Programme de la journée Inauguration de la plateforme d`archivage

Programme de la journée
Inauguration de la plateforme
d'archivage mutualisée du SICTIAM
04 octobre 2012 - NICE
Conseil Général des Alpes-Maritimes
Fedisa (www.fedisa.eu)
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Présentation de la journée
ARMON-e : l'archivage maîtrisé
ou la note juste de l’archivage…
Le SICTIAM a conduit, depuis plusieurs années, une réflexion sur la chaine de la
dématérialisation en incluant d’emblée la question de l’archivage de documents
numériques.
Pour cela, nous avons bénéficié de l’exemple et des expériences menées par d’autres, soit
dans le cadre de pilotes, soit en participant comme bêta-testeur à des projets, comme celui
de l’ADULLACT, soit en collaborant à des travaux de définition et de réflexion sur les aspects
techniques, juridiques, réglementaires et même organisationnels, notamment dans le cadre
de l’association FEDISA, présidée par Monsieur Jean-Marc RIETSCH.
La plateforme ARMON-e est le fruit de ce travail, s’appuyant aussi sur des partenariats
locaux, dont l’aide précieuse apportée par le service des archives départementales des
Alpes-Maritimes, et aussi le service archives du Centre de Gestion de la FPT des Alpes
Maritimes.
Cet outil a été conçu pour satisfaire aux besoins des tous les producteurs d’archives,
qu’elles soient sous forme papier ou numériques, et doit ainsi permettre de traiter le cycle
de vie complet du document.
ARMON-e a aussi été conçue, autour d’un produit Opensource (licence GNU GPLv3)
développé par la société Maarch SAS, pour être mutualisée entre différentes entités
productrices, pour permettre à chaque utilisateur de retrouver son environnement métier et
de procéder aux traitements qui sont de sa responsabilité, tout au long du cycle de vie du
document.
Grâce aux efforts de mutualisation portés par le SICTIAM, ARMON-e pourra accueillir
l’ensemble des adhérents du SICTIAM, dans des conditions techniques et financières
optimales, mais aussi dans le respect des normes et référentiels d’archivage et de sécurité.
Journée d’inauguration
de la plate-forme d’archivage
mutualisée du SICTIAM
avec la participation
du Conseil Général des AlpesMaritimes
04 octobre 2012
9h30 – 17h00
Novotel Nice-Arénas Aéroport
455 Promenade des Anglais
06299 Nice cedex 3
Charles-Ange GINESY
Président du SICTIAM
Député des Alpes-Maritimes
er
1 vice président du Conseil
général des Alpes Maritimes
Maire de Péone-Valberg
Inauguration de la plateforme d’archivage ARMON-e
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Déroulement de la journée
9h30
10h00
10h10
10h40
11h10
11h40
Accueil
Ouverture de la journée
Charles-Anges GINESY – Président du SICTIAM, Député des Alpes Maritimes
ARMON-e - La plateforme d'archivage électronique mutualisée du SICTIAM
Francis KUHN – Directeur Général du SICTIAM
ARMON-e – La contribution des archives départementales des Alpes Maritimes
Jean-Bernard LACROIX – directeur des AD06
Quel avenir pour les archives numériques ?
Jean-Marc RIETSCH – Président de FEDISA
Table ronde : gérer le cycle de vie : comment mutualiser et réduire les coûts ? Quelles
contraintes et opportunités vis-à-vis de la réglementation ?
Jean-Marc RIETSCH – Président de FEDISA, Jean-Bernard LACROIX – directeur des AD06, Francis
KUHN – Directeur Général du SICTIAM, Bernard LESE – directeur du CDG06, Jean Louis
ERCOLANI – Maarch SAS
12h30
14h00
14h30
15h00
16h00
16h40
Déjeuner - buffet sur place
Construire un projet d’archivage : les enjeux et contraintes, les différentes étapes de
réalisation
ARMON-e - Architecture technique et fonctionnelle
Pierre PINTARIC – Directeur R&D du SICTIAM
ARMON-e - Démonstration de la plateforme opérationnelle
Pierre PINTARIC – Directeur R&D du SICTIAM
Jean-Louis ERCOLANI – Directeur Général Maarch SAS
Perspectives : archives historiques – enrichissement, classement et publication –
gestion de salles de lecture et des réservations sur Internet
Jacques de BAGLION – Directeur d’ARCHIMAINE
Pierre PINTARIC – Directeur R&D du SICTIAM
Jean-Marc RIETSCH – Président de FEDISA
Jean-Louis ERCOLANI – Directeur Général Maarch SAS
Questions – réponses
Synthèse de la journée
Les interventions seront, autant que possible, entrecoupées de pauses courtes.
Les présentations et messages clés des intervenants de cette journée seront synthétisés et publiés
sur www.sictiam.fr et sur www.fedisa.fr.
Comment s’inscrire ?
Inscription en ligne :
www.sictiam.fr/archivage
Attention, les inscriptions seront enregistrées par ordre d’arrivée et se feront sous réserve des places disponibles.
Inauguration de la plateforme d’archivage ARMON-e
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Détail des interventions
OUVERTURE DE LA JOURNEE
10h00 – 10h10
Le SICTIAM a pour vocation de fournir à ses adhérents des solutions mutualisées, et
s’emploie à développer la chaine complète de dématérialisation, en proposant des
plateformes et des outils maîtrisés en interne.
L’information est de plus en plus numérique et constitue une partie non négligeable de notre
patrimoine ; il convient donc d’y attacher toute l’importance nécessaire, y compris s’agissant
des données personnelles et du respect de l’individu.
Charles-Anges GINESY – Président du SICTIAM, Député des Alpes Maritimes
ARMON-E - LA PLATEFORME D 'ARCHIVAGE ELECTRONIQUE MUTUALISEE DU
SICTIAM
10h10 – 10h40
Le projet de plateforme d’archivage du SICTIAM a été mené en plusieurs phases, depuis
2008, avec la mise en place d’une équipe projet, la définition d’une politique d’archivage
adaptée à un contexte de mutualisation, puis la mise en œuvre d’expérimentations en
partenariat avec d’autres collectivités, et, enfin, la conduite de 2 pilotes opérationnels,
bénéficiant du concours des archives départementales des Alpes Maritimes et du service
archives du CDG06.
Le résultat de ces travaux a permis de lancer une consultation en décembre 2011, pour une
plateforme transversale gérant tout le cycle de vie du document, et a abouti au choix d’un
système d’archivage électronique dont la partie « métier » a fait l’objet d’un travail d’étude et
de définition des besoins des archivistes.
ARMON-e est la résultante de ce travail en commun réalisé entre le SICTIAM, les
archivistes du service des archives départementales des Alpes Maritimes, le service archives
du CDG06, avec l’assistance de la société XDEMAT pour la partie consultation et de JeanMarc RIETSCH, consultant-expert tout au long du projet.
Francis KUHN – Directeur Général du SICTIAM
ARMON-E – LA CONTRIBUTION DES ARCHIVES DEPARTEMENTALES DES ALPES
MARITIMES
10h40 – 11h10
Les archives départementales des Alpes Maritimes préparent l’archivage électronique pour
l’ensemble de leur domaine de compétences, et ont souhaité accompagner la démarche du
SICTIAM, tant sur les aspects « métier », que sur la définition des besoins du service.
Le processus collaboratif choisi d’emblée pour ce projet a permis de bien cerner le besoin
fonctionnel, de détailler les procédures internes du service, de valider les étapes cruciales du
projet et, enfin, d’entrevoir l’architecture globale de la future plateforme d’archivage du
département des Alpes Maritimes.
Jean-Bernard LACROIX – directeur des AD06
Inauguration de la plateforme d’archivage ARMON-e
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QUEL AVENIR POUR LES ARCHIVES NUMERIQUES ?
11h10 – 11h40
La nouvelle organisation de l’archive numérique par rapport à l’archive papier apporte de
véritables opportunités en matière d’’archivage qui jusque-là était un peu le parent pauvre
des organisations.
Les archives numériques représentent une formidable opportunité pour les services
d’archives en leur permettant de faire bénéficier la communauté de leurs compétences
métiers, notamment en matière de classification et d’organisation des données.
Le retour sur investissement, quant à lui, ne doit pas forcément être recherché du côté
purement financier, mais au contraire par l’augmentation de l’efficacité et de la qualité des
informations accessibles par le plus grand nombre.
Un système d’archivage bien construit doit permettre d’analyser, grâce à des outils comme les
moteurs de recherche, ces bases informationnelles afin d’en ressortir une véritable
connaissance et enrichir ainsi le patrimoine numérique.
Jean-Marc RIETSCH – Président de FEDISA
TABLE RONDE : GERER LE CYCLE DE VIE : COMMENT MUTUALISER ET REDUIRE LES
COUTS ? QUELLES CONTRAINTES ET OPPORTUNITES VIS -A-VIS DE LA
REGLEMENTATION ?
11h40 – 12h30
Jean-Marc RIETSCH – Président de FEDISA
Jean Bernard LACROIX – directeur des AD06
Francis KUHN – directeur Général du SICTIAM
Bernard LESE – directeur du CDG06
Jean Louis ERCOLANI – Maarch SAS
CONSTRUIRE UN PROJET D’ARCHIVAGE : LES ENJEUX ET CONTRAINTES, LES
DIFFERENTES ETAPES DE REALISATION
14h00 – 14h30
Tout projet d’archivage commence par une étude au sein de la collectivité, afin d’identifier les
services producteurs, de qualifier les besoins, d’évaluer les vecteurs de transmission, de
vérifier l’adéquation du dispositif envisagé avec une politique d’archivage type, et de définir
différentes étapes de mise en œuvre.
Le partenariat avec les différentes entités concernées est d’emblée primordial pour permettre
de gérer correctement le cycle de vie des documents.
ARMON-E - ARCHITECTURE TECHNIQUE ET FONCTIONNELLE
14h30 – 15h00
Pour qu’un projet d’archivage électronique soit viable et pérenne, des investissements
conséquents doivent être réalisés, du fait de la complexité de ce type de projet ; de ce fait une
mutualisation des moyens devient indispensable.
L’architecture technique choisie pour la plateforme ARMON-e garantit une conservation
dans le temps des archives de tous types et provenant d’entités indépendantes, tout en faisant
bénéficier, à chacune, de leur propre espace d’archivage.
La conservation est ainsi garantie dans la durée, de façon sécurisée tout en permettant une
évolution des formats, des procédures et volumes.
Inauguration de la plateforme d’archivage ARMON-e
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Il est impératif de prendre en compte les normes de format, d’échanges, de classement,
d’organisation, de sécurité et d’archivage dès la conception du projet de plateforme. La prise
en compte des normes et référentiels du secteur public en France est primordiale.
La prise en compte, au plan informatique, des procédures d’échanges, des circuits de
validation, des éléments d’organisation des entités, est une des clés du succès d’un projet de
plateforme d’archivage.
Pierre PINTARIC – Directeur R&D du SICTIAM
ARMON-E - DEMONSTRATION DE LA PLATEFORME OPERATIONNELLE
15h00 – 16h00
Seront présentés :
- la plateforme au plan global,
- le circuit d’enregistrements de données d’activité et leur versement en tant qu’archive
intermédiaire,
- le circuit de versement de l’archive intermédiaire en archive définitive, avec les contrôles
indispensables de la part du service des archives départementales,
- la définition du cycle de vie,
- l’exploitation des archives (recherche et communication)
Pierre PINTARIC – Directeur R&D du SICTIAM
Jean Louis ERCOLANI – Directeur Général Maarch SAS
PERSPECTIVES : ARCHIVES HISTORIQUES – ENRICHISSEMENT , CLASSEMENT ET
PUBLICATION – GESTION DE SALLES DE LECTURE ET DES RESERVATIONS SUR
INTERNET
16h00 – 16h40
Le projet SICTIAM constitue une première étape pour les collectivités. Pour répondre à
certains besoins, notamment des archives départementales, la plateforme ARMON-e doit
s’enrichir de fonctionnalités supplémentaires, dont certaines nécessiteront des passerelles
avec d’autres logiciels spécialisés.
Ces aspects justifient également la nécessaire mutualisation de moyens et d’infrastructures
nouvelles.
Jacques de BAGLION – Directeur d’ARCHIMAINE
Pierre PINTARIC – Directeur R&D du SICTIAM
Jean Marc RIETSCH – Président de FEDISA
Jean Louis ERCOLANI – Directeur Général Maarch SAS
QUESTIONS – REPONSES ET SYNTHESE DE LA JOURNEE
16h40 – 17h00
Quelques messages forts issus des débats et présentations de la journée seront exposés pour
clore cette journée riche en information.
Inauguration de la plateforme d’archivage ARMON-e
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