Procédure d`application de la prescription acquisitive

Procédure d’application
de la prescription
acquisitive
Bibliothèque et Archives nationales du Québec
19 octobre 2006
B ut de la procédure
Au cours des années, Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) a
acquis une grande quantité de fonds et collections d’archives privées de
provenances diverses. La majorité de ces fonds ont été acquis à la suite de la
signature d’une convention de donation, d’achat, de prêt ou de dépôt. Néanmoins,
un certain nombre de fonds sont entrés à BAnQ sans une entente négociée ou sans
document précisant l’intention du donateur. Quoique cette situation se présente
plus rarement aujourd’hui, certaines de ces archives ont été abandonnées aux
comptoirs de prêt de documents, aux bureaux de membres du personnel ou
simplement acheminées par courrier sans coordonnées de l’expéditeur des
documents. À la lumière des ces informations, il est nécessaire que BAnQ
régularise le statut légal de ces acquisitions et établisse une procédure afin de
normaliser les pratiques institutionnelles dans l’ensemble de son réseau.
Puisqu’il s’agit avant tout d’un problème de propriété de biens, les articles 916,
921, 930, 947, 2910, 2919 et 2920 du Code civil du Québec nous permettent de
statuer sur l’acquisition du droit de propriété par prescription acquisitive. Ainsi,
les biens, soit les archives, en possession de BAnQ deviennent sa propriété
lorsqu’il n’y a aucune réclamation dans les trois ans suivant la dépossession du
propriétaire (art. 2910 du Code civil du Québec).
Afin de normaliser ce processus au sein de BAnQ, une procédure a été rédigée et
vous trouverez ci-joint les instructions, la documentation et le formulaire
nécessaires à son application.
Procédure d’application
de la prescription acquisitive
Instructions pour compléter le formulaire
« Acquisition du droit de propriété par prescription acquisitive »
Partie 1
Ouverture du dossier d’acquisition
Sur la base des informations disponibles, il faut déterminer une date d’entrée du fonds
d’archives. Cette date servira au calcul de la période de prescription acquisitive de trois
ans.
1.1 Informations disponibles dans le dossier d’acquisition (lettres, mémos, notes, etc.)
S’il y a plusieurs dates ou années mentionnées dans le dossier, on doit choisir la plus
récente de celles-ci. Dans le cas où on ne dispose comme renseignements que du mois
et de l’année, on doit indiquer le dernier jour du mois. Si l’information disponible
n’est que l’année, on doit inscrire le dernier jour de l’année (exemple 2003-12-31).
1.2 Informations disponibles dans Pistard
En l’absence d’un dossier d’acquisition ou de référence chronologique, on doit utiliser
le numéro d’acquisition ou le numéro d’unité de rangement si ce fonds est déjà décrit
dans Pistard.
Dans ce cas, l’« Historique de la conservation » doit préciser que l’acquisition est de
source inconnue. En outre, la date de l’acquisition légale des documents (celle qui sera
inscrite à la partie 2 du formulaire) devra être mentionnée dans cette rubrique de
Pistard.
1.3 Aucune information disponible
Si le fonds d’archives n’est pas décrit dans Pistard et que l’on ne dispose d’aucun
repère chronologique, on doit se baser sur la date d’ouverture du dossier (celle qui sera
inscrite à la partie 1 du formulaire).
1.4 Fonds d’archives nouvellement acquis
Pour tout nouveau fonds d’archives qui entre à BAnQ, sans respecter le processus
d’acquisition des archives privées, voir sans l’identification du propriétaire ou de
l’expéditeur ou sans adresse de retour, on devra ouvrir un dossier d’acquisition dans
lequel on mentionne la date d’entrée des documents. La période de prescription
débutera à cette date.
Lorsqu’on a déterminé la date d’acquisition et que la description sommaire des
documents a été réalisée, l’archiviste responsable du dossier signe la première partie
du formulaire « Acquisition du droit de propriété par prescription acquisitive ».
Procédure d’application
de la prescription acquisitive
Partie 2
Application de la prescription acquisitive : dispositions légales
Lorsque la période de prescription acquisitive de trois ans est échue, l’archiviste
responsable du dossier signe la deuxième partie du formulaire « Acquisition du droit de
propriété par prescription acquisitive » en y indiquant la date à laquelle BAnQ peut
légalement disposer de ces documents. BAnQ peut alors conserver, trier ou éliminer ces
documents.
Acquisition du droit de propriété
par prescription acquisitive
Partie 1
Ouverture d’un dossier
Les documents dont on trouve une description sommaire1 ci-jointe ont été remis à
Bibliothèque et Archives nationales du Québec ou reçus par celle-ci le ou vers le
………………… par une personne qui ne s’est pas identifiée ou ont été expédiés sans
coordonnées du donateur.
Signature de l’archiviste
1
Date
La description peut être tirée du dossier d’acquisition ou de la banque de données Pistard.
Partie 2
Application de la prescription acquisitive : dispositions légales
Conformément aux articles 916, 921, 930, 947, 2910, 2919 et 2920 du Code civil du
Québec (voir l’énoncé des articles en annexe) qui traitent de l’acquisition du droit de
propriété par prescription acquisitive, Bibliothèque et Archives nationales du Québec
affirme par la présente sa propriété légale pleine et entière sur ces documents.
En vertu de l’article 947 du Code civil du Québec et des dispositions de la Loi sur les
archives, Bibliothèque et Archives nationales du Québec peut disposer librement et
complètement de ces documents.
Signature de l’archiviste
Date
Description sommaire des documents
Acquisition de propriété par prescription
selon le Code civil du Québec
916. Les biens s’acquièrent par contrat, par succession, par occupation, par
prescription, par accession ou par tout autre mode prévu par la loi.
Cependant, nul ne peut s’approprier par occupation, prescription ou accession les
biens de l’État, sauf ceux que ce dernier a acquis par succession, vacances ou
confiscation, tant qu’ils n’ont pas été confondus avec ses autres biens. Nul ne
peut non plus s’approprier les biens des personnes morales de droit public qui
sont affectés à l’utilité publique.
1991, c. 64, a. 916 (1994-01-01)
921. La possession est l’exercice de fait, par soi-même ou par l’intermédiaire d’une
autre personne qui détient le bien, d’un droit réel dont on se veut titulaire.
Cette volonté est présumée. Si elle fait défaut, il y a détention.
C.C.B.C. 2192, 2194 (C.C.Q. 916, 922-923, 953, 2847, 2880, 2910, 2913, 2919; C.P.C. 569)
930. La possession rend le possesseur titulaire du droit réel qu’il exerce s’il se
conforme aux règles de la prescription.
1991, c. 64, a. 930 (1994-01-01)
947. La propriété est le droit d’user, de jouir ou de disposer librement et
complètement d’un bien, sous réserve des limites et des conditions d’exercice
fixées par la loi.
[…]
1991, c. 64, a. 947 (1994-01-01)
2910. La prescription acquisitive est un moyen d’acquérir le droit de propriété ou l’un
de ses démembrements, par l’effet de la possession.
C.C.B.C. 2183 (C.C.Q. 916, 921 ss., 1119 ss., 2917, 2957)
2919. Le possesseur de bonne foi d’un meuble en acquiert la propriété par trois ans à
compter de la dépossession du propriétaire.
Tant que ce délai n’est pas expiré, le propriétaire peut revendiquer le meuble, à
moins qu’il n’ait été acquis sous l’autorité de la justice.
C.C.B.C. 1027 al. 2, 2268 al. 1,2 et 5 (C.C.Q. 905, 925-928, 930, 932, 935, 939, 941, 1454,
1713-1715, 1723, 2282, 2670, 2880, 2912; C.P.C. 612, 734 (1))
2920. Pour prescrire, il suffit que la bonne foi des tiers acquéreurs ait existé lors de
l’acquisition, quand même leur possession utile n’aurait commencé que depuis
cette date.
Il en est de même en cas de jonction des possessions, à l’égard de chaque
acquéreur précédent.
C.C.B.C. 2253 (D.T. 143; C.C.Q. 226, 925-927, 932, 2912)