurs mois avant qu’elles ne se produisent
Un aperçu global sur la situation : n’intégrant pas d’informations détaillées sur chacun des produits, il ne met pas à l’abri de
ruptures sur certains produits
Des améliorations possibles :
● Des paramètres subjectifs difficiles à apprécier
● La prise en compte des surconsommations comme cause de rupture
Une utilisation régulière nécessaire : néanmoins une mise à jour trimestrielle est suffisante lorsque la situation n’est pas critique
Un outil d’aide à la décision mais qui doit être accompagné d’actions concrètes : l’utilisation de ce score doit ainsi être intégrée
dans un travail plus large d’alerte précoce : quelles actions concrètes, quelle communication : qui informer, quand et comment
Conclusion
L’approche méthodique et structurée de cet outil permet de standardiser l’analyse du risque de rupture de stocks et des causes
sous jacentes. Il a un effet positif dans le suivi des approvisionnements et des stocks. Bien que donnant un aperçu global de la
situation et impliquant que des actions concrètes soient mises en place, il peut participer à éviter que ces ruptures de stocks
nationales puissent se produire.
Contact :
Mouslihou Diallo
[email protected]
Responsable Pharmacie et Laboratoire
Solthis Guinée
Solthis Guinée
Quartier Dixinn port 3 - Corniche Nord
Commune de Dixinn
BP 6699 - Conakry
Solthis
58A rue du Dessous des Berges
75013 PARIS
[email protected]
www.solthis.org